추가공사에 대한 다툼을 방지하기 위해서는 회의록 보다 합의서 필요

[한홍구]

추가공사에 대한 다툼을 방지하기 위해서는

공사진행 중 회의록이 아닌 합의서 필요

□ 논의의 배경

             ○ 계약 내역 이외의 추가 공사 등의 경우 추후 다툼을 방지하기 위해 구두상이 아닌 문서의 형태로 남겨두는 것이 중요함. 그렇다면 문서의 형태로만 남겨두면 되는것일까? 그렇지 않다. 작성된 문서가 어떤 성격의 문서(처분문서 or 보고문서)이냐에 따라 법적다툼에서 증거력이 있거나 혹은 없을 수 있기 때문임.

□ 처분문서와 보고문서

구분	처분문서	보고문서
개념	증명하고자 하는 법률행위가 그 문서자체에 의하여 이루어진 문서	작성자가 듣고 보고 느끼고 판단한 바를 기재한 문서
예시	계약서, 각서, 합의서	영수증, 일지, 상업장부, 회의록
차이점 (실질적 증거력)	법원은 위∙변조된 것이 아닌 이상 그 기재된 내용대로의 법률적 행위가 있었음을 인정하여야 함.	법원은 자유심증에 의해 문서 기재 사실이 진실한지 여부를 판단할 수 있음.

처분문서는 그 성립을 인정하는 이상 반증이 있거나 또는 이를 조신할 수 없는 합리적인 이유설시 없이는 그 기재내용을 조신할 수 없다고 하여 배척할 수 없다. 처분문서의 성립을 인정하면서 정당한 이유없이 그 기재내용을 배척하면 판결은 부당함.(대법 70다1630)

□ 관련판례

           ○ 처분문서는 그 진정성립(위·변조된 것이 아님)이 인정되면 특별한 사정이 없는 한 그 내용이 되는 법률행위의 존재가 인정되어 그 법률행위가 있었던 것이 증명된 것으로 됨.

          ○ 보고문서는 법원이 자유심증에 의해 문서 기재 사실이 진실한지 여부를 판단할 수 있음.

□ 구체적 사례

           ○ 원도급업체가 공기 지연을 이유로 하도급업체와 체결한 하도급계약을 해지한 다음 정산수량에 관하여 협의를 진행 후 하도급업체가 협의 과정에서 협의수량을 기재한 문서를 근거로 기재된 수량대로 하도급대금을 지급할 것을 청구 시 협의수량을 기재한 문서의 종류에 따라 결과가 달라질 수 있음.

   - ⅰ) 회의록(보고문서)일 경우

                        · 법원이 자유심증에 의하여 하도급업체의 정산합의 주장을 받아들이지 않을 수 있음.

                - ⅱ) 합의서(처분문서)일 경우

                        · 합의서가 위조, 변조된 것이 아닌 이상 기재된 수량대로 정산이 인정됨.

                        · 이를 깨뜨리기 위해선 원도급업체의 반증이 필요함.

□ 맺음말

             ○ 업무 시 조합원사가 내역외 추가 공사 또는 정산합의 관련 문의를 할 경우 회의록, 일지 등이 아닌 합의서 또는 각서(계약서포함)를 작성하도록 안내하여야 할 것임. 작성된 문서가 회의록(보고문서)이냐 합의서(처분문서)이냐에 따라 추후 법적 다툼시 소송의 승패가 달라질 수 있기 때문임. 이를 통해 조합원사가 실질적으로 추가공사를 했음에도 증거부족으로 인한 손해 발생 방지 가능함.