Business Communication(2)

[hotlip]

Book Two ; International Trade

Chapter 1 The Form of a Business Letter( 서신의 형식)

비즈니스에서 가장 보편적인 형태는 서신 커뮤니케이션이다. 시대에 따라 스타일은 달라지지만 최근의
trend는, 자유롭고, 덜 형식적이며, 특히 상업서신에서는, 쉽게 읽히기 위해, 누가 작성했는지, 언제
썼는지, 대상은 누구인지, 왜 작성되었는지를 명확히 나타내야 한다.





1. Fundamental Parts of the Letter(서신의 기본적인 구조)
-------------------------------------------------------------------------------

Lakeside Park
Haversham House
( 1 ) 88 Martins Lane London EC2V 6BH


Your ref : LE/N (2)
Our ref : HCD/RP
(3) 14th November 20______
The Britanica Investment Trust Co., (4)
129 New Bond Street
London W.1

Attention : Mr or Ms Reader (5)

Dear Sirs, (6)

Invitation of Opening Ceremony (7)

Here is the latest stop-press news especially for you- and all your neighbors in the Forest area !
News of a wonderful new shopping centre glitteringly modern and gleaming with thousands of new
attractions.

This magnificent new shopping centre is Lakeside Park.

Lakeside Park groups, in one single block, super-markets, stores, and speciality shops, with parking
space for nearly 500 cars. You can also reach Lakeside Park by No. 9 or No. 114 bus.

Our shops are determined to build up business by the widest selection, the best value, and the most
conscientious service.

The Grand Opening will take place at 10 o'clock on April 15th. Every store and shop is
offering an array of bargains destined to make your visit memorably worthwhile. Many
of them are offering wonderful special gifts and souvenirs to opening-day visitors.

Don't miss this opportunity. Plan now to visit Lakeside Park on April 15th and bring your friends
and family if you can. You will all be most heartily welcome. (8)




Yours faithfully (9)

Francis Parker (10)
Chairman
Lakeside Park Welcome
Committee


FP/PK
Encl . (11)
C.C
P.S
------------------------------------------------------------------------------------

용어해설 :

stop-press news : 최신뉴스(윤전기를 멈추고 삽입한)
glitteringly modern : 화려할 정도의 현대적인
specialty shops : 전문, 특선품 가게
the widest selection : 가장 다양한 상품구색
the best value : 최선의 가치(상품)
the most conscientious service : 가장 성실한 서비스
offering an array of bargain : 일련의 특가품, 특매품, 값싼 상품을 제공
destined to make your visit memorably worthwhile: 귀하의 방문을 기억에 남을 정도로 준비한

(1) Basic Pars(기본요소)

1) Printed Letter Head(서두) : 대개의 회사들은 자기 회사의 상호와 주소가 인쇄된 용지를 사용하기
때문에 별도로 서두(Letterhead)를 명시할 필요가 없다.(includes name, address, telephone number of
the sender, and may contains a description of the business, trade-mark, corporate identity,
telegraphic address, telex, etc.,)

2) Reference(참조번호) : 발신, 수신의 정리, 참조의 편의를 위하여 서신에 번호를 매기는 경우가 있다.(
Initials, number or both. Addressee's reference, where known, is typed first)

3) Date(발신일자) : 무역서신에서는 이 발신일자가 반드시 씌어져야 하는데 그것은 나중에 그 서신에
대한 언급을 할 경우, 또는 수신인이 이 편지에 대한 회답을 할 경우 대개는 발송된 날짜에 대해서 언
급을 하고 상당한 기간이 경과한 후에라도 어떤 거래에 대해서 왕래된 서신을 검토할 때 발송된 날짜가
없으면 상당한 혼란을 초래하여 앞뒤가 맞지 않는 경우가 있다.( Abbreviations may be used for Jan.
Feb. , but do not write the month in figures), 위의 Letter는 영국식으로 14th November 20____와
같이 일, 월 연도의 순서이며
미국식은 November 14, 20____와 같이 월, 일, 연도의 순서이다. 연도의 앞에는 콤마를 찍는다. 월을 숫
자로 표기하는 것은 혼란이 있으므로 피하는 것이 좋다. 즉, 한자리 숫자의 월을 표시할 때 , 6/7___,
7/6___등의 경우, 6월인지 7월인지를 판별하기 힘들다. 또한 본문중에 월을 생략하고 일만을 나타낼 때
는 반드시 the + 서수를 이용할 것.

(X) Thank you for your letter of 24.
(O) Thank you for your letter of the 24th.

문장 가운데서 날짜가 월보다 앞설 경우에는 다음과 같이 서수로 표현한다.

on the 15th of June
on the 15th

또한 달이 날보다 먼저 표기되는 경우에라도 문장 상에 형용사격으로 쓰일 때에는 서수를 쓴다.

in the June 15th issue of the Financial Times.

미국에서도 군대에서는 영국식으로 표기하고 있으며, EDI(Electronic Data Interchange) 등 의 전자문서
교환과 ISO(International Standard Organization) 등 컴퓨터를 사용하는 문서에서는 편의상 숫자표기를
권하고 있으며, 연 월, 일순으로 즉, 2001-06-08 이나 20010608 로 표기한다.

최근 서신에서 구두점을 줄이는 경향으로 , 4 June 2001 와 같이 쓰는 경우도 많아지고 있다.

4) Inside Address( 수신인명 및 주소) :

봉투에 수신자의 주소가 쓰여져야 하는 것은 물론이거니와 편지내부에 수신자의 주소가 겉봉투와 꼭 같
이 표시되어져야 한다. 이것은 일단 편지를 받으면 봉투는 쓰레기통에 들어가고 편지만 file 되는데 ,
다음에 편지회답을 해야할 때 편리하게 주소를 사용할 수 있으며 또한 편지와 봉투가 엇갈렸을 때 곧
식별이 가능하며 유창봉투(window envelope)가 사용될 때에는 별도로 겉봉투에 수신인 주소를 쓸 필요
가 없다.
(The inside address is the address of the person written to and should correspond to the address
on the envelope. A courtesy title should always be placed before or after your correspondent's
name. You will write 'Mr A.B Baker' to a businessman :
'Henry Gilmore Esq' to a private individual :
Mrs. John Dorset' to a married woman :
and ' Messrs. Field & Co., to a commercial firm. The use of 'Messrs' before the name of a
Limited Company should be avoided.

최근의 경향은 Inside Address, Salutation, Complementary Close 에 콤마를 생략하는
Open Punctuation을 선호하고 있다.
예) Open Punctuation Closed Punctuation
J. Smith & Co., Inc. Jackson Fibres, Ltd.,
36 East 42nd Street 10 Victoria Street,
New York, N.Y. London EC4 2AB,
U.S.A. United Kingdom

Inside Address 는 아래와 같이 영국식과 미국식이 있다.

-------------------------------------------------------------------------------

British style American style
1) Inside address(Company)

Messrs Black & Sons, International Trading Company
159 Knightsbridge, Sabas Building
London SWL 87C 507 A. Flores Street
Manila
Philippines

The International Trading The American Magazine
Company 119 Sixth Avenue
24 Churchill Avenue New York, NY 11011
Maidstone, Kent
ZH8 92B
------------------------------------------------------------------------------------

주 1) Messrs.는 Mr.의 프랑스어 Monsieur 의 복수형인 Messieurs 의 약어이다.
일본도 마찬가지이지만 , 서양에서는 창업자의 이름을 회사명으로 사용하여 자신들의 이름을 걸고 사업
을 하는 실명제를 일찍이 실시했다. 따라서, 둘 이상의 남자나 이들이 조직한 회사로서 회사명이 그
이름과 관련이 있을 때에 Messrs.를 사용하고, 인명이 아닌 회사명 앞에는 사용하지 않는다.

주 2) NY 11011은 미국에서 사용하고 있는 ZIP(Zone Improvement Program) code number이며 London
SWL B7C는 영국의 Post code(우편번호)로서 SW는 South West(남서쪽)을 의미하고 B7C는 구획을 나
타내므로 Post code를 보고 대강 주소지의 위치를 알 수 있다.

2) Addressing an Individual on Company business

The Manager Mr. C.C. Pan
The Hongkong & Shanghai Far East Jewellery Co.
Banking Corporation 68 Queen's Road East
Main Office Hong Kong
Kuala Lumpur
Malaysia

Dear Sir, Dear Sir :

주 3) 수신인의 이름을 모르는 경우에는 단순히 직책을 가진 사람 앞으로 The Manager와
같이 쓰여진다.


3) Addressing an individual on private business

T. Hardy, Esq., Mr, C. Manzi
c/o Waltons Ltd Credito Milano
230 Snow Street, Via Cavour 86
Birmingham ,England Milan
Italy

Dear Tom, Dear Mr. Manzi

주 4) Esq.는 Esquire의 약자로 주로 영국계통에서 Mr.와 같이 남자에게 쓰이고, 미국에서는 법률가,
대리공사, 영사 등에 한정되어 쓰여지고 있다. Mr.와는 달리 성명 다음에 콤마를 찍고 Esq. 라고 약자로
쓰여진다. 존칭이므로 Mr.나 Dr. 와 병행해서 쓰여지지 않는다.

주 5) Birmingham, England는 영국 국내에서 쓰여지고 외국에서 또는 외국으로 보낼 때는
United Kingdom 이라고 쓴다. United Kingdom은 England, Scotland, Wales와 Northern Ireland로 이루
어진 연방이기 때문이다.

5) Attention (참조인)

참조의 밑줄은 생략될 수 있다. 서신을 특정한 사람, 특정의 부서에 보내야 할 경우 다음과 같이 작성
한다.
------------------------------------------------------------------------------------
Attention : Mr. John Smith
Attention of Export Department

Messrs Mahmoud & Son The Standard Oil Company
329 Coast Road Midland Building
Karachi, Pakistan Cleveland, Chicago 44115

For the attention of Mr. R. Sinh Attention : Mr. E.G Glass, Jr.
Dear Sirs, Gentlemen :


Continental Supply Company
312 Surawongse
Bangkok
Thailand

Attention : Mr. P. Wilson, Jr.

Dear Peter,
---------------------------------------------------------------------------------
주 6) 위와 같이 서신이 회사 앞으로 보내어지는 경우에는 Salutation이 복수로 되고
개인인 경우, Dear Sir, Dear Peter처럼 단수를 쓴다.

7) Subject (제목)

제목의 밑줄은 생략할 수 있다. 본문 위에 제목을 붙여두면 첫 눈에 무슨 건에 관한 것이라고 알려줌으
로써 발신자, 수신자 모두 편리하게 된다. 용건 앞에다 Subject : 또는 Re : 등을 붙이는 것보다, 표제
밑에 underline을 하는 것이 더 많이 사용된다.

8) Body of Letter(본문)

본문은 이해하기 쉬운 스타일로 작성자가 전달할 내용을, 명료하게, 간결하게, 예의를 갖추어 작성한다.
동일한 내용의 주제에 대해 다른 내용들은 별개의 문단(paragraph)에서 다루어져야한다. 전혀 다른 내용
은 별도의 편지에 다루는 것이 좋다. 'Your esteemed favor',
'We beg to advise you' 와 같은 진부한 표현은 현대의 비즈니스 서신에는 사용하지 않는다.
(The Body of the Letter contains the information to be communicated written in a style which is
easy to grasp. The text should be clear, concise, and courteous. Separate aspects of the same
subject should be dealt with in separate paragraphs : entirely different matters are better dealt
with in separate letters. Trite expressions such as 'your esteemed favor' ' We beg to advise you',
or 'letter of the 20th ultimo to hand' have no place in the modern business letter.)

Inside Address가 Block Form인 경우,
1) 각 문단의 서두를 Inside Address의 좌측 끝 부분과 맞추어 쓸 경우,
2) 각 문단의 서두를 들여 쓰기 하여(indented form) 시작한 경우, 이와 같은 작성 방법을
Semi-Block-Form이라고 한다.

현대에는 워드프로세서의 등장으로 타이핑속도가 붙는 Block Form이 , 보기 편리하고 안정감이 있는
Semi-Block-Form 보다 많다. 특히 미국식의 서신에 많다. Inside Address가 Indented Form인 경우,
문단의 서두를 들여 쓴다.

9) Complementary Close (결미 어結尾 語)

서신의 마지막 부분에 쓰이는 인사로서 우리말의 '경구(敬具)에 해당한다. 대문자로 시작하고 콤마로 끝
난다. 광고스타일을 제외한 모든 영어서신은, Salutation과 Complementary가 요구된다. 따라서, 양자의
관계는 Formal, Informal, Personal 한 각 경우에 따라 상호 연관된 표현을 해야한다. 혹, 양자(兩者)를
상이하게 표현하는 경우 격식에 어긋나는 우(愚)를 범하게 되므로 아래의 표를 참조하여 실수가 없도록
사용하는 것이 좋다.

a) Salutation
------------------------------------------------------------------------------------
British American

Formal Dear Sir, Dear Sirs, Dear Sir : Gentlemen :
or Routine Dear Madam, Mesdames, Dear Mr. Brown:
Dear Miss Smith :
Dear Mrs. Brown :

Informal Dear Mr. Brown, Dear Mr. Brown :
Dear Miss Smith, Dear Miss Roberts :

Personal Dear Mr. Brown, Dear Mr. Brown,
My dear Brown, My dear Mr. Brown,
Dear Jim Dear George,
------------------------------------------------------------------------------------

b) Complementary Close
------------------------------------------------------------------------------------
British American

Formal or Yours faithfully, Very truly yours,
Routine Sincerely yours,
Yours very truly,

Informal Yours sincerely, Sincerely yours,
Yours truly, Cordially yours,

Personal Yours sincerely, Sincerely yours,
Sincerely, With kind regards,
With best wishes, With best regards,
Yours, Sincerely,
Yours,
------------------------------------------------------------------------------------
10) Signature (서명)

서명은 서신내용의 책임을 확정하는 것이므로, 서명 아래에 작성자의 이름을 타이핑한다. 특히 금전상
의 대차관계에 있어서 서명을 함으로써 법률상의 효력을 갖는다.
(The Signature authenticates and fixes the responsibility for the letter. The name and position held
by the writer should be typed underneath his signature. For example,
'Thomas Williams, Manager' or 'Mary Watts, Secretary to Mr. William'.')

서명권한이 주어지지 않은 사람의 대리서명의 경우,

예 1) : For Britanica Investment Co.,

Harry Roston
Harry Roston

예 2): P.P Britanica Investment Co.,

Harry Roston
Harry Roston

예3): Britanica Investment Co.,

Harry Roston
P.P Harry Roston

P.P.는 Per Procuration(=as agent for)의 약칭으로 Per Pro.라고 쓰는 경우도 가끔 있다.

11) Enclosure (동봉(同封)

price-list, quotation, sample 등을 동봉할 필요가 있을 경우 다음과 같이 기재한다.
Encl. Copy of your fax of 28th July
(It is often necessary to send a price-list, quotation, sample, etc., along with a letter.
Such enclosures are indicated at the foot of thee letter to the left. For example,
' Enc. 1')
두 개일 때에는 Enclosure(Encls.) 2, 수표를 동봉할 때에는, Enclosure : $10 Check , Check Enclosed.
, 만일 수통의 계약서를 보내면서 하나를 돌려 받아야 할 경우에는,
Enclosures 2 (1 to be returned)와 같이 표기한다.
기타)- Carbon Copy Notation : Carbon Copy를 '누구', '어디'에 송부하는지를 나타낸다.
Copies Sent to : Tokyo & New York Branches
Copy to : Mr. Stephen Brown
CC- Mr. James Duncan, Paris Office

-Post Script(P.S.) : 편지를 다 쓰고 본문에 누락된 내용이나 특히 강조해야 할 것 등을
Carbon Copy Notation 아래에 쓰여지고 있으나, 가능한 P.S를 사용하지 않는 편이 훨씬
좋은 인상을 준다. 만일 중요한 내용을 빠뜨렸다는 것은 쓰기 전에 충분한 조직과 구상을
하지 못하였다는 인상을 주기 때문이다. 그러나 본문 내용을 재 강조하는 것은 용납될 수
있다.

P.S. Remember-October 3-don't forget to come.

또한 편지를 다 쓴 후에 달라진 여건을 알리는 경우에도 쓰여질 수 있다.

P.S. Just received your cable of 15th.
Shall reply as soon as our accountant comes back.

-Identification Marks : 서신 작성의 책임자를 나타낸다.
FP : Francis Parker (서명자)
PK : Pat Kim (타이피스트)

-다른 주의사항
1)여백(Margin)을 적절히 배치하여 액자 속의 그림처럼 정돈된 느낌을 갖는 것이 좋다.
(In a letter, the emphasis is on a high quality appearance.)

2) 한 가자 용건 당(當) 한 통, 한 페이지로 한다.
그러나, 상황에 따라, 한 장 이상이 될 때(클레임 등) 2 page 이후에는 Letterhead가 없는
백지를 사용하여 다음과 같이 사용한다.

J. Smith & Co., -2- 8th June 20____
(Inside Address의 수신자명)

(2) Addressing an Envelope (봉투의 표기)

겉봉투의 주소는 Inside Address와 꼭 같아야 하며, 아래의 Rule을 참조하여 봉투표기를 하는 것이 좋
다.

1) 이름, 회사, post box 또는 건물이름(house name) 번지와 Street, town, county 또는 city와 state,
post code는 별도의 line에 쓴다.
2) 번지수는 street 앞에 온다. Street, Square, Avenue와 같은 단어는 별도로 쓰고 , 첫 글자는 대문자
로 쓴다.]
3) 콤마는 각 line 끝에 붙이거나(Closed punctuation) city와 state 또는 county 사이에만 사용한다(Open
Punctuation) 이는 Letter에서도 마찬가지이다.
4) 영국의 postcode 는 주소 밑에 쓴다. 미국의 zip code는 city와 state의 같은 line에 쓴다.
5) postcode 는 주소 맨 아래에 block capitals로 쓴다.
6) postcode 사이나 끝에 마침표나 다른 구두점을 사용하지 않는다.
7) postcode 의 두 부분사이에 한 자(字) 정도 들어갈 수 있는 공간을 둘 것. 즉, CR2 4TJ
8) postcode 에 밑줄을 긋지 말며, 어떤 경우에도 다른 글자를 혼합시키지 말 것.
9) postcode 아래에 다른 것을 쓰지 말고, return address 는 봉투뒷 면에 쓰는 것이 좋고
주소 위에, 'For the attention of ______'라고 쓴다.
10) Postal indications 는 아래와 같이 쓴다.

Air Mail(or AIRMAIL) Private Sample
Express Confidential Fragile-with care
Urgent To be called for Printed matter
Registered Please forward


British style American style



Miss K. White, Faster Services Inc.
100, South Street 82 West 10th Street
PURLEY, San Francisco, Calif.27044
Surrey, USA
CR@ 4TJ

2. Common abbreviation used in business (비즈니스에서 흔히 사용되는 약자)
------------------------------------------------------------------------------------
& Co. and Company lb or lbs pounds(weight)
@ at(a price of)___ Ltd Limited
a/c account m. meters(US), metres(GB)
admin. adminstration or miles
ASAP as soon as possible MD managing director
atttn for the attention of misc. miscellaneous
b/f brought forward N/A not applicable
c.c cubic centimetres No.(US #) number
c.c or CC carbon copy oz. ounces
c/f carried forward p.a. per annum(per year)
c/o care of par. paragraph
CEO chief executive officer PC personal computer
Corp. Corporation PDQ pretty damn quick(ly)
cu. cubic plc or p.l.c Public Limited Company
dept department POB Post Office Box
do ditto PS orP.S. Postscript
doz. or dz dozen Rd Road
ea. each recd Received
eg or e.g for example Sq. Square
enc. or encd. enclosures sq. square(meters, feet, etc.,)
etc. et cetra/and so on St Street or Saint
ft foot/feet yd or yds yards
ie or i.e. that is/in other words registered trademark
in. or ins. inches copyright
Inc. Incorporated TM trade mark
incl. including/inclusive


New International Business English
------------------------------------------------------------------------------------
3. Business Letter Formats (비즈니스서신의 형태)

비즈니스서신의 형태는 Block , Semi-Block , 과 Simplified 형이 있다.

1) Block Formats : 왼쪽 마진에 정렬시킨다.

1707 Guernesey Lane
Austin, TX 78759
6 June 1997

John G. Holloway
Brackenridge Hospital
4505 W. Tom Thumb Ave.
Austin, TX 78703

Dear Mr. Holloway:

I am writing in response to your classified ad in the Austin-American Statesman for Assistant
Director of Materials Management. Based on my experience and continuing education, I believe that
I am qualified to fill this position.

For the past four years, I have been employed in the materials divisions with two different
manufacturing companies, XETEL Corporation and Fisher Controls International. My experience
there has ranged from controlling, buying, analyzing, to planning materials.

Currently, I am attending night school at Austin Community College where I lack only nine hours
to complete my Associate Degree in Business Administration. When I complete this degree, I hope
to return to St. Edward's University to complete my course work for a degree in Technical
Business.

Brackenridge Hospital and the Children's Hospital supply such a vital service to the Travis county
area that I would be proud to be a part of your team. I hope to get a chance to discuss my
qualifications and goals with you. I can be reached at (512) 877-0991 after 5 p.m.

Sincerely yours,



John M. Owens

Encl.: resume

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용어해설 :

classified ad : 구인, 구직의 항목별 광고
qualified to fill this position : 이 자리를 맡을 자격이 있는
material division : 원료, 자재 부서
Associate Degree in Business Administration : 경영학 준학사(準學士)
Technical Business : 기술영업
resume : 이력서

2) Semi-Block Formats : Letterhead, Date, Complementary Close, Signature가 중간부분과 오른쪽에
위치한다.
--------------------------------------------------------------------------------
3303 West Valley Cove
Round Rock, Texas 78664
August 5, 1990

Personnel Assistant
JD Employee Credit Bank of Texas
P.O. Box 32345
Austin, Texas 78745

Dear Personnel Assistant:

I am writing about your newspaper ad in the August 1 Austin-American Statesman concerning
your need for an experienced programmer in the database environment. I believe that I have the
qualifications and experience that you are looking for.

As for my experience with database programming, I have worked for the past year as a
programmer/analyst in the Query database environment for Advanced Software Design. In that
capacity, I have converted a large database that was originally written in a customized C language
database into the Query database environment. I am currently working on a contract with Texas
Parks and Wildlife to make major modifications to its existing Query database application. On both
of these assignments, I have also served as customer contact person.

Related to this database-programming experience is the work I have been doing to write and
market an automated documentation utility for Query database applications. This product was
written using a combination of C, Pascal, and Query programming languages. I was responsible for
the authorship of the Pascal and Query programs. The Pascal programs are completely responsible
for the user interface and system integration management.

Enclosed you will find a resume, which will give you additional information on my background and
qualifications. I would welcome a chance to talk further with you about the position you are
seeking to fill. I can be reached by phone between 9:00 a.m. and 6:00 p.m. at (512) 545-0098.

Sincerely,



Virginia Rementeria

Encl.: resume

------------------------------------------------------------------------------------

용어해설 :
qualification : 자격, 면허, 유자격, 자격증명서
in that capacity : 그 자격(역량)으로서
customized : 맞춤의, 주문의
working on contract : 계약제로 일하다
assignments: 직, 지위, 연구과제
automated documentation utility : 자동서류작성용도의 프로그램
authorship : 저작자, 저자, 출처, 근원
user interface : 사용자 호환성
system integration management : 시스템통합관리










3) Simplified Formats : 전체의 형식보다 내용위주로 간략하게 쓰는 경우
------------------------------------------------------------------------------------
February 14, 19XX

Lindsay Office Products
P.O. Box 1879
Spokane, Washington 98989

Subject: Furniture and equipment order
Please ship the following items from your sales catalog dated January 31, 19XX:

ITEM CATALOG # COLOR QTY PRICE
Conference Desk HN-33080-WB Sandalwood 2 $478.60 ea.
Credenza HN-36887-WK Sandalwood 2 431.40 ea.
Executive Chair HP-56563-SE Toasted Tan 4 422.00 ea.
File Cabinet HN-5344C-K Beige 2 135.90 ea.
Letter Tray K5-299907-A Black 6 16.95 ea.

The items ordered above should be shipped C.O.D. to this address:

CLAIMS DIVISION, LAW DEPARTMENT
City of Austin
P.O. Box 96
Austin, Texas 78767-0096

The costs above reflect a discount of 50/10, with net due in 30days after the invoice date.
The merchandised is to be shipped by your company's own truck line at a rate of 7 percent of the
total net cost.

We are remodeling our offices and have a target completion date of March 30, 19XX. If there is
any reason you see that you can keep your part of this schedule, please let me know immediately.

Sincerely,
Berenice Chamala
Supervisor, Clerical Services

BKC: amm
------------------------------------------------------------------------------------

용어해설 :

credenza : (르네상스 시대의) 식기 진열장
executive chair : 임원용 의자
letter tray : 편지서류함
C.O.D : Cash On Delivery(현금인도조건)
net due in 30 days after the invoice date : 송장발행일로부터 30일 만기일에 송장금액전액 결제
remodeling : 개조
target complete date : 완공목표일
any reason you see : 당신이 찾아내는 어떤 이유
at rate of 7 % of the total net cost : 전체 순 가격(디스카운트 안된)
you can keep your part of this schedule : 이 스케쥴 중에서 당신이 할 수 있는 부분

4. Style in Business Correspondence(비즈니스서신의 스타일)

비즈니스서신과 메모는 보고서 작성과는 중요한 부분에서 상이하다. 비즈니스서신이나 메모를 작성하
고 수정할 때 아래의 사례를 참조하여 효과적으로 작성할 수 있다.

1) 비즈니스의 핵심이나, 목적, 주제를 바로 진술할 것(State the main business,
purpose, or subject matter right away.)
수신인으로 하여금 첫 문장에서 내용을 알도록 한다. 비즈니스맨들은 편지를 봤을 때 첫 관심사는 무엇
에 관한 내용인지, 목적이 뭔지, 왜 꼭 읽어야 하는지 등이므로, 우회적인 표현으로 시작하지 않는 것이
좋다. 구직신청을 하는 경우, " I am writing to apply for the position you currently have open....."과
같이 쓰고, 별로 좋지 않은 소식을 전할 때는, 첫 문장에 이를 쓸 필요가 없다. 즉, 다음과 같이 부정적
인 문구를 피 할 수 있다.

" I am writing in response to your letter of July 24, 2001 in which you discuss problems you have
had with an electronic spreadsheet purchased from our company."

2) 회신을 할 때는 첫 문단이나 문장에 수취한 서신의 제목과 일자를 확인시키므로 바
로 알게 한다.(If you are responding to a letter, identify that letter by its subject
and date in the first paragraph or sentence.)
많은 편지를 쓰는 바쁜 수신인들은 일일이 자신이 작성한 내용을 다 기억할 수 없으므로 , 작성일자와
제목을 기억시켜주는 것이 효과적이다.

Dear Mr. Stout :

I am writing in response to your September 1, 20XX letter in which you described problems that
you've had with one of our chainsaws. I regret that you've suffered this inconvenience and expense
and ..........


Dear Ms. Cohen :

I have just received your August 4. 20XX letter in which you list names and other sources from
which I can get additional information on the manufacture and use of plastic bottles in the
soft-drink industry.......

3) 대부분의 경우 비즈니스서신의 문단은 짧게 작성할 것.(Keep the paragraphs of
most business letters short) 비즈니스 서신은 기사나 보고서나 책처럼 읽히지 않고, 대부분 빨리
읽는다. 그러므로 크고 두꺼운 10줄 이상의 문단으로 빽빽이 적혀서 많은 집중을 요하는 서신은 주의해
서 읽지도 않을 뿐 아니라 전혀 읽히지도 않게 된다.

수신인이 당신의 서신을 더 빨리 읽을 수 있고 중요한 사실이나 생각을 이해하고 기억할 수 있도록
3-8줄의 비교적 짧은 문단을 작성하는 것이 좋다. 또한 비즈니스 서신에서는 단 한 줄로 씌어진 문단도
보편화되어 수용이 된다.

4) 서신의 내용을 구분 지울 것(Compartmentalize of the contents of your letter)
비즈니스 서신의 내용을 구분 지울 때, 문단 내에서 각기 다른 토론의 부분 즉, 각기 다른 서신의
주제(topic)를 다룬다. 만일 당신의 PC 시스템문제에 관한 Complaint Letter를 작성할 때는,
다음과 같이 3 문단으로 쓸 수 있다.

-문제에 대한 설명( A description of the problems you've had with it)
-효과적으로 수리할 수 없는 점(The ineffective repair jobs you've had)
-충분히 보상받을 수 있는 점과 이유(The compensation you think you deserve and why)

각 문단의 목적, 내용이나 기능을 생각한다. 한가지 이상의 내용이 있는 문단의 경우, 두 개의
문단으로 나누는 것을 고려한다. 마찬가지로 같은 내용을 가진 두 개의 문단은 하나로 만든다.

5) 문단 첫 부분에 주제를 알리는 말로 시작할 것.(Provide topic indicators at the
beginning of paragraphs) 아래의 서신을 각 문단의 내용이나 목적 면에서 분석할 수 있다. 비즈니
스 서신의 어떤 본문 문단에서도 첫 문장은 , 그 문단의 주제를 나타내는 단어나 구를 사용한다. 만일
PC 문제를 다룬다면, "problems"나 "problems with my personal computer"로 첫 문장을 시작한다.
이렇게 함으로써 수신으로 하여금 각 문단의 분명한 내용과 목적을 알게 해준다. 아래의 예는 topic
indicators(주제를 알리는 말)가 있는 경우와 없는 경우를 보여주고 있다.

Problem : I have worked as an electrician in the Decatur, Illinois, area for about six years. Since
1980 I have been licensed by the city of Decatur as an electrical contractor qualified to
undertake commercial and industrial work as well as residential work.

Revision : As for my work experience, I have worked as an electrician in the Decatur, Illinois, area
for about six years. Since 1980 I have been licensed by the city of Decatur as an
electrical contractor qualified to undertake commercial and industrial work as well as
residential work.(Italics not in the original.)

6) 비즈니스 서신에는 가능한 리스트나 명세를 쓴다.(List or itemize whenever possible in a
business letter) 서신 본문에 리스트를 나열함으로써 중요한 point를 재빨리, 쉽게 이해하게 된다.
리스트는 다양한 방법으로 처리 할 수 있다.

7) 비즈니스 서신에서 중요한 자료는 전략적으로 처리 할 것.(Place important
information strategically in business letters) 문단의 처음과 마지막에 있는 자료는 더 잘 읽
힐 수 있고 기억될 수 있으나, 긴 문단의 중앙에 묻혀있는 자료들은 간과하거나 잊어버리기 쉽다.
따라서, 중요한 자료는 잘 보일 수 있는 곳에 둔다. 예를 들면, 구직신청 서신은 고용주에게 당신이 그
job에 적합한 신청인임을 확신시켜야 하므로 , 매력적인 자질(appealing qualities)에 관한 정보를 문단
의 첫 부분이나 마지막부분에 강조한다. 덜 긍정적이거나 결정적인 정보는 비교적 잘 보이지 않는 곳에
쓴다.
매우 어려운 용건을 말해야 할 때는, 좋은 전략은(정직한 전략이기도 함) 이 어려운 용건을 덜 강조해야
할 부분에 둠으로서 강조를 약화시키는 것이다. 만일 3년의 경험을 요구하는 job인데 1년의 경험만 있는
경우, 이 사실을 구직서신 본문 문단의 중앙이나 중앙 아래쪽에 쓴다. 성과가 있는 서신을 쓰려면 정직
하고 완전해야 한다. 또한 불필요하게 약점을 강조하지 않는다. 이런 예가 아래에 있다.

Problem : In July I will graduate from the University of Kansas with a Bachelor of Science in
Nutrition and Dietetics. Over the past four years in which I have pursued this degree.
I have worked as a lab assistant for Dr. Alison Laszlo and have been active in two
related organizations, the Student Dietic Association and the American Home Economics
Association. In my nutritional biochemistry and food science labs, I have written many
technical reports and scientific papers. I have also been serving as a diet aide at
St. David's Hospital in Lawrence the past year and a half.(The job calls for a technical
writer ; let's emphasize that first, then mention the rest!
본 job은 technical writer를 요구하기 때문에 이를 먼저 기술하고 다음을 연결한다.)

Revision : In my education at the University of Kansas, I have had substantial experience writing
technical reports and scientific papers. Most of these reports and papers have been in
the field of nutrition and dietetics in which I will be receiving my Bachelor of Science
degree this July. During my four years at the University I have also handled plenty of
paperwork as a lab assistant for Dr. Alison Laszlo, as a member of two related
organizations, the Student Dietetic Association and the American Home Economics
Association, and as a diet aide as St. David's Hospital in Lawrence in the past year and
a half.

Problem : To date, I have done no independent building inspection on my own. I have been
working the past two years under the supervision of Mr. Robert Packwood who has
often given me primary responsibility for walk-throughs and property inspections. It
was Mr. Packwood who encouraged me to apply for this position. I have also done
some refurbishing of older houses on a contract basis and have some
experience in industrial construction as a welder and as a clerk in a nuclear
construction site.
(Let's not lie about our lack of experience, but let's not put it on a billboard either!
경험부족에 대해 거짓말을 하지 않아야 하지만, 약점을 게시판에 게재할 필요가 없다)

Revision : As for my work experience, I have done numerous building walk-throughs and property
inspections under the supervision of Mr. Robert Packwood over the past two years. Mr.
Robert Packwood, who encouraged me to apply for this position, has often given me
primary responsibility for many inspection jobs. I have also done some refurbishing of
older houses on a contract basis and have some experience in industrial construction as a
welder and as a clerk in a nuclear construction site.

8) 좋지 않은 뉴스를 긍정적으로 표시하는 방법( Find positive ways to express bad news in
your business letters) 가끔 좋지 않은 뉴스를 전할 때가 있는데, 즉, 망가진 컴퓨터 키보드를 대체할
수 없을 경우나, 어떤 개인을 고용할 수 없을 경우 등이다. 이런 뉴스는 전술적으로 전할 수 있다.
그렇게 함으로써 좋지 않은 뉴스를 접한 수신인과의 관계단절 기회를 줄일 수 있다. 나쁜 뉴스를 긍정
적으로 전할 때는 가능한, "cannot," "forbid", "fail", "impossible", "refuse," "prohibit", 과 "deny"와 같
은 어휘를 쓰지 않는 것이 좋다. 아래 예 중 첫 번째 문장은 냉정하고 비우호적인 부정적인 태도이고
나중 문장은 훨씬 긍정적이고 우호적이며 전술적이다.

Problem : Because of the amount of information you request in your letter, simply cannot help you
without seriously disrupting my work schedule.

Revision : In your letter you ask for a good amount of information which I would like to help you
locate. Because of my work commitments, however, I am going to be able to answer only
a few of the questions........


Problem : If you do not complete and return this advertisement contract by July 1, 20XX, you will
not receive your advertising space in this year's Capitol Lines. If we have not heard
from you by this deadline, we will sell your advertisement space to some other
client

Revision : Please complete the enclosed contract and return it to us by July 1, 20XX. After this
deadline, we will begin selling any unrenewed advertisement space in this year's Capitol
Lines, so I hope we hear from you before then.

Problem : While I am willing to discuss changes in specific aspects of this articles or ideas on
additional areas to recover. I am not prepared to change the basic theme of the article:
the usability of the Victor microcomputer system.

Revision : I am certainly open to suggestions and comments about specific aspects of this article,
or any of your thoughts on additional areas that you think I should cover. I do want,
however, to retain the basic theme of the article : the usability of the Victor
microcomputer system.

9) 수신인의 욕구, 목적이나 관심에 초점을 맞출 것. ( Focus on the recipient's needs,
purposes, or interests instead of your own) 수신인에 대한 관심보다는 자신의 관심사에 집중하는 것
은 피해야 한다. 자신의 얘기를 많이 해야 할 경우에도, 수신인의 관심사에 자신의 관심을 보이는 방식
으로 써야한다. 수신인 지향적(指向的)인 서신은 "you-attitude"방식이라고 불리는데, 상대를 많이 지칭
하기보다는 수신인을 서신의 중심에 둔다는 것이다.

Problem : I am writing you about a change in our pricing policy that will save our company time
and money. In an operation like ours, it costs us a great amount of labor time (and thus
expense) to scrape and rinse our used tableware when it comes back from large parties.
Also, we have incurred great expense on replacement of linens that have been ruined by
stains that could have been soaked promptly after the party and saved.

Revision : I am writing to inform you of a new policy that we are beginning, effective September 1
20XX, that will enable us to serve your large party needs more often and without delay.
In an operation like ours in which we supply for parties of up to 500, turn-around time
is critical; unscraped and unrinsed tableware causes us delays in clean-up time and, more
importantly , less frequent and less prompt service to you the customer. Also, linens
ruined by stains that could have been avoided by immediate soaking after the party
cause you to have to pay more in rental fees.


Problem : For these reasons, our new policy, effective September 1, 20XX, will be to charge an
additional 15% on unrinsed tableware and 75% of the wholesale value of stained linens
that have not been soaked.

Revision :Therefore, in order to enable us to supply your large party needs promptly and
whenever you require, we will begin charging 15% on all unrinsed tableware and 75% of
the wholesale value of stained linens that have not been soaked. This policy we hope will
encourage our customers' kitchen help to do the quick and simple rinsing and/or soaking
at the end of large parties that will ensure faster and more frequent service.

10) 화려하고, 과장되며 법률적으로 들리는 어귀는 피할 것( Avoid pompous, inflated,
legal-sounding phrasing) 부풀려지고, 중요하게 들리는 언어는 주의해야 한다. 이런 언어는 잘해야
사무적으로 들리나 실은 우스운 것이다. 물론 그런 어귀는 법률문서에는 명백히 필요하나, 다른 상황에
는 사용할 필요가 없다. 비즈니스 서신을 쓸 때 평범하고(plain-taking), 상식적이며(common-sense),
솔직한(down-to-earth)문장으로 쓰는 것이 좋다.. 심각할 정도의 관료주의적인 것은 곤란하다.

11) 적절한 때에 "action-ending"으로 쓰는 것이 좋다.(Give your business letter an
"action-ending"whenever appropriate.) "action-ending"은 서신 작성자가 수신인에게 그가 해야 할 것
과 언제 할 것을 명확히 기대하고 있다. 비즈니스 서신에서 비효과적인 결론 즉, " Hope to hear from
you soon" 또는 "Let me know if I can be of any further assistance."와 같은 문장으로 끝나면 무책임
하고 맥 빠지는 것이다. 대신에, 수신인이 취해야 하는 조치와 계획을 자세히 해야 한다. 예를 들어, 질
문의 서신을 쓸 경우, 가능한 한 달 내에 editor의 결정을 알려달라고 공손히 요청해야 한다. 구직 편지
를 쓸 때는 면접 날짜와 시간을 대강 세워 알려주는 것이 좋다. 아래 예를 참조 할 수 있다

As soon as you approve this plan, I'll begin contacting sales representatives at once to arrange
for purchase and delivery of the microcomputers. May I expect to hear from you within the
week?

I am free after 2:00 p.m. on most days. Can we set up an appointment to discuss my
background and this position further? I'll look forward to hearing from you.



































3. E-mail Form










To(받는이) : 상대의 e-mail 주소

Cc(참조) : Carbon Copy의 약자로 같은 mail을 여러 사람에게 보내고 싶을 때에 사용한다.

Bcc(숨은 참조) : Blind Carbon Copy의 약자로 , To와 Cc 주소의 사람이 모르게 같은 mail을 보낼 때
사용한다. 누가 mail을 받았는지 알 수 없으므로, 무절제한 이용은 피하는 것이 좋다.

Subject(제목) : E-mail의 건명(件名), Subject에 따라서는 보낸 mail이 열려지지 않은 채 휴지통으로
들어가게 돨 수도 있다.

Attachment(첨부파일) : 발송하는 mail에 file을 첨부하고 싶을 때에 이용한다.

Return Receipt(수취증명) : 상대편이 mail을 받았다는(정확하게 열었다는 )것을 증명하는 통지

2) Subject : 상대편이 꼭 읽어보도록 하기 위해 한 눈에 내용이 들어오도록 정해야 한다.

-Subject의 행은 대개 25-35자 밖에 표시되지 않으므로 그 이내로 함축시키고, 중요한 것을
가능한 한 앞부분에 쓴다.
-가능한 상대편에게 요청하는 내용에 중점을 두도록 한다.
-Urgent는 정말로 긴급을 요청 할 때에만 사용한다.

3) 서두 :

-격식을 차려야 할 경우를 빼고는 Dear를 사용하지 않고, 직접 Ms. Baker 나 John 과 같이 상대편의
이름으로 시작하는 것이 일반적이다

-상대편의 성별을 모를 때에는 Dear Pat Jones와 같이 full name을 모두 쓰는 것이 무난하다.
-상대편과 친분이 있는 경우, first name으로 시작해도 좋다. 또한 < Hello, Tom이나 Hi, Ken으로 해도
좋다.
-개인 이름을 모르는 경우, 성별이 한정된 표현을 쓰지 말고,
Dear Sir/Madam, Dear Friends, Dear Colleagues, Dear Fellows, Dear Members, Everyone 등으로
하는 것이 좋고,
-특정인에게 보내는 경우,
Dear Customer Service, Dear Human Resources Manager, Dear Marketing Director 와 같이 할 수
있다.

4) 본문

-한 행은 65-70자 이상으로 한다. 표시할 수 있는 문장의 길이는 사용하고 있는 모니터와 e-mail의
software에 의해 달라진다. 행 바꾸기 기능이 없으면 받는 사람이 화면상으로 읽기 곤란한 경우가 발생
한다.
-밑줄, 볼드체, 이탤릭체 , 전각문자와 특수기호는 사용하지 않는다.
-강조하고 싶은 부분은 대문자로 하든지 ** 또는 _로 둘러싼다.
This is available to members ONLY.
I meant *KST*, not PST.
I'll need the report by_10 a.m. Monday_
-서명(書名)은 _로 둘러싼다.
She is the author of _The Modern Madame Butterfly_

5) 맺음말
-일반적으로 쓰이는 Complementary Close인 Sincerely나 Very Truly yours 등의 격식을 차리는 표현
은 그다지 쓰지 않고, Thanks와 Best Regards등의 간단한 맺음말을 사용한다.

6) Signature
-e-mail에서는 자신의 이름, e-mail 주소, Home Page 주소, 경우에 따라서는 직위, 근무처, 전화번호
등을 쓴다. 대개 e-mail software에서는 Signature를 미리 등록해, 자동으로 삽입하도록 설정되어 있다.
일반적으로 행수는 4행까지로 되어있고, 긴 Signature는 피하는 것이 좋다.

Hong Gil-dong gdhong@global.com CompuServe: 75641, 1760
GlobalLINK Consulting Group-Your Navigators for the Korean Market
Home Page http://www.global.com/

-Signature에 전화번호와 팩스번호를 넣을 때는 국가번호부터 시작하는 것이 좋다.

Hong Gil-dong Publications Dept., The Seoul Times
gdhong@seoultimes.co.kr+82-2-3453-2797 Fax +82-2-3453-8023

7) Attachments
-e-mail은 워드프로세서, spreadsheet file, 화상 등 응용 software로 만든 서류를 바이너리
file로 첨부하여 보낼 수 있다. 단, 상대방이 이용할 수 있는 변환 코드와 software의 호환성에 따라 수
신이 잘 안될 수 있으므로, 송신하기 전에 우선 test file을 보내는 것이 좋다.
-첨부 file에도 자신의 주소를 넣어 둔다. file이 e-mail에서 잘려나가 주소가 없다면, 송신인을 잘 알 수
없는 경우가 있다.
-인터넷에서 발송하는 파일의 용량은 50KB과 기준이다. 용량이 큰 file을 보낼 경우에는 압축하거나,
FTP를 이용하는 등 다른 방법을 취한다. 압축 file을 보낼 때, 상대가 압축 프로그램을 가지고 있는지를
사전에 확인하고, 가지고 있지 않을 경우에는 해제 프로그램을 첨부한다. 발송할 때는 압축file이라고 알
려야 한다.

4. Using form letters ( 정형화(定型化) 된 서신)
정형화 된 서신을 많은 시간을 절약할 수 있다. 동일한 정보를 반복하여 지속적으로 보낼 때는, 그 자료
를 복사하여 필요할 때마다 e-mail에 붙여 넣어 보내기만 하면 된다. 통상의 e-mail software로서 ,
"template" 이나 "stationery"를 메뉴에 접속하여 구축할 수 있다.

form letters는 수신( incoming) e-mail에 대한 자동응답기능(automatic response)으로 유용하게 사용된
다. 바로 e-mail 응답을 할 시간이 없으면, 다음에 응답할 것을 알려주는 form mail을 준비하면 된다.
이런 방법으로, 사람들을 기다리게 하지 않고 더 개별적인 회신을 할 충분한 시간을 가지게 된다.

고객의 Inquiry에 form letter를 사용하는 경우, 가장 흔히 질의하는 내용을 form letter에 게재하여,
일일이 회신하는 부담을 덜 수 있다.

form letter에 대한 상기 이점(利點)은 분명하나 , 이러한 form letter를 사용하는데 함정도 있음을 주의
해야한다.

-모든 사람이 다 form letter 받기를 좋아하는 것이 아니다. 특히, 회사의 가장 중요한 고객이 자신의
e-mail에 아래와 같은 form letter를 받기 원하지 않는다.
" Dear customer, thank you for your inquiry, we will get back to you shortly"
-개별화를 위해 form letter의 일부를 바꾸는 것을 잊지 말아야 한다.
-붙여 넣을 때 주의해야 한다. 보내기 전에 내용을 확인해야 한다. 흔히 아래와 같은 실수를 할 수
있다. " Dear Mrs. Jameson, Dear Mr. Brownlow, Thank you for your inquiry........"
-form letter가 너무 편리하여 과용할 우려가 있으므로 그 information이 form letter에 적합한지를 생각
해야 한다.
-form letter에, 귀(貴) 메시지를 접수했으며 바로 처리할 것을 알려주는 것은 좋으나 , 반복해서 이런
내용을 받으면 언짢게 되고 비인격화(非 人格化) 될 수 있다.
-개별적으로 form letter를 보낼 때는, 개인적인 문구를 넣는 것이 좋다. 한 두 개의 선을 그으므로,
form letter와 같지 않다는 인상을 심어주어야 한다.
-약속을 지켜야 한다. 만일 제3 영업일 내에 질의에 대한 회신을 주기로 했으면, 수신인은 그 기간 내에
받을 수 있어야 한다.

따라서, 모든 e-mail에 하나 하나 회신을 하는 것과 정형화된 회신을 하는 것의 균형을 유지해야 한다.


















Chapter 2 :Business Correspondence--Inquiry Letters

1. Types and Contexts (형태와 내용)

Inquiry Letter에는 고객이 필요에 의해 요청한 경우와(Solicited)와 요청했으나 처리할 수 없는 경우
(Unsolicited)의 두 가지 형태가 있다. 기업이나 대리인이 상품이나 서비스 광고를 할 때 관심을 가진
고객이 Solicited Letter of Inquiry를 쓴다. 예를 들면, 소프트웨어제작사가 새로운 제품을 개발했을 때,
당신이 현지에서 이를 체크할 수 없는 경우에는 그 제작 회사에게 전문적인 질의를 하는 solicited letter
를 써서 많은 도움을 받을 수 있다.

만일 수신인이 당신의 inquiry(질의)에 대해 전혀 조치를 취할 수 없을 때는, unsolicited inquiry가 된다.
전문가의 기사를 읽고, 더 깊은 질의나 더 많은 정보를 요구할 때는, 약간 다른 Inquiry Letter형태로
도움을 청해야 한다. 혹, 수신인이 적절히 처리하지 못할 경우가 있기 때문에 unsolicited inquiry는 매우
조심스럽게 작성해야 한다.

2. Contents and Organization( 내용과 구성)
1) 첫 머리에, 도움요청이나 정보획득목적을 분명히 한다.(Solicited letter인 경우, 광고에 게재된 상품,
서비스나 프로그램에 대한 정보)
2) unsolicited letter인 경우, 당신이 누구이며, 무슨 일을 하고 있고, 왜 그 정보가 필요한지, 어떻게 알
게 되었는지를 분명히 하고, 잡지 광고 등 질l의를 하게된 source를 밝혀주는 것이 좋다.
3) 편지내용에 필요한 질의나 정보를 분명하고 세부적으로 읽기 쉬운 형태로 나열한다. 질의가 많을
때는 질문서를 작성하여 우표를 붙여 수신인(자기) 주소가 명기된 봉투를 동봉한다.
4) unsolicited letter인 경우, 수신인(자기)이 부담해야할 제반 수고와 경비를 보상해야 한다. 즉, 복사비
용, 우편료, collect call 등을 고려해야 하며, 보고서에 그들의 도움을 감사하는 문구를 쓰고 보고서 사본
을 송부한다. solicited letter에는 수신인(상대방)에게 brochure나 catalog를 보내도록 한다.
5) unsolicited letter 말미에 수신인(상대방)이 제공할 수 있는 도움에 감사하고, 요청한 것으로 인해 불
편을 끼치는 것은 인정해야하나, 미리 감사할 필요는 없다. unsolicited letter에는 수신인(자기)이 도움을
통해 얻을 수 있는 혜택 즉, 향후 구매를 통해 보상한다든지 등의 사실을 전술적으로 제안한다.

예 1) Solicited Inquiry
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1102 West 30th
Lawrence, KS 66321
August 4, 19XX

Dr. Maria Gomez-Salinas
Director of the Diabetes Clinic
St. David's Hospital
1000 Greenberg Lane
Wichita, KS 66780

Dear Dr. Gomez-Salinas:

I am writing you in hopes of finding out more about how the new Glucoscan II blood glucose
monitoring system, which a representative at Lifescan informed me that your clinic is
currently using.

Originally, I saw Lifescan's advertisement of this new device in the January 19XX issue of Diabetes
Forecast and became very interested in it. I wrote the company and got much useful information,
but was recommended to write several current users of the system as well.

For a technical report that I am writing for a technical writing class at Johnson County Junior
College, I need some help with the following questions:


1 .How often does the Glucoscan II need to be calibrated in
practical, everyday use conditions?
2. How accurate is the Glucoscan II compared to other
similar systems that your patients have used?
3. What problems do your patients experience with this new
device?


The Lifescan representative indicated that your clinic is one the leaders in implementing new
technology for diabetics, and therefore I am eager to hear from you. In the report I will
acknowledge your contributions, and I will send you a copy of the completed report if you wish.

Thank you for your time, and I hope to hear from you soon.

Sincerely,



Anita Teller
Student, Medical Technology
Johnson County Junior College
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해설 1) 이 서신 작성자는 Johnson County Junior College의 Medical Technology 학생으로, Diabetes
Forecast(당뇨병 예측)잡지에 게재된 Lifescan 회사의 신제품인 Glucosan II 혈당(血糖)조사시스템 광고
를 보고, 동사에 문의한 결과 실제로 이 시스템을 사용하고 있는 당뇨병치료전문병원인 St. David's
Hospital에 유용한 자료를 문의하는 것이 좋다고 추천하여 전문적인 임상사례를 요청하고 있다.

3. Trade Inquiry ( 상품거래에 대한 조회 )

Inquiry 란 비즈니스맨이 거래에 필요한 자료나 정보, 특히 상품공급 및 가능성, 상품인도기일과 최종
유효기일, 운송방법, 보험, 가격제시나 결제조건 등의 거래조건이나 견본, catalog 등에 관한 문의로서,
Inquiry를 받은 당사자는 관계된 모든 사항을 제공하여 불필요한 서신을 절약할 수 있다.

잠재고객이 공급자에게 처음 접근 할 때는 , 자기 사업내용, 요청 상품과 사용목적을 알려주는 것이
좋다. 단골고객이나 재 주문하는 거래선의 경우, inquiry는 간단할 수 있으며, 전화나 우편엽서로 할 수
있다.

Trade Inquiry 란 무역거래 관련 상품에 대한 Inquiry로 상품을 팔려고 하는 Selling Inquiry와 사려고하
는 Buying Inquiry가 있다. 가장 많은 경우가 Selling Inquiry로 이 서신을 Circular Letter 또는 Sales
Letter라고 한다. 이런 서신은 Unsolicited Letter와 e-mail 인 경우 Spam mail 이 될 수 있고, 더욱이
일방적으로 의사를 전달하는 One-Way Communication이기 때문에 수신인에게 appeal 할 수 있는 광고
기법인 AID(M)A의 원칙을 활용하는 것이 좋다.

즉, 첫째로, 수신인의 주의를 환기시킬 수 있는 " Attention Calling"이 필요하고,
둘째, 흥미와 관심을 유발시킬 수 있는 " Interest Calling "의 내용이 필요하며,
셋째, 사고 싶은 욕망을 느낄 수 있도록 동적인 " Desire Creating "의 강력한 효과가 있어야 하며
넷째, 당장 살 수 없을 경우, 기억할 수 있도록, " Memory Building"을 할 수 있도록 impression을 주어
야하며 마지막으로, 구매행위로 이어지도록 " Immediate Action"을 유인해야 한다. 즉, 행동에 옮길 수
있는 수단을 알려주어야 한다. (예, offer, 주문 방법 등)

Sales Letter의 style은 가능한 고객 지향적인 " You Attitude "를 유지하여 일인칭(I, or We)으로 시작
하는 것보다 " You..."로 시작하는 것이 상대를 배려해주는 좋은 것이 좋으며, 내용은 상품에 대한
지식, 시장에 대한 지식과 거래수행능력 등을 제공, 전문적인 비즈니스맨의 인상을 주어야한다. 또한,
상대방의 선정도 무작위로 한 것이 아니라 상당한 연구, 조사와 소개를 받아서 선택했음을 알리므로
elite 의식을 상대에 심어주는 것이 좋다.

구체적인 Circular/Inquiry Letter에는,
첫째, 상대방을 알게된 경위를 알려주는 것이 예의이다.
둘째, 자사의 소개를 한다, (예, Who we are, What we do, How is our capacity, 등)
셋째, 차별화를 부각시킨다. (예, Unique Selling Proposition, Competitive Edge, 등)
넷째, 상대방이 행동으로 옮길 수 있는 구체적인 offer, order 방법을 제시한다.
마지막으로, 신뢰를 주기 위해 , 자사의 신용조회(Credit Inquiry)를 할 수 있도록, 거래은행신용조회
(Bank Reference)나 동업자조회(Trade Reference)처를 알려주는 것이 좋다.

최근 Internet 상의 Web Site에 무역기관 등이 전문적으로 Selling & Buying Inquiry를 게재하고 있고
Newsgroups 이나 UserNet 을 통해 Sales Letter 또는 Circular Letter를 다수의 불특정 거래선에게
보내고 있다.





1) Inquiry Letter의 예문(Newsgroups에 게재된 Circular Letter 중심)
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Model Letter 1-1)

Newsgroups: biz.marketplace.international
From:
Subject: Request for the list of door manufacturers
Date: Wed, 20 Jun 2001 19:14:18 -0500


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Gentlemen/Ladies,

Re: Door manufacturers

We are the leading wood and wood based panel manufacturing company in Turkey since 1969.

We are pleased to inform you about our activities.

Our production facilities are located in four different sites in Turkey (Kastamonu and Gebze),
Romania and Bulgaria. Our range of products are;
Chipboard , Melamine Faced Chipboard, Veneer Faced Chipboard, MDF, MelamineFaced MDF,
Veneer Faced MDF, Block-Board, Finger-Joint, Plywood,Timber and Laminated Flooring.
The number of employees working at our plants is around500-1000 at the moment.

We are happy to inform you that our new product, Moulded Door Facing ( doorskin) will be in
the market at the end of 2001 at our factory in Romania .

We are in a position to offer our best quality product with the reasonable price and good service.
We are seeking reliable partners to introduce our new product to the market

We should be grateful if you would send us the information on your market for these product,
together with a list of door manufacturers, exporters, importers and any studies available on the
subject.

We would appreciate receiving your kind and sincere contribution and look forward to an early
reply from you..

Please visit our web page.
www.kastamonuentegre.com.tr

Best Regards,
Ali GOKTAS
Export Manager

agoktas@
Fax:
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해설 1-1) Turkey의 Wood Products 제조업체가 자사의 제품을 구매할 Door Manufacturers의
List를 구하기 원하는 Circular Letter 이다.