원고작성요령 구성 및 내용(작성 형식) 1. 작성 요령 : 일반 식사문과 마찬가지로 서론 본론 결론의 순으로 작성. 다만, 좀더 청중의 관심을 유도하기 위하여 아래와 같이 작성하기도 한다. ㅇ 제1단계 : 주의를 끄는 단계(청중과의 접촉단계) ㅇ 제2단계 : 필요를 보이는 단계(주제 제시) ㅇ 제3단계 : 필요를 만족시키는 단계(주제에 대한 주장) ㅇ 제4단계 : 구체화의 단계(주제의 논증) ㅇ 제5단계 : 행동 제시의 단계(맺음의 단계)
2. 시작과 결말 가. 시작하는 요령 ㅇ 표현 및 재료 - 날씨로 시작하는 법 - 반갑습니다. 안녕하십니까 등의 간단한 인사말로 - 재미있는 꽁트나 유머로 시작 - 놀라운 뉴스나 감탄사로 시작 - 남의 말이나 신문기사를 인용 - 청중의 공통 관심사로 시작 ㅇ 시간 배분 : 전체 연설 시간의 5%에서 10% . 그러나 요즘은 귀빈이나 참석자들, 수상자들의 이름을 거론하여 일일이 관심을 보임으로써 보다 많은 효과를 거두는 예가 많음.
나. 결 말 : 역시 1~5%정도가 적당하나, 다시 한번 제목을 환기시키면서 귀빈들에게 감사하는 인사법이 유행 ㅇ 전체 내용을 요약해서 ㅇ 진실된 찬사나 유머로 ㅇ 경구적인 표현으로 ☆클라이 맥스 : 인사말과 달리, 연설과 웅변에서는 클라이맥스가 있다. 특히, 웅변원고에서는 클라이맥스가 빠져서는 안됨.
2. 말하는 방법
1) 자연스럽게 : 원고 없이 상황에 따라서 하는 방법이 가장 좋으나, 실수할 우려가 많음. 2) 메모장 활용 : 선거 연설에서 주로 사용하며, 말하고자 하는 내용을 순서대로 메모해 놓고 참고하면서 말하는 방법 3) 원고 읽기 : 원고를 미리 작성하여 보면서 읽는 방법. 일반 기념식 등에서는 좋은 방법이지만, 웅변이나 연설문에서는 피하는 것이 좋음 4) 원고를 외우는 방법 : 웅변대회에서 주로 사용한다. 하지만 실수를 할 우려가 있으므로 조심해야 함.
"말이 즐거우면 일도 즐겁다".
침묵의 문화가 강한 우리는 화술 화법 수사학이란 단어만 들어도 거부감부터 생긴다. <말이 너무 유창한 사람>은 왠지 신뢰하기 어려운 사람으로 받아들이는 것이 우리 문화이기도 하다. 그렇지만 현대사회는 말의 사회다. 싫건 좋건 자기표현을 말로 할 수밖에 없다.
그래서 표현된 말이 바로 그 사람의 인격 또는 실력으로 평가된다.
서양의 문화는 말의 문화이다.
민주주의는 기본적으로 언로가 열려있어야 한다. 우리는 그동안 정치적으로 사회문화적으로 말의 문화, 표현의 문화가 자유롭지 못했다. 가정에는 가부장적 권위주의가, 직장내에는 상명하달과 연공서열의 위계질서가 팽배했고, 사회에는 장유유서와 남녀구별의 유교문화가 있었으며, 정치적으로는 민주를 가장한 독재와 군사문화가 국민들을 짖눌렀다.
이제는 바야흐로 커뮤니케이션의 시대이다.
"인간에게 가장 중요한 능력은 자기 표현이며, 현대의 경영이나 관리는 커뮤니케이션에 의해 좌우된다" 라고 미국의 경제학자 피터드러커가 지적했듯이, 직장이나 조직내부의 말을 매개체로한 의사소통문화는 대단히 중요하다. 그렇다면 쉬우면서도 어려운 말! 어떻게 할 것인가? 사실 개인의 말하는 방법이나 표현스타일은 머리보다는 가슴, 가슴보다는 습관에 의해 더 많은 영향을 받는다. 조직원이 바로 서고, 그 조직이 타 조직보다 견고한 팀워크로 앞서 나가려면,
첫째: 조직원 상호간에 인사말이 중요하다. '인사는 곧 만사다' 라는 말도 있듯이 출근해서 하루일과는 인사와 함께 시작된다.
"안녕하세요? 좋은 아침입니다." "좋은 하루 되세요." 하고 밝고 경쾌하며 분명한 어조로 인사한다면, 하는 쪽과 받는 쪽 모두 기분이 상쾌해지며 생기가 넘치게 된다.
10년 전 일본에 갔을 때의 일이다. 군마현에 있는 친구 집에서 아침을 먹고 나고야를 가기 위해 현관문을 나서는데, 누군가 인사를 했다. 나도 얼떨결에 고개를 숙였지만, 참으로 뜻밖이었다. 나중에 알고 보니 옆집 사는 일본사람이었다. 그 인사 덕분에 나는 그 사람과 지금도 국경을 초월한 친분관계를 유지하고 있다.
회사에 가면 수위아저씨가 있고, 은행에 가면 청원경찰이나 도우미가 있다. 그 분들의 인사말에서 그 회사의 분위기와 기운을 느낄 수 있다. 이처럼 인사말은 인사 그 이상의 의미를 지닌다.
둘째: 격려와 칭찬의 말이다. 격려는 실수를 했거나 지쳐있을 때 큰 위로와 힘이 되며, 칭찬은 예수나 석가도 듣고 싶어할 정도로 인간내면에 숨쉬는 기본 욕구이며, 삶의 기폭제이자 일의 윤활유이다.
정지영 영화감독은 고려대학생시절 '불문학개론' 기말시험을 백지로 제출하고 나왔다. 얼마 후 담당교수인 강성옥 선생님 앞에 불려갔는데, 교수님은 야단보다는 "나는 제자 중에 무언가 한가지 일에 미친 듯 열중하는 녀석이 있다는 것을 행복하게 생각해" 하시며 프랑스 영화에 빠져 있는 정감독을 격려했고, 그 말은 정지영 감독에게 평생 잊지 못할 말이 되었다고 한다.
최고 경영자중에 한 사람인 제일모직 안복현 대표이사는 칭찬과 투명경영을 신념으로 삼고, 항상 채찍보다는 직원들의 사기를 높일 수 있는 칭찬에 주력하고 있다. 안 대표는 또한 사내 분위기를 띄우고 칭찬문화 정착을 위해 '칭찬릴레이 제도' -직원2명을 골라 전자게시판에 이름과 칭찬내용을 띄움- 를 도입해 좋은 성과를 거두고 있다.
셋째: 상대의 존중과 경어의 사용이다.
무시당하고 좋아하는 사람은 한 사람도 없다. 돈이나 승진보다도 중요한 것이 프라이드다. 남자는 자기를 인정해주고 알아주는 사람을 위해 목숨도 바친다고 하질 않는가?
아무리 긴박한 일이 있다고 해도 "어이" "이봐" "뭐하고 있어" "이리 좀 와"라는 말을 들으면 일할 맛이 나겠는가? 무시당했다는 느낌과 함께 적개심이 먹구름처럼 일 것이다. 상사가 하급직원에게 전화를 할 때도 "난데, 김 대리 좀 바꿔 줘" 하고 말하는 경우가 있다. 상대가 자신의 목소리를 알고 있을 거라고 생각하지만 모를 수도 있다. 이때는 "지점장인데..." "차장인데...."하고 직함을 밝히는 것이 바람직하다. 또한 같은 직급의 동료나 나이 많은 입사후배, 연하의 선배와 같은 경우에는 직함+님, 이름+씨를 반드시 붙이는 것이 좋다. 간혹 윗사람을 그보다 윗사람에게 지칭하는 경우가 있는데, 이 경우에도 존칭을 써야한다. 다만 「과장님께서」까지는 곤란하고 「과장님이 이 일을 지시하셨습니다」정도의 표현이 무난하다.
넷째: 회의나 보고에서의 정확한 언어의 사용이다.
신협은 방대한 조직체이다. 즉 총무부, 영업부, 인사부 등 횡적인 부서와 지점장, 차장, 대리, 일반직원 등 종적인 직책으로 구성된 포멀(formal)한 조직체이다. 조직의 생명은 신속하고 정확한 업무전달과 행동, 여기에서 나오는 실적이다.
그렇기 때문에 회의는 짧을수록 좋다. 말이 길어지면 불필요한 말뿐 아니라 요점이 흐려지게 되고 격해지면 감정이 개입되게 된다. 회의를 짧게 하려면 분명한 목적과 논의사항 그리고 회의에 맞는 정확한 언어의 사용이 중요하다. 보고는 스피드시대에 맞게 결론에서 이유로 또는 배경설명에서 결론으로 간명하게 해야한다. 보고하는 사람은 겸손과 예의 그리고 소신과 당당함을 함께 갖춰야 한다. 많은 사람들에게 대중공포가 있듯이, 많은 직장인들에겐 브리핑이나 프리젠테이션 공포가 있다. 때문에 보고를 받는 사람은 부드럽고 자유스런 분위기를 연출해 보고자의 심리적 부담을 덜어줘야 한다.
마지막으로 긍정언어의 사용과 시스템의 구축이다.
'관속에 들어가도 막말은 말라' '말이 고마우면 비지 사러갔다 두부 사온다'는 속담이 있다. 아무리 화가 나더라도 극단적인 막말은 하지 말아야 한다.
여직원이나 하급직원에게 복사나 차 같은 것을 요구할 때도 명령형이나 해라체보다는 의뢰형이나 격식체로 해야 한다.
닫혀 있던 공직사회에도 새로운 여론문화가 구축되고 있다. 산업자원부·부산시·경남도청 등 6급이하 하위직 공무원들을 중심으로 '공무원 직장협의회'가 출범하여 인터넷 홈페이지를 통해 간부들의 잘못된 언행이나 인사내용, 시책에 대한 평가, 애로사항이나 건의사항 등 활발한 토론의 장이 되고 있다.
말이 서야 조직이 서고 조직이 살아야 미래가 있다.
1. 말하기의 준비 내가 누구에게, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜, 말하는가? 즉 6하 원칙에 따라 자료를 조사 1) 내가 누구에게 : 나의 음성, 나의 마음가짐, 나에 대한 청중들의 생각 등을 반드시 점검한 후 시작. 청중이 학생인가, 일반 주민인가. 혹은 자발적으로 모인 청중인가, 차내의 승객들처럼 자신과 전혀 무관한 사람인가에 따라서 적절한 기술이 필요 2) 언제 : 시간에 따라서 적절한 기술이 필요에 대한 사전 지식이 필요, 독일의 히틀러는 반드시 황혼을 등에 지고 국민들을 상대로 명연설을 했다는 일화가 있다. 3) 어디서 : 자신이 말할 공간, 야외인가 교실인가 회의실인가 등에 따라 말의 강약과 내용, 화법을 구사 4) 무엇을 : 내가 무엇을 말하고자 하는가. 청중은 무엇을 원하는가. 미리 원고를 작성하여 외우는 방법, 메모를 해서 가끔 들여다보면서 자연스럽게 말하는 방법 등 여러 가지가 있지만, 일단은 자료를 충분히 조사하는 것이 필요 5) 왜 : 왜 나는 이 자리에 서 있는가. 내가 말하고자 하는 의도를 얘기해야 한다. 그들은 일단 나의 관심권 안으로 끌어들여 호응을 얻도록 하는 게 중요 6) 어떻게 : 이것이야 말로 가장 중요한 말하기 기술이다. 자세, 음성, 자료, 그리고 그들의 반응을 살펴가면서 얘기하는 것이 바로 말하기 기술이다.
효과적인 Communication
누구나 대화에서 효과적인 커뮤니케이션을 지향하려고 노력을 한다. 그러나, 단순히 노력만한다고 해서 이러한 목적을 달성 할 수 있는 것은 아니다. 그러면, 과연 어떠한 요인들이 효과적인 커뮤니케이션을 형성하는지에 대하여 구체적으로 알아 보자.
첫째, Information Seeking(정보의 수집) 보를 찾는 일이다. 대화를 전개 하고 져 하는 부문에 대하여 사전에 충분한 정보의 수집과 준비는 대화를 한결 쉽게 만들어 줄 것이다.
둘째, Information Giving (정보의 공급) 정보의 공급이다. 백전 백승의 대화는 결코 쉽지가 않다.“Give and Take”에 의한 전략의 일환으로 상대방에게도 뭔가 도움이 되는 정보를 제공 할 때에는 동기를 자극 하는 거와 같은 좋은 촉매제가 될 수 있다.
셋째, Interview Controlling(공존 분위기) 상호 공존 분위기의 형성이다. 대화가 일방적으로 진행되는 것은 대화가 아닌 의사 전달이다. 적절한 분위기에 의한 조절된 대화의 진행은 효과적인 결과를 이끌어 가는데 아주 중요한 역할을 한다.
넷째, Building Rapporting (공감대 형성)
공감대의 형성은 말할 나위 없이 중요하다. 가장 좋은 대화의 결과 도출은 윈-윈(Win-Win)전략이다. 경청에 의한 상호간의 깊은 공감대의 공감각적 Communication
“네! 말씀에 충분히 공감을 합니다.”
공감적 커뮤니케이션이란 상대방과의 대화에서 상호간에 전개되는 주제에 대한 일방적인 전달이 아닌 상호간의 깊은 공감대를 형성하면서 대화를 전개하여 나가는 것을 말한다.
그러면, 이러한 공감적 커뮤니케이션을 이루기 위해서는 가장 중요한 것은 무었일까? 바로 훌륭한 경청이라 할 수 있겠다.
경청이야 말로 상호간의 공감적 커뮤니케이션을 이끌어 내는 가장 기본적인 커뮤니케이션 테크닉 중의 하나라 할 수 있다.
경청의 중요성에 대하여, 예로부터 “가장 말을 잘하는 사람은 바로 가장 말을 잘 듣는 사람이다” 란 말이 있다.
“ Best Speaker is Best Listener!”
세계적으로 인간의 능력 개발과 리더쉽 분야에 유명한 미국의 스티븐 코 비 박사 또한 그의 저서에서 경청의 중요성에대하여 다음과 같이 언급 하였다.
그가 주장하는 그의 저서 “ The 7 Habits” 에서의 7가지 중요한 습관 중 5번째 습관이 바로 “경청 한 다음에 이해를 시켜라” 인 것 처럼 경청이란 대단히 중요하다 하지 않을 수 없다
파스칼은 경청의 중요성에 대하여 이렇게 역설하였다. “ 사람들의 마음속에는 이유들이 존재한다. 그 이유들은 이성적으로 판단하기 어렵다
형성과 함께 대화를 이끌어 가는 것이 중요하다
공감각적 커뮤니케이션 형성을 위한 요소
상호간에 공감이 가는 대화를 형성한다는 것은 효과적인 커뮤니케이션을 위해서는 대단히 중요하다. 이러한 공감대를 형성 할 수 있는 대화, 즉 공감적 커뮤니케이션(Communication)을 이루기 위해서는 다음의 4가지 중요한 요소들이 중요하다 하겠다.
첫째, 따뜻한 인간미를 준다. 따뜻한 인간미( Personal Warmth)의 전달은 상호간의 대화를 전개 하기 이전에 상대방의 마음의 문을 여는 중요한 열쇠와 같다.
둘째, 적극적인 경청을 한다. 소극적인 대화와 부정적인 태도는 공감적 커뮤니케이션에 역행을 하게 만든다. 이와는 반대로 적극적인 경청(Active Listening)은 “나는 당신의 이야기가 재미 있습니다” 라고 말 하는 것과 같다.
셋째, 존중하는 마음을 가진다. 상대방을 존중하지 않는 마음을 가지고 대화에 임한다면, 상대방의 대화도 귀에 잘 들어 오지 않게 마련이다. 그러나, 반대로 상대방을 존중하는(Respectable) 마음을 가지고 대화에 임한다면, 그 대화는 시작부터 즐거운 대화로 되어 성공적인 결과를 가져오게 할 것이다.
넷째, 존재하는 장애요인을 제거 한다. 어떠한 협상이나 대화에서 장애요인은 향상 존재하기 마련이다. 장애요인이 무엇인가를 미리 파악하고 그 문제점을 제거(Removing Barriers)한 후, 대화에 임한다면 좋은 결과의 도출에 한걸음 더 쉽게 다가 갈수 있을 것이다.
경청 (Good Listening Gives…)
▶ 경청은 효과적인 대화법...
남의 이야기를 잘 들어 준다는 것은 결코 쉬운 일은 아니다. 그러나, 상대방의 이야기를 잘 경청하는 것이야 말로 바로 가장 효과적인 대화법 중의 하나라는 사실 이다. 그러면, 경청은 어떠한 중요한 것들을 제공 하는지에 대하여 알아보자.
첫째, 좋은 인간관계를 형성 한다. 인간관계에서의 심리학 상으로 자기를 가장 좋아 하는 사람중의 하나가 바로 자기의 말을 가장 잘 들어 주는 사람이라고 한다. 즉, 훌륭한 경청은 좋은 인간관계를 형성하는 지름길 중의 하나 라는 사실이다.
둘째, 정보수집의 보고이다. 가장 효과적인 정보 수집 방법중의 하나가 또한 경청이다.상대방의 이야기에 고개만 끄덕 끄덕 하여도, 상대방은 더욱더 신이 나서 있는 이야기, 없는 이야기를 하기 마련이다.
셋째, 상대방의 본심을 유도 할 수 있다. 상대방이 과연 어떠한 마음을 갖고 있는지의 상대방의 본심을 유도 해내는 방법 중의 하나가 또한, 경청이라고 할 수 있겠다.
효과적인 의사 전달법
▶ 의사전달 스킬 (Skills)
훌륭한 프리젠테이션에서는 전달 하고 져 하는 내용의 충실도 뿐만 아니라, 그 프리젠테이션이 지니고 있는 구조도 매우 중요하다고 언급하였다. 하지만 어떻게 전달 하고 져 하는 내용을 다양한 전달 방법에 의해 효과적으로 잘 전달 하는가 역시 대단히 중요하다 하지 않을 수 없다.
프리젠테이션에서의 그 성공여부는 대부분 그 프리젠테이션이 지닌 내용의 가치나, 또는 그 전달 하는 사람의 역량에 의하여 좌우 되는 경우가 많다. 훌륭한 프리젠터( Presenter)는 대게 당당한 자신감과 함께 다양한 방법에 의한 의사 전달 법을 잘 알고 있다.
다음은 효과적인 의사전달 법에서의 주요한 3가지를 언급하였다. 시선처리( Eye Contact), 제스춰( Gesture), 음성(Voice)를 들 수 있겠다.
▶ 시선처리 법(Eye Contact)
바디 랭귀지(Body Language)에 의한 의사 전달 방법에서 가장 중요한 것은 바로 시선처리(Eye contact)라 할 수 있다. 특히, 시선처리는 청중들과의 좋은 관계 형성 및 신뢰관계를 만드는데 대단히 중요한 요소중의 하나이다. 시선처리의 3대 요소에 대하여 알아보자.
1. 50:50의 법칙을 쓴다. 시선은 읽기 50%: 청중보기50%의 비율로 조정한다. 발표 시 5:5의 비율이란 말은 너무 청중만 보고 한다든가 또는 차트만 읽는다든가 해서는 안 된다는 말이다. 적당 한 배분에 의한 시선처리는 멋진 프리젠테이션을 만들기 때문이다.
2. 청중들에게 고루 시선을 배분한다. 발표 시 한쪽만 쳐 다 본다든가, 또는 너무 빈번히 시선을 돌린다든가 하는 것은 오히려 혼란만 가중 시킬 수 도 있음을 명심한다.
3. 가능한 청중들에게 시선을 많이 준다. 창문 밖을 본다든가 또는 청중들의 시선을 피하는 식의 발표는 오히려 마이너스가 될 수 있다. <조언> 1. 차트는 누구나 읽기 쉽고 이해하기 쉬워야 한다. 2. 청중들은 서론부와 결론부를 가장 오래 도록 기억 한다는 것을 명심하여야 한다.
▶ 제스처(Gesture)
제스춰는 제의 커뮤니케이션이라 할 만큼 효과적인 의사 전달에서 대단히 중요하다 할 수 있겠다. 다음의 제스취에 대한 3가지 중요 요소에 대하여 알아 본다.
1. 손의 사용( Hands)에 의한 제스춰 손의 적절한 사용이나 놀림은 멋진 프리젠테이션을 연출 하는데 대단히 중요한 역할을 한다는 것을 명심하여야 한다.
2. 몸의 자세(Confidence)에 의한 제스춰 발표시의 발표자의 자세는 당당한 자신감이 넘쳐 흘러야 한다. 당당한 자신감이 흐르는 자세는 청중들에게도 강한 호소력을 줄 수 있다는 사실이다.
3, 발표자의 위치(Place)에 의한 제스처 프리젠테이션을 하는 사람은 부동의 자세보다 오히려 경우에 따라 장소를 약간씩 옮겨 가면서 발표를 하는 것도 매우 효과적일 때가 많다. 한군데서만 부동의 자세로 하게 되는 경우는 너무 딱딱한 느낌을 전달해 줄 수가 있기 때문이다.
▶ 음성(voice)
프리젠테이션 시의 발표자의 음성은 대단히 중요한 역할을 한다. 발표자의 음성은 크게 3가지로 나누어 언급이 될 수 있다. 즉, 음성의 크기, 말의 속도 그리고 다양성을 들 수 있다.
<음성의 3가지 중요 사항>
1. 음성의 크기(Volume) 발표자의 음의 크기는 가능한 풍부한 음성으로 발표를 하는 것이 좋다. 청중들이 듣기에도 편안하며 쉽게 들릴 수 있는 음성은 대단히 중요하다. 그러나 너무 적은 목소리나 또는 너무 큰 목소리는 오히려 부작용을 부를 수도 있음을 참고 하여야 한다.
2. 속도( Speed) 대체적으로 프리젠테이션에서 발표자들은 평소보다 빨리 말을 하는 경향이 많다. 이는 긴장을 하기 때문에 그러한 현상이 많이 발생을 한다. 적절한 속도에 의한 발표는 청중들에게도 편한 하고 신뢰감을 줄 수 있을 것이다.
3. 다양성 ( Varity) 상황에 따라 말을 약간은 빨리 한다든가, 또는 높낮이를 적절히 조절 한다든가 등등의 다양성은 청중들의 이해를 돕는데 많은 도움이 될 것이다.
|