우리대학 메일 계정으로 MS OFFICE 무료로 사용하는 방법 안내

[김남희]

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먼저, 구글 G메일 등록하기

우리 대학의 학교 이메일은 구글과 제휴해 지메일(Gmail)을 기반으로 한다. 방송대 학생이라면 누구나 교육메일(@knou.ac.kr)을 신청해 발급받을 수 있다. 또한, 한 번 생성된 메일은 학교를 졸업한 후에도 무료로 무제한 용량을 사용할 수 있다.

무엇보다 학우에게 G메일이 필요한 이유는 학사 일정을 놓치지 않게 도와준다는 점에 있다. 기본적으로 학사 일정은 이메일을 통해 안내된다. 그러나 학우 중에 ‘난 이미 다른 포털 사이트 메일 계정이 있으니, G메일 계정은 불필요해’라고 생각한 사람이 많을 것이다. 이런 학우 분들을 위해 구글은 G메일로 다른 계정의 메일을 받고, 그 계정의 이름으로 메일 보내기가 가능하게 되어 있다. 만약 이미 다른 계정이 있다면, G메일의 ‘환경설정→계정 및 가져오기→다른 주소에서 메일보내기’를 통해 다른 메일주소 등록을 하면 더욱 편하게 사용할 수 있다.

특히 우리 대학 G메일 계정이 있으면, 연간 100달러 정도의 비용이 들어가는 MS office를 무료로 사용할 수 있다. 원래 Microsoft 정책에 따르면 10인치 이하의 화면을 가진 기기는 무료이지만, 이보다 화면이 큰 기기(예: 컴퓨터, 노트북)는 사용료를 받는다. 그러나 우리 대학 계정으로 등록하면 10인치 이상의 화면을 가진 기기도 5개까지 무상으로 MS office를 다운받아 사용할 수 있다는 것.

그것도 평생.

휴대용 스마트 기기는 app store나 google play를 통해 설치 가능하고, PC는 등록 사이트에서 등록 후에 곧바로 프로그램 다운 가능하다. 웹 브라우저에서 ‘products.office.com’으로 들어가, ‘제품→교육용(학생 및 교사용)’을 차례로 클릭한다. 그 후 구글 G메일 주소를 입력한 다음, 계정 생성 단계를 거친다. 그러고 나면 해당 메일 계정(앞서 설정한 우리 대학 교육메일)으로 코드가 오는데, 그 코드를 입력하면 계정 생성이 된다. 생성 후 원하는 office프로그램을 다운받아 사용하면 된다.

스터디원과 ‘함께’하는 문서작성

구글에서 제공하는 ‘구글 문서도구’는 별도의 소프트웨어를 설치할 필요 없이 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 등의 기능을 즉시 사용할 수 있다. 비록 파워포인트나 엑셀만큼 기능이 다양하지는 않다는 아쉬움이 있지만, ‘공유’라는 막강한 강점으로 그 점을 상쇄시켜 버린다. 

방송대생들은 필연적으로 스터디 활동을 많이 하는데, 여기서 사용하면 좋은 것이 바로 구글 문서 작성이다. 해당 문서 또는 폴더를 공유 설정하면, 스터디원들과 협력 작업이 가능하다. 작성한 파일을 주고받을 필요 없이 하나의 파일을 각자의 컴퓨터에서 동시에 작업하며 드라이브에 저장할 수 있다. 즉, 문서에 대한 작성, 수정의 권한이 모두에게 있고, 공유하는 사람들과 함께 실시간으로 작업이 가능하다는 것.

문서나 폴더를 비공개로 한다면, 자신만의 문서 자료실을 구축할 수 있기도 하다. 

무한대로 사용가능한 구글 드라이브

구글 드라이브는 현재 워드, 엑셀, 파워포인트, 이미지, PDF 파일 포맷뿐 아니라, 동영상(영화)이나 음악 파일 등을 드라이브에서 직접 재생이 가능하다. 그것보다 우리 대학 학우들이 구글 드라이브를 사용하면 가장 좋은 점은 용량 제한이 없다는 데 있다. 일반적으로 무제한 용량의 구글 드라이브를 사용하려면 연간 200달러 이상의 비용을 지불해야한다. 그러나 우리 대학 G메일을 이용하면 정말 많은 폴더나 파일을 저장하더라도 무료라는 사실. 국내 다른 사이트 드라이브는 용량 제한이 있거나, 그 이상의 용량은 유료로 전환된다는 것을 비교해보면 큰 장점이 아닐 수 없다. 

일례로, 우리 대학 학우 중 중소기업의 대표이사는 구글 드라이브에 모든 업무 정보를 저장해 사용하는 사례도 있다. NAS(Network Attached Storage) 방식으로 사용하던 하드디스크가 통째로 한 번 날아가고 난 뒤 바뀐 정책이다. 이에 직원들 각자의 G메일로 구글 드라이브를 공유하는 방식으로 업무를 보고 있다.

기타 여러 유용한 기능

이외에도 사진 백업용 앱인 ‘구글 포토’에서는 네트워크만 연결된다면, 사진을 원본 화질로 용량 제한 없이 저장할 수 있다(드라이브 용량이 무제한이기 때문에). 또한, 스마트 기기에서 촬영한 사진이나 동영상 등을 자동으로 백업도 해 준다. 자동 백업이 이뤄진 뒤에는, 기기에서 사진을 삭제해도 구글 포토에는 사진이 그대로 남아있게 된다. 스마트폰의 사진 저장 용량이 부족하다면, 구글 포토를 적극 사용하는 것도 좋을 것이다. 

또한 행아웃은 개인 간 화상 통화 내지는 채팅용 앱으로 사용할 수 있다. 한편, 구글 캘린더 역시 한눈에 들어오게 되어있어 가독성 좋은 달력 역할을 한다. 이는 네트워크 연결이 되어 있지 않더라도, 미리 입력한 일정 조회는 가능하다. 다만 캘린더를 생성, 일정 작성 및 변경 등과 같은 작업은 네트워크 연결 상태에서 가능하다. 구글 캘린더는 스마트 기기에 이미 있는 일정표 앱과 연동하기 때문에 기존의 일정들과 통합되어 관리하는 것이 가능하다. 


방송대에 구글 적용하기 

첫째, 그룹스(Groups) 기능의 활용이다. 수강신청 과목 단위로, 스터디 그룹, 동호회 등의 단위로 다양한 그룹을 구성하는 것(그루핑). 이를 통해 그룹 구성원들 간에 메일을 하나의 게시판처럼 사용할 수 있게 된다. 학교에서 공식적으로 그루핑하는 경우(수강신청 단위)도 있고, 학생들 간에 스스로 그루핑하는 경우도 가능하다.

둘째, 캘린더 기능을 활성화하는 것. 이를 통해 학사일정을 등록하고, 특별한 일정을 공지할 수 있다. 이 캘린더를 따서 링크를 만들어 메일로 보내면, 학생들은 메일을 확인하는 것만으로도 한 눈에 보이는 학사일정을 체크할 수 있다. 또한 학과 홈페이지에 팝업을 띄우는 것도 할 수 있다.

출처 : 학보1930호

OFFICE무료로사용하기.pdf

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