사업보고서 작성 시 유의사항
간부의 교체 등으로 인해 사업보고서의 작성요령이 잘 인계되지 않아 매년 사업보고 준비 때 마다 혼선이 야기되고 있으며, 평의회의 사업 보고시 사업보고에 대한 질의응답이 1년 동안 쁘레시디움의 활동을 평가하고 잘된 점을 본받고 참고하며, 부족한 점에 질책을 가해 좀더 나은 레지오 활동이 되도록 유도하여야 함에도 불구하고 기초적인 사업보고서 작성요령에 대한 질의응답이 주를 이루는 모순을 반복하고 있는 바, 쁘레시디움의 사업보고를 활동의 양적 성장과 함께 질적 성장의 전기를 마련할 수 있는 장이 되게 유도하기 위해 사업보고서 작성 시 기본적으로 점검하여야 할 사항들을 보고서의 양식과 흐름에 맞추어 요약하였습니다.
****사업보고서 작성에 참고가 되셨으면 합니다.****
1.표지의 보고일 :
보고일은 꾸리아 또는 쁘레시디움이 평의회에서 보고하는 평의회 일자를 기재 하여야 한다.
2.설립일 : 꾸리아나 쁘레시디움의 설립일자를 기재한다.
3.승인일 : 꾸리아나 쁘레시디움이 설립되어 상급평의회로부터 승인을 받은 날 을 말하며 설립일과 다른 경우가 많으므로 주의 하여야 한다.
4.보고기간 :보고기간은 월 단위로 표시되며 지난 차 보고월 이후 월로부터 이번 차 보고 월 까지 기재한다.
2000년 2월부터 서울 세나뚜스 결정에 따라 레지오 마리애의 모든 보고는 주회의 기간이 겹치는 경우에도 1일부터 말일까지의 월 단위 구분으로 기간을 산정하도록 지침이 변경 되었습니다
쁘레시디움 회계보고도 월말보고로 한다.(알기 쉬운 회계 실무 57쪽 참조바람)
보고서 (종합·사업·월례·회계) 기준일 통일(2000. 1. Se.)
매월 1일부터 말일 사이의 교육 및 행사 내용 및 기타 필요한 제반 보고 사항과 그에 따른 회계 사항을 포함시켜, 그 달 말일을 기준으로 작성해야 한다.
5.주간 : 주간의 표시는 이번보고 회 차에서 보고 시작 회 차를 빼고 1을 더하여 주간이 정확히 산정 되었는가를 점검한다.
6.주회 : 주회는 매주 주회를 갖는 요일과 시간, 장소를 기재하되 보고 대상기간 중에 주회의 요일이나 시간, 장소가 변경되었을 경우 보고회 차의 주회 요일과 시간을 기재토록 한다.
17.간부 : 간부는 사업보고 최종 주 현재의 간부를 기재하고 평의회 출석률은 꾸리아나 쁘레시디움의 4간부가 상급평의회에 출석한 출석률을 백분 율로 기재한다.
보고기간 중 간부가 변경되었을 경우에도 인명기준이 아닌 직책기준으로 하 여 상급평의회 출석률을 산정 기재한다.
4간부의 상급평의회 출석률은 상급평의회의 부단장에게 연락하면 평의회 출 석률을 손쉽게 확인할 수 있다.
8.단원 수 :
행동단원은 보고기준일 현재 행동단원의 수를 성별로 구분하여 기 재하며, 정단원과 예비단원을 합한 수가 행동단원의 계와 일치하 여야 한다.
또한, 행동단원의 계는 전차 단원에서 입단(전입)을 더하고 퇴단 (제명)과 전출을 뺀수와 일치 하여야 한다.
9.출석률 :
단원과 간부를 각각 구분하여 주회의 출석률을 산출하고 전체 출석 률을 단원과 간부 출석률을 합하여 2로 나누는 것이 아니라 간부와 단원의 출석률에 인원의 가중치를 두어 출석률을 산정하여야 한다.
단원이 14명일 경우 간부가4명 단원10명
정상적으로 출석해야 될 간부 인원 수: 4 (간부) x 4 (주간) = 16 명
정상적으로 출석해야 될 단원 인원 수: 10 (단원) x 4 (주간) = 40 명
다음으로 4주간의 각 간부와 단원의 실제적인 출석인원 숫자를 합하게 된다. 예를 들어서, 간부의 출석 인원이 각각 3 + 4 + 4 + 4명이라면 합계는 15명이고, 단원은 9 + 9 + 10 + 9 명으로 각각 출석했다면 합계는 20명이다. 그러므로 출석률은 다음과 같이 계산된다
출석률은 정수로 표시하여 소숫점 없이 보고할 수 있도록 계산할 때에는 사사오입을 한다.
간부의 출석률 : 15 명/ 16 명 = 93.75% 5 반올림기준=94%
단원의 출석률 : 37 명/ 40 명 = 92.5.33% 반올림기준=93%
예, 단원이 10명인데 93%이고, 4간부가 94%일 경우
전체 출석률은 (93+93)/2=93.5%가 아니라 93.28%가 된다.
※ 출석률 환산의 예 : (10*93) + (4*94) / 14명 = 93.28%
쁘레시디움 간부가 공석(空席)일 때의 평의회 출석률 :
원칙적으로 공석은 있을 수 없다.즉, 해당 꾸리아나 쁘레시디움은 간부 직책에 공석이 생기지 않도록 적극 힘써야 할 것이다.
그러나 현실적으로 불가피하게 공석이 되었을 경우, 평의회 출석율 산출시에는 제외된다.(장기유고시 출석율 산출시 와 공석인 경우 원칙적으로 제외)
예비단원의 출석률 반영:
레지오 관리운영 지침서 26쪽에 보시면 "새로 입단한 단원은 첫 주 회합부터 기존 단원과 같은 좌석에 앉으며, 예비단원으로 등록되어 3 개월간의 수련기가 시작되고, 활동의 의무도 동시에 부여받는다." 고 되어 있다.
이러한 예비단원에 대해서는 참관 제도도 없어지고 입단과 동시에 행동단원으로서 레지오 의 활동을 시작하게 된다.
따라서 당연히 출석을 부르고 출석률에도 반영을 해야 된다.
레지오 단원이 갖추어야 할 가장 중요한 사항 중 하나가 주회의 참석이며, 간부의 가장 중요한 의무는 상급평의회의 참석이다.
그러므로 사업보고서 작성시 출석률은 쁘레시디움의 행동단원과 4간부가 얼마나 레지오 정신에 투철한 가를 반성하는 계기가 되어야 할 것이며 단원들과 함께 이의 개선방안에 대해 토론하는 것이 좋다.
10.조직특성 :
쁘레시디움의 구성상 특성을 기재하며 지역적인특성(예:주공 1단지지역, 직장여성중심),성별특성, 연령대별 특성 등을 기재할 수 있을 것이다.
조직의 특성은 그 쁘레시디움 고유의 특성을 이해하는 기초 자료 이며, 단원의 입단이 친목적인 측면으로 흐르고 있지 않는지 등을 확인할 수 있는 점검의 기능을 갖고 있다고 보아야 한다.
그러므로 조직의 특성이 레지오 마리애의 기본정신에 어긋날 경우 이는 인정을 받는 절차가 아니라 이를 계기로 바른 방향으로 전환해야 한다는 잣대로 삼아야 할 것이다.
다만, 직장 쁘레시디움 등의 경우 동일직장 동료로 구성되는 것을 인정해야 하므로 조직 특성상의 문제와 레지오 정신의 부합 여부는 신중하게 판단하여야 할 것이다.
11.통신교환 :
통신교환은 상급평의회 등과 주고받은 문서의 건수를 기재하며, 평의회 회의자료, 월례보고서, 사업보고서, 종합보고서, 교육신청서, 간부임명신청서 등이 해당된다.
레지오 마리애 내부의 문서의 경우 벡실리움 표장을 찍는 것이 원칙이며, 같은 내용의 문서는 통 수에 관계없이 한 건으로 취급한다.
그러나 벡실리움 표장이 찍힌 공문이나 양식의 경우에도 필요사항이 기재되지 않은 빈 양식은 문서에 해당하지 않는다.
또한 교회 내 타 단체 혹은 외부기관으로부터 접수된 문서의 경우에도 접수문서가 되며 접수건수에도 포함된다.
상급평의회 공지사항을 전파함에 있어 꾸리아가 공지사항을 배부하며 동일내용의 상급평의회인 꼬미시움이나 세나뚜스의 공지사항을 복사하여 함께 배부하는 경우
통신 교환의 건수는 상급평의회의 공지사항 회의자료 복사본을 꾸리아 회의자료의 첨부자료로 간주하여 세나뚜스 꼬미시움의 월례공지사항은 통합하여 1부로 작성한다(월례 회의 공지 사항은 별첨을 포함하여 1 부(部)로 처리한다.예 : Co. 공지 사항 + Re. 공지 사항 + Se. 공지 사항 + 꼰칠리움 서신 = 1 부
Cu. 공지 사항 + Co. 공지 사항 + Re. 공지 사항 + Se. 공지 사항 + 꼰칠리움 서신 = 1 부
월간지『레지오 마리애』는 공문이 아니다(1996. 12. Se.).
레지오 교본 및 활동 수첩은 레지오 단원들만의 표징물(表徵物)이고 개인 소유물이므로, 공문이 될 수 없다. 그 이유는 제반 양식은 필요한 사항이 기재된 다음 해당 레지오 조직의 단장이 서명하였을 때에 비로소 레지오 공문으로 처리되기 때문이다(1995. Se.).
12.회계보고 : 회계보고는 전차 보고 이월금에서 수입을 더하고 지출을 뺀 잔액이 일치하는가를 먼저 확인하고, 지출항목의 경우 지출내용(금액)이 상급평의회의 지출기준과 일치하는 가를 점검한다.
쁘레시디움에 있어 일반적인 지출항목은 상급평의회 의연금, 주회용 꽃. 초,
인쇄비(사업보고), 위령미사예물 등이 있다.
13.교육내용 : 꾸리아 등 상급단체가 주관하거나, 사전에 레지오의 단원 혹은 간부교육으로 참석을 공지한 교육에 한하여 기재하며, 참석인원은 교육당시 행동단원을 기준으로 00명 중 00명 참석으로 표시한다.
다만, 몇주에 걸처 교육이 진행된 경우 교육기간을 기준으로 행동단원을 연인원으로 산정하여 대상인원과 참석인원을 표시한다.
※ 교육의 예 : 레지오 단계피정, Cu. 혹은 Co.주관 단원및 간부교육, 봉쇄피정, 기타 상급평의회가 단원교육으로 참석을 독려한 교육(사순특강, 대림특강 등)
14.레지오행사 : 레지오의 5대 행사를 기재하며 5대행사외의 모든 행사는 기타 행사에 기재 한다
레지오 5대행사:아치에스(의무), 연차총친목회(의무), 야외행사(권장),
쁘레시디움친목회,(의무) 토론대회(권장)
일반적으로 아치에스와 연차 총 친목회, 토론대회는 꾸리아가 주관하여 실시하고 있으며,(직속 쁘레시디움의 경우 꼬미시움) 야외행사와 쁘레시디움 친목회는 꾸리아가 그 실시기간을 정하여 공지하면 쁘레시디움이 단원들의 총의를 모아 실시하는 것이 상례이며 행사주관을 Cu 에서 주관하면 Cu 주관이 되고 Pr이주관하면 Pr주관이라 기재 한다
쁘레시디움의 친목회는 두개 이상의 쁘레시디움이 공동으로 실시할 수도 있으나,행사의 번거로움을 이유로 하여 단순한 친선모임을 사업보고용 행사로 둔갑시켜 보고해서는 아니 된다.(야외행사는 Cu지시로 두개 이상의 쁘레시디움별로 실시할 수 있으나 이 경우에도 주관은 Cu주관이 된다)
토론대회는 2년에 한번이상 개최하지 못하도록 지도하고 있으므로(꼰칠리움 지침) 격년제로 실시함이 좋으며, 꼬미시움 이나 꾸리아 단위에서만 실시하도록 규정하고 있다.
15.기타행사 : 성지순례, 성모의 밤 행사, 사순교육(단원 교육 등으로 대치하지 않은 경우), 본당 체육대회(Cu.에서 배당한 경우) 기타 영적 지도신부나 상급평의회가 참석 또는 진행을 배당한 행사를 말한다.
-성모의 밤'은 행사의 모든 것을 꾸리아가 전적으로 주관했을 경우에만 꾸리아의 기타 행사’에 포함된다.
-본당의 지시를 받거나 꾸리아가 직접 단원들에게 행사에 참석하도록 지시한 경우에는 꾸리아의 기타 행사로는 기록할 수 없으나, 쁘레시디움 은 사업 보고서에 이를 '기타 행사'로 기재한다.
-영적 지도자의 지시에 의한 본당 공동체 '사귐의 날' 행사나 이와 유사한 본당 행사도 '기타 행사'에 포함시킬 수 있다(1995. 5. Se.).
-위령 미사'는 쁘레시디움 별로 실시하므로, 쁘레시디움의 '기타 행사'에 포함된다. (1995. 4. Se.).
-가두 선교'는 활동이지, 기타 행사가 아니다.
단, 성지순례의 경우에도 단원 혼자 여행 중에 방문한 성지순례는 교우들에게 권면하는 사항이나, 레지오 단원으로서 기타행사의 보고사항은 아니다.
그 다음에 행사에 대한 주관은 단순히 Cu. 또는 Pr. 등으로만 표시합니다. 위령미사 참례는 우리 레지오 단원의 의무 사항입니다. 따라서 반드시 미사예물과 함께 그 미사에 참례하고 사업 보고서에는 기타 행사에 포함시키며, 언제든지 쁘레시디움 별로 하게 되어 있으므로 주관은 단순히 Pr.이라고만 기재 합니다 (교본 161 쪽). 그리고 이러한 위령미사는 우리의 의무사항이므로 반드시 기타행사에 포함시켜 보고 한다
16.활동상황
쁘레시디움 사업보고서의 활동항목에서 대상과 횟수를 구분하는 것’과 ‘ 대상 없이 횟수만 쓰는 것’으로 분류한다.
2) 모든 활동세목에서 횟수는 무조건 1인 1회로 한다. 즉, 활동의 배당 과 활동은 조별로 하되, 보고는 각 개인별 1회로 계산한다.
3) “교우 환자”나 “외인환자 방문 및 돌봄”에서 병원과 가정의 구분을 없앤다.
4) 특별활동이나 본당협조 및 기타 활동 등에서
대상은 기록하지 않고 횟수만 기록한다.
5) 교구나 본당에 속한 사도직 단체로서의 역할을 강화하기 위해서 활동 종목에 “소공동체(직장 공동체 포함)활동”과 “가정성화 활동”을 신설한 다.
- 소공동체 활동의 세목
㈀ 반모임 참석(현행)
㈁ 구역 반장교육
㈂ 구역 반 모임에 참석 권유
㈃ 기타 : 구역반장 회의나 직장 소공동체에서의 활동 등
- 가정 성화 활동은 반드시 가족 단위로
함께 기도하고, 함께 성서 읽고, 함께 미사참례 하는 것 등이 이에 해 당된다.(제 304차 세나뚜스 월례회의 공지사항)
〈활동의 횟수 산정의 예〉
1) 환자 방문의 경우 : 조(組)에 관계없이 방문한 인원수가 활동횟수이다.
(예) ① 1조 2명 동시 방문은 2회
② 1조 2명 각기 방문은 2회
③ 1조 1명 2조 1명 혼합 방문 역시2회
2) 호구 조사 (호별 방문)의 경우 : 방문한 가구 수가 대상의 숫자이다.
3) 차량 봉사의 경우 : 차량 동원 횟수가 대상 및 활동의 횟수이다.
4) 출판물 보급의 경우 : 출판물을 전달받은 사람의 수가 대상의 숫자이다.
ㅡ 레지오 단원의 활동보고 대상은 단장이 배당한 활동 배당을 최우선으로 하며, 단장이 배당하지 않았다 하더라도 레지오 단원으로서 기본적으로 해야 할 사항은 배당이 아니기 때문에 라며 회피해서는 안되고 활동에 대해서는 주회에서 보고하고 단원 들간에 서로 나누는 것이 좋다.
다만, 레지오 단원이 다른 신심단체에도 가입되어 있어 그 단체의 활동으로 이루어진 사항은 레지오 주회의 보고사항으로는 적합하지 않다.
이 경우에도 가령 연도가 있는데 레지오 단원이 아닌 ME 등 타 단체소속 교우들과 함께 바친 것은 레지오 단원으로서 죽은 영혼을 위한 기도 임무를 수행한 것이므로 보고대상이 된다.
쁘레시디움에서 연도를 10명이서 한번 했다면 그전에는 1회로 되어 있었던 것이 10명이 모두 쁘레시디움 주회합에서 보고하게 되면 활동은 10회로 되는 것입니다. 연도 뿐만 아니라 환자 방문 기도나 장애인 시설 등지에서 쁘레시디움 단원들이 활동하는 사항을 보고하고 보고서에 반영하는 제반 내용에 대해서도 활동에 참여한 단원 수 모두가 활동 횟수로 된다는 점입니다
쁘레시디움 사업보고서에 연도를 집계할 때 :
대 상 : 망자 1인당 대상 1
횟 수 : 연도에 참가한 인원을 연도 횟수로 결정함.
(예 : 어느 쁘레시디움 의 단원 10명이 모두 같은 시간에 상가를 방문하여 연도를 바쳤을 경우에는 대상 1 횟수10 이며, 각기 다른 두 개의 시간대에 4명과 6명 )으로 나누어 방문했을 때는 대상 1 횟수 4+6으로 대상1 횟수10 이다
입관예절 참례 및 장지수행 : 조(組) 편성에 관계없이 참석단원 수가 활동 횟수가 됨.
기일(忌日) 위령기도
자신의 집이나 친척 집에 집안 일로 참석하여 위령기도를 바쳤다면 그것은 활동이 될 수 없고, 우리 교우나 외인 가정에서 함께 위령기도를 바쳤다면 레지오의 활동으로 분류된다.
이에 관해서는 레지오 관리운영 지침서 91 쪽에는 "기일(忌日)에 바치는 위령기도(연도)는 상가 방문 활동이 아니라, 교우 또는 외인 가정 방문 활동에 해당된다. "라고 규정해 놓았으므로 활동보고 시 서기록 에는, 만일 방문한 대상이 교우 가정이라면 "교우 가정 방문 - 기일 제사 위령기도 1회" 등으로 기록하면 될 것이다.
레지오 활동에 있어 기본적인 가치기준은 주님의 사업을 성모님의 인도하심을 따라 봉헌한다는 데 그 기초를 두어야하며, 상급평의회의 결정사항에 대해서는 성모님 군대의 군인으로서 순명 하는 자세를 가지고 받아 들여야 한다.
ㅡ 레지오 단원은 전교와 레지오 확장이 가장 큰 사명임을 잊지 말아야 한다.
ㅡ 외인권면, 개종권면 등의 경우에는 단순히 횟수만을 합산하여 보고할 것이 아니라 보고단원 이 첫 보고이후 지속적으로 관리하고 있는지, 관리한다면 사업보고 시점에는 어떻게 되었는지를 확인하고 지속적인 관리가 아닌 일회성 권면이었다면 지속적으로 관심을 갖고 활동 하도록 배당하여야 할 것이다.
ㅡ 소공동체 반모임 등은 단원이 여러 구역 혹은 반으로 나누어져 있을 경우 활동대상은 단원이 참석한 반의 숫자가 된다.
구역/반 모임 참석 활동을 쁘레시디움 사업보고서에 집계할 때 :
대 상 :소 공동체’라는 대상 하나 밖에 없음.
횟 수 :구역/반의 숫자에 관계없이 참석한 단원 수만큼 활동의 횟수가 정해짐. (예 : 어느 쁘레시디움의 단원 10명이 1년 동안 한번도 빠짐 없이 구역/반 모임에 매달 1회씩 참석하였을 경우, 대상 1 횟수 10 × 12 =120회 임.)
17.특기사항
사업보고 기간 중 전 단원이 함께 활동하여 레지오 활동에 참고가 되거나 교훈이 될 사항을 겸손한 마음으로 기재하여 함께 나누도록 한다.
특기사항을 반드시 기재하여야 한다는 것은 아니지만 1년간의 활동을 보고함에 있어 참고가 되거나 교훈이 될 사항, 혹은 반성하여야 할 점이 없었다면 우리 쁘레시디움이 너무 나태하게 1년을 보내지 않았는가 하는 점에 깊은 반성이 있어야 할 것이다.
특기사항에 쁘레시디움의 전단원이 함께한 활동이 아닌 단원 한두명이 개인적으로 한 활동을 기재한다는 것은 원래의 취지에 반드시 합당하다 하기 어려운 사항이므로 다시 한번 생각해 보아야 할 것이며, 매년 동일한 사안이 반복적으로 보고 되지 않도록 유의하여야할 것이다.
특기사항에 활동내역을 기재할 경우에는 활동대상자의 실명이 기재되지 않도록 유의하여야 한다.
사업보고에 있어 보고서양식에 기재된 모든 사항이 중요한 사항이나 사업보고서의 취지상 특기사항이 우리 쁘레시디움의 활동을 반증하고 타 쁘레시디움 간부들과 서로의 경험을 나눌수 있는 가장 중요한 사항 이므로 반드시 기재하도록 노력해야 한다.
18.사업보고서의 준비를 위한 모임과 전임간부의 협조
사업보고서를 준비할 경우 준비를 서기나 단장에게 일임 할것이 아니라 전단원이 함께하는 준비시간을 가지는 것이 좋다.
물론 자료의 집계나 정리사항의 기재는 그 직책상 서기나 회계가 한다고 하더라도 4간부와 단원들이 함께 모여 사업보고 자료를 검토하고 지난 일년의 활동에 대해 반성하는 그러한 시간을 가져야 할 것이다.
이때 전임간부는 전년도 보고시 참고사항과 보고서 작성시점검사항 등에 조언해 주는 등의 적극적인 협조를 보여야 한다.
사업보고에 있어서 미비한 점이 발생하는 것은 사업보고가 1년에 한번씩 하는 연례행사임을 감안 할때 전임간부가 도제제도 개념의 협조가 절실한 필요한 사항이며, 현 간부의 사업보고시 실수는 전임간부의 방조에 의한 것임을 명심하여야 할 것이다.
19.사업보고 시 보고자의 자세
보고자는 보고 시 겸손한 자세로 보고에 임하여야 하며, 보고내용을 다르게 판단하거나 잘못 이해하여 잘못된 질의가 있다하더라도 이를 상세히 설명하여 질문자를 이해시키려는 노력을 하여야 한다.
또한 질책은 우리 쁘레시디움이 좋은 쁘레시디움으로 성장하게끔 유도하는 애정 어린 충고라 는 점을 잊지 않고 성실한 자세로 경청하여야 할 것이며, 감정적인 맞대응을 자제하여야 할 것이다.
20.질문자의 자세
활동에 대한 질의는 보고 쁘레시디움이나 꾸리아의 활동에 대해 서로 나누고 이를 통해 우리가 더 좋은 활동의 길을 찾는데 그 의의가 있다 할 것입니다.
보고자의 자세처럼 내가 한 활동에 대한 질의를 한다는 심정으로 한다면 가끔 연출되는 질의응답 시간의 파열음은 막을 수 있을 것입니다.
질의 시에는 거수하여 평의회 단장의 지명을 받아 소속, 직책, 성명을 먼저 밝힌 후 질의내용에 대해 발언하고, 본인의 질의에 대해 본인이 희망하는 답변이 나오지 않는다 하여 발언 이외의 불평을 지속 하여서는 안되며, 평의회 간부의 지침에 순명하는 자세를 갖추어야 할 것입니다.
예의를 갖춘 적극적인 질의 응답 그것은 사업보고의 꽃이며, 우리 레지오 마리애의 불꽃을 영원히 타오르게 하는 좋은 기름의 역할을 하게 할 것입니다
또한 사업보고에 대한 질의를 좋은게 좋다는 식으로 넘기거나, 평의회를 빨리 끝내야지 하는 자세로 임한다면 이는 평의회에 참석하는 평의원의 바른 자세라 할 수 없을 것이며 평의원의 임무를 소흘히 하는 일이 됩니다.
21.직속과 소속
사업보고서나 종합보고서를 작성할 때 모든 보고서는 (직속) 평의회에 제출 되는 것 이지 소속에는 아무런 관계가 없는 것이 되는 것입니다. 간부들은 이에 대한 개념을 명확히 해야 할 필요가 있습니다.
***쁘리시디움 간부님들의 노고에 감사드리며 유익한 사업보고가 되시길 기대합니다.***