행정실무 14
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◎ 문서의 결재와 등록
1. 결재
① 결재란 : 한가지 사안에 대하여 행정기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위
② 결재의 종류
- 협의(기관장의 결재) : 법이 정하는 바에 의하여 결정권자가 의사를 결정하는 행위
- 전결 : 행정기관장으로부터 결재권을 위임받은 자가 행하는 결재
- 대결 : 결재권자가 휴가나 출장등으로 결재할 수 없을때 그 직무를 대리하는 자가 결재하는 것
③ 결재의 효력 : 문서의 성립 요건
2. 문서의 간인
① 간인이란 : 2장이상으로 이루어진 중요문서의 앞장의 뒷면과 뒤장의 앞면에 걸처 찍는 도장이나 그 행위를 말함
② 간인 대상의 문서
- 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
- 사실 똫는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
- 허가, 인가, 등록 등에관계되는 문서
③ 간인 방법
- 일반문서 : 관인관리자가 관인으로 간인 함
- 전자문서 : 면표시를 하거나 발급번호 기재의 방법으로 간인함
④ 민원서류등의 간인 : 천공으로 할 수 잇음
◎ 관인 관리
1. 관인이란 : 정부기관에서 공식문서에 사용하는 도장
2. 관인의 효력 : 문서에 표시된 의사표시에 대하여 공식적인 인증 효력을 가짐
3. 관인의 종류 및 가지는 기관
- 청인 : 의결기관, 자문기관, 합의제 기관
- 직인
* 합의제 기관이외의 행정기관
* 정부조직법에 의하여 위임받은 사무를 처리하는 보조기
* 법에 의하여 합의제기관의 장으로서 사무를 처리하는 경우 합의제 기관의 장
4. 관인의 모양 등
① 관인의 모양 : 행정기관의 장이 정함
② 관인의 규격 : 한변의 길이 또는 최대의 지름이 다음과 같아야 함
- 청인 : 국무회의 5.4㎝, 기타의 합의제 기관 : 3.6㎝
- 직인 : 대통령 4.5㎝, 국무총리 3.6㎝, 행정기관의 장 3㎝
③ 관인의 글씨체 : 한글 전서체
④ 관인 인영의 색깔 : 빨간색으로 함 (전자문서 출력 시행 또는 팩스사용시 검정색 가능)
⑤ 관인을 찍는 위치 : 기관 또는 직위의 명칭의 끝자가 인영 가운데 오도록 찍을 것
* 등, 초본 등 민원서류 발급하는 경우 오른쪽 여백에 찍을 수 있음
◎ 업무편람
1. 업무편람이란 : 업무수행에 방향을 제시해주는 매뉴얼로 조직의 방침과 기능 사무처리의 절차와 방법, 준수해야하는 원칙등을 표준화하여 이해하기 쉽고 업무처리에 편리하도록 작성한 지침서
2. 업무편람의 종류
① 행정편람 : 사무처리의 절차, 기준, 장비운용방법 기타 일상적 근무규칙 등에관하여 각 업무담당자에게 필요한 지침, 기준 또는 지식을 제공하는 업무 참고서
② 직무편람 : 부서별로 그 소관업무에 대한 업무계획, 관리업무현황, 기타 참고자료등을 체계적으로 정리하여 활용하는 업무현황 철
※ 행정편람은 기관단위라면 직무편람은 부서 단위로 작성하는 것으로 이해
◎ 사무자동화
1. 사무자동화 수립 : 행정안전부장관이 5년단위로 다음 내용 포함하여 수립 추진
① 사무자동화의 대상이 되는 사무분야
② 사부자동화기기의 수요 및 소요예산에 관한 사항
③ 사무자동화기기의 이용기술 보급에 관한 사항
④ 사무자동화의 교육, 훈련에 관한 사항
⑤ 기타 사무자동화사업의 추진에 관한 사항
2. 사무환경을 사무능률의 향상 및 공무원의 건강보호를 기할 수 있도록 조성, 관리하여야 할 의무자는 : 행정기관의 장
3. 문서 미등록자 등에 대한 조치
※ 행정기관의 장은 다음에 해당하는 공무원에 대하여 징계 기타 필요한 조치를 하여야함
① 결재가 끝난 문서를 등록하지 아니한자
② 훈련, 규칙으로 정한 결재권자를 상향 또는하향 조정하여 기안, 검토 및 결재를 한자
③ 관인을 부당하게 사용한자
④ 보고지연의 책임이 있는자
⑤ 업무협조지연의 책임이 있는자
◎ 기타 사무관리
1. 관인의 폐기 사유
① 분실
② 마멸
③ 행정기관 폐지
④ 행정기관 명칭변경
⑤ 기타 관인 폐기할 필요가 잇는 경우
2. 업무협조의 방법 들
① 문서에 의한 협조
② 회의에 의한 협조
③ 공동작업반 편성 등에 의한 협조
④ 전화등에 의한 협조
3. 수시협조의 처리기간은 ?
① 위원회 등의 심의를 거처야 하는 경우 : 30일 이상
② 상급기관의 결정 등을 거처야 하는 경우 : 25일 이상
③ 관계기관의 업무협조를 거처야 하는 경우 : 20일이상
④ 자체종합계획의 수립을 필요로 하는 경우 : 20일 이상
⑤ 기타 경미한 사안에 대한 업무협조 : 7일 이상
4. 법령으로 정해야 하는 서식의 종류는 ?
① 당해 서식의 기재사항이 국민의 권리, 의무와 직접관련되는 사항을 정하는 서식
② 인가, 허가, 승인 등 민원에관계되는 서식
③ 행정기관에서 공통적으로 사용되는 서식 중 중요한 서식
문제 : 해답은 첨부문서에서 확인
1. 결재권자가 출장으로 인하여 결재를 할 수 없을 때 그 직무를 대리하는 자가 하는 결재를 무엇이라 하는가 ?
① 결재
② 전결
③ 대결
④ 선결
2. 결재권자가 결재를 하였다 가장 잘못된 결재는 ?
① 행정기관장이 결재를 하는 경우에는 결재의 표시는 자신의 직위를 간략히 표시하고 서명한다
② 위임된 사항을 전결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 전결표시를 하고 서명한다
③ 전결한 문서를 시행하는 때에는 발신명의 아래에 온전한 직위나 직급 그리고 서명이 그대로 표시되어 시행된다
④ 대외적으로 시행되는 모든 문서에는 발신명의 아래에 기관장명의로 반드시 표시한다
3. 간인 대상 문서로 보기가 가장 힘든 것은 ?
① 전후관계를 명백히 할 필요가 없는 문서
② 사실관계의 증명에 관계되는 문서
③ 허가나 인가등에 관계되는 문서
④ 법류관계 증명에 관계되는 문서
4. 다음중 문서의 검토, 협조나 결재중인 전자문서를 검토자나 협조자 그리고 결재권자가 동시에 볼 수 잇도록 전자문서의 열람체계를 구축할 있는 자로 가장 알맞은 자는 누구인가?
① 전결권자
② 대결권자
③ 소방본부장
④ 서울시장
5. 다음중 기록물 보존기간은 구분 방법으로 가장 맞는 것은 ?
① 영구/준영구/30년/10년/5년/3년/1년
② 영구/30년/15년/5년/1년
③ 영구/준영구/10년/5년/3년/1년
④ 영구/30년/10년/5년/3년/1년
6. 다음중 정책발간집 발간 대상으로 보기가 가장 적절하지 아니한 것은?
① 주요국정현안
② 주요 외교 및 통상협상 내용
③ 국민생활에 큰 영향을 미치지 않는 제도
④ 대통령령 이상이 법령의 제정
7. 다음 중 관인의 등록절차에 대한 설명으로 바르지 아니한 것은?
① 관인은 등록하지 아니하면 절대 사용해서는 안된다
② 전자이미지 관인의 인영은 당해 행정기관의 전자이미지관인대장에 등록해야 한다
③ 관인의 인영은 당해 행정기관의 관인대장에 등록하여야 한다
④ 제3차 소속기관은 행정자치부에 관인등록을 하여야 한다
8. 서울 은평소방서장이 사용하는 직인에 대한 설명이다 그릇된 것은?
① 최대지름은 3㎝로 하고 한글 전서체로 한다
② 합의제 기관에서는 청인을 사용한다
③ 국무총리는 4.5㎝의 직인을 사용한다
④ 의결기관에서는 직인을 가진다
9. 관인을 관보에 공고할 때 명시할 필요가 없는 사항은 ?
① 관인의 등록이나 재등록 사유
② 공고의 기간
③ 등록 또는 재등록관인의 최초사용연월일과 폐기관인의 폐기 연월일
④ 폐기관인이나 등록, 재등록 관인의 이름 및 인영
10. 다음 서식 중 법령으로 정해서 사용하지 않아도 되는 것은 ?
① 부령
② 규칙
③ 조례
④ 훈령