레지오훈화(7월17-21일)-3) 서기의 임무
(1) 서기는 쁘레시디움 회의록을 작성하고 보관하는 책임을 진다.
(2) 회의록 작성은 간단 명료하게 기록함이 원칙이지만, 그 회의록을 통하여 주회합의 모습을 짐작할 수 있어야 한다.
(3) 서기는 회의록을 낭독하기 전에 앞선 주회합의 차수를 밝히되, 전 단원이 명확히 알아들을 수 있도록 또렷또렷한 발음으로 낭독해야 하며, 수정 사항이 있을 때에는 낭독이 모두 끝난 후 수정한다. 그리고 단장의 서명을 받는다.
(4) 서기는 모든 자료와 보고를 신속히 처리해야 하며, 쁘레시디움의 전반적인 통신 업무를 맡아 한다(교본 329 쪽).
(5) 모든 문서는 2 부를 작성하여 단장의 서명을 받은 후 1 부는 평의회에 제출하고, 나머지 1 부는 자체 보관한다.
(6) 발신하는 공문에는 반드시 벡실리움 표장과 단장의 서명이 있어야 한다. 단장이 공석일 경우에는 부단장이 서명하여 발송해야 하며, 어떠한 공문도 서기의 이름으로는 발송할 수 없다.
(7) 서기는 평의회에 제출하는 모든 서류를 미리 준비해야 하며, 평의회가 열리는 장소에서 기재하여 제출하는 무성의한 태도를 경계해야 한다.
(8) 사업 보고서 작성시에는 활동의 숫자나 통계에도 정확성이 요구되지만, 특히 특기 사항에 중점을 두어야 한다. 특기 사항이야말로 레지오의 정신을 드러내며, 활동의 경험을 나누는 기회이다. 작성 방법은 육하 원칙(언제, 어디서, 누가, 무엇을, 왜, 어떻게)에 따르며, 활동 대상자의 이름은 가명을 사용한다.
(9) 쁘레시디움 최초의 회의록은 영구 보존하며, 그 후의 것은 보존 연한이 5 년이다.