스크랩 2002년 3월 엑세스 기출 실기를 강좌한것입니다.

[왕두목™]

이 엑세스도 아주 (하)수준의 시험유형입니다. 2003년 교재가 나온다면 좀더 높은 유형을 공부하시길 바랍니다. 절대로 이런 유형의 시험문제는 이제 안 나올것 같습니다.
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▼회사에서는 사원에 대한 관리를 전산화하려고 한다. 다음의 입력 자료를 이용하여 입력 화면 설계와 작성 조건에 따라 처리 파일을 작성하고, 그 인쇄 출력물을 제출하시오.▼

가. 입력 자료



나. 입력 화면(SCREEN) 설계
다음 조건에 따라 화면 양식을 작성하고, 시험 위원이 지정하는 ( )의 레코드를 출력하시오.
   1) 부서명은 코드를 입력하면 자동으로 나타나도록 한다.
   2) 입사년월일은 형식(XX년 XX월 XX일)에 맞게 나타나도록 한다.
      (예, 입사일이 "02-06-1"이면, 입사년월일은 "02년 06월 01일"로)
   3) 금액에 대한 표시는 천 단위별로 ,(comma)가 자동 입력되도록 하며, 원화(\) 표시가        나타나도록 한다.


다. 자료처리 파일(FILE) 작성
다음 처리조건에 따라 아래 양식과 같이 작성하시오.

[ 처리 조건 ]
   1) 부서명(자재팀, 영업팀, 물류팀)별로 구분 정리한 후, 같은 부서명별 안에서는 성명의 가나다순으로 정렬(SORT)한다.
   2) 입사년월일은 형식(xxxx/xx/xx)에 맞게 표기한다.
      (예, 입사일이 02-06-01이면 입사년월일은 2002/06/01로표기)
   3) 소계 : 각 해당 부서명의 연봉 소계 산출
   4) 총소계 : 전체 부서명의 연봉 총 소계 산출
   5) 작성일자는 오늘 날짜(수검일자)로 한다.
   6) 모든 수치는 천 단위마다 ,(comma)를 붙이고, 금액의 경우 원화(\) 표시를 해준다.
   7) 데이터의 정렬 형식은 중앙 정렬을 원칙으로 하며, 열과 간격, 자리수 등은 일정하게 맞추어 통일성을 기하여야 한다.



일반적으로 사무자동화산업기사 실기 시험에서 자료처리(DBMS) 실무 작업이 가장 어렵다고 한다. 이는 상대적으로 엑셀이나 파워포인트보다 액세스와 같은 데이터베이스 프로그램을 다룰 기회가 적기 때문이지 결코 시험 문제의 난이도가 어려워서가 아니다. 산업기사 실기 시험에서 DBMS 부분은 매우 정형화된 문제가 출제되고 있어 몇 번의 반복 연습만으로도  쉽게 처리할 수 있다.
일례로 데이터 입력 화면 설계를 할 때도 실제로 데이터 입력을 위한 화면을 설계하기보다는 문제에서 제시하는 모양으로 보이게만 하면 된다. 시중에 유통되는 사무자동화산업기사 실기 시험 대비 수험서에서도 이러한 문제 풀이 방식을 제시하고 있다.
만약 데이터베이스 실무 작업에 제대로 응용하고 싶다면 액세스의 기능을 습득하기 이전에 관계형 데이터베이스, 데이터 모델링, 데이터베이스 설계 등에 대한 이해가 우선되어야 한다.
본지에서는 아쉽지만 지면 관계로 데이터베이스의 기본적인 개념에 대한 설명은 생략하고 실제 시험에서 출제된 유형의 문제를 토대로 실전 감각을 익히는 데 주안점을 두기로 한다.

이번 문제를 풀기 위해서는 다음과 같은 과정을 거친다.



개괄적으로 훑어보자면 다음과 같다.
먼저 새로운 데이터베이스 파일을 만든다. 액세스를 사용할 것이므로 확장자는 .mdb가 되고, 파일 이름은 임의로 access라고 하자.
데이터베이스 파일을 만들었으면 시험지에서 제시하고 있는 데이터 입력을 위한 두 개의 테이블을 만들고 실제 데이터를 입력한다. 이 때 테이블 이름은 각각 "사원이력", "부서코드"로 한다.
입력 화면을 만들기 위해 먼저 쿼리를 만들어야 한다. 이 쿼리의 이름을 "폼질의"라고 하고, "폼질의" 쿼리로 만든 입력 폼의 이름을 "사원관리현황"으로 한다.
마지막으로 보고서를 만들기 위해 "보고서질의"라는 쿼리를 만들고, 이를 바탕으로 "부서별현황"이라는 보고서를 만든다. 위의 경우와 같이 쿼리만 하나 만들고 바로 보고서를 만들 수 있는 경우가 있는 반면 쿼리를 통해 새로운 테이블을 하나 만들고 다시 보고서를 만들어야 하는 경우도 있다.

사무자동화산업기사 실기 시험은 일반적으로 위와 같은 과정을 거친다. 대개 두 개의 테이블과 두 개의 쿼리를 만든다. 하나의 쿼리는 입력 화면(폼)을 만들기 위한 것이고 다른 하나는 보고서를 만들기 위한 것이다.
참고로, 액세스 2000의 '쿼리'는 이전 버전에서 '질의'라고 표시된다. 실제 시험장에 오피스 97이 설치되어 있을 수도 있고 오피스 2000이 설치되어 있을 수도 있다. 용어로 인해 혼동하는 일은 없도록 하자.

데이터베이스 파일 생성
Microsoft Access를 시작하고 초기 대화상자에서 "새 Access 데이터베이스"를 선택한다. 새롭게 만들 데이터베이스 파일의 위치와 파일 이름을 지정해 준다. 실제 시험에서 디스켓을 나눠주므로 바로 디스켓에 새로운 데이터베이스를 만들 수도 있고, 일단 하드디스크에 작업한 다음 마지막에 디스켓에 복사해도 된다. 파일 이름도 임의로 정하면 된다. 만약 파일 이름을 정하지 않으면 기본적으로 db1.mdb 파일이 생성된다.

[그림1] 새 데이터베이스 파일 만들기

테이블 만들기
데이터베이스 창의 왼쪽에서 테이블 개체를 선택하고 '디자인 보기에서 테이블 만들기'를 더블클릭한다.(본지에서는 액세스 2000을 기준으로 하므로 이전 버전에서는 대화 상자의 구성이나 메뉴 또는 항목의 이름이 다소 다를 수 있다.)

[그림2]와 같이 필드 이름과 데이터 형식을 지정한 다음 저장한다. 저장할 때 테이블 이름은 '사원이력'으로 한다. 성명과 코드, 직급의 데이터 형식은 '텍스트' 형식이다.(액세스 97에서는 '문자열'로 표시된다.)


[그림2] 사원이력 테이블 디자인

저장할 때 [그림3]과 같은 메시지가 표시되면 '아니오'를 선택한다. 일반적으로 주요 테이블에는 기본 키(Primary Key)를 설정해 주는 것이 좋지만 이번 문제를 풀기 위해서는 굳이 기본 키를 설정할 필요가 없다. '사원이력' 테이블에서는 이론적으로 '성명' 필드를 기몬 키로 설정하는 것이 옳으나 동명이인이 있을 수 있으므로 기본 키로 설정할 수 없다. 기본 키로 설정되면 중복 데이터를 허용하지 않기 때문이다. 이러한 경우를 대비해서 대개 실무에서는 '사번' 또는 '주민등록번호'와 같이 중복되지 않는 값이 들어가는 필드를 만든다.


[그림3] 기본 키 설정 대화 상자


문제에서 제시하고 있는 입력 자료를 보면 입사일의 형식이 92-09-01과 같이 yy-mm-dd 형식임을 알 수 있다. 여기서 yy는 두 자리 연도, mm은 두 자리 월, dd는 두 자리의 일을 의미한다. 따라서 입사일 필드의 데이터 형식을 보다 구체적으로 지정해 줄 필요가 있다.
[그림4]에서와 같이 입사일 필드의 데이터 형식으로 날짜/시간으로 선택하고 하단의 '형식' 입력란에 "yy￦-mm￦-dd"를 입력한다.


[그림4] 표시 형식 지정하기  

"￦"는 "￦" 표시 뒤에 오는 문자를 표시하라는 뜻이다. 따라서 "￦-"라고 하면 결국 "-" 문자를 표시하라는 뜻이다. 만약 원화를 의미하는 "￦"를 표시하려면 어떻게 해야할까? "￦￦"와 같이 입력하면 된다.

이로서 '사원이력' 테이블의 디자인이 끝난 것이다. 테이블을 다 만들었으면 문제에서 제시하고 있는 입력 자료를 넣어보자.

현재 화면은 테이블 디자인 화면이므로 데이터를 입력할 수 없다. 데이터를 입력하려면 도구 모음에서 를 클릭해서 데이터 입력 화면으로 전환해야 한다.(다시 디자인 화면으로 전환하려면 를 클릭하면 된다.)


[그림5] 사원이력 테이블에 데이터 입력하기

'사원이력' 테이블을 만든 것과 동일한 방법으로 '부서코드' 테이블을 만든다.
'부서코드' 테이블은 단 두 개의 필드만 필요하다. 그리고 두 개의 필드 모두 텍스트 형식으로 지정하면 되므로 달리 주의할 것은 없다. 다만 코드가 모두 영문이기 때문에 코드를 입력할 때 자동으로 영문 입력 모드로 설정해 주면 입력할 때 편리하다. 입력 입력 모드로 만들려면 [그림6]과 같이 '입력 시스템 모드'를 '영문'으로 바꿔주면 된다.(위의 '사원이력' 테이블의 '코드' 필드도 이와 같이 해주는 것이 좋다.)

[그림6] 입력 시스템 모드 변경  

도구 모음에서 를 클릭해서 데이터 입력 화면으로 전환한 다음 [그림7]과 같이 코드와 부서명 데이터를 입력한다.

[그림7] 부서코드 테이블에 데이터 입력하기  

문제의 나항(입력 화면 설계)을 보면 코드, 부서명, 성명, 직급, 연봉, 입사년원일이 보이도록 입력 화면을 디자인하도록 되어 있다. 그러나 코드와 부서명은 '부서코드' 테이블에, 나머지는 '사원이력' 테이블에 따로 저장되어 있다. 이것을 한꺼번에 보여주기 위해 두 개의 테이블을 한번에 보여주기 위한 쿼리를 만들어야 한다.

쿼리 개체를 선택하고 '디자인 보기에서 새 쿼리 만들기'를 더블클릭한다.
[그림8]과 같이 테이블 표시 대화상자가 나타나면 '부서코드'와 '사원이력' 테이블을 각각 선택하고 추가 버튼을 누르면 [그림9]와 같이 두 개의 테이블이 쿼리 디자인 창에 추가가 된다.

[그림8] 쿼리 작성을 위한 테이블 표시  

[그림9]와 같은 쿼리 디자인 화면에서 필요한 필드를 더블클릭하면 해당 필드가 하단의 디자인 괘선에 추가된다.
부서 코드 테이블의 '코드', '부서명' 필드를 추가하고, 사원 이력 테이블에서는 '코드' 필드를 제외한 나머지 필드를 모두 추가한다.

[그림9] 입력 폼을 위한 쿼리 만들기

쿼리 창의 모양이 [그림9]와 같이 완성되었으면 [파일]-[저장]을 눌러 저장을 한다. 여기서 쿼리 이름은 '폼질의' 저장하자. 나중에 보고서용 쿼리는 '보고서질의'라고 하여 서로 쉽게 구분되도록 한다.

도구 모음에서 를 클릭해서 데이터 시트 보기 화면으로 전환하여 [그림9]에서 선택한 필드가 한꺼번에 보이면 정상이다.


[그림10] 쿼리 실행 결과 보기  

문제의 나항(입력 화면 설계)에서 제시한 것과 유사한 입력 화면을 만들어야 한다.
입력 화면은 폼(form) 개체를 이용한다. 그리고 보다 쉽게 폼을 만들기 위해 액세스에서 제공하는 마법사 기능을 이용한다.

폼 개체를 선택하고 '마법사를 이용하여 새 폼 만들기'를 더블클릭한다.
폼 마법사 1단계에서는 폼에서 사용할 테이블이나 쿼리를 선택해야 한다. 미리 입력 화면을 위해서 '폼질의'라는 쿼리를 만들었으므로 '폼질의' 쿼리를 선택한다. 테이블이나 쿼리를 선택하면 하단에 관련 필드 목록이 나타나는데, 입력 화면을 만들기 위해서는 '폼질의' 쿼리의 모든 필드가 필요하므로 버튼을 눌러 모든 필드를 오른쪽 화면으로 이동시킨다.

마법사 2단계에서는 폼의 모양을 선택하는데 '컬럼 형식'으로 선택하자. 대개의 경우 컬럼 형식으로 선택하여 일단 만든 다음, 나중에 다시 필드의 위치를 재배치하는 과정을 밟게 된다.

[그림11] 폼 마법사 1단계


[그림12] 폼 마법사 2단계

마법사 3단계에서는 폼의 유형을 선택한다. 사무자동화산업기사 시험에서는 특별한 유형을 지정하지 않기 때문에 대개 '표준'을 선택하면 무난하다.

마지막으로 마법사 4단계에서 폼의 이름을 지정한다. 문제의 입력 화면과 동일한 제목으로 지정해 주는 것이 좋으므로 '사원관리현황'으로 지정하자.
이로서 마법사가 제공하는 기본적인 작업은 마쳤지만 문제에서 제시하는 입력 화면과 보다 비슷하게 만들기 위해 디자인을 수정해야 한다. 따라서 4단계에서 '마침' 버튼을 선택하기 전에 '폼 디자인 수정'을 선택한 다음 '마침' 버튼을 클릭한다.

[그림13] 폼 마법사 3단계


[그림14] 폼 마법사 4단계

[그림15]와 같이 폼 마법사로 만들어진 폼을 문제에서 요구 모양([그림16])으로 바꿔줘야 한다.

[그림15] 마법사로 만든 입력 폼  

폼 머리글과 본문 사이의 공간을 늘여서 제목을 입력하고, 본문의 각각의 컨트롤을 재배치하여 [그림16]과 같은 모양이 되도록 한다.

[그림16] 완성된 입력 화면  

그러나 모양만 비슷하다고 완성된 것은 아니다. 문제의 나항(입력 화면 설계)을 보면, 입사년원일은 XX년 XX월 XX일과 같은 형식으로 표시되도록 하고, 금액은 원화 표시와 천 단위 표시를 하라고 되어 있다. 이러한 표시 형식도 [그림 16]과 같은 폼 디자인 화면에서 설정해 주어야 한다.

먼저 연봉 입력란을 더블클릭하여 속성 대화 상자가 나타나면 [그림17]과 같이 '형식'을 "￦￦#,##0"와 같이 입력한다. 이미 앞에서 설명했듯이 "￦￦"와 같이 입력하면 원화 표시 문자(￦)가 표시된다. "#,##0"은 천 단위 표시(,)를 하라는 기호이다.

[그림17] 연봉 표시 형식 지정  

그럼 입사일을 XX년 XX월 XX일과 같이 표시하려면 어떻게 해야 될까? 위와 마찬가지로 입사일 속성을 "yy￦년 mm￦월 dd￦일"로 바꿔주면 된다. [그림18]에서와 같이 ￦ 기호 대신 직접 따옴표를 사용해서 표시하는 방법도 있다.

[그림18] 입사일 표시 형식 지정  

이상으로 입력 화면 설계가 모두 끝났다.
상단 도구 모음에서 를 클릭하여 폼 보기 화면으로 전환해 보자. [그림19]와 같이 연봉과 입사년월일이 보인다면 정상이다.

[그림19] 입력 화면 보기  

이번 문제에서는 보고서를 위한 쿼리를 굳이 만들 필요는 없다. 그러나 대개의 시험에서 보고서를 위해 별도의 쿼리를 만들어야 하기기 때문에 실전과 같은 감각을 익히기 위해 보고서용 쿼리를 별도로 만들어 보기로 한다.
앞에서 만든 '폼질의' 쿼리와 다른 것이 있다면 필드의 순서 정도이다. 이와 같이 단순하게 문제가 출제될 수도 있는 반면, 복잡한 쿼리가 필요한 문제가 출제될 수도 있다.
앞서 '폼질의'를 만드는 방식과 동일하게 [그림20]과 같은 쿼리를 만들어 '보고서질의'라는 이름으로 저장한다.

[그림20] 보고서를 위한 쿼리 작성

도구 모음에서 를 클릭해서 데이터 시트 보기 화면으로 전환하여 [그림21]과 같이 보이면 정상이다.


[그림21] 보고서질의 쿼리 실행 화면

이번 시간 내용은 너무 짧네요. 다음 시간과 합치면 너무 긴 것 같아 일단 여기서 잘랐습니다.

보고서 개체를 선택하고 '마법사를 사용하여 보고서 만들기'를 더블클릭하면 보고서 마법사가 실행된다.

보고서 마법사 1단계에서 보고서에 사용될 원본 테이블/쿼리를 선택한다. 앞서 만든 '보고서질의' 쿼리를 선택하면 된다.
폼을 만들 때와 마찬가지로 버튼을 눌러 모든 필드를 오른쪽 화면으로 이동시킨다.

보고서 마법사 2단계에서 그룹 수준을 지정한다. 문제의 처리 조건(다항 1번)을 보면 부서명 별로 구분 정리하라고 되어 있다. 즉 부서별로 그룹을 만들라는 뜻이다. 따라서 2단계에서 부서 필드를 선택하고 버튼을 눌러 [그림22]와 같이 부서명을 기준으로 그룹화한다.

[그림22] 보고서 마법사 2단계  

보고서 마법사 3단계에서는 정렬과 요약 정보를 지정한다. 문제의 처리 조건(다항 1번)을 보면 같은 부서 안에서는 성명을 가나다 순으로 정렬하라고 되어 있다. 따라서 [그림23]과 같이 첫째 란에 성명 필드를 선택한다.

[그림23] 보고서 마법사 3단계 - 정렬

또한 문제의 처리 조건(다항 3번)을 보면 부서별로 연봉의 소계를 산출하라고 되어 있다. 이럴 때는 3단계 화면에서 '요약 옵션' 버튼을 클릭한 다음 [그림24]와 같이 연봉의 '합계' 란을 선택하면 된다.

[그림24] 보고서 마법사 3단계 - 요약 옵션

보고서 마법사 나머지 단계는 기본 값 그대로 '다음' 버튼을 눌러 보고서 마법사를 종료한다. 보고서 마법사 마지막 단계에서 보고서의 이름을 지정하고 '보고서 디자인 수정'을 선택한 다음 '마침' 버튼을 누르면 된다. 만약 '보고서 디자인 수정'을 선택하지 않고 '마침' 버튼을 눌렀다면 상단 도구 모음에서 를 클릭해서 보고서 디자인 수정 상태로 전환하면 된다.

보고서 마법사를 종료하면 [그림25]와 같은 디자인 상태가 된다. 여기서 보고서 머리글은 보고서의 제목을 그대로 가져오기 때문에 보고서의 제목을 어떻게 지정했느냐에 따라 달리 보일 수 있다.
문제의 처리 조건(다항)을 찬찬히 살펴보면서 [그림25]와 같은 디자인을 [그림26]과 같이 수정해야 한다.

[그림25] 수정 전의 보고서 디자인 화면


[그림26] 수정 후의 보고서 디자인 화면

우선 보고서 머리글의 제목을 바꾼다. 문제에서 예시한 보고서 양식을 보면 제목 아래에 작성일자를 표시하도록 되어 있다. 그리고 작성일자는 보고서를 작성한 당일 날짜가 표시되어야 한다.

작성일자를 표시하기 위해 보고서 머리글 영역에 새로운 입력란을 추가한다. 입력란을 추가하려면 컨트롤 도구 상자에서 입력란 컨트롤( )을 선택한 다음 작성일자를 표시할 곳에 클릭하면 된다.

[그림27] 컨트롤 도구 상자

텍스트 제목을 "작성일자 : "로 수정하고 "값"이라고 씌어진 곳을 더블클릭하여 현재의 날짜가 표시되도록 [그림29]와 같이 속성 값을 바꿔준다.
컨트롤 원본 입력란에 "=Now()" 함수를 써서 현재의 날짜가 표시되도록 한다.
날짜 표시 형식은 문제에서 YY.MM.DD로 지정하였으므로 "yy￦.mm￦.dd"와 같이 지정하면 된다. "￦."은 점(.)을 의미한다.


[그림28] 보고서 머리글에 작성일자 만들기



[그림29]

보고서 머리글을 수정하였으면, 부서명 머리글과 본문의 여러 컨트롤(필드 이름 등)을 적당하게 재배치한다.
부서명 바닥글에는 "=Sum([연봉])"을 제외한 나머지 컨트롤을 제거한 다음 문자열 "소계"를 추가한다.
페이지 바닥글을 모두 지우고, 보고서 바닥글에서 "총합계"를 "총소계"로 수정한다.

상단 도구 모음에서 버튼을 클릭하여 [그림30]과 같은 보고서가 보이면 정상이다.

[그림30] 완성된 보고서

이번 호에서 실습한 문제는 가장 일반적인 유형이다. 그러나 이번 호 문제와 비슷한 유형이지만 쿼리나 보고서를 작성할 때 계산식과 함수를 사용해야 풀 수 있는 문제가 출제될 때도 있다. 계산식과 함수를 사용하는 쿼리 문제는 다음 기회에 실습하도록 한다.