공문서 작성 방법

[김화랑]

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□ 문서의 작성, 전달, 보존 등 문서관리에 있어서의 올바른 표기와 절차의 준수는 문서 생산 기관의 대외적인 신뢰와 품위를 높이게 됩니다.

□ 특히 교육기관이므로 철자법은 물론이려니와 띄어쓰기 등에도 유의하여야 합니다.

1. 좋은 기안문이란?

가. 정확․간결․명료하며,

나. 알기 쉽게 표현되어

다. 상대방이 쉽게 이해할 수 있도록 작성된 것

2. 기본원칙

가. 글자: 한글로 작성하되, 필요하면 괄호 안에 한자 또는 외국어를 표기할 수 있다.

나. 숫자: 아리비아 숫자로 쓴다. 예) 20명, 이십명(×)

다. 날짜: 연 ․ 월 ․ 일의 글자는 생략, 그 자리에 온점(.)을 찍는다.

예) 2018. 3. 6. 또는 2018. 3. 6.(월) * 2018. 03. 06(×)

▶ 교수학습지원과-1171(2018.∨3.∨30.)

▶ 본문에 표시되는 날짜는 년, 월, 일에 온점을 찍어 표시한다.

예) 2018년 3월 30일 수요일이면 2018.∨3.∨30.(수)로 표시

라. 시간: 24시각제로 표기, 시․분의 글자 생략 예) 15:20 * 오후 3시 20분(×)

마. 금액: 금15,790원(금일만오천칠백구십원), 15,790원(×)

바. 서체: 글자는 굴림으로 하되, 필요한 경우 예외적으로 다른 서체를 사용할 수 있다.

사. 크기: 글자 크기는 제목은 14pt, 본문은 12pt를 기본(자동 입력)으로 하고 표 안의

글씨는 1pt작게 한다.

아. 쌍점: 띄어쓰기 없이 쌍점을 찍고 1타 띄우고 내용을 적는다.

3. 항목의 구분

가. 항목의 표시(∨는 한 타, ∨∨는 두 타)

1) 하나의 항목만 있을 경우에는 항목구분을 생략

가. 운영방법 1) 학급당 1명씩 참가 나. 운영시기

⇒

가. 운영방법: 학급당 1명씩 참가 나. 운영시기

2) 둘 이상의 항목으로 구분하여 작성하고자 할 때: 1, 가, 1), 가), (1), (가), ①, ㉮

3) 필요한 경우 부분적으로 □, ○, -, ․_등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

나. 표시위치 및 띄우기

1) 본문의 첫째 항목(1., 2., 3.,~)은 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작한다.

2) 다음 항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 2타씩 오른쪽에서 시작

3) 항목의 내용이 한줄 이상인 경우에는 항목의 첫 글자에 맞추어 정렬

(예시: Shift + Tab 키 사용)

4) 항목 부호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄움

5) 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 않음

[예1] 관련공문서의 표기가 없는 경우

제목∨∨기초학력 교실 운영

2018년도 학력 향상 운영계획에 따라 기초학력 교실을 다음과 같이 운영하고자 합니다.

∨∨1.∨운영대상

∨∨∨∨가.∨고등학교:

∨∨∨∨∨∨1)

∨∨∨∨∨∨∨∨가)

∨∨2.∨운영기간:

[예2] 관련공문서를 표기할 경우

▶ 1. 관련: 교원지원과-1508(2018. 2. 22.)

2. 영어경시대회 참석자를 다음과 같이 보고합니다.

▶ 교원지원과-1508(2018. 2. 22.)호와 관련하여 영어경시대회 참석자를 다음과 같이 보고합니다.

제목∨∨기초학력 교실 운영

1.∨관련: 교수학습지원과-111(2018. 3. 21.)

2.∨2017학년도 학력 향상 운영계획에 따라 기초학력 교실을 다음과 같이 운영하고자 합 니다.

∨∨가.∨운영대상

∨∨∨∨1)∨고등학교:

∨∨∨∨∨∨가)

∨∨나.∨운영기간:

▶ 본문 다음에 기재사항이 있을 경우, 별도의 ‘다음’ 표시를 하지 않음

1. 관련: 교수학습지원과-111(2018. 3. 21.)

2. 2017년도 000 역량강화협의회를 다음과 같이 개최하오니 관계자가 참석할 수 있도 록 협조하여 주시기 바랍니다.

다 음(삭제)

가. 일시: 2018. 3. 23.(금) 10:50~14:00

나. 장소: 000 교육실

4. 문서의 ‘끝’ 표시

가. 본문이 끝났을 경우: 2타를 띄우고 “끝.”자를 쓴다.

예) ..........시행합니다.∨∨끝.

나. 붙임물이 있는 경우 : 붙임의 표시를 한 다음에 2타를 띄우고 “끝.”

예) 붙임 서식승인 목록 1부.∨∨끝.

다. 본문 또는 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우

: 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 2타를 띄우고 “끝”자를 표시한다.

예) 붙임 -------------------------------- 1부.

∨∨끝.

라. 연명부 등의 서식을 작성하는 경우

1) 기재사항이 서식의 중간에서 끝나는 경우: 끝 내용 다음 칸에“이하빈칸”

응시번호	성 명	생년월일	주 소
10	김길동	560223	도봉구 강동로 24
33	홍기용	550415	종로구 첨단로 22
이 하 빈 칸

2) 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우

: 서식의 칸 밖 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 2타를 띄우고 “끝.”

응시번호	성 명	생년월일	주 소
10	김길동	560223	도봉구 강동로 24
33	홍기용	550415	종로구 첨단로 22

∨∨끝.

5. 붙임물

가. 본문이 끝난 다음 줄에(한 줄 띄우고) 붙임의 표시를 한다.

........................................ 붙임과 같이 제출합니다.

(한줄 띄우기)

붙임∨∨1.∨00활동 계획서 1부.

2.∨00실적표 1부.∨∨끝.

나. 붙임물이 하나일 때는 번호를 붙이지 않는다.

다. 붙임 뒤에 쌍점을 사용하지 않는다.

※ 잘못된 예(붙임 : 수준별 보충학습 지도자료 1부.)

6. 유의사항

가. 이중 표현이나 우회적인 표현을 하지 않는다.

예) 붙임과 같이 작성하여 제출합니다.(×) ⇨ 붙임과 같이 제출합니다.(○)

나. 예산이 필요한 사안 및 외부기관과 계약이 필요한 사안(품위서 또는 견적서 첨부)과 학생의 학적변경 사안 및 행정실의 인력지원이 필요한 사안의 기안은 행정실장의 협조를 받는다.

다. 공문을 회신할 경우, 첨부되어온 파일은 파일명을 이름 바꾸기 하여 원래 파일명 뒤에‘(경북생활과학고)’을 붙이고, 엑셀파일의 경우, 해당사항 없는 시트는 지운다.

라. 결재경로에 있는 교직원이 부재중이더라도 정상으로 처리한다. (NEIS에서‘공석(출장)’ 으로 나타나거나 지정된 대리자가 결재하게 된다. 단, 긴급한 경우에는 부재중인 결재자를 공람 처리하고 다음 결재자로 바로 올린다.)

마. 개인정보가 들어있는 공문은 비공개처리(6호 또는 7호)와 열람제한(영구)처리를 함께 한다.

6호: 당해 정보에 포함되어 있는 이름, 주민등록번호 등 개인에 관한 사항으로서 공개될 경우 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있다고 인정되는 정보

7호: 법인, 단체 또는 개인의 경영, 영업상 비밀에 관한 사항으로서 공개될 경우 법인 등의 정당한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보

아. 결재라인은 기안자–담당부장–<협조: 행정실장>-교감-교장으로 단순화하고 그 외 정보를 공유해야할 경우는 공람으로 처리한다.

7. 내부결재 공문 기안 방법

가. 교육계획서의 관련항목 또는 관련 공문 분류번호를 적는다.

예1) 1.∨관련:∨교육계획서-Ⅵ-15(113쪽)

2.∨2018학년도 교내 글짓기 대회를 다음과 같이 실시하고자 합니다.

∨∨가.∨일시:∨2018.∨3.∨22.(목)∨10:00

예2) 2018학년도 국어과 교육계획에 따라 교내 글짓기 대회를 다음과 같이 실시하 고자 합니다.

∨∨가.∨일시:∨2018.∨3.∨22.(목)∨10:00

8. 공문 작성의 예

공문 작성시 6하원칙(언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜)을 염두에 두고 작성

수신자 수신자 참조

(경유)

제목 고등학교 자율장학협의회 개최

1. 관련: 교원지원과-1234(2018.3.1.)호

2. 2018학년도 자율장학협의회 운영계획에 따라 3월 협의회를 개최하오니 관계자가 참석할 수 있도록 협조하여 주시기 바랍니다.

가. 일시: 2018. 3. 16.(금) 10:00~14:00

나. 장소: 00고등학교 회의실

다. 참석자: 시교육청 장학담당 장학관, 고등학교 교감, 업무 담당부장

라. 협의 주제: 수준별 보충학습 및 재량활동의 효율적 운영 방안

붙임 자율장학협의회 일정표 1부. 끝.