3. 계약의 협상

[향기살이]

1. 협상의 개념

공공조달에서의 협상

공공조달의 모든 단계에서 긴밀한 의사소통으로 이루어지며, 수요기관과 공급업체가 '비용 대비 가치'를 확보하고 공동의 이익을 추구하는 종합적 실행 및 관리 기법입니다.

협상의 정의

상호 만족스러운 합의에 도달하는 과정을 의미하며 서신, 이메일, 회의, 직접 대화 등 모든 형태의 의사소통을 포함합니다. 가격뿐 아니라 기술, 프로그램, 품질, 경제적 조건 등 계약의 모든 측면을 포괄합니다.

2. 협상의 효과

수요기관 측면

소송 가능성을 방지하고 계약 이행에 대한 통제력을 강화할 수 있습니다. 위험을 감소시키며 품질·성능·납기 등 계약 이점을 개선하고 직면한 문제나 어려움을 극복하는 효과가 있습니다.

공급업체 측면

비용 대비 가치를 달성하고 지속적인 관계를 구축할 수 있습니다. 불필요한 비용을 제거하며 상호 이해와 관계를 강화할 수 있습니다.

시기별 협상의 필요성

 - 계약 체결 전 문제 명확화, 관계 구축, 서비스 개선, 위험 관리를 위해 필요합니다.

 - 계약 이행 중 성과 개선, 계약 변경, 문제 해결을 목적으로 수행합니다.

3. 협상 시기와 구분

적정한 협상 시점

개선된 결과 가능성이 높거나 제시된 가격이 공정·합리적이지 않을 때, 당사자 간 상당한 위험이 존재하거나 협상이 비용 효율적일 때가 적기입니다.

협상과 단순 논의의 구분

제안이 없는 상태의 단순 정보 교환(요구사항 파악, 시장조사 등)이나 RFI, 업계 간담회 등은 협상이 아닙니다. 협상 테이블에 구체적인 '제안'이 있는 경우에만 협상으로 간주합니다.

4. 협상 단계와 유형

제안 후 협상

제안을 받은 후 진행하며, 계약 요구사항의 변경은 불가능합니다. 모든 접촉 과정과 결과는 기록 및 공개해야 합니다.
  

계약 후 협상

계약 불이행이나 운영 문제 발생 시 진행하며 성과, 조건 미준수, 비용 구조 변경 등이 주제가 됩니다. 복잡한 경우 사전 법률 자문이 필요합니다.

협상 유형
신속한 협상 짧은 시간 내 결과를 도출하나 공공조달에는 해당하지 않습니다.
신중한 협상 협력과 관계 구축을 중심으로 하며, 상호 신뢰와 존중이 필수적입니다.

5. 협상 원칙

기본 원칙

조달기관의 요구 충족과 비용 대비 가치 확보를 목적으로 합니다. 독점 공급자가 있거나 제안이 수준 이하일 때 필수적이며, 계약의 본질 변경보다는 조건 개선과 정교화에 집중해야 합니다.

주요 8대 원칙  
    1. 최초 입찰 범위를 벗어난 수정 제안 기회 부여 금지. 
    2. 조달 목표 달성을 위한 사전 전략 활용. 
    3. 이해관계자와의 협의를 통한 중요 사항 파악. 
    4. 분석을 통한 협상 필요성 예상. 
    5. 조건, 가격, 납품 영향 등 요소별 파악. 
    6. 양측 모두에게 이익이 되는 결과(Win-Win) 추구. 
    7. 신중한 목표 설정과 대안 확보. 
    8. 전담 팀 구성을 통한 체계적 계획·실행·문서화.

6. 협상에 의한 계약

개념과 특징

기술제안서와 가격제안서의 평가 비중을 달리하여 심사하며, 최고점자에게 우선협상대상자 지위를 부여합니다. 협상 성립은 최종 낙찰자 선정의 필수 조건입니다.

협상 규정

협상 기간은 통보일로부터 15일 이내(5일 범위 내 조정 가능)이며 10일 이내로 연장이 가능합니다. 협상 성립 후 10일 이내에 계약을 체결해야 합니다.

협상 구성

기술(규격) 협상: 제안요청서 요구사항의 반영을 확인하고 모호한 부분을 설명하며, 연계 과업에 대해 동의를 구하는 과정입니다.
가격 협상 예정가격 범위 내에서 조정을 진행하며, 과업의 추가·삭제에 따른 비용 증감을 반영하여 예산을 조정합니다.

7. 협상 가능 사항

기술적 측면

보증, 애프터서비스(AS), 수명 주기 지원, 품질 문제

계약조건

보험 종류, 지급 일정 등이 포함됩니다.

경영정부

보고서의 빈도와 내용, 이정표 수락 기준

기간

계약기간,  주요 이정표, 납품일, 대응 시간

성과 인센티브

납품 및 품질 인센티브

인사

주요 팀원 및 담당자, 하도급 계약

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