직장인을 위한 MS 오피스 엑셀 2007 사용팁!

[최영민]

최근 MS 오피스 2010이 출시되긴 했지만, 오피스 2007 또는 아직 2003이나 2000 버전을 사용하고 계시는 분들이 많은 것 같습니다. 

저는 오피스 2007을 사용한지 6개월째에 접어들었는데요, 처음엔 너무나 많이 달라진 툴 때문에 놀라고 당황하기도 했답니다.T^T

그나마 단축키에 익숙해져 있는 사람들은 단축키를 사용하면 되지만 일일이 도구를 클릭하던 사람들은 필요한 도구를 찾기 위해 길을 좀 헤맸을 것 같습니다. 예를 들어, 2007 버전에서 인쇄를 하려면 오피스 단추를 눌러서 인쇄를 선택해야 하는데, 처음에는 오피스 단추가 아닌 탭에서 인쇄를 찾으려고 방황했던 기억이 나네요.^^; 물론 단축키인 <Ctrl+P>를 알고 있다면 바로 인쇄를 실행시킬 수 있지요.

한국후지제록스에 근무하는 많은 분들도 오피스 2007을 사용하고 있는데요. 오피스 엑셀 2007을 사용하고 계시는, 또 앞으로 사용하실 직장인분들을 위해 간략한 설명을 드리고자 합니다.

오피스 엑셀 2007과 이전 버전의 가장 큰 차이점은 바로 메뉴환경입니다. 오피스 단추와 리본메뉴라고 하는 것인데, 오피스 단추는 주로 저장과 열기, 인쇄 등의 작업과 엑셀옵션을 지정할 때 사용하는 메뉴로 구성되어 있습니다.

리본메뉴는 보시는 바와 같이 기존의 메뉴나 도구모음 대신 명령 그룹으로 구성된 넓은 밴드형식입니다. 리본메뉴는 탭과 그룹, 그리고 명령단추로 이루어져 있지요. 특히 [홈]탭에는 중요한 작업 유형이나 자주 사용하는 기능 대부분이 모여있어 많이 활용하게 됩니다.

리본메뉴 외에 조건부서식, 피벗테이블의 기능도 향상되었습니다. 조건부 서식을 활용하면 특정 조건에 해당하는 셀이나 셀 범위, 특수한 값들을 데이터 막대나 색조, 아이콘 등으로 시각화하여 쉽게 표현하고 전달할 수 있습니다. 아래 그림만 보셔도 뭔가 한눈에 확 들어오는 느낌이죠^^?

오피스 테마 및 엑셀 스타일을 통해 빠르게 서식을 만들 수 있는 기능도 있습니다. 예전의 자동서식과 비슷한 통합문서 전체나 차트 또는 테이블 등의 특정 항목에 적용할 수 있는 미리 정의된 색, 글꼴, 선 및 채우기 효과의 집합이라고 할 수 있지요.

엑셀 스타일은 표나 차트, 피벗테이블, 도형 또는 다이어그램의 모양을 변경할 때 적용하는 스타일인데 명령단추를 누르면 보이는 스타일로 변경되기 때문에 너무나 쉽게 원하는 차트를 만들 수 있습니다.

또, 워크시트 삽입탭을 누르면 한번의 클릭으로 워크시트를 삽입할 수 있어 매우 편리하답니다. 오른쪽 하단에는 보기배율을 조정하는 도구를 조정하면 손쉽게 보기배율을 조정하며 화면을 볼 수 있지요.

오피스 2007에서 가장 편리하게 변한 것은 필터기능이 아닐까 싶습니다. 예전에는 필터기능에서 어느 한가지를 선택하려면 모두를 일일이 클릭해서 지우고 하나를 선택했는데, 오피스 2007에서는 <모두선택> 기능이 있어서 좀 더 편리하게 이용할 수 있게 되었습니다.

마지막으로 좀더 편리하고 쉽게 오피스 2007을 사용할 수 있는 방법으로는 <빠른실행 도구모음> 메뉴를 활용하는 방법입니다. 빠른실행 도구모음 사용자 지정 아이콘을 클릭하면 메뉴가 보이는데 그 중 체크 표시된 부분이 빠른실행 도구모음으로 지정된 것들입니다.

자주 사용하는 명령단추의 오른쪽 마우스를 눌러 빠른실행 도구모음에 추가를 선택해도 됩니다. 이렇게 빠른실행 도구모음에 지정해 놓으면 각 탭 단추들을 일일이 찾아가지 않고도 원클릭으로 필요한 작업을 할 수 있으므로 아주 편리하죠. 

탭단추 위에서 오른쪽 마우스를 눌러 리본메뉴 최소화 단추를 클릭하면 아래와 같이 리본메뉴 없이 화면을 크게 볼 수도 있습니다. 

또, 작업 중 <Alt>키를 누르고 있으면 각 명령단추 위에 아래와 같이 자판이 표시됩니다. 그 명령단추를 실행하려면 자판의 키를 눌러주면 단축키 역할을 해 바로 갈 수도 있구요.

그밖에 워크시트의 행은 1048576행으로 늘어났고 열수는 XFD열까지 증가되었지만, 파일의 크기는 반정도 밖에 되지 않는 등 좋아진 점이 많은 것 같습니다^^.