근로기준법은 사용자가 연차유급휴가의 사용을 촉진하기 위하여 일정한 조치를 하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 휴가가 소멸한 경우에는 사용자는 그 사용하지 아니한 휴가에 대하여 보상할 의무가 없다고 규정하고 있다(근로기준법 제61조).
근로기준법에서 말하는 일정한 조치는 아래와 같다.
1. 연차유급휴가의 사용기간이 끝나기 3개월 전을 기준으로 10일 이내에 사용자가 근로자 별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 그 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구할 것(이하 ‘시기지정촉구’)
2. 시기지정촉구에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 사용하지 아니한 휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니하면 연차유급휴가의 사용기간이 끝나기 2개월 전까지 사용자가 사용하지 아니한 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보할 것(이하 ‘사용시기통보’)
사용자가 위와 같은 시기지정촉구 및 사용시기통보 조치를 적법하게 취하였음에도 불구하고, 근로자가 연차휴가를 사용하지 않은 경우에는 연차휴가 미사용에 따른 사용자의 금전보상의무가 면제된다.
예를 들어, 연차유급휴가의 사용기간이 2019년 3월 1일 ~ 2020 2월 28일까지인 학교가 있다고 가정해 보자. 이러한 학교의 경우 2020년 2월 28일일에 당해연도의 연차유급휴가 사용기간이 종료된다. 따라서 학교는 그로부터 6개월 전인 9월 1일부터 9월 10일 사이의 기간 동안 근로자에게 잔여 휴가 일수를 알려주고, 앞으로 휴가를 언제 사용할 것인지 정하여 학교에 통보하도록 서면으로 촉구하여야 한다. 이러한 시기지정촉구를 받은 근로자는 10일 이내에 학교에 언제 휴가를 사용할 것인지 정하여 통보하여야 한다. 근로자가 이러한 통보를 하지 아니하고 아무런 응답이 없는 경우 학교에서는 2019년 12월 31일까지(2020년 1월 1일 이전) 근로자의 휴가사용시기를 정하여 해당 근로자에게 서면으로 통보하여야 한다. 이러한 사용시기통보 조치까지 했음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 휴가권이 소멸(*1)된 경우에는 학교(사용자)는 그 미사용 휴가일수에 상응하는 연차휴가수당을 지급할 의무가 없다.
*1 소멸된 경우라 함은 사용자가 휴가사용시기를 통보한 날에 사용자가 노무수령을 거부했음에도 불구하고 근로자가 정상적으로 출근하여 근로를 제공한 경우에도 연차휴가권은 소멸된 것으로 본다. 이러한 경우 사용자는 연차휴가수당을 지급하지 않아도 된다.