라벨용지에 메이머지 만들기

[서어민]

◎ 라벨용지에 메일머지 만들기

○ 메일 머지란 : 여러 사람의 주소, 이름, 우편번호 등이 들어 있는 데이터 파일과 내용문 파일을 결합시킴으로써, 주소, 이름, 우편번호, 부분 등만 다르고, 나머지 내용이 같은 수십, 수백 통의 편지 봉투에 붙일 라벨을 한꺼번에 만드는 기능입니다.

따라서 회원들에게 정기적으로 안내장 같은 것을 발송할 일이 있다면, 많은 양의 단순 반복 작업을 메일 머지 기능으로 대신할 수 있을 것 입니다. {여기에서는 DBF파일 설명은 안함}

○ 메일 머지를 하기 위해서는 "데이터 파일"과 "내용문 파일" 이 필요 합니다.

▷데이터파일이란 : 주소록 같은 것을 말하는데 예를 들면 주소(경기 여주군 0면 0리 0번지)와 이름(홍길동) 우편번호 (469-860)들을 말한다.

▷내용문 파일이란 : 데이터파일이외 내용을 말하는데 내용문파일은 봉투에 반복적 공통적으로 들어 가는 것을 말한다.

예를 들면 편집봉투에서 “받는 분” 이나 “씨 귀하”나 “우편번호”등을 말한다.

○ 메일머지를 완성하려면 ①데이터파일(주소록) ②메일머지표시달기

③ 메일머지 만들기 등 3가지 절차를 밟아야 한다.

1. 데이터 파일(주소록) 만들기

데이터 파일(data file)이란 내용문(form letter file)에 대입될 개인별 주소, 이름, 우편번호 등 을 담고 있는 파일 즉 주소록파일 입니다.

○ 데이터 파일(주소록)의 첫 번째 줄에 반드시 그 데이터 파일의 필드 개수를 알려 주는 숫자가 적어야 합니다.(필드란 주소가 1개 필드이고, 이름이 1개 필드이고, 우편번호가 1개 필드 임) 가령, 주소 이름 우편번호 이렇게 3가지의 필드로 이루어진 데이터 파일을 만든다면

1번째 줄에는 3을 적고 <Enter>치고 ( 3을 안 적으면 절대 안 됩니다 )

2번째 줄에는 주소를 적고 <Enter>를 치고

3번째 줄에는 이름을 적고 <Enter>를 치고

4번째 줄에는 우편번호를 적으면 한 사람의 인적사항이 끝나고

다음 줄부터는 다름 사람의 인적사항을 적으면 됩니다.

<Enter>를 치고 다시 주소를 치고 <Enter>를 치고 다시 이름을 적고 <Enter>를 치고 다시 우편번호을 적으면 데이터파일(주소록)이 완성됩니다.

이렇게 완성된 데이터파일(주소록)을 파일이름을 <청첩장주소록>으로 정하고 저장을 합니다.(표에 등록한 주소록을 안 되는 것으로 알고 있음)

○ 데이터파일(주소록) “예시”

3

경기도 여주군 강천면 간매리 420-21

홍 길 동

4 6 9 - 8 6 2

서울시 종로구 종로3가동 1번지

일 지 매

1 0 0 - 1 0 1

2. 메일머지 표시 달기

⑴ 맨 위 메뉴줄에서 도구-라벨-라벨문서 만들기 - 라벨문서꾸러미에서 자기가 원하면 라벨용지(필자는 AnyLabeL A4) 선택하여 열기를 클릭하면 라벨용지(16칸)가 열립니다

⑵ 내용문 파일을 작성하면서, 데이터 파일을 삽입할 곳에 커서를 놓고 [도구-메일 머지-메일 머지 표시 달기]를 실행합니다.

⑶ 메뉴줄에서 도구 - 메일머지 - 메일 머지 표시 - [한글문서/DBF] 탭을 선택합니다. 필드 번호 입력 상자에 필드 번호를 입력 합니다.

※ 예을 들면 라벨 용지에

주소가 들어갈 자리에는 “1”을 입력하고,

이름이 들어갈 자리에는 “2”를 입력하고,

우편번호가 들어갈 자리에는 “3”를 입력하면 됩니다.

라벨용지 각각 칸마다 위와 같이 1,2,3 를 반복적으로 모든 칸에 입력하면 되는데,

모든 칸에 입력하는 방법은 첫 번째 칸에 입력을 끝마치고 이칸을 블록을 짓고 메뉴줄에서 표 - 자동채우기를 클릭하면 자동적으로 모든칸에 첫 번째 칸에 입력된 내용이 입력됩니다.

이와 같은 방법으로 데이터 파일의 필드번호를 입력하여 “메일머지표시 달기”가 완성되었으면 저장을 합니다.

▷ 메일머지표시 달기를 종료하지 말고 다음 메일머지 만들기를 진행합니다

받는 분 {{1}} (주소을 적을 자리임) {{2}}(이름을 적을 자리임) 님 귀하 {{3}}(우편번호를 적을 자리임)	받는 분 {{1}} {{2}} 님 귀하 {{3}}
받는 분 {{1}} {{2}} 님 귀하 {{3}}	받는 분 {{1}} {{2}} 님 귀하 {{3}}

○ 메일머지표시달기 “예시”

3. 메일머지 만들기

맨위 메뉴줄에서 도구 - 메일머지 - 메일머지만들기 -하면 메일머지만들기 창이 뜹니다.

① 여기에서 한글파일(H)를 선택하고 저장되어 있는“청첩장주소록”을 불러오고

② 밑줄에 있는 출력방향에서 화면을 선택하고 확인을 클릭하면

청첩장주소록에 등록되어 있는 인적사항이 라벨용지에 주소록이 보입니다.

③ 원하는 대로 잘 안되었으면 수정을 하고 잘 되었으면 출력방향에서 인쇄를 선택하고 확인을 클릭하면 라벨용지에 인쇄가 되어서 출력됩니다.

※ 프린터에 라벨용지를 인쇄전에 삽입할 것.

○ 라벨용지에 메일머지가 완성된 모양

받는 분 경기도 여주군 강천면 간매리 420-21 홍 길 동 님 귀하 4 6 9 - 8 6 2	받는 분 부산시 해운대구 해운대동 102-23 이 순 신 님 귀하 5 7 8 -0 9 8
받는 분 서울시 종로구 종로3가동 1번지 일 지 매 님 귀하 1 0 0 - 1 0 1	받는 분 강원도 강릉시 강릉동 201-12 세종대왕 님 귀하 4 5 6 - 6 7 8