의사록, 속기록의 차이, 의사록의 필수기재사항

의사록, 속기록의 차이, 의사록의 필수기재사항

자료공개와 열람복사
의사록의 필수 기재사항, 속기록·녹음 또는 영상자료를 반드시 보관해야 하는 경우
#

이사회, 대의원회, 총회를 개최한 뒤에는 회의결과를 문서로 기재하여 보관을 하게 되는데, 이를 '의사록'이라고도 하고 '속기록'이라고도 합니다. 의사록은 무엇이며 속기록은 또 무엇일까요? 그리고 도시정비법에 의하면 일정한 자료는 인터넷에 공개하고 열람·복사를 해 주어야 하며, 이를 거부할 경우에는 형사처벌을 받도록 규정되어 있는데, 다음에서 보실 의사록의 필수기재사항 등을 알지 못하면 낭패를 당할 수도 있습니다.

1. 조합장과 상근이사의 다툼: 도대체 의사록이 무엇이고, 또 속기록은 무엇이야?
조합사무실에서 조합장과 상근이사가 서로 말다툼을 하고 있다.
“조합장님, 조합원 중 한 명이 지난 번에 개최하였던 이사회 속기록을 달라고 복사 신청을 해 왔는데, 우리 조합에서는 이사회 속기록을 안 만들잖아요?”
“그렇지, 속기록을 만들려면 이사회 때마다 속기사를 불러서 만들어야 하는데, 그러면 속기사 출장비도 들고 해서 이사회는 속기록을 안만들고 있잖아~”

조금 있다가 상근이사가 다시 말했다.
“제가 복사 신청한 조합원에게 전화를 해서 우리 조합은 이사회 속기록을 만들지 않는다고 말했더니, 그러면 조합원들은 이사회 회의진행내용을 어떻게 아느냐고 되물어서 제가 이사회는 의사록을 홈페이지에 공개하고 있으니 의사록을 보시라고 말했습니다. 그랬더니 대뜸 조합원님이 화를 내시면서 니가 의사록을 한번 봐라 1페이지 짜리로 해서 안건 제목과 투표결과만 기재되어 있는데 이것도 의사록이냐고 막 화를 내는 것입니다”

조합장이 약간 기분이 언짢아서 지난 이사회 회의록을 가지고 오라고 하여 보았다. 그랬더니 진짜 안건 제목과 투표결과만 기재되어 있는 것이 아닌가?

“누가 이렇게 간단히 의사록을 만들었어?”
“아니 정비업체에서 이렇게 만들면 된다고 해서 제가 작성해서 조합장님이 다 결재하셨잖아요? 그리고 참석한 이사님들도 다 서명해서 그 내용을 홈페이지에 올린 거잖아요~”

“지난 번 이사회 때 말이야 안건이 매우 민감해서 이사들까지 말다툼을 하고 난리가 났잖아. 반대하는 사람들도 있었고, 그런데 그런 내용은 전혀 알 수가 없네?”

“아유 난 몰라요. 원래 의사록이라는 것은 그렇게 만들면 되는 것 아닌가요?”

2. 의사록과 속기록의 차이
의사록은 ‘회의의 내용을 요약하여 기재한 문서’이고, 속기록은 ‘회의에 속기사가 직접 참여하거나, 녹음·영상자료 등을 통하여 회의 진행내용을 속기사가 그대로 문자로 옮긴 문서’를 말한다. 

3. 도시정비법상 공개대상 자료는 의사록인가. 속기록인가?
도시정비법에는 자료공개 대상에 아래와 같이 규정되어 있다.

도시 및 주거환경정비법
제124조(관련 자료의 공개 등) ① 추진위원장 또는 사업시행자(조합의 경우 청산인을 포함한 조합임원, 토지등소유자가 단독으로 시행하는 재개발사업의 경우에는 그 대표자를 말한다)는 정비사업의 시행에 관한 다음 각 호의 서류 및 관련 자료가 작성되거나 변경된 후 15일 이내에 이를 조합원, 토지등소유자 또는 세입자가 알 수 있도록 인터넷과 그 밖의 방법을 병행하여 공개하여야 한다. <개정 2022. 6. 10. 8의2 신설>
  1. 제34조제1항에 따른 추진위원회 운영규정 및 정관 등
  2. 설계자ㆍ시공자ㆍ철거업자 및 정비사업전문관리업자 등 용역업체의 선정계약서
  3. 추진위원회ㆍ주민총회ㆍ조합총회 및 조합의 이사회ㆍ대의원회의 의사록
  4. <이하 생략>
위 조항을 보면 속기록을 공개하는 것이 아니라 의사록을 공개하는 것으로 규정되어 있다. 

4. 속기록은 공개 대상 자료인가?
공개대상자료에 ‘의사록’이라고 기재되어 있으니, 속기록은 공개하지 않아도 된다. 대법원 판례에도 아래와 같이 판시되어 있다.

“구 도시정비법과 현행 도시정비법은 신속하게 공개하여야 할 자료와 일정한 경우에 한하여 작성 후 청산 시까지 보관하여야 할 자료를 구분하고, 속기록·녹음 또는 영상자료는 보관 대상으로 규정할 뿐 의사록과 같은 공개 대상으로 명시하지 않고 있다. 의사록의 ‘관련 자료’에 속기록이 포함된다고 보는 것은 문언의 가능한 의미를 벗어나 피고인에게 불리한 확장해석에 해당하여 허용될 수 없다.”

5. 의사록의 필수 기재 사항
위에서 보신 바와 같이 속기록은 공개 대상이 아니고 의사록만 공개 대상이기 때문에 의사록을 대충 만들어서 공개하면 되는 것 아닐까? 그랬다가는 큰 낭패를 볼 수 있다. 하급심 판결에는 아래와 같이 판결되어 있다.

(1) 서울중앙지방법원 2018. 5. 3. 선고 2017고정3880 판결 (1심)=이 사건에 관하여 보건대, 피고인이 제2017-2차 대의원회의사록, 제2017-4차 이사회의사록, 제2017-6차 이사회의사록, 제2017-7차 이사회의사록, 제2017-8차 이사회의사록을 공개한 사실은 인정되나, 위 각 의사록은 이사회 개최 일시, 장소, 참석 인원 및 상정 안건의 처리결과를 개략적으로 담고 있을 뿐 이사회 당시 있었던 발언 내용 등을 전혀 담고 있지 않은바, 위와 같은 각 의사록의 내용에 앞서 살핀 입법 목적을 더하여 생각해 보면, 위 각 의사록은 구 도시 및 주거환경정비법 제81조제1항제3호에서 규정하고 있는 의사록에 해당한다고 보기 어렵다. 따라서 피고인 및 변호인의 주장은 받아들이지 않는다.

(2)서울중앙지방법원 2018. 8. 17. 선고 2018노1314 판결 (2심)=그러나 조합원의 알권리를 충족시키고 투명한 정비사업의 추진을 도모하고자 하는 구 도시정비법 제81조제1항, 제86조제6호의 입법취지에 비추어 보면, 앞서 보았듯이 구 도시정비법 제81조제1항제3호의 의사록에는 최소한 개최 일시·장소, 참석한 자의 성명, 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 이사회의 경우 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하여야 하는 것으로 해석할 수 있다.

(3) 대법원 2018. 11. 29. 선고 2018도13701 판결 (3심)=원심판결 이유를 관련 법리와 적법하게 채택한 증거들에 비추어 살펴보아도, 그 판시와 같은 이유를 들어 이 사건 공소사실이 유죄로 인정된다고 판단한 원심판결에 상고이유 주장과 같이 논리와 경험의 법칙을 위반하여 자유심증주의의 한계를 벗어나거나 죄형법정주의에서 파생된 명확성의 원칙을 위반하는 등의 잘못이 없다.

(4) 결론=따라서 의사록에는 최소한 ‘개최 일시〮장소, 참석자 성명, 안건, 진행 내용, 의결 결과, 참석자의 발언 요지, 찬성자와 반대자의 성명(비밀투표의 경우에는 제외)'을 기재하여야 한다.

출처 : 위클리한국주택경제신문(https://www.arunews.com)

김조영 변호사