문 서 관 리 규 정

[광주곰두리]

문 서 관 리 규 정
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제 1 장 총 칙
제1조(목적) 본 규정은 사단법인 곰두리봉사회(이하 “봉사회”라 한다) 문서관리의 능률화와 통일을 기하기 위하여 문서의 작성, 처리, 통제, 보관, 보존, 보고통제 및 인장관리에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) 봉사회의 문서에 관한 사항은 다른 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
제3조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
① “문서”라 함은 봉사회 대내 또는 대외적으로 업무상 작성, 시행 또는 접수하는 모든 문서(그림, 사진, 필름등 포함한다)를 말한다.
② “주관부서”라 함은 문서에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.
③ “소관부서”라 함은 문서내용의 처리를 담당하는 부서를 말한다.
④ “보관”이라 함은 처리 완결 후부터 보존하기 전까지 관리하는 것을 말한다.
⑤ 일반문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.
⑥ “회장”이라함은 중앙회장, 시도회장, 지회장을 말한다.
제4조(문서의 분류) 문서는 규정문서, 영달문서, 공고문서, 연구문서와 일반문서로 분류한다.
① 규정문서는 정관, 규정, 규칙, 요령, 예규등 규정사항을 정하는 문서를 말한다.
② 영달문서는 지시, 일일명령등 회장 또는 상위급 부서장이 하위급 부서장 또는 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.
③ 공고문서는 공고, 광고등 일정한 사항을 직원 또는 일반인에게 널리 알리기 위한 문서를 말한다.
④ 연구문서는 각종 조사, 연구, 시험, 분석의 계획, 기록 및 보고에 관한 문서를 말한다.
⑤ 일반문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.
제5조(문서의 성립 및 효력발생) 문서는 최종결재권자가 결재함으로써 성립하고 상대방에게 도달됨으로써 효력을 발생한다. 다만, 공고문서는 그 공고한 날로부터 효력을 발생한다.
제6조(문서작성의 원칙) 문서는 다음 각호의 구분에 의하여 작성한다.
① 규정문서는 조문형식에 의하여 작성한다.
② 영달문서는 다음의 구분에 따라 작성한다.
1. 지시
회장 또는 상위급 부서장이 하위급 부서장 또는 직원에 대하여 개별적 구체적으로 일정한 사항을 지시하기 위하여 발하는 명령으로서 분류기호 및 연도별 일련 번호를 사용한다.
2. 일일명령
당직, 출장, 특근 및 각종 휴가등 일일업무에 관한 명령으로 연도별 일련 번호를 사용한다.
③ 공고문서는 일정한 사항을 직원 또는 일반인에게 알리는 문서를 말하며 연도별 일련번호를 사용한다.
④ 협조문은 보조기관 상호간에 일정한 사항에 대하여 협조하고자 하는 경우에 사용하는 문서로서 별지 제1 및 2호서식에 의하여 작성하고 해당업무 주무부서의 분류기호 및 연도별 일련번호를 사용한다.
제 2 장 문서의 작성
제 1 절 일반사항
제7조 (용지의 규격 및 색깔) ① 문서의 용지는 도면, 통계표, 증명서류 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 가로 210미리미터, 세로 297미리미터 크기의 종이를 세워 쓰는 것을 원칙으로 한다.
② 문서의 용지는 원칙적으로 흰색을 사용하여 작성한다.
제8조(용지의 여백) 문서는 용지의 위로부터 3센치미터, 왼쪽으로부터 2센치미터, 오른쪽 및 아래로부터 1.5센치미터의 여백을 둔다.
제9조(문서의 용어) ① 문서는 한글로 쓰되 표준말을 사용한다. 다만, 뜻의 전달이 곤란한 것은 괄호안에 한자 또는 외국어를 병용할 수 있다.
② 문서에 사용하는 숫자는 아라비아숫자를 쓴다. 다만, 계약서, 영수증등 필요한 경우에는 한글 또는 한자를 쓸 수 있다.
③ 문서에 사용하는 일시는 숫자로 표시하며, 년.월.일의 글자를 생략하고 점(.)을 찍어 년.월.일을 구분한다.
④ 문서에 쓰는 시간은 24시간제에 의하여, 시, 분의 문자는 생략하고, 두점(：)을 찍어 시, 분을 구분한다.
제10조(수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 삭제자 또는 수정자가 삭제한 곳에 날인하여야 한다. 다만, 중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는 수정한 것의 란밖에 가제한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.
제11조(면표시) ① 문서가 두장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하단부에 중앙에 전면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.
② 붙임서류에는 면의 표시를 따로 하며 전문수는 생략할 수 있다.
제 2 절 문서의 구성
제12조(문서의 구성) ① 일반문서중 발신문서는 두문, 본문, 결문으로 구성한다.
1. 두문은 발신기관명, 분류번호 및 문서번호 시행년월일, 받음란으로 한다.
2. 본문은 제목 및 내용으로 한다.
3. 결문은 발신자명의 및 받는곳란으로 한다.
② 문서의 두문중 받음란은 경유, 받음 및 참조로 구성하여 다음 각호에 따라 기입한다.
1. 경유는 문서내용에 따라 관계부서의 경유를 필요로 하는 경우에 그 기관 또는 부서장의 직명을 쓴다.
2. 받음은 받는기관 또는 받는부서장의 직명을 쓴다. 받는부서가 2이상일 때에는 “받는곳 참조”라 쓰고 결문의 받는곳란에 받는부서명 또는 기호를 표시한다.
3. 참조는 문서를 직접 처리하여야 할 부서장의 직명을 쓴다.
③ 문서의 본문중 제목은 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하여야 하며, 내용은 그 문서로서 표현하고자 하는 뜻을 쉬운말로 간략하게 작성하여야 한다. 다만, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성할 수 없다.
④ 문서의 결문중 받는곳란을 설정하는 경우에는 발신명의 다음줄 왼쪽에 받는곳이라고 쓰고 받는기관이나 받는부서명을 쓴다.
제13조 (분류기호와 문서번호) ① 분류기호는 부서기호와 문서분류번호로 구분한다.
② 부서기호는 부 또는 이에 준하는 부서단위로 별표1에 정하는 바에 의한다.
③ 문서분류는 업무기능별로 한다.
④ 문서번호는 연도별 일련번호를 사용함을 원칙으로 한다.
제14조 (끝 및 따로붙임 표시) 문서의 본문이 끝나면 한자띄어 “끝”자를 쓰고 첨부물이 있을 때에는 본문 내용의 말미에서 줄을 바꾸어 “붙임”이라 기재하고 첨부물의 순위, 명칭 및 부수를 기재한 후 한자띄고 “끝”자를 쓴다.
제15조 (항목의 표시) 문서의 내용은 2 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을때에는 다음과 같이 나누어 표시한다.
① 첫째항목의 구분은 1, 2, 3, 4로 나누어 표시한다.
② 둘째항목의 구분은 가, 나, 다, 라로 나누어 표시한다.
③ 셋째항목의 구분은 (1), (2), (3)로 나누어 표시한다.
④ 넷째항목의 구분은 (가), (나), (다)로 나누어 표시한다.
⑤ 다섯째항목의 구분은 1), 2), 3)로 나누어 표시한다.
⑥ 제2호 및 제4호의 경우에 “하”이상 더 계속될 때에는 거, 너, 더, 러로 나누어 표시한다.
제16조 (발신명의) 대외의 기관 등에 발신하는 문서는 회장의 명의로 발신한다.
제17조 (직인 및 계인의 사용) ① 임명장, 위촉장, 표창장 및 각종 증명서류에 속하는 문서에는 봉사회직인 및 계인을 대외로 발신하는 문서에는 봉사회직인(산하기관은 그 직인)을 찍는다.
② 경미한 내용이나 동일 내용으로 부수가 많은 문서는 시행문의 기관명의 상단 중앙에 다음 규격에 의한 직인생략의 표시를 하고 직인의 날인을 생략할 수 있다. 이 경우 직인생략 여부는 문서통제자가 결정한다.
직 인 생 략
0.8㎝

3㎝

③ 주관부서의 장은 인장날인기록부(별지 제1호 서식)을 비치하여야 한다. 다만, 계인날인기록부는 제증명발급대장으로 이에 갈음할 수 있다.

제 3 장 문서의 처리
제 1 절 접 수
제18조(문서의 접수) ① 대외문서(산하기관 시행문서를 포함한다 이하 같다)는 주관부서에 접수하고, 본부 보조기관 상호간에 수발되는 문서는 소관부서에서 접수한다.
② 제1항의 규정에 의하여 문서를 접수한 때에는 문서접수대장(별지 제2호 서식)에 기록하고 문서의 적당한 여백에 문서 접수인을 날인하여야 한다.
③ 주관부서 이외의 부서에서 대외문서를 접수한 때에는 지체없이 주관부서에 인계하여 접수하게 하여야 하며 당직근무자가 문서를 접수한 때에는 다음날 출근시간 직후에 주관부서에 인계하여야 한다.
④ 전신 또는 전화에 의하여 문서를 접수한 때에는 송, 수화자의 직위, 성명, 일자 및 접수시각을 명시하여야 한다.
⑤ 주관부서 이외의 부서에서 제4항에 의한 문서를 접수한 때에는 제3항 전단의 규정에 준하여 처리한다.
제19조(문서분류 및 처리) ① 주관부서에서 문서를 접수한 때에는 지체없이 소관부서에 이송하고, 접수한 문서가 2 이상의 부서에 관련되는 경우에는 가장 깊이 관련되는 부서에 이송한다.
② 소관부서의 장은 접수한 문서를 인수한 즉시 중간보조자의 공람서명없이 그 문서를 처리할 경우에는 소관부서의 장이 선결하고 처리할 수 있다.
③ 제2항의 규정에 의하여 선결하는 결재권자는 그 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시하며, 필요하다고 인정할 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
④ 결재권자로부터 문서의 처리지시를 받은 자는 지시내용에 따라 기일내에 문서를 처리하여야 한다.
제20조(문서의 반송 및 이송) ① 접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때에는 그 뜻을 기재하여 이를 주관부서에서 반송하여야 한다. 다만, 봉사회의 소관에 속하지 아니하는 문서는 즉시 발송기관으로 반송하여야 한다.
② 주관부서로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 이송받은 부서의 장은 이송사유 및 일시를 명기하여 지체없이 주관부서로 다시 이송하여야 한다.
제 2 절 기안 및 시행
제21조(기안) ① 문서의 기안은 서식이 따로 정하여진 경우를 제외하고는 기안용지(별지 제3, 4호 서식)을 사용한다.
② 문서의 기안책임자의 계산서, 통계표, 도표 등 기타 작성사의 책임을 밝힐 필요가 있는 첨부물의 작성자는 기안문의 해당란 또는 첨부물 여백에 서명날인하여야 한다.
제22조(일괄기안) ① 상호관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며, 시행문을 작성할 때에는 이를 각각 분리하여 작성한다.
② 제1항의 일괄기안시 기안용지의 받음란 위에 “(제1안)”이라 쓴 다음 제1안의 받음란과 본문 및 결문을 작성하고, 다음 칸에 “(제2안)”이라 쓰고 제2안의 받는 수령인을 받아 소관부서에서 보관하고 1부는 인계될 문서에 첨부한다.
제23조(협조) ① 기안문서의 내용이 다른 부서에 관련되는 것일 때에는 기안용지의 협조란에 관련부서장의 협조서명을 받아야 한다.
② 협조에 있어서 동의할 수 없는 경우에는 그 사유를 명시하고 서명하여야 하며 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하거나 문서의 회송을 지연시켜서는 아니된다.
③ 협조가 이루어지지 아니한 사항은 상급 결재권자의 결정에 따른다.
제24조(문서의 시행) ① 문서의 시행은 최종결재를 받은 후 시행문을 작성하여 우편으로 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 긴급을 요할 때에는 인편, 전신 또는 전자우편에 의하여 송신할 수 있다.
② 제1항 단서의 규정에 의하여 전신 또는 전자우편에 의하여 발신할 때에는 문서통제시 기안용지의 취급란에 발신방법을 표시한다.
제25조(보고문서의 시행) ① 정기보고 또는 수시보고로서 제출하는 계산서, 통계표, 도표 등의 보고문서는 시행문을 생략하고 보고서의 여백에 발신명의란을 설정하여 서명 또는 직인을 날인하여 시행할 수 있다.
제 3 절 결 재
제26조(결재) ① 기안 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
② 결재권자는 결재란에 서명 또는 날인하며 필요에 따라 결재일시를 표시한다.
③ 결재권자는 2장 이상으로 이루어지는 다음 각호의 1에 해당하는 문서를 결재할 때에는 그 합철되는 부분에 결재인으로 간인하여야 한다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법규관계의 증명에 관계되는 문서
3. 기타 중요문서
④ 제3항의 문서중 주관부서의 장이 필요하다고 인정할 때에는 그 시행문에 시행명의자의 직인으로 간인하여야 한다.
제27조 (전결, 대결, 후결, 후열) ① 회장은 위임규칙에 정하는 바에 의하여 업무의 내용에 따라 그의 보조기관으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 위임 전결할 때에는 전결권자에 전결표시를 하고 결재권자란에 결재한다.
② 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결하는 자의 란에 대결 표시를 하고 대결할 수 있으며 그 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후결을 받아야 한다.
③ 긴급한 문서로서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는 그의 직무를 대행할 수 있는 자의 대결로서 우선 시행하고 결재권의 후결을 받아야 한다.
④ 제1항의 전결사항의 내용이 이례적인 것일 때에는 후결을 받거나 또는 그 내용을 조속히 상위자에게 보고하여야 한다.
⑤ 제2항 및 제3항의 규정에 의한 대결문서를 시행한 후 결재권자가 후결시에 그 내용을 수정한 때에는 그 수정한 내용을 수신자에게 통보하여야 한다.
⑥ 대결을 하는 문서로서 결재권자의 후결 또는 후열의 서명을 할 여백을 두어야 한다.
제28조(문서의 발송) ① 문서를 우편 또는 인편에 의하여 발송할 경우에는 문서발송대장(별지 제5호 서식)에 기재한 후 발송하여야 한다.
② 제1항의 규정에 의하여 주관부서에 문서를 발송한 경우에는 시행한 문서의 원안은 소관부서에 회송하여 보관하게 한다.
③ 수정기안한 문서를 발송할 때에는 분류기호, 문서번호, 시행일자, 보존년한, 정서, 발송 및 통제의 표시를 그 문서의 여백에 한다.
④ 문서를 소관부서에 직접 발송하고자 하는 경우에는 주고나부서의 발송절차를 거쳐야 하며 기안문의 문서통제란에 주무와 직송인을 날인하여야 한다.
⑤ 보조기관 상호간에 발송되는 문서는 소관부서의 문서발송 대장에 기재하고 그 일련번호를 붙여 직접 발송한다.
제29조(문서수발부) ① 주관부서 및 소관부서는 문서접수대장과 문서발송대장을 비치하고 문서의 접수와 발송상황을 기록 정리한다.
② 문서접수대장과 문서발송대장을 1권의 대장으로 겸용하고자 할 때에는 발송상황을 빨강색을 기재한다.
③ 회보, 책자 기타 인쇄물을 배부할 때에는 문서발송대장의 기록을 생략할 수 있으며 필요에 따라 인쇄물 배부처 기록부를 따로 비치하여 사용할 수 있다.
제 4 절 문서의 통제
제30조(문서통제자) ① 문서통제에 관한 업무를 관장하기 위하여 주관부서에 문서통제자를 둔다.
② 문서통제는 주관부서의 장이 되며, 그의 직무를 보조하게 하기 위하여 문서통제 담당자를 둔다.
제31조(통제의 내용) ① 문서통제자가(문서통제담당자를 포함한다. 이하 같다) 문서를 통제할 때에는 다음 각호의 사항을 검토하고 기안문서의 “끝”표시 오른쪽에 문서통제인을 날인한다.
1. 결재권자의 결재여부
2. 타문서와의 내용상 중복여부
3. 기안문과 시행문의 대조
4. 전결구분의 착오여부
5. 문서처리 기한의 경과여부
6. 첨부물의 확인
7. 관련부서 협조누락 여부
8. 기타문서시행에 필요한 사항
② 제1항의 규정에 의한 검토결과 미비한 사항이 발견될 때에는 부전지에 그 뜻을 기재하여 당해문서의 소관부서에 반송한다. 다만, 경미한 사항은 문서통제자가 이를 직접 수정할 수 있다.


제 4 장 문서의 보관 및 보존
제 1 절 총 칙

제32조(용어의 정의) 이 장에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
① “보관”이라 함은 문서의 처리와 완결후 보존되기 전까지의 관리를 말한다.
② “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.
③ “이관”이라 함은 보관중의 문서를 처리하여 보존할 필요가 있는 것을 주관부서에 인계하는 것을 말한다.
④ “집중관리”라 함은 처리완결된 모든 문서를 기관단위로 주관부서에서 일괄하여 보관, 보존하는 것을 말한다.
⑤ “분산관리”라 함은 각 부서단위로 소관부서에서 처리완결된 문서를 보관, 보존하는 것을 말한다.
제33조(보존기간) ① 문서의 보존기간은 다음 7종으로 구분한다.
1. 영구보존(갑종)：원본을 마이크로 필름으로 촬영한 후 원본과 필름을 모두 영구히 보존할 문서
2. 영구보존(을종)：원본을 마이크로 필름으로 촬영한 후 원본은 폐기하여도 무방한 문서
3. 준영구보존：영구보존할 필요는 없으나 10년 이상 보존할 문서로서 개개 문서의 성질에 따라 특정기간을 정한 문서
4. 10년 보존
5. 5년 보존
6. 3년 보존
7. 1년 보존
② 문서의 기능별 보존기간은 따로 정한다.
③ 제2항의 별표 2에 지정되지 아니한 문서의 보존기간은 제1항의 규정에 준하여 당해 문서의 주관부서장이 정한다.
제34조(보존기간의 변경) 소관부서장은 제35조의 규정에 불구하고 소관문서의 보존기간을 단축 또는 연장하고자 할 때에는 회장의 승인을 받아 단축 또는 연장조정할 수 있다.
제35조(보존기간의 기산) 보존기간은 처리완결의 다음 연도 1월 1일부터 기산한다.
제36조(문서관리 단위) ① 보존문서의 효율적인 관리를 위하여 각 기관별로 문서의 발생량, 성질에 따라 집중관리 또는 분산관리를 한다.
② 제1항의 집중관리 담당부서는 기관별로 주관부서가 되고 분산 관리 담당부서는 당해 문서의 소관부서가 된다.
제37조(보관철의 대출) ① 보관철을 대출할 때에는 보존문서 대출기록부에 필요한 사항을 기재하고 주관부서장 또는 소관부서장의 승인을 받아 대출한다.
② 대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.
제 2 절 폐 기
제38조(원본보존과 시행문의 폐기결정) ① 소관부서에서 생산한 문서의 원본은 소정의 보존기간동안 보존하고 그 시행문을 배부받은 부서에서는 처리를 완결하여 1년이 경과한 후 이를 폐기할 수 있다.
② 제1항의 규정에 의하여 문서를 폐기결정 할 때에는 처리완결을 확인하여 부서장의 승인을 받은 후 폐기절차를 밟는다.
제39조(보존기간 만료문서의 폐기) ① 주관부서의 장은 보존기간이 만료된 문서를 폐기하고자 할 때에는 보존문서 기록대장에 빨강색 글씨로 폐기일자를 기입하고 일괄폐기하여야 한다.
제40조(영구보존문서의 보존) ① 영구보존문서를 마이크로 필름으로 보존하는 경우에는 색인을 위하여 필름함에 보존문서 기록대장을 함께 보관한다.
② 영구보존문서를 마이크로 필름으로 보존하는 경우에는 당해 문서의 원본을 같이 보존한다. 다만, 보존장소의 협소, 지연, 소멸, 기타사정으로 보존하기가 곤란할 경우에는 원본을 폐기할 수 있다.
제41조(보존) 문서의 보관철은 연도별, 분류기호별, 보존기간별로 보존한다.
제 5 장 인 장
제42조(인장의 정의) 인장이라 함은 봉사회에서 사용하는 인장으로서 봉사회의 명의로 발행하는 문서와 증명서, 기타 증명을 요하는 문서에 날인하기 위하여 새긴 직인 및 특수인을 말한다.
제43조(인장의 글씨 및 규격) ① 인장의 인영은 한글로 하되, 가로로 새기고 계인은 세로로 새기는 것을 원칙으로 한다.
② 직인과 계인의 크기는 중앙회 직인보다 시도봉사회가 2미리미터 작게 지회는 시도봉사회보다 2미리미터 작게 새겨 사용한다.
③ 각시도봉사회 및 지회에서는 상급기관에 사용인장(직인, 계인, 실인)을 등록(별지 제6호서식)하여야 한다.
제44조(인장의 관리) ① 관리 및 사용책임자는 인장의 관리 및 사용책임을 실제 업무취급자에게 위임할 수 있다.
② 인장은 항상 견고한 상자에 보관하여야 하며, 화재, 기타 비상사태시에는 인장을 우선적으로 반출하여야 한다.
제45조(날인방법) ① 인장은 문서를 발신, 교부 또는 인증하는 직위의 직명 또는 성명의 끝자가 가운데 오도록 날인한다.
② 계인은 발행하는 문서 또는 증명서의 중앙상단과 발행, 증명대장의 해당란을 접속하여 간인한다.
제46조(날인기록) 인장의 날인은 소정의 결재 과정이 완료된 문서에 한하여 인장날인 기록부에 기재하고 날인한다.
제47조(분실 또는 도난) 인장을 분실 또는 도난 당하였을 때에는 즉시 문서주관부서의 장을 경유 회장에게 보고하고 긴급조치를 취하여야 한다.
부 칙
제1조 (시행일) 이 규정은 2003. 1. 1부터 시행한다.