객실관리부서의 행정업무

[오 찬]

♢ 객실관리부서의 행정업무 ♢

<객실관리 부서의 행정 내용>

1. 예산편성 및 실행계획서에 대한 행정업무

2. 모든 공문 생산 및 배부

3. 전날 객실점유율과 객실정비원(room attendant) 스케쥴의 이상 유무 확인

4. 우편 및 메시지 전달 업무 이행

5. 고객요청(order taking)

6. 객실수리요청서(maintenance order) 작성 및 시설관리부 접수

7. 객실영업부서와 연계된 업무처리

8. 객실정비원과의 연락망 운영

9. 습득물 관리업무

10. 리닌류, 세제류, 소모품류의 주문, 입보, 불출, 재고조사에 따른 행정업무

11. 객실관리부서에 설치된 객실관리시스템 운용

12. 객시관리부문의 비용관리에 따른 행정보조

13. 부문별 근태표와 급여관련 보고서 작성

14. 린넨, 꽃, 급여 들 공통부분 경비 산출 및 할당업무 보조

15. 객실관리부서의 각종 행정업무 수행

<객실관리 행정직원의 업무자세>

1. 고객으로부터 각종 주문이 있을 때에는 객실번호, 고객요구사항을 복창하여 주문을 받고 기록하여야한다.

2. 친절하고, 정확하며, 신속하게 전화에 응대한다.

3. 주문을 받은 것은 즉시 관련부서에 전달하고, 정한 시각에 확인전화를 하여야한다.

4. 처리결과는 기록유지하며, 미결된 것은 인수인계하여 고객서비스에 차질이 없도록 한다.

5. 고객과 연락하여 주문한 것이 마음에 들도록 연결되었는지 확인한다.

6. 고객을 위해 관련부서와 항상 쌍방 커뮤니케이션을 갖는다.

7. 나를 제외한 모든 사람은 나의 고객임을 유념하여 남을 배려한다.

♢ 행정담당계장(chief administration clerk)의 업무 ♢

1. 객실관리부서장에 의해 세워진 업무규칙과 절차를 준수한다.

2. 객실관리 행정직원과 꽃방(flower shop) 직원을 감독 ∙ 관리한다.

3. 객실예약부서로부터 전달된 업무 협조서에 따라 매일 VIP와 고정고객(repeat guest)용 편의품을 준비한다.

4. 객실부서의 모든 직원의 휴가계획을 관리 ∙ 조정한다.

5. 노동원가계산서를 준비한다.

6. 출퇴근부의 기록과 과외시간을 계산 검토하여 정확한 임금표를 유지한다.

7. 효율적인 분실물 서비스를 위해 분실물의 검토, 기록, 보관, 불출을 책임진다.

8. 다른 모든 부서와 연관된 서신문, 각종보고서와 메모를 준비한다.

9. 부서 내외의 효과적인 의사정보전달을 유지한다.

10. 행정사원이 효율적으로 일하도록 감독 ∙ 관리한다.

11. 부서 내의 서류철 시스템을 관리한다.

12. 모든 열쇠가 잘 관리되고 있는지를 확인한다.

13. 꽃에 대한 비용 기록을 관리한다.

14. VIP용 편의품과 분실물을 매달 조사 ∙ 정리한다.

15. 부서 내의 비서 및 사무업무를 수행한다.

♢ 행정담당(administration clerk)의 업무 ♢

<행정담당의 오전 조(AM shift) 근무>

1. 객실영업부서로부터 객실관리보고서(housekeeping report)와 그날 도착할 손님의 명단(arrival list)을 가져온다.

2. 그날의 객실관리보고서에 따라 각 객실정비원용 업무양식에 기재하고 준비한다.

3. 객실정비원의 업무일정표를 검토한다.

4. 고객용 편의품 요청서(amenity requisition form)에 따라 VIP와 재 방문 고객용을 준비한다.

5. 각층의 주임에게 일찍 도착할 고객과 그 날 미리 준비해야할 객실 숫자를 알려준다.

6. 모든 객실고객, 층별 주임, 객실정비원 그리고 다른 부서에 응대하고, 그에 따른 조치를 취란다.

7. 수리요청서(maintenance oder)를 준비한다.

8. 객실관리 시스템을 통해 계속 각 객실의 상황을 체크한다.

9. 이중 잠금(double lock)과 DND(Do Not Disturb)객실 상황을 객실영업부서에 통지한다.

10. 업무의 연속성을 위해 모든 상황을 기록장(log book)에 기록 ∙ 유지한다.

11. 전화기록장(log book)을 검토하고 필요시 조치를 취한다.

12. 그 외 필요한 업무를 때에 따라 수행한다.

<행정담당의 오후 조(PM shift) 근무>

1. 아침 조(AM shift)로부터 오전에 생긴 일을 인계받는다.

2. 모든 전화(객실고객, 각층주임, 객실정비원 그리고 다른 부서)에 응대하고 조치를 취한다.

3. 수리요청서(maintenance oder)를 준비한다.

4. 객실관리 시스템을 통해 계속 각 객실의 상황을 체크한다.

5. 모든 객실정비원으로부터 수집된 객실의 자료를 입력한다.

6. 이중 잠금 객실(double locked room)과 DND(Do Not Disturb)객실 상황을 객실영업부서에 통지한다.

7. 참고로 모든 일지를 유지 관리한다.

8. 수리가 끝난 객실이나 시설에 대한 수리요청서를 관리한다.

9. 매일 분실물 관리물품을 정리하고, 사본을 복사해서 객실영업부서에 보낸다.

10. 오후 6:00에 각 객실정비원으로부터 객실상황표(room assignment sheet)를 받아서 관리한다.

11. 각층의 주임들로부터 수리 수선해야 할 품목을 정리하여 해당되는 시설 관리부 접수창구에 전달한다.

12. 전화기록장(log book)을 검토하고 필요시 조치를 취한다.

13. 그 외 필요한 업무를 때에 따라 수행한다.

14. 모든 열쇠가 제 자리에 있는지 확인한다.