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• 현장 |
자재입고 및 입고관리 |
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• 현장 |
취급 및 보관 |
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• 현장 |
관리상태 점검 |
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- 작업일보 |
• 현장 |
자재사용, 설 치 |
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• 현장 |
잉여자재 처분 |
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• 현장 |
반출 및 재고조사 |
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- 재고조사표 | |
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• 현장,
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기록보관, 관리 |
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• 품질기록의 관리절차서 |
4. 책임과 권한
4.1 자재관리의 업무
4.1.1 관리부서장은 구매된 자재의 수불 및 재고 관리에 대한 책임이 있다.
4.1.2 관리부서장은 구매된 자재의 식별 및 불용품 자재의 운영에 대한 책임이 있다.
4.1.3 자재관리담당자는 자재의 사장을 방지하고 활용도를 높이기 위해 재고현황을 항상 파악하여 문제점을 개선 분석한다.
4.1.4 자재관리요원은 자재의 모든 입,출고 자료를 명확하고 신속하게 기록 및 유지하여야 한다.
4.2 자재 창고관리의 업무
4.2.1 구매담당요원은 창고에 보관되는 자재를 정확하게 입고, 보관, 불출한다.
4.2.2 구매담당요원은 보관품목에 대하여 적정재고를 유지하여야 한다.
4.2.3 구매담당요원은 입하된 자재에 대하여 수량 확인등 입고절차에서 정하는바에 따라 업무를 수행하도록 한다.
4.2.4 구매담당요원은 자재의 정확한 위치보관, 창고의 순회를 통한 일상 정기점검,자재수준등을 관리한다.
4.3 자재사용팀
4.3.1 출고된 자재에 대한 수량관리 및 보관에 대한 책임을 진다.
4.3.2 출고된 자재가 사용 중 문제점이 발견될 시 즉시 구매담당자에게 통보하고 적절한 조치를 취해야 한다.
5. 용어의 정의
5.1 자 재
제품의 시공에 사용되는 주자재 및 부자재를 말한다.
5.2 주자재
제품의 설치에 직접적으로 사용됨으로써 품질에 기본적 실체로 재현되는 재료와 품질 실체의 주역으로 사용되는 재료를 말한다.
5.3 부자재
성격이 다른 제품의 시공에 사용되고 그 사용량을 직접 측정할 수 없는 보조적인 소모품을 말한다.
5.4 제품
제작의 결과를 말한다.
6. 업무절차
6.1 입하 및 입고
6.1.1 국내수불자재
1) 반입/입고검사
가) 반입/입고검사요원은 공급업체로부터 자재가 입하되면 입하순서에 따라 대기시키고 공급업체의 담당자로부터 거래명세표(외부양식)를 받아 감사 및 시험관리 절차서에 따라 검사하며 판정결과를 거래명세표에 합격여부 표시한다.
나) 반입/입고검사요원은 합격자재에 대하여 납품담당자에게 거래명세표를 인도하고 납품담당자는 구매담당요원에게 입고 의뢰한다.
다) 반입/입고검사요원은 중요 부적합품이 발생하였을 시 구매담당자에게 부적합품보고서를 발행하여 구매담당자에게 통보하고 구매담당자는 부적합 내용을 확인하여 공급업체에 시정 및 개선 조치가 이루어지도록 적절한 조치를 취하여야한다.
라) 구매담당자는 불합격 자재로 인해 생산에 결품 예상 시 기능상 사용 유무를 관련팀과 협의하에 품질경영대리인의 승인 후 입고시킨다.
2) 입고
가) 구매요원은 납품담당자로부터 합격된 자재와 거래명세표를 인수받아 수량, 포장상태 및 기재사항 등을 확인한 후 이상이 없을 시 납품담당자로 하여금 지정된 위치에 입고하도록 한다.
나) 합격된 자재가 당사의 생산 공정에서 사용되지 아니하고 고객으로 바로 납품되어지는 자재인 경우는 자재 창고로 입고치 않고 검사요원 검수 후 제품창고로 입고를 하며 구매담당자는 수량 확인 후 거래명세표에 인수 날인을 한다.
다) 협력업체 납품 담당자는 날인 된 거래명세표를 구매요원에게 인계하면 입고 완료된다.
라) 구매담당자는 합격자재가 입고 완료되면 거래명세표(구매용,공급자보관용2부로되어있음)의 창고란에 입고 날인하여 납품담당자에게 1부를 교부한다.
마) 구매담당자는 당일 익일 입고품에 대하여 창고에 비치된 자재재고현황표에 기록하여 수불관리한다.
바) 구매담당자는 거래명세표 이상유무를 확인 후 관리부서장의 승인 후 경리담당자에게 송부한 다.
6.1.2 수입자재(외자)
1) 입하 및 수입검사
가) 구매담당자는 수입자재가 자재창고에 입하되면 포장상태 및 수량을 학인하여 구배담당자에게 구두로 입하통보를 하고, 수량상태 및 수량에 이상이 없으면 운송기사에게 인수 확인해주고 수입자재를 인수한다.(이상이 있을시 구매담당자는 즉시 원인을 파악하고 적절한 조치를 해야한다)
나) 구매담당자는 수입신고필증 또는 거래명세표 사본 1부를 수입검사요원에게 전달, 수입검사 의뢰한다.
다) 검사요원은 자재 검사결과 불합격 판정 시 즉시 구매담당자에게 구두연락 하여야 하며 구매담당자는 부적합내용 파악 및 적절한 조치를 해야한다.
2) 입고
가) 구매담당요원은 수입자재가 수입검사결과 합격 처리되면 수입신고 필증 또는 합격표시된 거래 명세표를 인수하고 수입 자재를 입고 보관한다.
나) 수입자재 입고 후의 업무절차는 구내 자재와 동일하게 한다
6.2 출고
6.2.1 자재관리요원은 사용부서에서 필요한 자재의 불출을 요구하면 지정위치를 알려주어야 한다.
6.2.2 생산부서요원은 자재 출고 시 구매담당자에게 실물과 수량을 확인받고 자재를 인수하며 관리 부서에서 자재출고 및 사용내역을 전산 수불관리 할 수 있도록 작업일지에 기록한다.
6.2.3 야간에 자재불출이 필요할 시에는 주간에 미리 예측딘 양을 구매담당자는 불출해 주어야하며, 예측되지 않은 긴급자재가 필요할 시에는 생산요원이 불출 사용후 익일 불출자재의 수량을 구 매담당자에게 알려주어야 한다.
6.2.4 생산부서 수급요원은 부족자재 발생예상 시 즉시 구매담당자에게 통보하고 구매담당자는 공급 업체에 유선으로 통보하여야 하며, 당사 LINE 결품 발생(예상)시에는 구매담당자에 통보하여 시정조치 될 수 있도록 한다.
6.3 재고관리
구매담당자는 관리하고있는 장부상의 재고와 실재고와의 대조를 통하여 수량착오 및 품질문제 발생 시 원인을 분석하고 상태를 점검하여 이를 조정하고,사용가능품, 불용품 등을 별도관리 함으로써 재산상의 손실이 없도록 하여야 한다.
6.3.1 조사시기
구매담당자는 분기별로 입회자의 입회하에 재고조사를 실시한 후 집계하여 재고 조사서를 작성하고 경영자의 승인을 받아야 한다.
6.3.2 대상
TOP에서 관리하고 있는 모든 자재
6.3.3 점검사항
1) 자재의 수량확인
2) 자재의 보관상태 및 보관방법
3) 의심스러운 자재 및 부적합 예상 자재 유무
4) 적정재고 유지 및 재고 회전율
5) 기타 필요한 사항
6.3.4 손,망실자재의 처리
1) 구매담당자는 손,망실자재 발생시 손,망실 보고서를 작성하여 필요시 관련팀장의 협조를 받아 경영자의 승인을 받아야 한다.
2) 손,망실보고서는 변상책임을 결정하는 근거문서가 되는 동시에 손,망실 수량을 조정하는 증빙 서류가 된다.
3) 손,망실 보고서는 기안 양식을 사용하여 작성한다.
6.4 보관
6.4.1 자재의 보관수칙
구매담당자는 손상이나 열화 방지 및 효율적인 자재의 관리를 위하여 다음의 자재 보관수칙을 준수하여야 한다.
1) 선입선출에 의하여 관리한다.
2) 중량물은 하단, 경량품은 상단에 보관한다.
3) 가능한 한 원래의 포장대로 보관한다.
4) 창고내 수불이 용이하도록 보관한다.
5) 유수명 자재는 보관기준대로 보관한다.
6.4.2 구매담당자의 준수사항
1) 보관중에 손상이나 열화,손실,파손 또는 변질을 방지하고 손쉬운 작업과 안전을 도모한다.
2) 지정된 장소에 보관하고 보관장소 변경시 생산부서장에게 통보하여야 한다.
3) 야적시 품질유지를 위해 최대한의 조치를 하여야 한다.
4) 도난,화재 및 훼손으로부터 보호하여야 한다.
5) 자재의 식별과 보관위치를 정확히 하여야 한다.
6) 자재보관장소에 적절한 시건장치와 소방기구를 비치하여 불의의 사고에 만전을 기하여야 한다.
6.4.3 유수명자재 및 유해자재 보관
1) 구매담당자는 유수명자재 및 유해자재의 보관방법을 각각 구매담당자 및 안전관리 담당자로부터 받아 숙지하여야 한다.
2) 구매담당자는 유해자재 및 정부안전 및 환경 규제물질은 식별가능토록 정해진 장소에 보관 관리하며, 소요량 파악 및 재고를 확인하여 불필요한 유출 및 타용도를 위한 사용을 방지토록 하여야 한다.
3) 구매담당자는 유수명 자재 및 유해자재 입고시 제조일, 입고일 및 사용기한 일을 기록하고 입고자재의 제조일로부터 유수명 기한의 50%내 시점까지 입고가능하며, 보증기한의 반 이상 경과 시는 입고를 하여서는 안되나 잔여 기한내 소진이 확실하거나 업체로 반품등의 방안이 확실시는 예외 할 수 있다.
4) 구매담당자는 선입선출을 철저히 하여 불용자재가 되지 않도록 관리하여야 한다.
5) 구매담당자는 문제발생 예상시에 자재관리담당자에게 연락하고 지시를 받는다.
6) 구매담당자는 유수명기간이 경과한 자재에 대하여 사용부서 담당자에게 즉시 통보하여야하며 사용부서 담당자는 시험견본 제작후 검사요원에게 검사 의뢰한다.
7) 검사 담당자는 합,부판정을 하여 관련 팀에 통보하고 부적합 자재에 대하여는 구매담당자가 경영자의 승인을 득한 후 폐기한다.
6.4.4 장기보관자재의 관리
1) 유수명자재외 플라스틱, 고무, STEEL 등 자재류도 장기보관함에 다른 열화, 노화 등 품질상 이상 발생의 우려가 있으므로 연 2회 주기로 품질 및 보관 상태를 점검한다.
2) 검사담당자는 의뢰된 SAMPLE을 검토후 사용가부를 판정한 LIST를 자재관리에 반송하여야 한다.
3) 자재관리요원은 검사원 판정결과에 따라 자재를 처리하여야 되며, 폐기하여야 할 자재는 경영자의 득결 후 폐기한다.
4) 습도가 품질에 영향을 미치는 미도급 METAL 자재등은 우기 또는 습도가 높을시 구매담당자는 특별히 주의하여 구매발주 및 재고 관리될수 있도록 조치하여야 한다.
5) 자재불출시도 이러한 대상자재는 특히 외관등 상태 확인후 불출하고 이상이 있을 시 즉시 품질관리팀 점검후 사용가부 판정을 받고, 처리하여야 한다.
6.5.5 야적
자재창고의 부족으로 야적이 불가피한 경우 다음의 기준에 따라 야적하여야 한다.
1) 자재관리담당자는 야적 필요시 야적장소, 방법을 자재팀장의 구두 승인을 받아 이행한다.
2) 자재관리요원은 지정된 장소에 침수되지 않도록 파렛트위에 선입선출 되도록 적재하고, 비닐을 씌워 자재에 손상이 가지 않도록 보관한다.
3) 자재관리요원은 야적 자재명, 장소를 생산요원 및 공급업체에 그 내용을 알 수 있도록 구두 통보 후 식별할 수 있도록 관리한다.
6.5.6 선입선출
자재관리요원은 자재의 출고에 있어 필히 선입선출을 염두에 두고 작업을 실시하여야 하고 다 음과 같은 선입선출 방법을 이용한다.
1) 면적요구형
공간을 이용하여 먼저 들어온 자재부터 차례대로 놓고 먼저 들어온 자재부터 선출고 시키는 방법이다.
2) 구역형
부품 적치대를 경사로 제작하여 자재관리요원이 적치대 뒤쪽에서 부품을 적치시키고 생산 요원이 필요한 양을 앞에서 뽑아 사용하는 방법이다.
3) 선입선출에 의거 적치
자재창고로부터 먼져 가져온 자재부터 사용 가능토록 자재보급요원 또는 생산요원이 작업장에 적치하여 혼입을 막는다.
6.5.7 부적합자재 처리 및 보관
생산에 투입된 자재중 공급업체 귀책의 부적합자재로 구분되는 경우 다음의 기준에 따라
처리한다.
1) 반입/입고요원은 외주부품의 부적합자재 발생시 공급업체에 통보하고 불량 자재 LIST를 자재관리요원에게 전달하여야 하며 불량자재를 별도 보관한 후 공급업체에 반출 또는 폐기처리한다.
2) 수입자재의 경우 수입검사요원은 부적합자재 LIST를 작성하여, 자재관리요원에게 부적합 자재와 함께 인계하여야 하며 자재관리 요원은 경리담당자에게 부적합 내용 및 수량을 통보하여 CLAIM 처리케하고 수불에 반영토록 적절한 조치를 취해야 한다.
6.5.8 보관 장소의 선정
자재관리담당자는 자재의 손상이나 열화 방지를 위한 자재보관지역을 선정하여 LAY-OUT을 자재팀장의 승인을 받은 후 자재보급요원에게 통보하여 항상 지정된 위치에서 정확한 실물을 찾을 수 있도록 하여야 한다.
단, 위치번호 중 지역구분 번호는 생략할 수 있다.
6.6 완제품관리
6.6.1 지정된 납품처에 납품될 수 있도록 출하하기 쉽게 식별 후 지정된 장소에 보관 관리한다.
6.6.2 보관시, 취금 부주의로 인한 손상이 없도록 정리 정돈한다..
7. 기록
본 절차에 관련된 품질기록은 “품질기록 관리절차”에 따라 유지되고 기타 기록은 문서관리절차에 따라 관리되어야 한다.
8. 관련문서
8.1 구매업무절차(SSP-703)
8.2 검사 업무절차서(SSP-804)
8.3 작업환경 및 유틸리티 관리지침(SSP-605)
8.4 부적합품 관리절차(SSP-805)