4. Best practice in Financial Management

Best practice in Financial Management Financial 및 Accounting 부서는 일반적으로 회사의 Financial 성과에 직접적인 영향을 주지 않지만 정확한 데이터를 제공하는 데 큰 역할을 하므로 다른 부서와 경영진이 올바른 결정을 내릴 수 있습니다. 현재의 재정 상황에서 은행과 투자자에게 확실하고 정확한 수치가 산출되어 보고되는 것이 중요합니다. 우리는 선박 금융 은행으로부터 많은 의견을 수렴하여 많은 해운 회사의 현재 Financial Management 상태가 개선될 여지가 있지만 정확하고 일관된 수치를 제공하는 능력은 종종 투자 결정에 있어 중요한 역할을 합니다. 그러나 은행뿐만 아니라 선박 금융에서도 역할을 합니다. 2012년 노턴 로즈(Norton Rose) 설문 조사에 따르면, 해운사 임원 중 31%는 사모 투자가 향후 몇 년 동안 주요 자금 Procurement원이 될 것으로 예상합니다. 이와 같은 중요성에도 불구하고 응답자의 45%만이 재정적 조치에 대한 Best practice measures을 적극적으로 고려하고 있으며 그 중 대다수는 프로세스 및 IT 조치 (각 응답자의 55%)이며 조직 조치는 마지막 (응답자의 50%)입니다. 이는 본 연구에서 3위를 차지한 Financial 영역에서 나타난 중요성 및 중기 과제에 잘 부합하지 않습니다. 그러나 응답자들 중에는 Financial 담당자가 가장 적게 참여하여 이 그림을 조금 왜곡시킬 수 있습니다. 우리는 GL과 Fraunhofer가 수행한 심층 면접 조사 결과를 다음과 같이 요약합니다. • Financial팀은 운영 비즈니스에 잘 통합되지 않아 문제가 되는 것으로 보입니다. 한 응답자는 가능한 원인과 해결책을 다음처럼 언급했다. "현장 경험이 있는 Manager가 Financial에 고용되어야 합니다." 분리는 조직적 또는 문화적 측면을 가질 뿐만 아니라 통합되지 않은 프로세스 및 시스템으로 인해 야기됩니다. • 지나치게 분산된 Financial 부서의 복잡성은 역사적으로 많은 비즈니스로 성장하고 있으며 이를 줄여야 하므로 비즈니스에 다시 통합하는 데 도움이 됩니다. 우리는 상대적으로 "소규모"사업에서 1,000개 이상의 계정을 가진 계좌를 보았습니다. 최첨단 State-of-the-art 프로세스 지원 및 데이터 수집 및 보고 시스템은 지금까지 거의 사용되지 않았습니다. 많은 소규모 지역 공급 업체가 10-15년 전에 Accounting 시스템을 구축했으나 아직 사용 중입니다. 대형 ERP suites는 특정 상품이 아닙니다. 현대 시스템은 더 짧은 시간에 보다 안정적인 수치를 얻을 수 있을 뿐 아니라 금융 프로세스를 운영 프로세스와 통합하는데도 도움이 됩니다. GL 및 Fraunhofer가 실시한 본 연구 및 조사의 인터뷰를 토대로 Financial Management 분야의 key elements of best practice를 요약했습니다.   Integrate Operations with Finance 상업적 약속이 회사의 운명에 매우 중요하다는 것은 분명하지만, 이제 Purchasing와 같은 운영 기능을 Accounting 및 Financial Management와 긴밀히 통합하는 것이 Best practice가 되었습니다. 이것은 예를 들어 Purchasing 부서가 발주한 모든 주문이 유동성 예측에 대한 약속으로 즉각적으로 나타나며 회사의 Financial 담당자에게 유동성 계획을 위한 훨씬 더 신뢰할 수 있는 기반을 제공하게 합니다. 일반적으로 유동성 흐름이 훨씬 일찍 보일 수 있어 추가 자금 확보하는 것에 회사에 더 많은 여유를 줍니다. 영업 수치에 초점을 확장한다면, 회사는 상업적 위치와 특정 시장 상황에 대한 노출에 훨씬 더 완전한 그림을 얻게 되어 위험한 시나리오에 대한 헤지 전략을 제 시간에 정의하게 할 수 있습니다. 보다 미시적 관점에서는 개선의 여지를 파악하기 위해 회사의 일상적인 활동의 Quality과 효율성을 측정하는 KPI를 계산하는데도 도움이 됩니다. 또한 Financial 부서와 선박의 일상 업무와 관련된 다른 모든 부서간의 긴밀한 협력을 촉진할 것입니다. 마지막 통합 영역은 일년 내내 실제 수치와 실제 작업을 계획하고 예측하는 것입니다. 비교할 수 있도록 계획한 항목에 대해 보고하기 위해 일년 내내 연말 예보를 쉽게 작성하고 "Excel 괴물"없이 예측을 수행하는 것이 분명한 Best practice입니다.   Simplify and harmonize the accounting structures 해운 회사는 종종 많은 수의 법인체와 협력하여 다른 환경의 많은 소유자와 용선 계약자와 협력하여 보고해야 합니다. Accounting 구조를 단순화하는 것이 더 중요합니다. • 각 법인에 유효한 통일된 차트를 사용하고 어디에 게시할 지에 대한 명확한 지침과 함께 중앙에서 Management됩니다. 지역 Accounting 표준의 사소한 차이가 있을 수 있지만 90%를 조화시킬 수 있습니다. 모든 그룹 회사를 단일 Accounting 플랫폼에 통합하여 표준 그룹 차트 아래에서 전 세계에서 액세스 할 수 있으므로 그룹 계정을 매우 빠르게 준비할 수 있습니다. 표준 회사 간 거래 계정 및 자동 회사 간 전기를 정의하여 나중에 수동으로 개입하지 않고 그룹 계정에서 쉽게 제거 할 수 있습니다. 이는 회사간 거래의 범위와 복잡성 수준을 줄임으로써 지원됩니다. 이 계정 차트는 귀하가 필요로 하는 보고를 수행하기 위해 "오용"되어서는 안됩니다. Management Accounting 관점에서 볼 때 인사, 예비 부품, 윤활유, 보험, 여행 등의 비용 요소만 포함하면 계정 차트를 손쉽게 Management 할 수 있습니다. 추가 비용으로 비용 센터 (예: 선박 또는 부서와 같은 비용이 존재하는 곳)와 비용 개체 (이러한 비용이 발생하는 이유 예를 들어, 항해 또는 선주와의 계약)를 사용하면 훨씬 간단해 집니다. 현대 Accounting 프로그램은 이러한 재정적 규모의 방대한 수를 처리합니다. • 마지막으로 중요한 것은 Management Accounting가 법적인 Accounting 기준을 준수해야 하므로 가령, financial instruent 또는 감가상각에 대한 second (internal) eval‎uation을 피해야 합니다 (“하나의 참값"). 현재 전 세계적으로 널리 보급된 톤수 세제 시스템은 상업적 및 세금감면 및 기타 세금 관련 문제에 대한 다른 Accounting 관행의 필요성을 없애기 때문에 Management보고를 추가로 커버하는 "단일 버전의 진실"을 수립하는 것이 표준이 되고 있습니다. 이것은 또한 어디에서나 가능한 가령, IFRS와 지역 GAAP Accounting의 조화를 포함한다. Centralize the invoice registration process 선사에 오는 송장은 어떤 부서의 수금 데스크에 직접 도착하는 것이 일반적입니다. 공급 업체가 최근 연말에 reminder를 보냈으면, 책임 사원은 지난달 P&L 및 은행, 주주 등에 보낸 보고서상에 누락된 비용이 있음을 인지합니다. 인보이스가 도착하고 금융 시스템에 즉시 등록되는 중앙 장소를 지정하면 이러한 상황을 피할 수 있습니다. 이것은 Accounting 부서에서 또는 단순히 프런트 데스크에서 할 수 있습니다. 이제부터 이 인보이스는 결제 단계까지 승인 단계를 거치며 더 이상 서랍에서 잊어 버릴 수 없습니다. 이 절차의 추가적 개선은 이 시점부터 전자 승인 workflow가 될 것입니다. 현대 OCR (Optical Character Recognition) 기술을 사용하는 적절한 스캐닝 솔루션은 인보이스의 존재뿐만 아니라 내용도 등록하므로 실제 문서를 전달해야 하는 필요성이 사라집니다 문서 Management 시스템은 스캔 한 인보이스를 가져 와서 승인을 받기 위해 부서를 통해 감사 내역 보관 절차 및 Accounting 시스템에 연결할 수 있도록 안내합니다. 자동화된 3자 매칭 (주문, 포장 명세서, 인보이스)은 거래 처리를 줄이고 Accounting 생산성을 크게 향상시키는 자동 게시 기능을 통해 공급 업체의 행동 수락에 대한 회사의 통제력을 강화합니다. 이 모든 것은 또한 제공된 데이터의 Quality을 크게 향상시킵니다. Harmonize and automate reporting Management Accounting 전문가 중 일부는 서로 다른 보고서의 서로 다른 수신자에게 동일한 숫자를 표시하는 데 하루를 보내고 있다고 느낍니다. 업계에서 Best practice는 Business Intelligence Software라고 하는 특정 분석 및 보고 소프트웨어 패키지를 사용하는 것입니다. 그들은 정확하게 그 목적을 위해 만들어지며 Accounting 시스템이나 선박 Management 시스템과 같은 모든 운영 시스템 위에 위치하여 다양한 종류의 보고서를 생성할 수 있으며 정보의 유연한 보고 및 분석을 가능하게 합니다 (왜 우리는 예산에서 편차가 발생합니까?). 이를 통해 운영 시스템에 일반적으로 숨겨져 있는 풍부한 정보를 이해하고 분석할 수 있는 시간을 갖게 됩니다. 또한 Management 또는 소위 flash reports도입을 위한 슬림화된 보고 패키지와 함께 사전 정의된 보고 일정을 따라 작업할 여지를 제공하거나, 수집한 또 다른 두 가지 best practices로서 핵심은 월말에 매우 근접하게 나타난다. Invest in cash management procedures 해운에서 예산이 가치 사슬을 따라 압박되면 현금은 해운사의 존재에 있어 매우 중요한 수치가 됩니다. 그럼에도 불구하고 수익 및 비용에 대한 순수한 Accounting 관점은 운영 목적상으로는 여기에 도움이 되지 않습니다. 필요하고 명확한 best practice는 현명하고 단기(예: 13주), 중기(예: 12개월) 현금 예측이며 이에 기반한 활성 현금 Management입니다. 고객으로부터 기대되는 지불은 직원과 은행에 대한 지불을 제공하는 공급자의 필요한 지불과 결합되어야 합니다. 현금은 현금을 최대한 활용할 수 있도록 공동Management되어야 합니다. "현금이 왕"이라는 회사의 모든 경영진이 올바른 관심과 집중을 받기 위해, 이것을 처리하는 전담 전문가가 있어야 합니다.