'지방기록관', 법 개정 5년이 지났어도 표류

[정재억]

'지방기록관', 법 개정 5년이 지났어도 표류

시·도지사 의무로 규정…정부 예산 지원에 난색

2011년 08월 02일 (화) 대전시티저널 허송빈 기자 gnie@paran.com

▲ 대전시의 기록물은 시청사 2층과 지하2층 문서고에 나눠 보관된다. 현재 각종 자료 9만 2000점 정도가 보관돼 있다.

[ 시티저널 허송빈 기자 ] 광역 지방자치단체의 의무로 규정돼 있는 '지방기록물관리기관(이하 지방기록관)' 설치가 법 개정 5년이 지났어도 표류하고 있는 것으로 드러났다.

국회와 국가기록원, 대전시에 따르면 2006년 전부 개정된 '공공기관기록물관리에 관한 법률'에 따라 광역 지자체의 단체장(시·도지사)은 지방기록관을 의무적으로 설치·운영해야 한다. 단 시·군·구 등 기초단체는 설치·운영할 수도 있다고 융통성을 뒀다.

이처럼 법이 전국 16개 광역 지자체에 지방기록관을 의무로 규정하고는 있지만, 이를 설치·운영하고 있는 지자체는 전무하다.

이렇게 된 데에는 지방기록관 건립 예산과 인원, 지자체장의 의지가 꼽히고 있다.

우선 대전시는 2007년 지방기록관 건립 검토 당시 부지 매입비와 건립·시설 비용 등에 360억원이 소요될 것으로 예상했다. 인원 역시 현재 1개 계 10명이 맡고 있는 것을 정원 30명의 1개 과가 돼야 한다는 것이다.

그러나 중앙 정부의 예산 지원 없이 막대한 사업비가 투입돼야 하는 지방기록관 건립을 '불요불급'한 사업으로 보고 차일피일 미루고 있는 실정이다.

국가기록원에 따르면 16개 광역 지자체에서 모두 지방기록관 건립을 위한 국고 보조를 요청하고 있지만, 기획재정부에서 이를 '지방사무'로 보고 순수 지자체 예산을 사용해 건립해야 한다는 입장이다.

관련 법에 '설치·운영할 수도 있다'고 융통성을 둔 시·군·구와 시·도 교육청에서 기록물 관리 기관을 건립하려 할 때, 정부가 국고 보조를 하지 않기 위한 사전포석이라는 해석이 가능하다. 16개 광역 지자체에 관련 예산을 국비로 지원한 것이 선례로 남는 것을 막기 위한 것이다.

특히 지방기록관 설치·운영을 광역 지자체장의 의무로 규정했지만, 벌칙 조항은 명시돼 있지 않은 것도 문제다.

선거를 통해 당선된 지자체장이 공약에도 없는 수백억원대의 사업을 추진할 이유가 없기 때문이다. 반면 지자체장의 의지만 있다면 지방기록관 설치·운영이 가능한 것으로도 미뤄 볼 수 있다.

이에 대해 국가기록원은 지방기록관 건립 예산을 확보하기 위해 관련 부처와 협의 중으로 지방기록관 설립이 표류상태가 아닌 진행 중인 상황임을 강조하고 있다.

대전시 역시 지방기록관 건립 필요성을 인정하면서도 관련 예산 국비 50% 이상 지원, 총액인건비제 완화 등이 뒤따르지 않는 이상 건립에는 어려움이 있다는 입장이다.

현재 대전시의 경우 문서·시청각·행정 방문 등의 자료 9만 2000점 가량을 시청사 2층과 지하2층 문서고에 보존하고 있다.

2군데로 나눠져 있는 문서고의 총 면적은 885㎡며, 관련 예산은 행정서고 관리비용을 포함 약 5억원이다. 이곳에는 문서·시청각·행정 방문 등 9만 2000점의 자료가 보관돼 있다.

대전시 지난 해 공문서 5200건 폐기

문서생산 1만여건…폐기 결정 생산부서가

2011년 08월 04일 (목) 대전시티저널 허송빈 기자 gnie@paran.com

[ 시티저널 허송빈 기자 ] 대전시가 지난 해 보조연한이 지난 5200건의 공문서를 폐기한 것으로 나타났다.

시에 따르면 지난 해 생산된 공문서는 1만 400건, 폐기된 문서는 5200건에 이른다. 매년 조금씩 다르기는 하지만, 비슷한 양의 문서가 생산되고 폐기된다는 것이다.

생산된 문서는 비교적 까다로운 절차를 거쳐 보존된다.

우선 생산부서에서 문서를 작성한 후 평균 2년 안에 시청사 두군데에 나눠져 있는 문서고로 이관된다. 문서를 서고로 이전하기 전까지 보존과 관리는 생산부서에서 책임진다.

생산된 문서의 보존연한은 중요도에 따라 3·5·10년 등 몇단계로 나뉜다. 도시개발·도시철도 등 사업기간이 길거나, 재정이 수반되는 사업, 사회에 미칠 영향이 큰 사업 등은 통산 10년간 보존된다.

문서고에 이관된 문서는 생산부서의 의견을 물어, 심사를 거쳐 가치가 있다면 보존되고 그렇지 않을 경우 폐기된다.

폐기 심사는 별도의 위원회에서도 할 수 있지만, 무엇보다 생산부서의 의견이 가장 중요한 것으로 알려져 있다. 생산부서가 자의적 판단으로 사실상 문서를 폐기할 수 있는 권한을 갖게 되는 것이다.

생산 문서의 비중이 높고 낮음을 떠나 행정 행위에 대한 기록과 보존이라는 측면에서 "지방기록원"과 같은 별도의 시설에서 모든 공문서를 보관해야 한다는 지적이 나오고 있다.

또 문서고로 옮겨진 공문서는 관련 법에 언급된 8개 사항을 제외하고는 모두 공개하도록 돼 있지만, 정보공개청구를 통해 공문서에 접근할 수 있는 점도 개선돼야 할 점으로 꼽히고 있다.

<참고자료>

● 춘천시기록관 운영규칙

〔

2002․4․3 규칙 제274호

〕

개정 2002․12․31 규칙 제297호(춘천시행정기구설치조례시행규칙) 2003․ 9․19 규칙 제323호(자치법규일괄정비를 위한춘천시지방 공무원근무에관한규칙중개정규칙) 2007․12․ 7 규칙 제432호

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률 제13조 및 동법 시행령 제10조 규정에 따라 춘천시기록관(이하 ”기록관“이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.<개정 2007․12․7>

제2조(적용범위) 이 규칙은 본청․소속기관․하부행정기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.<개정 2003․9․19, 2007․12․7>

제3조(소속 및 인원구성) ①기록관은 총무과 소속으로 하며, 기록관의 장은 총무과장이 된다.<개정 2002․12․31, 2007․12․7>

②기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 문서관리․간행물관리․시청각기록물관리․기록편찬․정보공개접수․기록물관리전산시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.<개정 2007․12․7>

③ 삭제 <2007․12․7>

제4조(전문위원 위촉 등) ①기록물관리를 위한 조사․연구․분석․평가․정리․목록기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 기록관에는 전문위원을 위촉할 수 있다.<개정 2007․12․7>

②전문위원은 기록관의 장의 요청에 의해 시장이 위촉하며, 위촉기간은 2년으로 하고 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.<개정 2003․9․19, 2007․12․7>

제5조(주요업무 및 업무분장) ①기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.<개정 2007․12․7>

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 소관기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리

11. 기록물 정수점검 및 실태조사

12. 기록물관리 지도․교육운영계획의 수립 및 시행

13. 본청․소속기관․하부행정기관의 기록물관리에 대한 지도․감독 및 지원

14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비관리

16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영

17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색․열람제공

18. 소관 비전자기록물의 전자화

19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

20. 소관 기록물의 검색․열람제공

21. 정보공개 접수 창구

22. 기록물 편찬․전시․홍보

23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성․관리

24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

〔본조개정 2007․12․7〕

②제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다.<개정 2007․12․7>

제6조(기록물관리 전산시스템 및 장비구축) ①기록관에는 문서․간행물․시청각기록물 등 모든 기록물을 효율적으로 전산관리할 수 있도록 전산시스템과 관련장비를 구축하여야 한다.<개정 2007․12․7>

②기록물관리전산시스템은 처리과 및 기록관․국가기록원 또는 관할 영구기록물 관리기관에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요 기록물의 행정참고자료 검색․활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.<개정 2003․9․19, 2007․12․7>

③제2항의 처리과라 함은 본청․사업소․읍․면․동을 말한다.<본조신설 2003․9․19, 개정 2007․12․7>

제7조(주요 기록물의 전산화 등) 기록관의 장은 문서․간행물․시청각기록물․비밀문서 등 당해기관의 처리과 또는 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로 신속하게 검색․활용될 수 있도록 하여야 한다.<개정 2003․9․19. 2007․12․7>

제8조(기록물관리실태 점검 및 교육) ①기록관의 장은 처리과별 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.<개정 2003․9․19, 2007․12․7>

②기록관의 장은 기록물정리 등 기록물관리업무와 관련하여 처리과별 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.<개정 2003․9․19, 2007․12․7>

제9조(기록물의 평가 및 심의회 구성․운영) ①기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)의 심의를 거쳐 기록관의 장이 행한다.

②기록물평가심의회는 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가, 소속 공무원 등 5인 이상 10인 이내로 구성하되, 2인 이상의 민간전문가를 포함하고 민간전문가의 임기는 2년으로 하며, 위원장은 총무과장으로 한다.

③심의회는 필요에 따라 수시로 운영한다.

④심의회에 참석한 민간전문가의 대하여는「춘천시 각종위원회 등 실비 변상조례」가 정하는 바에 따라 수당 등을 지급할 수 있다.

⑤심의회는 보존기간 10년 이하 한시기록물 중 보존년한이 경과한 기록물에 대하여 생산부서의 의견조회, 전문요원의 심사를 거쳐 보존기간 재획정, 폐기 또는 보류로 구분하여 평가한다.

〔본조신설 2007․12․〕

제10조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 기록관의 장이 정한다.<개정 2007․12․7>

부 칙

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

부 칙 <2002․12․31>

제1조(시행일) 이 규칙은 2003년 1월 1일부터 시행한다.

제2조 생략

부 칙 <2003․9․19>

제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

제2조 생략

부 칙 <2002․12․31>

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

부 칙 <2007․12․7>

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

거창군 기록관 운영규정

☞ 제정2008-02-20 훈령.예규 305호

제 1 장 총칙

제 1조 (목적)

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은법 시행령 제10조에 따라 설치하는 거창군기록관의 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제 2조 (적용범위)

이 규정은 군 본청·직속기관·사업소·읍·면(이하 “군”이라 한다) 및 의회 사무과에 적용되며, 거창군기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다.

제 3조 (정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “처리과”란 기록물의 생산·수발 및 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.
2. “기록물”이란 군 및 의회의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
3. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적인 활용을 위하여 필요한 보존공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물 관리인력 등을 갖춘 기구를 말한다.
5. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
6. “서고”란 군 및 의회 의사과에서 생산한 기록물을 종합적으로 보존하는 공간을 말한다.

제 2 장 구성 및 분장업무

제 4조 (소속 및 인원구성)

① 기록관은 행정과에 설치하고, 행정과장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술·기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 행정자료실 및 기록물관리의 업무수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제 5조 (주요업무 및 업무분장)

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행
2. 기록물 수집·관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각 기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 관리 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수 점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행
13. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공
18. 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준 영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 기록물의 검색·열람 제공
21. 기록물 편찬·전시·홍보
22. 기록물에 대한 통계의 작성·관리
23. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제 3 장 기록물의 관리

제 6조 (기록물의 생산)

① 기록관장은 군 및 의회 사무과에서 수행하는 모든 업무의 과정 및 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대하여 생산·등록사항을 작성하고 관리하여야 한다.

제 7조 (기록물의 등록)

① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자문서시스템으로 생산 또는 접수 등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

제 8조 (기록물의 정리)

① 기록관장은 처리과에서 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 3월 말까지 공개여부, 접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 전년도에 생산·완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 4월 30일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제 9조 (기록물의 이관)

① 기록관은 처리과에서 생산·완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 안에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 기록관장에게 연기를 신청하여야 한다.
② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 안에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계·인수하는 부서 간에 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제 10조 (기록물의 보존)

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제 4 장 기록물평가심의회

제 11조 (설치 및 구성)

① 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 거창군 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치·운영한다.
② 심의회는 위원장 1인을 포함하여 5인 이내의 위원으로 구성하고 위원장은 행정과장이 되며 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간 전문가 및 소속 공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간 전문가(역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 전공자 및 전직공무원 중 기록물 관리 경험자)를 포함하여야 한다.
③ 위원 중 외부위원의 임기는 2년으로 하되, 1회에 한하여 연임할 수 있다.
④ 외부위원에 대하여는 예산의 범위에서 「거창군 위원회 실비변상조례」에 따라 수당과 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두며, 간사는 문서관리업무담당주사로 한다.

제 12조 (기능)

심의회는 다음 사항을 심의·의결한다.
1. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재 책정, 폐기 또는 보류
2. 그 밖에 소장기록물 평가제도 운영과 관련하여 위원장이 요청한 사항

제 13조 (회의)

① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회의 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석의원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 제12조에 따른 기록물의 폐기결정에 대하여는 가부동수인 경우에는 부결된 것으로 본다.
③ 간사는 심의회 운영과 관련하여 별지 제1호서식 심의회 의결서 및 별지 제2호서식 심의회 회의록을 작성·관리하여야 한다.
③ 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 회의를 서면심의로 할 수 있

제 14조 (기록물 폐기 절차)

① 모든 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.
② 기록관장은 심의회에서 의결된 폐기대상 기록물을 외부유출이 없도록 폐기에 만전을 기하여야 한다.

제 15조 (비밀엄수의무 등)

위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 아니 되며, 위원에서 물러난 후에도 또한 같다.

제 16조 (결과의 적용)

기록관장은 심의회 의결 결과를 기록물관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경내역은 이력으로 관리하여야 한다

제 5 장 기록물의 전자화관리

제 17조 (보존시설 및 장비의 확보)

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추도록 노력하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업·열람·사무공간을 확보하여야 한다.

제 18조 (기록관리시스템 및 장비구축)

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 군 및 의회 사무과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제 19조 (기록관리시스템의 점검 및 유지보수)

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제 20조 (주요기록물의 전산화)

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 보유 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제 21조 (전자화 기록물의 보존관리)

기록관장은 전자화 기록물을 디스크, 자기테이프, 광파일 또는 콤팩트디스크(CD)자료로 구분하여 관리한다.

제 22조 (전자기록물의 백업 및 보존)

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산·보관하여야 한다.

제 6 장 보안관리 및 점검

제 23조 (보안관리)

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제 24조 (긴급사태 시의 대비)

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

제 25조 (점검)

① 기록관의 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 관리
3. 서고 출입과 기록물의 입·출고 통제

제 7 장 기록물의 대출 및 열람

제 26조 (열람시간)

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제 27조 (열람 및 대출의 자격)

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 군 및 의회소속 공무원
2. 다른 기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제 28조 (열람 준수사항)

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기
2. 무단으로 서고 외로의 기록물 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 서고 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지 제3호서식 보존기록물 열람대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 복사 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

제 29조 (대출의 한도 및 기간)

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되 는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 경우에는 별지 제4호서식 보존기록물 대출 및 반납대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고 대출을 할 수 있다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격 에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제 30조 (열람ㆍ대출의 제한)

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등에 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제 31조 (대출 기록물의 전대금지)

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려 줄 수 없다.

제 32조 (대출 기록물의 반납)

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부서·기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제 8 장 행정자료실

제 33조 (관리운영)

기록관장은 행정자료실의 다음 각 호의 사항을 관리·운영한다.
1. 행정자료의 수집·분류·보관·폐기에 관한 사항
2. 소장자료의 열람·대출·활용에 관한 사항
3. 그 밖에 행정자료실 운영에 관한 사항

제 34조 (비치자료)

행정자료실에 비치하는 자료의 구분은 다음과 같다.
1. 군에서 발행하는 행정간행물과 다른 기관·단체의 간행물 중 이용·보관 및 관리가 필요한 자료
2. 제1호에 속하지 아니한 자료로서 각종 전문·교양서적 등의 도서류로 구입·기증받은 일반도서
3. 그 밖의 신문, 잡지 등 각종 형태의 자료

제 35조 (행정간행물의 제출)

군에서 발간 또는 접수한 행정간행물 등이 행정자료로서의 가치가 있다고 판단되는 경우에는 그 간행물 2부를 행정자료실에 제출하여 전 직원이 활용할 수 있도록 하여야 한다.

제 36조 (행정자료의 열람 및 대출)

① 행정자료는 누구나 열람할 수 있으며 열람시간은 공무원의 근무시간으로 한다.
② 공무원 및 군민은 대출을 받을 수 있다. 다만, 기록관장은 부득이 한 경우 대출을 제한할 수 있으며, 군민의 경우에는 일반도서만 대출이 가능하다.
③ 대출은 소속 공무원의 경우 1명당 5권, 기한은 15일 이내로 하고, 군민의 경우 1명당 3권, 기한은 7일 이내로 한다. 다만, 연장요청 시에는 1회에 한하여 7일 이내로 연장할 수 있다.
④ 미반납자에게는 반납을 독촉하고 대출을 제한할 수 있다.
⑤ 자료대출 시에는 신분을 확인하고 타인에게 다시 빌려줄 수 없음을 알려주어야 한다.
⑥ 행정자료의 열람 및 대출에 관한 기록은 별지 제3호서식 보존기록물 열람대장과 별지 제4호서식 보존기록물 대출 및 반납대장을 준용하여 필요한 사항을 기재하여야 한다.

제 37조 (자료의 변상)

① 행정자료를 훼손·분실한 자는 이를 동일한 자료로 변상하여야 한다.
② 동일한 자료를 구할 수 없을 경우에는 동일 주제의 최신자료로 변상하여야 하며, 비매품인 경우에는 그에 상응하는 가치가 있다고 인정되는 유익한 자료로 대체 변상하여야 한다.

제 38조 (자료의 점검 및 폐기)

① 기록관장은 소장하고 있는 행정자료에 대하여 다음 각 호의 사항을 분기별로 점검하여야 한다.
1. 자료의 보존 및 대출 자료의 회수실태
2. 착오분류 자료의 재분류
3. 자료의 손·망실 여부 등
② 기록관장은 점검결과 다음 각 호에 해당하는 행정자료는 심의회 의결을 거쳐 폐기 및 제적처리할 수 있다.
1. 행정자료로서의 가치가 없다고 인정되는 자료
2. 심한 훼손으로 더 이상 활용이 곤란하게 된 자료
3. 그 밖에 소장할 필요가 없다고 인정되는 자료

제 39조 (복사서비스)

이용자의 편익을 위하여 행정자료실에 복사기를 설치하여 이용자가 원하는 내용을 복사 할 수 있도록 할 수 있으며, 다만, 복사에 소요되는 용지를 이용자가 부담하게 할 수 있다.

제 9 장 보칙

제 40조 (기록물 관리실태 점검 및 교육)

① 기록관장은 군 및 의회 사무과의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제 41조 (세부사항)

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부 칙

① (시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
② (다른 규정의 폐지) 「거창군 문서창고 관리규정」 및 「거창군 행정자료실 운영규정」은 이를 폐지한다.

[경향신문] 1년에 기록물 수천~수만권 한 명이 심사

센터안내/언론에비친정보공개센터 2010/10/27 15:03 Posted by opengirok

ㆍ기록물관리전문요원들이 말하는 실태

ㆍ심의위는 한두 시간 만에 폐기여부 결정

정부부처의 기록물관리전문요원 ㄱ씨는 26일 “엄청나게 많은 기록물에 비해 인원은 턱없이 부족하다”며 “이를 한두 사람이 처리해야 한다는 것은 기록물을 함부로 대해도 된다는 인식을 보여주는 것이나 마찬가지”라고 말했다.

ㄱ씨는 지난 1월 열린 기록물평가심의위원회를 앞두고 지난해 10~12월 석달 동안 4000여권의 기록물이 각 부서에서 넘어왔다고 전했다. 그는 “바쁜 부처가 아니어도 이 정도인데, 문서가 많은 국토해양부 같은 곳은 해마다 수만권이 넘을 텐데 혼자서 어떻게 관리할지 의문”이라고 했다. 그는 “회계문서는 대부분 보존기한이 5년인데 이 문서의 중요도를 일일이 따져보지는 못한다”고 말했다.

또 “문서 제목이나 내용이 명확하면 그나마 낫지만 문서를 만든 부서는 ‘일반서무’ 식의 모호한 제목으로 넘기기 때문에 중요 문서도 지나치는 경우가 있다”고 덧붙였다.

정부부처, 광역시, 시청과 군청의 기록물관리전문요원은 대부분 1명씩이다. 한 사람이 많게는 수만건의 기록물을 관리해야 한다. 터무니없이 적은 인원이지만 기록물관리법 시행령 규정에 따라 위법은 아니다.

중앙부처의 경우 매년 폐기 여부를 따져봐야 할 기록물만 해도 적게는 수천권에서 많게는 수십만권까지 쏟아져 나온다. 한 권당 종이기록물은 대략 A4용지 200장, 전자기록물은 수천장 이상으로 구성된다. 이 때문에 기록물 폐기 심사는 요식행위에 그칠 수밖에 없다. 전문요원이 있다 하더라도 중요한 문서가 그대로 버려질 수 있다는 의미다.

경기도 모 기초자치단체의 전문요원 ㄴ씨는 기록물평가심의위원회의 심의 시간이 부족한 것이 문제라고 지적했다. 그는 “심의위가 1년에 한 번 열리는데 심의위원들은 전문요원이 올린 재심의 안건에 대해 원본 문서를 몇 개 살펴보고는 한두 시간 만에 보존이나 폐기 결정을 내리고 끝낸다”고 밝혔다. 이어 “전문요원이 재심의해달라고 요청하지 않으면 보존할 가치가 있는 문서들도 사장될 수 있다”고 덧붙였다.

또 다른 전문요원 ㄷ씨는 일선 공무원의 불성실한 태도를 꼬집었다. 그는 “과거에 문서를 관리해 온 담당자들이 ‘이런 거 대체 왜 하느냐, 나도 기록물 관리만 하라고 하면 잘할 수 있다’고 말한다”고 전했다. 공무원들은 기록물 보관·관리를 중요하게 생각하지 않는다는 것이다. 그는 기록물 관리 교육을 해도 다른 교육에 비해 참여도가 떨어진다고 덧붙였다.

일부 공무원은 ‘만든 사람이 제일 잘 안다’는 식으로 기록물을 무단 폐기하기도 한다. 전문요원 ㄹ씨는 “심지어 ‘보내지 않는 기록물은 (담당 공무원이) 판단한 결과 중요하지 않아서 그런 것이다. 다 이유가 있어서 없앤 걸로 생각하라’고 말하는 공무원도 있다”고 전했다.

[사설]기록물 관리 제대로 해야 국격 높아진다

경향신문

센터안내/언론에비친정보공개센터 2010/10/29 10:23 Posted by opengirok

정부와 공공기관의 기록물 관리가 엉망이라는 보도가 나왔다. 지난달 교육과학기술부 산하 사학분쟁조정위가 상지대 분규와 관련한 회의록을 폐기했다고 해 논란이 된 적이 있지만, 행정안전부의 기록물관리실태 감사에서 드러난 기록물 관리 부실은 생각보다 심각했다. 일례로 강원 인제군과 전남 강진군은 기록물평가심의위원회 심의 과정을 생략하고 문서를 폐기한 것으로 드러났는데, 인제군이 버리기 위해 마대에 담아놓은 서류에는 보존연한이 10년, 30년, 심지어는 준영구·영구인 기록도 포함돼 있었다. 무슨 문서를 작성하고 폐기했는지 보고조차 하지 않은 기관이 수두룩하고, 규정대로 기록물관리 전문요원을 배치한 기관도 전체의 69%에 불과했다. 공공기록물관리법이 제정된 지 10년이 지났는데도 기록물 관리가 총체적으로 주먹구구식임이 드러났다.

공공기록 보존의 목적은 공공기관 행정 기록을 체계적으로 관리, 국정운영의 전 과정을 들여다볼 수 있게 함으로써 정책의 투명성과 책임성을 높이는 데 있다. 국가기관은 물론 지방자치단체, 정부투자기관 등 전 공공기관을 대상으로 공문서뿐 아니라 회의록, 비공식보고서, 비밀기록, 메모노트까지 보존하도록 법으로 정한 것은 이 때문이다. 그런데도 가장 책임있게 기록을 관리해야 할 공직자들이 관리 절차를 귀찮은 일로 여기고 의무를 방기하고 있다니 기가 찰 노릇이다. 이렇게 기록들이 부실하게 관리되고 마구 버려지면 감사원이나 검찰이 무엇을 근거로 공공기관을 감사·수사하며, 언론과 시민단체는 어떻게 권력을 감시할 수 있겠는가. 기록물 폐기 규정을 무시하고도 처벌받지 않으니 사안의 심각성을 인식하지 못하는 것이 어쩌면 당연해 보인다.

우리는 이 같은 공공기록물 관리 부실이 우연히 나온 게 아니라고 판단한다. 현 정부는 올 들어 공공기록물 관리의 효율성을 높인다는 이유로 관련 규정의 완화를 추진하고 있다. 보존기간이 1년 또는 3년인 기록물의 평가·폐기시 기록물평가심의위원회의 심의 생략이 가능하도록 하고, 전문관리 요원의 자격도 관련학과 석사학위 이상 보유자에서 학사 학위자로 낮추는 방안을 추진 중이다. 이는 법제정 취지에 어긋나는 일이다. 정부는 이런 행정편의주의적인 법규 개정에 매달릴 게 아니라 현행 기록물관리 규정이 엄격히 지켜지도록 해야 한다. 기록물의 관리보존은 한 나라의 수준을 가늠하는 잣대도 된다. 말로만 국격을 높이자고 할 게 아니라 이런 데서부터 내실을 다져야 한다.