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프로그램 시작하기 |
▷방법 |
바탕화면 - 시작 - 프로그램 - microsoft excel |
▷tips |
어쩌면 바탕화면에 이미 엑셀 단축아이콘이 있을 수도 있습니다. 그럴 경우에는 바탕화면의 아이콘을 더블클릭하면 되구요, 없으면 위에 적힌 방법을 사용하면 되구요, 그래도 안되면 '시작 - 찾기 - 파일 또는 폴더'에서 excel을 입력하고 '찾기'를 누르면 알아서 찾아줍니다. 그래도 없으면 컴퓨터에 엑셀프로그램이 깔리지 않은 것이니까 어쩔 수 없네요. |
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불 러 오 기 |
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엑셀을 처음 시작했다면 기존에 작업해 놓은 화일이 없으므로 불러오기가 필요없습니다. 그냥 작업을 시작하고 저장하면 됩니다. 그러나 전에 작업한 문서가 있다면 도구바의 |
인 쇄 하 기 |
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인쇄는 도구바의 |
저 장 하 기 |
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도구바의 |
프로그램 종료하기 |
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오른쪽 위에있는 |
워크시트의 활용
아래 그림은 워크시트입니다. 워크시트는 앞서 말씀드린 대로 '월별매출'등의 반복되는 동일한 형식의 문서를 작성할 때 편리한 기능입니다. 한마디로 엑셀의 기본구조라 할 수 있죠.
시트의 이름을 내맘대로
각 시트마다 이름을 지정해 줄 수 있는 데 'sheet1'라는 글자위에 마우스를 가져다 놓고 더블클릭(또는 오른쪽 마우스 누르면 이름바꾸기 메뉴나옴)하면 'sheet1'대신 다른 이름을 입력할 수 있게 됩니다.
-- 여기서는 1월, 2월, 3월로 이름을 바꿔보세요.
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시트의 위치변경
시트이름위에서 마우스를 누른 후 원하는 위치까지 드래그(drag)하면 간단히 이동할 수 있습니다.
-- 여기서는 1월을 3월뒤로 이동해 보세요.
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시트의 삭제
시트이름위에서 오른쪽 마우스를 누르면 '삭제'메뉴가 나옵니다. 눌러주세요.
시트추가
도구바의 '삽입'에서 '워크시트(W)'를 클릭하면 한 개의 시트가 새로 생깁니다.
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셀의 활용 |
▶ 수식입력줄
셀이란 앞서말씀드린 대로 데이타를 입력할 수 있는 공간이며 시트의 기본조직입니다. 셀에 내용을 입력하면 그림처럼 수식입력줄에 셀의 내용이 나타나게 됩니다. 이 기능은 불필요해 보일 수 있지만, 사실을 함수등의 서식을 적용하다보면 매우 유용한 기능입니다.
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예를 들어 'C2'셀에 "B2/A2'라는 서식이 적용된 경우에 C2셀에는 결과치가 나오지만 수식입력줄에는 B2/A2라고 표시가 되어 이것이 단순한 숫자가 아니고 계산해서 나온 숫자임을 알 수 있게됩니다. 또한 그림처럼 셀의 너비보다 데이타 길이가 긴 경우에는 어는 셀에 입력된 데이터인지 알 수 가 없게됩니다. 수식입력줄을 봐야만 알 수 있죠.
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<B2셀에 입력한 경우 B2셀에 커서를 놓으면 수식입력줄에 B2 내용이 나타난다> |
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<B2셀에 입력한 경우 C2셀에 커서를 놓으면 수식입력줄에 내용이 안 나타난다> |
▶ 틀린글자 수정하기
한 두 글자 틀린경우는 다시 입력하는 것이 빠르지만, 영어나 복잡한 서식은 다시 입력하기가 껄끄럽습니다. 이럴 때는 수정하려는 셀을 마우스로 선택한 후 F2키를 누르면 글자를 수정할 수 있게 됩니다. 또한 위에서 배운대로 수정하려는 셀을 마우스로 선택하면 수식입력줄에 셀 내용이 나타나게 되는 데 이때 수식입력줄에서 내용을 수정해줄 수도 있습니다.
▶ 범위 선택하기
셀을 선택하는 것은 해당셀을 마우스 왼쪽으로 클릭해 주면됩니다. 그러면 두 개이상의 셀을 선택하려면 어떻게 해야 할까요. 다음 두 가지 방법이 있습니다.
▷ 하나.
선택하고자 하는 범위의 한 쪽 끝에서 대각선 방향으로 끝까지 마우스를 드래그하여 선택한다.
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<B4셀을 클릭> |
<B10셀까지 마우스로 드래그> |
▷ 둘.
선택하고자 하는 범위의 한 쪽 끝을 우선 클릭해 둔 후 대각선 방향의 끝에 있는 셀을 Shift버튼을 누른 상태에서 클릭해 준다.
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<시작셀에 커서를 둔다> |
<시작셀을 클릭후 Shift를 누른상태에서 마지막 셀을 커서로 누른다.> |
<범위가 선택되었다> |
▶ 자르기, 복사하기, 붙이기
데이터를 원하는 위치에 맘대로 갖다놓자. 마우스의 기능이 항상 그렇듯 마우스 오른쪽을 누르면 기능메뉴가 나타납니다.(반대로 마우스 왼쪽은 원하는 곳을 꼭 눌러 찍어주는 기능이겠죠?) 데이타위치를 변경하고 싶으면 해당 셀을 선택해주고 마우스 오른쪽을 눌러주면 자르기, 복사하기, 붙이기 메뉴가 모두 나타납니다.
** '자르기'를 선택하면 잘라낸 셀에는 아무것도 남지 않게되고 '복사하기'를 선택하면 복사한 셀에는 데이터가 그대로 남아있습니다. '붙이기'는 해당셀에만 붙일 수 있는 것이 아니라, 다른 시트 다른 문서에서도 붙여넣을 수 있습니다. 단 가장 최근에 자르거나, 복사한 데이터가 붙여집니다.
▶데이타 정렬하기
셀에 내용을 입력하면 기본적으로 문자는 왼쪽정렬, 숫자는 오른쪽 정렬이 됩니다. 그림(그림삽입)과 같은 문서를 인쇄하면 제목과 내용이 어디에 속하는 것인지 헷갈리게 됩니다. 이럴 때는 행 또는 열을 기준으로 해서 서식도구모음에서 왼쪽, 가운데, 오른쪽 정렬(그림삽입) 중 하나를 선택하면 됩니다.
▶행-열의 삽입과 삭제
'메뉴바'의 '삽입'에서 '행'이나 '열'을 선택하면 됩니다.
그러나 이것은 별로 좋아보이지 않구요 행-열의 삽입 삭제는 단축키를 사용하시기를 권장합니다. 경험자 입장에서 보면 그게 훨 편리하고, 잦은 마우스 사용으로 인한 검지손가락의 염증같은 부상(?)도 방지할 수 있는 방법입니다.
삽입 단축키는 Ctrl키를 누른 상태에서 +키를 눌러주면 되고, 삭제는 Ctrl키를 누른 상태에서 -키를 눌러주면 됩니다.
▶자동채우기
자동채우기는 엑셀 기초과정중 가장 재밌는 기능입니다. 1월, 2월 --이나 월, 화, ---등 종종사용하는 데이타들을 일부러 입력하지 않아도 엑셀이 알아서 처리해주는 기능입니다.
A1셀에 1월을 입력한 후 A1셀의 오른쪽 모서리에 마우스를 갖다놓으면 포인터가 +형태로 바뀝니다. 이때 오른쪽이나 아래쪽으로 드래그 하면 차례로 2월 3월 --이 입력됩니다.
** 자동채우기를 할 수 있는 내용으로는 월, 요일, 분기, 12갑자등이 있습니다.
물론 원하는 목록을 추가할 수 도 있습니다. 미숙이, 말자, 복자, 삼순이등 옛여자 이름도 한 사람만 입력하면 자동채우기 할 수 있죠. 그런 기타tips를 참고하세요.
▶글자모양 바꾸기
엑셀은 기본적으로 숫자지향적인 프로그램이어서 '한글'에서처럼
다양한 폰트(글자모양)를 제공하지는 않지만 몇 가지 폰트를 사용할 수는 있습니다.
바꾸고자 하는 셀 또는 영역을 선택한 후 서식도구모음에서 폰트, 크기, 굵기, 기울기, 밑줄등을 선택하면 됩니다.
웬만하면 글자모양은 손대지 마세요. 글자모양이 다양해지면 문서자체가 읽기 힘들어지니까요. 글자모양바꾸기는 제목이나 강조하고자 하는 부분에만 사용하세요.
▶ 함수의 활용 - 엑셀의 존재근거
엑셀은 200여가지의 함수를 제공합니다. 우리는 11가지 함수만 다룰 것이고 기초사용법에서는 단 4가지 함수만 다룰 것입니다. 사실 기초사용법에서 다룰 '더하기, 나누기, 곱하기, 빼기'만 알면 엑셀사용에 전혀 지장이 없습니다. 나머지 7가지만 약간 익히면 엑셀함수는 완전정복입니다. 11가지 함수외에 나머지는 많아야 1명이 1가지 정도를 더 익히게 될 것이니 다루는 함수가 적다고 불평하실 이유가 없습니다.
함수사용빈도는 더하기 - 나누기 - 곱하기 - 빼기 순이라고 생각됩니다.
◎ 사자연산 공식
더하기 : =셀이름+셀이름
나누기 : =셀이름/셀이름
곱하기 : =셀이름*셀이름
빼 기 : =셀이름-셀이름
◎더하기 함수
가장 많이 사용되는 함수입니다. 더하기를 하는 방법은 '=셀이름 : 셀이름'입니다.
1. 원칙 : B2와 B3의 합을 구하려면 '=B2:B3'를 B2에서 B5까지 합을 구하려면
'=B2:B5'를 입력하면 됩니다.
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2. 활용 : 1의 방법은 아주 무식한 방법이므로 사용하지 마세요.
B1에서 B100까지의 합을 구하려면 셀이름 100번을 일일이 입력해야 하니까요.
방법 : 합계를 낼 셀을 선택 - 도구바 -
시그마를 클릭하면 엑셀이 알아서 대강 범위를 점선으로 선택해줍니다.
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엑셀이 표시한 점선이 원하는 범위면 그냥 엔터치면 합계 계산이 되고, 안맞으면 마우스를 계산할 셀을 드래그해서 선택해주면 됩니다.
합계를 낼 셀이 여기저기 떨어져 있을 경우에는..
'소계'란이 있고 '총계'를 구할 경우 보통 사용됩니다. 역실 합계를 낼 셀을
선택한 후 Ctrl을 누른상태에서 계산할 셀을 하나씩 하나씩 선택해주고 난 후
엔터키를 눌러주면 됩니다.
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** 나누기, 곱하기, 빼기도 마찬가지지만 함수계산은 같은 시트내에서만 할 수 있는 것은 아닙니다. 다른 시트, 다른 문서의 데이터와도 계산를 낼 수 있습니다. tips를 참고하세요.
◎ 나누기 함수
통계에서 퍼센트가 빠질 수 없겠죠. 퍼센트를 위해서는 나누기 함수를 사용해야 하므로 더하기 함수에 이어 빈도수가 아주 높은 함수입니다.
공식 : =셀이름/셀이름
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예제 : 그림처럼 전체중 갑의 비율을 계산하려면 =B2/A2를 입력하면 됩니다.(이크! 그림이 잘못됐네. A하고 B하고 순서가 거꾸로네요....) 더하기 처럼 여러개의 셀을 복잡하게 나눌 경우가 많지 않으므로 더하기의 기능같은 기능은 없고 직접 입력하도록 돼있습니다.
◎ 곱하기 함수
수당등을 계산할 때 많이 쓰이는 함수입니다.
공식 : =셀이름*셀이름
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예제 : 그림처럼 매수가 12이고 단가가 300인 경우에는 '=A2*B2'라고 입력하면 됩니다.
◎ 빼기함수
의외로 사용빈도가 낮습니다. 하지만 기본이니까.
공식 : =셀이름-셀이름
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▶ 데이터의 관리
원래 MS Office의 다섯가지 프로그램 중 데이터관리는 '액세스'의 역할이지만 엑셀도 기초적인 데이터 관리기능이 있습니다. '기초적인'이란 얘기에 시시하게 느낄지 모르겠지만, 장난이 아닙니다. 그리고 아주 재밌어요. 엑셀이 단순한 숫자놀이 수준을 벗어나게 하는 기능이니까요. 물론 고급과정에 속하는 엑셀매크로까지 감안하면 단순한 숫자놀음이라고는 절대 못하죠.
데이터관리 기능은 도구바의 '데이터(D)'에 있습니다.
종종쓰는 기능이 아니니 단축키보다는 도구바를 활용하는 것이 좋습니다. 모든 기능이 마찬가지지만 데이터관리 기능도 업무특성상 종종쓰게 되는 기능은 단축키를 최대한 사용하는 것이 좋습니다.
◎ 정렬
기능설명 : 이름이나 숫자등을 가나다/123(오름차순) 다나가/321(내림차순)으로 정리
방법 : 도구바 - 데이터(D) - 정렬
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부연설명 <1>행범위선택 : 행이름(A를 누르고 C까지 마우스로 드래그 <4> 정렬순서결정 : 최대 3가지까지 결정할 수 있으며, 필요없으면 1-2가지만 사용해도 됨. |
※주의사항 : 절대금기사항은 아니지만 왠만하면 다음사항을 지켜야 합니다.
가. 각 행/열의 데이터 내용이 동일한 지 확인
예) A열에는 이름, B열에는 부서...
나. 비어있는 셀이 없는지 확인(특히 제목행이나 열)
다. 정렬범위는 모든 행/열을 선택
◎2. 필터
기능설명 : 원하는 데이터만 골라냄.
방법 : 도구바 - 데이터(D) - 필터 - 자동필터
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자동필터를 없애려면 다시 '도구바 - 데이터 - 필터 - 자동필터'를 눌러주면 된다.
※ '찾기'와 다른점
'찾기'기능은 원하는 데이터 위치로 커서를 옮겨가는 기능인데 반해
필터기능은 원하는 데이터가 포함된 행/열만을 뽑아내는 기능이다.
이렇게 되면 해당 행/열에 대해서만 색상을 입힌다든지 서식을
적용하는 것이 가능하게 된다.
◎3. 부분합
기능설명 : 부서별, 주별... 소계 및 합계/개수등을 자동으로 계산
방법 : 도구바 - 데이터(D) - 부분합
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부분합이 실행된 화면 |
왼쪽의 '-'표시를 눌러주면 결과만 나타남 |
그룹화할 항목 : 행/열 이름이 나타남. 원하는 행/열을 선택
사용할 함수 : 각 그룹의 합계/개수/평균...중 계산하고자 하는 내용을 선택
부분합 계산항목 : 행/열 이름이 나타남(다중선택 가능)
※ 부분합을 없애려면 다시 '도구바-데이터-부분합'을 한 후 '모두삭제'를 클릭해주면 된다.
※ 부분합을 하려면 우선 데이터 정렬을 먼저 해줘야 원하는 답을 얻을 수 있다. 위의 예처럼 카드사별 독자수를 파악하려고 하는 데 카드사가 정렬이 되지 않은 상태에서 바로 부분합을 실행시키니까 원하는 답을 얻을 수 없게 되었다. 따라서 위의 예제에서는 부분합을 실행시키기 전에 정렬기능을 이용하여 카드사별로 데이터를 정렬한 후 카드사별로 부분합을 실행시키면 원하는 답을 얻을 수 있게된다. 또한 '사용할 함수'에서 보통은 예제에 쓰인 '개수'보다는 '합계'의 사용빈도가 더 높은 편이다.
[출처] 작성자/ 옮김
제2장 엑셀 기초 사용법
강의목적
이 장에서는 윈도우즈 98(Windows98)과 엑셀2000(Excel 2000)의 기본적인 용어 및 기능들에 대해 설명하도록 한다.
엑셀의 개요
엑셀은 대차대조표, 성적표, 고객관리, 재고관리 및 재무제표 등과 같은 행과 열로 구성된 데이터가 서로 연관을 갖는 수치분석에 유용하게 활용된다. 특히, 공식을 사용자가 정의하여 사용할 수 있을 뿐 아니라 사전에 정의된 수많은 함수들을 활용하여 효과적으로 분석할 수 있다. 또한 다양한 서식을 통해 알기 쉽고 보기 좋은 보고서를 작성할 수 있다.
2차원,3차원 차트의 작성, 다양한 차트 서식 기능 등 엑셀의 차트 작성 능력은 다른 어떤 스프레드시트 프로그램보다 뛰어나다. 주어진 데이터를 단순히 숫자만을 나열하는 것이 아니라 차트를 활용하여 제시한다면 훨씬 더 이해하기 쉬울 것이다.
엑셀은 레코드 및 필드에 관련된 자료들에 대해 레코드의 관리, 탐색, 정렬,자동 필터, 보고서 작성 등의 작업을 지원하며 수행한 작업 결과를 워크시트나 표준 데이터베이스 파일에 저장할 수 있다. 특히 자동 필터 기능을 활용하여 복수의 레코드나 필드를 중심으로 복수의 조건을 만족하는 자료를 정렬할 수 있으며 피벗 테이블을 활용하여 손쉽고 유용한 방법으로 자료를 정리, 요약할 수 있다.
엑셀에서는 복수의 명령을 손쉽게 처리할 수 있는 매크로 기능을 지원한다. 특히 도구버튼, 메뉴 및 대화 상자 등을 사용자 정의로 작성할 수 있도록 지원하고 있다.
엑셀을 시작하는 가장 간편한 방법은 윈도우의 바탕화면에 마이크로소프트 엑셀 프로그램의 단축아이콘을 등록시킨 후 이를 더블클릭하는 방법이다.윈도우에 등록하는 방법을 모르는 경우는 윈도우의 바탕화면의 작업표시 줄 맨 왼 쪽의 [시작|프로그램]을 선택한 후 나타나는 프로그램 중에서 엑셀을 클릭하면 된다. 이러한 실행 과정을 거치면 <그림 2.1>과 같은 엑셀의 초기화면이 나타난다.
< 그림 2.1 엑셀의 초기화면 >
작업을 끝내려면 메뉴 표시줄에 있는 [파일]을 선택한 다음 [종료]를 선택하여 마우스로 클릭한다.
통합문서와 워크시트는 엑셀 작업의 가장 기본이 되는 개념이다. 통합문서(workbook)는 하나 이상의 워크시트를 포함하는 엑셀 파일을 의미한다. 또한 기본적으로 하나의 통합문서에는 16개의 워크시트가 포함되어 있으며 각 시트의 이름은 Sheet1~Sheet16으로 정해져 있다. 현재 사용하고 있는 워크시트를 알아보기 위해서는 통합문서 하단의 시트탭을 참조하면 된다. (< 그림 2.2 >참조).
< 그림 2.2 이름상자 화면 >
워크시트는 열과 행으로 나누어진 직사각형의 셀을 가지고 있다. 열의 범위는 A,B,C.....,AA,BB,....IV까지 256개의 열이 있으며, 행의 범위는 1부터 16,384까지이다. 각각의 셀은 열과 행에 의해 주소를 가지게 된다. 또한 워크시트의 이름은 기본적으로 Sheet1,Sheet2 등의 순서로 주어진다. 만약 사용자가 워크시트에 특정한 이름을 지정하고 싶다면 시트탭에서 이름을 지정하고자 하는 워크시트 이름을 마우스로 더블클릭하여 시트 이름을 편집한다.
표준 도구모음은 13종류의 도구모음 중에서 가장 기본이 되고 중요하다. 표준 도구모음은 파일의 관리, 서식화, 편집 등 워크시트에서 가장 보편적으로 활용되는 도구들을 포함한다.
<그림2.3 표준 도구모음 화면>
각각의 표준 도구모음에 대한 기능은 다음의 <표2.1>과 같다.
도구 |
기 능 |
새 통합문서 |
새로운 통합문서를 만든다. |
열기 |
파일 열기 대화 상자를 표시한다. |
저장 |
작업하는 통합문서를 저장한다. |
인쇄 |
작업하는 통합문서를 인쇄한다. |
미리 보기 |
작업하는 통합문서의 미리보기를 표시한다. |
철자 검사 |
워크시트에 있는 문자에 대한 철자를 검사한다. |
잘라내기 |
선택된 부분을 잘라내어 클립보드로 보낸다. |
복사 |
선택된 부분을 복사하여 클립보드로 보낸다. |
붙여넣기 |
클립보드에 있는 내용을 선택된 부분에 붙여 넣는다. |
서식 복사 |
선택된 셀이나 대상의 서식을 복사한다. |
실행 취소 |
최종 명령이나 실행을 취소한다. |
반복 |
최종 명령이나 실행을 반복한다. |
자동 합계 |
합계 함수를 삽입하여 선택된 범위에 대해 자동으로 합계를 구한다. |
함수 마법사 |
필요한 함수를 화면에 보여 주며 선택을 할 수 있게 한다. |
오름차순 정렬 |
정렬키로 현재 셀을 사용하여 알파벳 순서(오름차순)로 정렬한다. |
내림차순 정렬 |
정렬키로 현재 셀을 사용하여 알파벳 순서(내림차순)로 정렬한다. |
차트 마법사 |
차트 마법사를 이용하여 차트를 그린다. |
지도 |
선택한 서식에 필요한 지도를 넣을 수 있다. |
그리기 |
원하는 부분에 그림을 그릴 수 있도록 그리기 도구를 불러온다. |
확대/축소 제어 |
화면의 배율을 조정한다. |
도움말 |
마우스로 클릭하는 부분의 설명이 화면에 즉각 나타난다. |
<표2.1 표준 도구모음의 종류와 기능>
엑셀은 서식 도구모음을 통해서 다양한 형태의 서식을 신속하게 활용할 수 있도록 지원하고 있다. 서식 도구모음은 셀의 데이터를 강조하거나 워크시트의 모양을 좀더 보기 쉽게 만들기 위하여 사용된다.
<그림2.4 서식 도구모음 화면>
도 구 |
기 능 |
글꼴 |
이용 가능한 글꼴의 목록을 나열한다. |
글꼴 크기 |
글꼴 크기를 결정한다. |
진하게 |
선택한 부분을 굵게 서식화한다. |
기울임꼴 |
선택한 부분에 기울임꼴 서식을 적용한다. |
밑줄 |
선택한 문장에 밑줄을 긋는다. |
왼쪽 맞춤 |
선택된 문자열 상자, 셀, 차트의 문자열을 왼쪽으로 정렬한다. |
가운데 맞춤 |
선택된 문자열 상자, 셀, 차트의 문자열을 가운데로 정렬한다. |
오른쪽 맞춤 |
선택된 문자열 상자, 셀, 차트의 문자열을 오른쪽으로 정렬한다. |
선택된 영역의 가운데 |
문장을 선택된 영역의 가운데로 맞춘다. |
통화 유형 |
선택된 범위에 두 소수자리를 갖는 통화 서식을 적용한다. |
백분율 |
선택된 범위에 백분율 서식을 적용한다. |
콤마 유형 |
선택된 범위에 두 소수자리를 갖는 콤마 서식을 적용한다. |
괘선 |
이용 가능한 괘선의 팔레트가 표시된다. |
색 |
셀, 차트 등에 적용할 수 있는 색상의 팔레트를 표시한다. |
글꼴색 |
선택된 문장에 적용할 수 있는 색상의 팔레트를 표시한다. |
<표2.2 서식 도구모음의 종류와 기능>
[출처] 작성자/옮김