근로계약서 작성 의무와 전자 근로계약서 활용 방안

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근로계약서 작성 의무와 전자근로계약서 활용 방안

2018-04-16 오후 2:06:00

1. 들어가며
근로기준법 제17조에 따라 사용자가 근로자를 고용하면, 필수기재사항이 들어간 근로계약서를 반드시 작성해야 하고, 1부를 서면으로 교부해야 한다. 근로기준법에 따르면 근로계약서는 반드시 서면으로 작성 및 교부해야 하는데 시대가 변하면서 전자적인 방식에 의하여 근로계약서를 작성하는 사례가 빈번하게 발생하고 있다. 그러나 전자근로계약서를 작성하면 사용자가 근로계약서를 ‘서면’으로 교부를 했다고 보아야 하는지, 그리고 근로자가 서명을 하여 동의를 한 것이 맞는지에 대한 문제가 있다. 이하에서는 근로계약서 작성 의무와 필수기재사항 그리고 전자근로계약서 활용방안에 대하여 서술하도록 한다.

2. 근로조건의 명시의무

    근로기준법상 임금이란 사용자가 근로의 대가로 근로자에게 지급하는 임금, 봉급, 그 밖에 어떠한 명칭으로든지 지급하는 일체의 금품을 말한다.

    (1) 취지 : 사용자는 근로자와 근로계약을 체결할 때에 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등의 근로조건에 대해 명시하도록 근로기준법은 규정하고 있다. 그 취지는 사용자가 자신의 우월한 지위를 남용하여 구체적인 근로조건을 제시하지 아니하는 등 근로조건의 불확정한 상태에서 근로자의 근로를 수령하는 것을 방지하고, 명시된 근로조건과 사실이 다를 경우 근로자를 보호하기 위함이다.

    (2) 명시할 근로조건 : 사용자가 명시하여야 할 근로조건은 ①임금, ②소정근로시간, ③주휴일, ④연차유급휴가, ⑤취업장소, ⑥종사업무, ⑦취업규칙에서 정한 사항, ⑧기숙사에 관한 규칙 등이다.

3. 근로조건 명시방법

(1) 원칙

    일반적인 근로조건의 명시방법에 대해 별도의 규정은 없으므로 서면이나 구두에 의한 근로조건 명시는 가능하다. 다만, ①임금의 구성항목ㆍ계산방법ㆍ지급방법, ②소정근로시간, ③유급주휴일, ④연차유급휴가에 관한 사항은 서면으로 명시하고 근로자에게 교부해야 하며, 서면으로 명시한 사항이 단체협약 또는 취업규칙 변경 등의 사유로 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있는 경우 근로자에게 교부하여야 한다.

(2) 서면명시의 방법

    ① 서면명시는 종이로 된 문서에 하여야 한다. 실무상으로 이를 근로계약서라 한다. 즉, 사용자와 근로자는 종이로 근로계약서에 근로조건을 명시하여야 하며, 사용자는 이를 근로자에게 교부하여야 한다.

    ② 전자문서로 명시하는 경우에는 서면명시라고 볼 수 없다. 다만, 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행과정을 관리하는 등 특별한 사정이 있다면 전체적인 사정을 고려하여 해당 전자문서도 서면명시된 근로계약서로 볼 수 있다.

4. 명시의무 위반의 효과와 명시된 근로조건 위반에 대한 구제

    명시하여야 할 근로조건을 명시하지 않거나 서면명시한 근로조건에 대해 근로자에게 교부하지 않은 경우 500만원 이하의 벌금형이 부과된다. 해당 벌칙과는 별개로 근로계약 자체가 사법상 무효가 되는 것은 아니다. 단, 기간제 및 단시간 근로자의 경우 벌금형이 아닌 500만원 이하의 과태료이다.
한편, 명시된 근로조건이 사실과 다른 경우라 함은 근로자의 근로조건이 명시된 근로조건보다 미달하는 경우를 말한다. 이 경우 근로자는 근로조건 위반을 이유로 손해배상을 청구할 수 있고, 즉시 근로계약을 해지할 수 있다. 근로자가 손해배상을 청구하는 경우 노동위원회에 신청할 수 있고 근로계약이 해지되었을 경우 사용자는 취업을 목적으로 거주를 변경하는 근로자에게 귀향여비를 지급하여야 한다.

5. 전자근로계약서의 활용

(1) 전자근로계약서의 의의

    고용노동부 전자근로계약서 가이드라인에 따르면 전자근로계약서란 근로기준법상 근로계약이 체결되었음을 증명하는 출력이 즉시 가능한 전자문서라고 한다.

(2) 적법한 전자근로계약서

    근로기준법상 서면의 의미에 대한 참고판례는 다음과 같다.

(판례) [서울행정법원 2010.6.18, 선고, 2010구합11269, 판결]

    근로기준법 제27조 해고사유 등의 서면통지 제도는 해고를 둘러싼 분쟁해결에 도움을 주고 사용자의 일시적인 감정에 의한 무분별한 해고의 남용을 방지하여 근로자의 권익을 보호하기 위한 것으로서 위 규정에 위반하여 해고사유와 해고시기를 서면으로 통지하지 아니한 해고통지는 위 법 제27조 제2항에 따라 무효라 할 것이다. 또한 위 법조항상 ‘서면’이란 종이로 된 문서를 의미하고, 전자문서는 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행 과정을 관리하는 등 특별한 사정이 있는 경우 이외에는 위 법조항상 ‘서면’에 해당되지 않는다고 해석하는 것이 문언 및 입법취지에 부합한다고 판단된다.

    따라서 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행 과정을 관리하는 등 특별한 사정이 있는 경우에는 전자문서도 서면 명시된 근로계약서로 볼 수 있다.
가이드라인에 따르면 전자근로계약서로 인정될 수 있는 경우는 3가지 방식이 있다. ① 사내 전산망에 전자근로계약서 작성 시스템을 구축하는 경우, ② 외부 전자근로계약서 작성 시스템을 활용하는 경우, ③ 서면으로 작성한 근로계약서를 스캔 또는 사진 등의 방식으로 전자화하는 경우이다. 전자근로계약서가 전자적인 형태로 서명, 날인을 포함해야하기 때문에 위 3가지 방식을 제외하고는 전자근로계약서의 효력을 인정받기는 어려워 보인다.
대부분 사내 전자결재시스템에서는 직원 본인의 서명을 스캔파일로 저장하고 있어, 문서 등을 작성하고 결재 버튼을 누르면 스캔되었던 서명이 바로 문서에 붙는 방식으로 작동되고 있다. 이 방식을 전자근로계약서 서명, 날인하는 데에 사용한다면, 다른 사람이더라도 아이디와 비밀번호만 알고 있으면 클릭 한 번으로 전자서명을 할 수 있게 되는 문제가 발생한다. 따라서 전자근로계약서는 본인의 필체로 성명을 기재하고 서명까지 할 수 있는 전자적 입력장치를 활용하는 것이 향후 분쟁의 소지를 조금이나마 줄일 수 있는 방법이다.

(3) 전자근로계약서의 보존

    고용노동부의 가이드라인에 따르면 전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 가급적 읽기전용문서로 저장해야 하며, 다음의 요건을 갖춰야 보존의무를 이행한 것으로 볼 수 있다.

    ① 전자근로계약서의 내용을 열람할 수 있을 것
② 전자근로계약서가 작성 및 송신, 수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
③ 전자근로계약서의 작성자, 수신자 및 송신, 수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것
④ 종이에 작성된 근로계약서 등 전자적 형태로 작성되지 않은 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화 하는 등 정보처리 시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환해 보관하는 경우에는 위 요건에 더하여 근로계약서 원본과 내용 및 형태가 동일할 것

6. 나가며

    시대가 변하면서 근로계약서를 조금 더 쉽고 간편하게 체결하기 위해 전자적인 방법을 동원하고 있다. 전자근로계약서는 원칙적으로 근로기준법에 명시된 사항이 아니기 때문에, 전자근로계약서를 작성 및 교부하는 적법한 방식을 사전에 체크할 필요가 있겠다. 또한, 전자근로계약서를 교부하는 방법으로는 원칙적으로 전자적 형태로 근로계약서를 교부받겠다는 근로자의 동의가 필요하므로 만약 동의하지 않으면 회사는 이를 출력해 서면으로 교부해야 근로기준법 제17조의 근로계약서 교부의 의무를 다하는 것이 될 것이다.