컨벤션의 의의 및 개념

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1. 컨벤션의 의의

가. 컨벤션의 의의

국제회의산업은 고부가가치의 상품이라는 측면과 경제적 파급효과 외에도 개최국의 정치, 경제, 문화 수준을 집약하고 있어 「관광산업의 꽃」이라고 한다. 우선 국제회의 개최효과로는 경제적 파급효과를 들 수 있다. 국제회의 참가자들은 일반 여행객보다 평균 30% 많은 지출을 하며, 외화획득 효과도 매우 큰데다 사회 간접자본 확충으로 지역사회의 균형발전에도 크게 기여하는 것으로 조사되고 있다. 또한 과학, 의학 등 학술 분야와 첨단산업 분야 등에서의 정보교환으로 국익에도 부합되며 이밖에 국제무대에서 개최국의 위상을 높여주어 정치적 영향력을 증대시키는 데에도 크게 도움이 되고 있다.
국제회의 분야가 하나의 산업으로 가장 먼저 정착된 지역은 유럽이라고 할 수 있다. 국제기구 본부의 65%가 소재하고 있는 유럽은 전 세계 국제회의의 약 58%를 개최하는 등 세계 컨벤션 산업의 중심지가 되어 왔다. 그러나 최근 컨벤션 산업이 고부가가치의 새로운 산업으로 등장함에 따라 세계 각국은 홍보활동을 강화하고 컨벤션 센터를 건립하는 등 자국으로의 국제회의 유치에 경쟁적으로 나서고 있다.
특히 아시아 지역 국가들은 국제회의뿐만 아니라 MICE(Meeting, Incentive, Convention, Exhibition)라 하여 같은 범주에 속하는 각국 단체나 외국기업들의 해외 개최 회의, 인센티브 관광, 전시․박람회 등의 유치에도 적극적으로 나서고 있어 컨벤션 개최지역으로 새롭게 부상하고 있다.
우리나라도 국력신장 및 국제화에 발맞춰 여러 국가들과 각 분야에서 교류가 확대됨에 따라 국제회의를 비롯한 전시회, 이벤트 등 국제행사 개최건수가 해마다 증가추세를 보이고 있다. 또한 2000년 아시아․유럽 정상회의 개최를 통한 국제회의 산업에 대한 관심이 증대되었고 서울을 비롯하여 전국적으로 컨벤션센터 건립이 추진되고 있다. 특히 지난 1996년 말 에는 국제회의의 유치 촉진과 원활한 개최 지원, 국제회의 시설확충과 ‘국제회의 산업 육성에 관한 법률’이 제정됨으로써 우리나라 국제회의 산업 육성을 위한 제도적인 발판이 마련되고 있다.
아시아의 주요 관광국인 싱가포르는 이미 지난 1995년에 12,000명 수용 규모의 싱가포르 국제컨벤션센터를 신축하였고, 태국도 5,000명 규모의 퀸시리킷 국제회의장을 1991년에 건설하였으며, 일본은 도쿄․요코하마의 대규모 컨벤션센터 외에 45개 도시를 국제회의 관광도시로 지정하는 등 국제회의의 유치 기반시설을 완비하여 경쟁력을 강화해 왔다.
한편 우리나라의 국제회의산업은 전문 국제회의시설 부족 등으로 아직 초보적인 단계에 머물고 있으나 최근 들어 국제사회에서의 한국의 위상강화, 지정학적 위치, 인천 신공항 건설 추진 등으로 점차 경쟁력을 확보해 나가고 있다.

나. 컨벤션의 개념과 정의

국제회의란 통상적으로 공인된 단체가 정기 또는 부정기적으로 주최하여 각국에서 대표가 참가하는 회의를 말한다. 국제회의는 성격에 따라 국가간의 이해조정을 위한 교섭회의, 전문 학술회의, 참가자간의 우호 증진을 목적으로 하는 친선회의, 국제기구 사업결정을 위한 총회나 이사회 등 그 종류가 매우 다양하다. 회의 개최지는 일반적으로 각국의 유치경쟁이나 관례적 순번 등에 의해 결정되고 있지만 정치적․지리적 이유 등이 개최국 선정에 변수로 작용하게 되는 경우도 있다.
국가 또는 국제기구마다 국제회의에 대한 기준을 달리하고 있는데 대표적인 국제회의 전문 국제기구들이 채택하고 있는 국제회의 기준은 다음과 같다.

1) 국제회의연합(Union of International Associations, UIA)
국제기구가 주최하거나 후원하는 회의로서 국내 단체가 주최하는 회의 가운데 다음 조건을 모두 만족하는 회의를 의미한다. ① 전체 참가자수 300명 이상, ② 참가자 중 외국인이 40% 이상, ③ 참가국 수 5개국 이상, ④ 회의 기간이 3일 이상이어야 한다.
그러나 순수 내국인 회의 및 종교적․교육적․정치적․상업적․스포츠 성격의 회의와 위원회, 전문가 단체 등과 같이 회의 참가자가 엄격하게 제한된 정부 단위의 회의로서 대규모 국제기구 본부가 소재한 뉴욕과 제네바 등에서 개최되는 회의를 제외한다.

2) 세계 국제회의 전문협회(International Congress and Convention Association, ICCA)
정기적인 회의로서 최소 4개국 이상을 순회하면서 개최되고 참가자가 100명 이상인 회의로 정의하고 있다.

3) 아시아 컨벤션 뷰로 협회(Asian Association of Convention and Visitor Bureaus, AACVB)
공인된 단체가 법인이 주관하는 단체회의, 학술심포지엄, 기업회의, 전시․박람회, 인센티브 관관 등 다양한 형태의 모임 가운데 전체 참가자 중 외국인이 10% 이상이고 방문객이 1박 이상을 상업적 숙박시설을 이용해야 한다. 그리고 2개 대륙 이상에서 참가하는 국제행사, 동일 대륙에서 2개국 이상이 참가하는 지역행사, 참가자 전원이 개최국에 가서 행사를 개최하는 국제행사로 구분한다.

4) 우리나라 국제회의 육성법
국제기구 또는 국제기구에 가입한 기관 또는 법인, 단체가 회의를 주최 시 다음 각 호의 요건을 갖추어야 한다. ① 5개국 이상의 외국인이 참가하고, ② 회의 참가자가 300인 이상에 그 중 외국인이 100명 이상이며, ③ 3일 이상 진행되는 회의이어야 한다. 그리고 국제기구에 가입하지 아니한 기관 또는 법인, 단체가 주최 시에는 다음 각 호의 요건을 갖추어야 한다. ① 회의 참가자 중 외국인이 150명 이상이고, ② 2일 이상 진행되는 회의일 것을 명시해 놓고 있다.

다. 국제회의 산업의 정의

국제회의를 계획․준비․진행을 담당하는 대행사, 즉 국제회의 용역업(Professional Convention Organizer, PCO)이 있는데 이를 우리는 일반적으로 국제회의 산업이라고 한다.
국제회의 용역업이란 관광 진흥법에 의하면 대규모 관광수요를 유발하는 국제회의의 계획․준비․진행 등 필요한 업무의 행사를 주관하는 자로부터 위탁받아 대행하는 업으로 규정하고 있다.
국제회의 용역업의 구체적 업무로는 회의의 기획, 투어나 동시통역의 대행, 전체행사를 총괄하여 대행하는 것이다.


2. 컨벤션의 종류

가. 국제회의의 종류

1) 회의 (Meeting)
모든 종류의 모임을 총칭하는 가장 포괄적인 용어이다.

2) 컨벤션(Convention)
회의 분야에서 가장 일반적으로 쓰이는 용어로서, 정보전달을 주목적으로 하는 정기 집회에 많이 사용되며, 전시회를 수반하는 경우가 많다. 각 기구나 단체에서 개최하는 연차총회(Annual Meeting)의 의미로 쓰였으나 요즘에는 총회, 휴회 기간 중 개최되는 각종 소규모 회의, 위원회 등을 포괄적으로 의미하는 용어로 사용된다.

3) 컨퍼런스(Conference)
컨벤션과 거의 같은 의미를 가진 용어로서, 통상적으로 컨벤션에 비해 회의 진행상 토론회가 많이 열리고 회의 참가자들에게 토론 참여 기회도 많이 주어진다. 또한 컨벤션은 다수의 주제를 다루는 업계의 정기 회의에 자주 사용되는 반면, 컨퍼런스는 주로 과학․기술․학문 분야의 새로운 지식 습득 및 특정 문제점 연구를 위한 회의에 사용된다.

4) 콘그레스(Congress)
컨벤션과 같은 의미를 가진 용어로서, 유럽지역에서 빈번히 사용되며 주로 국제 규모의 회의를 의미한다. 컨벤션이나 콘그레스는 본 회의와 사교행사 그리고 관광행사 등의 다양한 프로그램으로 편성되며 참가인원은 보통 수 천 명에 이르기도 한다.

5) 포럼(Forum)
제시된 한가지의 주제에 대해 상반된 견해를 가진 동일 분야의 전문가들이 사회자의 주도하에 청중 앞에서 벌이는 공개 토론회로서, 청중이 자유롭게 질의에 참가할 수 있으며 사회자가 의견을 종합한다.

6) 심포지엄(Symposium)
제시된 안건에 대해 전문가들이 다수의 청중 앞에서 벌이는 공개토론회로서, 포럼에 비해 다소의 형식을 갖추며 청중의 질의 기회는 적게 주어진다.

7) 패널 디스커션(Panel Discussion)
청중이 모인 가운데 2명 ~ 8명의 연사가 사회자의 주도하에 서로 다른 분야에서의 전문가적 견해를 발표하는 공개 토론회로서, 청중도 자신의 의견을 발표할 수 있다.

8) 워크숍(Workshop)
컨퍼런스나 컨벤션 또는 기타 회의의 한 부분으로 개최되는 짧은 교육 프로그램으로, 30 ~ 35명 정도의 인원이 특정 문제나 과제에 대한 새로운 지식․기술․아이디어 등을 서로 교환한다.

9) 클리닉(Clinic)
클리닉은 소그룹을 위해 특별한 기술을 훈련하고 교육하는 모임이다. 항공예약 담당자를 예로 들면, CRS(컴퓨터 예약 시스템)를 어떻게 운용할 것인가를 교육한다. 워크숍과 클리닉은 여러 날 계속 되기도 한다.

10) 전시회(Exhibition)
전시회는 판매자에 의해 제공된 상품과 서비스의 전시모임을 말한다. 무역․산업․교육 분야 또는 상품 및 서비스 판매업자들의 대규모 전시회는 회의를 수반하는 경우도 많으며, 이와는 반대로 전시회가 컨벤션이나 컨퍼런스의 한 부분으로 열리는 경우도 많다. 한편 엑스포지션(Exposition)은 주로 유럽에서 전시회를 말할 때 사용되는 용어이다.

11) 무역 박람회(Trade Show 또는 Trade Fail)
무역박람회(교역전)는 부스를 이용하여 여러 판매자가 자사의 상품을 전시하는 형태의 행사를 말한다. 전시회와 매우 유사하나 다른 점이 있다면 컨벤션의 일부가 아닌 독립된 행사로 열린다는 것이다. 여러 날 지속되는 대형박람회는 참가자 수가 최고 50만 명을 넘는 경우도 있다.

12) 인센티브 여행(Incentive Travel)
기업에서 특정한 목적이나 목표달성을 위해 종사원(특히 판매원), 거래상(대리점업자), 거액의 구매고객들에게 관광이라는 형태로 동기유발을 시키거나 보상함으로써 생산효율성을 증대하고, 고객을 대상으로 광고효과를 유발하는 하나의 경영도구라고 할 수 있다.

나. 컨벤션의 형태

1) 기업이 행하는 세일즈 미팅(sales meeting), 딜러 미팅(dealer meeting:거래자 회의)
2) 견본시와 전시회를 겸한 강연회 (Fail 및 Exhibition)
3) 국제심포지엄 세미나(International Symposium Seminal)
4) 정부가 주최하는 국제회의 등, 예를 들면 국제의원 회의(Congress), 협의회(Conference), 심포지엄, 세미나, 무역박람회(Fail 및 Trade Show)로 구분할 수 있다.