표준 RFI, RFQ, RFP 에 대하여

[도미니크]

회사의 업무나 시스템을 외부로 부터 아웃소싱하거나 구매하게 될 때에는 일정한 절차가 있기 마련이다.  물건이나 용역을 구입하고, 비용을 지불하는 과정에서 공급자(을)와 수요자(갑) 간에 기대치의 갭이 발생하기 마련이고, 여기에서 분쟁이나 이견이 생기면 괜한 에너지를 많이 쓰게 된다.  베테랑 구매실무자들은 이러한 구매업무를 부드럽게 잘 처리하는 사람이다.  정부의 경우는 조달절차가 있으니. 이를 지키지 않으면 감사원의 지적을 받을 수 있다.  일반 기업에서도 감사의 지적 문제가 아니라, 합리적인 구매업무를 처리하기 위해서는 충분한 검토와 계획서가 마련되어야 할것이다.  구매 절차는 Purchasing Cycle 이라고 부른다.

보통의 큰 기업은 공급자(파트너)의 목록을 가지고 있고, 그들의 과거 만족도 DB를 검토하고, 지속적으로 업체간 Bidding을 붙이며 원가절감을 도모한다.   미국기업의 경우는 복수기업의 경쟁을 도모하지만, 전형적인 일본 기업의 경우는 하나 둘의 장기적 파트너십을 기반으로 적정한 마진을 보장하며 상생을 도모하는 기업도 있다.  대표적인 기업이 도요타이다.  도요다는 오랜 기간의 거래를 통해 신뢰를 얻은 공급 파트너들과 굳건한 관계를 유지한다.  파트너들도 신뢰를 깨지 않는 정도의 설명가능한 마진을 도모한다.  한번 신뢰가 깨지면 되돌릴 수 없다는 것을 잘 알기 때문이다.  

그러나, 신생기업이나 중소기업은 구매력이 약하고 파트너 네트워크를 제대로 구현하지 못하여 구매업무에 많은 어려움을 겪게 된다.  특히, 구매담당 전문가가 따로 없는 작은 기업에서 실무자는 제품(이나 용역 서비스)의 구매에 많은 어려움을 겪게된다.  공급자들도 실무자의 경험이 부족할 경우는 더 좋은 조건으로 계약을 맺도록 노력하는 것이 일반적인 정서이니, 이들의 가격 상승 시도를 나쁘다고만은 할 수 없다.  다만, 장기적인 파트너십으로 갑을 대해주도록 유도하고, 외부 전문가의 도움을 받아 공급업체 제안의 합리성을 꾸준히 검증할 필요가 있다.  자신이 구매 품목에 대한 전문가가 아니라면, 외부 전문가의 도움을 필수적이다.  

공급자와 협상력을 떨어 뜨리는 일은  1) 예산의 사전 공개 실책과 2) 납기 압박이다.   구매자는 특히 이 두부분에 대하여는 융통성이 있게 접근하고, 납기나 예산 내역을 오픈하지 않는 것이 현명하다.  특히, 예산은 부득이 오픈하더라도 일정 Range로 말하는 것이 좋다.  공급자가 교묘하다면 취득한 납기 정보로 결정을 압박하고, 주어진 예산을 100% 채워서 제안할 것이다.  그러나, 현명한 파트너라면 장기적 관점으로 구매자에게도 정말 좋은 제안을 할 것이다.  영업을 25년 넘게 해온 경험에 비추어 보면 후자와 같은 형태의 관계를 맺은 파트너와는 정말 오랜 친구와 같은 관계를 만들 수 있다.  그대가 공급자라면 단기적인 이익으로 고객과의 관계를 짧게 보는 우를 범하지 말자. 

구매 담당자가 활용할 구매 프로세스에서 대표적인 3가지 키워드는  RFI, RFQ, RFP가 있다.   내 경우에는 1,000 만뭔이상의 프로젝트나 구매의 경우는 모두 복수의 공급업체에게 기회를 주는 원칙을 가지고 있다.   복수의 공급자를 대상으로 업무를 처리함이 비교가능하고 학습도 되고 합리적이기 때문이다.   1000만원이면, 왠만한 중견 직원의 2달치 월급이다. 적은 예산이 아니다. 

* RFI(Request for Information): 구매를 위한 의사결정의 요건을 이해하기 위해, 을이 가진 지적 정보를 서비스 받는 방식이다.  필요로 하는 정보를 리스트업하고 언제까지 제출해 주시면, 입찰에 참여할 혜택을 드리겠다는 요지의 공문을 보낸다.  대개의 공급자는 자신의 제품이 선택받을 수 있는 좋은 장점을 부각시키는 내용의 정보를 제공할 것이다.   구매사이클의 초반에 진행하여야 하며, 단순 구매가 아닌 시스템의 경우는 도입 2~3개월 전에 RFI를 보내는 것이 시간여유가 있다. 

* RFQ(Request for Quotation 혹은 Quote):  구매하려는 제품이나 솔루션의 예산규모를 확정하기 힘들 경우는 RFQ를 통해 제안제품이나 서비스이 대략적인 견적 가격을 받아 봄이 좋다.  이는 구매 사이클의 어느 중에도 가능하다.  이미 제출한 RFQ가 비싸다고 하여 다시 견적서를 요구할 수도 있다.

* RFP(Request for Proposal): 제안요청서라고도 한다.  당신이 을이라면 RFI나 RFQ가 없이 RFP를 처음 받았다면, 이미 경쟁사가 유리한 구매조건을 설정해 놓았다고 보아야 한다.  그래도 참여하는 것이 다음의 납품기회를 얻기위해 필요할 수도 있다.   사업의 내용에 따라  RFP는 여러 형식이 있다.  그 요지는 정식 제안(Proposal)을 어떤방식으로 하는 것을 가이드 하는 것이고, 구매 결정의 방식을 사전에 공지한다.  최종 입찰가를 넣기도 하지만, 최근에는 입찰가격은 별도로 제출하는 경우가 많다. 

이 밖에 아래와 같은 것이 있다.

* RFI(Request for Intention): 입찰에 참여할 의지와 중간에 포기를 하지 않겠다는 확약을 요구하는 문서.  보통 답신은 Letter of Intention(사업 의향서)가 된다. 

아래의 파일은 NIPA에서 만든 대표적인 S/W개발 프로젝트의 RFP의 작성 가이드를 예시한 것이다.   초보자도 숙독하고 이를 기반으로 RFP를 작성한다면 좋은 RFP를 만들 수 있다고 판단한다.  특히 14페이지의 3가지 카테고리에 따른 제안서 목차의 선택기준을 참고하기 바란다.  공공자료이니, 널리 배포하고 훌륭한 구매전문가 되세요~. 

(20091200)RFP작성가이드라인(1-3)-NIPA.pdf

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