입찰 시에 발주자에 의해 배부되는 문서인 “Instruction to Tenderers”는 우리말로는 ‘입찰지시서’ 또는 ‘입찰안내서’라고 번역되며, Tenderers 대신에 Bidders라는 용어를 사용하는 경우도 있습니다.
“Instruction to Tenderers”는 입찰과 관련하여 입찰자들이 지켜야 할 사항들을 규정하고 있는 문서이므로 당연히 입찰의 핵심이 되는 문서들중 하나이고, 모든 입찰자들에게 배부된다는 점에서 개개의 입찰자들에 의해 수정되거나 변경되는 것이 허용되지 않음을 명심해야 합니다.
입찰 시 입찰자들에 배부되는 문서들을 Tender Documents('입찰문서'라고 번역하고 있으며 입찰 시 입찰자들이 제출하는 문서는 Tender라고하고 '입찰서'라고 번역을 하여 구분하고 있습니다)라고 하는데 이러한 문서들에는 “Instruction to Tenderers” 뿐만 아니라 계약이후적용되는 다른 문서들이 포함되는데 기본적으로 Contract Documents의 일부를 구성하는 문서들 즉, 계약조건(Conditions of Contract), 시방서(Specification), 도면(Drawings), 물량내역서(Bill of Quantities), 입찰서신(Letter of Tender) 양식 및 여타 내역서와 문서들이포함됩니다.
예시된 문서들은 설계에 대한 책임이 발주자에게 있는 계약의 경우를 대상으로 한 것이고, 만약 설계에 대한 책임이 시공자에게 있는Design-Build, Turnkey, EPC 형태의 계약에서는 시방서와 도면 대신에 발주자요구조건(Employer's Requirements)이 포함됩니다.
Tender Documents에 오류가 있거나 수정되어야 할 부분들이 있는 경우, 입찰자들은 질의/응답 과정(또는 Clarification 과정)을 통해 확인할수 있으며 질의된 내용은 입찰에 참여한 모든 입찰자들에게 공지되도록 함으로써 모든 입찰자들에게 공평한 기회가 제공될 수 있도록 하고있음도 인지할 필요가 있습니다. 만약 입찰자가 입찰문서를 수정하거나 변경하는 경우라면 해당 입찰자는 입찰자격을 박탈당할 수 있도록하고 있음도 이해해야 합니다. 입찰자들이 질의한 내용에 대한 회신 또는 Clarification 과정을 통해 확정된 내용은 Addendum의 형태로발급되고 추후 계약문서의 일부를 구성하게 됩니다.
Instruction to Tenderers는 일반적으로 아래와 같은 순서로 구성됩니다.
Introduction
Eligibility of the Tenderer
The Tender Documents
Site Visit
Preparation of the Tender
Submission of the Tender
Tender Opening
Tender Evaluation
Award of the Contract
주지해야 할 점은, “Instruction to Tenderers”는 입찰 시에만 적용되고, 계약이후 적용되는 ‘계약문서’에는 포함되지 않는다는 것입니다. 따라서 추후 계약이후 적용될 내용과 다른 내용이 “Instruction to Tenderers”에 포함되거나, 아니면 추후 적용된 ‘계약문서’에는 포함되지않은 내용이 “Instruction to Tenderers”에 포함되지 않도록 함이 매우 중요합니다.
일부 발주자의 경우(우리나라 국가계약법도 마찬가지 입니다) “Instruction to Tenderers”를 ‘계약문서’에 포함시키는 경우가 있는데 이러한경우, 계약이전에 적용되는 내용이 계약이후에도 구속력을 갖게 된다는 점에서 계약수행 중 문제점이 발생할 가능성이 있음을 염두에두어야 합니다.