Business Communication Book One : Business Communication
Chapter 1 : Communication as a Process(과정으로서의 커뮤니케이션)
효과적인 커뮤니케이션을 하기 위해서는, 해당 분야를 잘 관리, 통제할 수 있어야하고, 인간관계의 형성기술과 비즈니스의 정책이나 관행에 관한 추이를 꿰뚫고 있어야한다. 이러한 기본적인 상황인식 외에 적절한 언어를 활용했을 때 원활한 커뮤니케이션이 가능하다.
즉, 국제무역의 경우,
-어학능력을 갖추어야하고,
-상대국의 문화와 상관습을 이해해야 하며 ,
-무역에 관련된 제반계약 작성방법을 숙지해야하고,
-글로벌한 사고방식과 행동양식이 요구되며,
-무엇보다 비즈니스 센스가 요구된다.
1. The Communication Process(커뮤니케이션의 과정)
Encoding Decoding
Sender / Message Channel
Information/ Transmitter Electronic Means Receiver/Destination
Source Postal Service
Sight or Sound
Feedback
-Encoding : 정보를 송신할 수 있는 메시지로 가공하는 것을 말한다.
-Information : 수신자가 예측하지 못한 것과 수신자에게 의미가 있는 것을 전달하는
신호의 속성을 가지고 있다. 또한 “inside interpretation of an outside event" 즉, 외부의
사건, 현상을 내부적으로 해석한 것을 말하기도 한다.
-Decoding : 메시지를 해석하는 절차를 말한다.
-Destination : 수신자의 마음을 의미한다. 즉, decoding이 실제로 완료되는 장소를 뜻한다.
2. The theory of human communication(인간커뮤니케이션의 이론)
커뮤니케이션의 어려운 점은 말해지고 씌어지는 것에 있는 것이 아니라, 자신과 의사소통하고 있는 상대방의 마음에 있는 갭(gap)이며, 이 갭(gap)을 언어를 통해 좁히는 것이 의사소통의 목표이다. 즉, 사회적 여건, 역할, 지위, 규율과 지시는 사회적 행위나 개인의 의도를 이해하는 데 중요한 부분을 담당하고 있다. 또한 비언어적인 의사소통이 중요하다.
얼굴표정, 제스츄어, 몸동작은 지위와 역할과 함께 메시지를 이해하는 데 결정적인 역할을 하고 있다.
3. Hierarchy of Communication Level (커뮤니케이션단계의 계층)
-Level One : Two-Way, Face-to-Face(쌍방향의 대면 방식)=>피드백 가능, 1:1 대화
Two: Two-Way, Not Face-to-Face(쌍방향의 비대면 방식)=>전화
Three: One-Way, Written form in business(피드백이나 비언어적 신호 불가능)
따라서, 가장 의사소통의 정도가 낮은 Level Three를 효과적인 커뮤니케이션으로 만들기 위해 지식과 기술을 활용하는 것이 Business Communication을 학습하는 목적이다.
4. Summary(요약)
-커뮤니케이션은 복잡한 과정이다. 따라서 계획적으로 프리젠테이션을 하더라도 피상적으로
수용이 된다.
-개성이 다양하므로 의사소통 문제가 발생한다.
-사물이나 외부현상의 지각에 대한 개인차가 있어서 선택적으로 수용하는 경향이 있다.
(즉, 보고 싶은 것만 보고, 듣고 싶은 것만을 들으며 상대방이 기대하고 있는 행동을 한다.)
Chapter 2 : Business Communication의 원칙
1. "Golden Rules" (서신, 팩스, 메모 등 작성 시)
1) Heading(제목)을 기입하여 작성목적을 쉽게 이해하도록 한다.
2) 사전에 작성할 내용을 계획하고 결정하여 신속하게 작성한다.
3) 짧은 문장을 사용할 것.
4) 상이한 내용은 별개의 문단에 작성하고 필요하면 이해가 쉽도록 문단에 번호를 매길 것.
5) 누구나 이해할 수 있는 짧은 단어를 사용할 것.
6) 상대를 고려하여 아래의 원칙에 유의할 것
-명료성(Clearness) : 해석상의 모호한 점이 없어야 하고 분명하고 소신 있는 내용
-완전성(Completeness) : 모든 필요한 자료가 포함되어야 함
-간결성(Conciseness) : 문제의 핵심을 찌를 수 있게 하고 간단하면서도 대담하게 쓸 것
필요 없는 수식어 남용으로 오역, 오해를 하지 않도록 간결한 내용이 요구됨
-예의(Courtesy) : 진실하고 예의 바르게 쓸 것
-완전성(Correctness) : 문장의 구조, 문법, 철자법, 구두점, 대소문자의 구별, 시제 등이
정확해야 하며, 다양한 상품의 내용, 규격, 단가, 지급조건, 인도조건 등이 사후분쟁의
소지가 없도록 예방할 것
그 외, 구체성(Concreteness), 상대방의 배려(Consideration) 등이 요구된다.
예 1 : Conciseness
1) Please try this article just a little, and you will find it excellent in quality.
=> A trial will convince you that this article is excellent in quality.
2) We are pleased to inform you that we will send you two more copies of our invoice.
=> We will send you two more copies of our invoice.
예 2 : Clearness
1) We will send you by airfreight two cartons containing 20 sets of calculators.
=>two cartons each containing 20 sets of calculators.(전체40 sets가 명료하게 표시됨)
2) We have in stock 100 sets of this item.
=> only 100 sets of this item----100대만 강조
100 sets of only this item---이 물건만 강조
Only we have---당사만이
100 sets of this item only---재고를 가지고 있을 뿐
예 3 : Courtesy
1) It appears that you misunderstood our statement.
=> It appears that our statement was not clear enough.
2) We are astonished at your news that you made a delay in shipment.
=> We are sorry to hear that there was a delay in shipment.
(astonished 란 표현은 대경실색이란 뜻으로 거래관계 단절을 전제로 하는 의사표시 일 수
있으므로, 가능한 감정적이고 주관이 개입된 표현보다는 사실을 객관화하여 상대에게 완곡하게 전달하는 표현이 거래관계를 유지하는데 도움이 된다.)
2. Letter 작성 7 단계
1) 목적을 분명히 한다.
2) 관계된 자료와 서류를 수집한다 : 종전의 서신, 리포트, 숫자 등
3) 중요도 순서로 요점 정리한다. : 불필요하고 제외시킬 수 있는 부분을 결정하고 대강 요약 할 것
4) 요약한 것에서 아우트라인을 정한다. 아래의 질문을 고려하여 체크한다.
- 중요 요점이 빠지지 않았는지?
- 프리젠테이션 순서가 분명한지?
-불필요한 것이 포함되지 않았는지?
5) 초안을 작성할 때 변경이나 수정을 할 수 있도록 여유를 남겨야 한다.
6) 아래의 질문을 고려하여 초안을 수정한다.
-자료 : 필수적인 요점들이 모두 포함되었는지?
-영어의 문법, 철자와 구두점이 정확한지?
-문체(Style): 매력적인지?
자연스럽고 진지하게 씌어졌는지?
명료(Clear), 간결(Concise), 예의(Courtesy)가 있는지?
좋은 인상을 줄 수 있는지?
당신자신이 받기를 원하는 종류의 서신인지?
7) 상기를 점검하고 Final Version으로 작성한다.
3. 비즈니스 전화사용 시 주의사항
1) 상대에게 사전에 준비할 수 있도록 전화용건에 대한 내용을 팩스나 e-mail로 보낸다.
2) 전화다이얼을 돌리기 전에 필요한 자료를 준비한다.
3) 상대방이 알아듣기 좋도록 천천히, 분명하게 얘기한다.
4) 상대방이 당신의 반응을 볼 수 없기 때문에 거론된 요점을 이해한 경우에는 확인을
하고 이해가 안된 부분에 대해서는 명확히 밝혀야한다.
5) 상대방이 당신이 어떤 사람인지 모르기 때문에 예의바르고 호감이 가도록 대할 것.
6) 상대방의 시간을 절약하기 위해 간결히 얘기한다.
7) 상대방이 당신과 통화하는 동안 당신 회사에 대한 인상을 가지므로 효율적으로 해야한다. 단순히 상대방의 메시지만 메모한다면 당신회사의 이미지에 영향을 미칠 수 있기 때문이다.
8) 기억에 의존하지 말고, 통화 시 요점을 정리하고 통화 후 바로 통화기록을 작성해야한다.
9) 상대방이 당신의 미소를 들을 수 있기 때문에 통화 시 미소를 지울 것.
10) 오해를 살 수 있기 때문에 우스운 얘기를 하지 말 것.
11) 상대방의 얘기를 가로채지 말고 끝까지 말하도록 할 것.
12) 가격이나 숫자 등 중요한 사항은 통화 후 팩스나 e-mail을 통해 확인하여 양 당사자가
서면으로 증거를 남길 것.
4. e-mail 에서 지켜야 할 Netiquette
1) 컴퓨터와 교신 시 무례한 표현이나, 외국어의 뉘앙스를 잘 모른 채 표현 할 수 있으므로
보내기 전에 반드시 다시 읽고 체크한다.
2) 답장은 가능한 한 1-2일 이내에 할 것.
3) 프라이버시. 저작권에 주의한다, 특히 개인 수신으로 받은 메일을 메일링 리스트와 뉴스그룹에 무단전제하는 것은 금물이며, 저작권이 있는 것을 일부 인용, 전송하는 것은 허용되나 작품을 모두 전재하는 것은 저작권 침해로 인용할 경우 반드시 출전을 표시해야 한다.
4) 판촉을 위한 Spamming을 하지 말 것. 많은 ISP(Internet Service Provider), 온 라인 서비스, 메일링 리스트에서는 Spam을 금지하고 있다.
5. 문장 전체를 대문자나 소문자로 입력하지 않는다. 이는 고함을 질러대는 것과 같다.
6. 개인신상에 관한 질문이나 인격모독에 관한 것, 종교나 정치에 관한 질문은 금한다.
7. 농담은 오해를 살수 있으므로 신중하게 하고 성난 메일(Flame)을 주고받지 않도록 한다.
Chapter 3 Choosing Appropriate Words(적절한 어휘 선정)
커뮤니케이션의 일차적인 도구로 말이 사용되지만, 비언어적인 커뮤니케이션인 동작커뮤니케이션(Kinesic Communication)과 Metacommunication 이 있다.
1. 동작 커뮤니케이션
동작을 통해서 메시지가 전달된다. 즉, 윙크, 이맛살 찌푸리기, 미소, 한숨, 끄덕이기, 몸치장, 옷차림, 자세, 기질, 시간엄수, 성실성, 몸짓 등을 통해서 전달하는 메시지를 말한다,
이러한 동작을 통해 전해지는 메시지의 영향력은 말로 전해지는 것보다 더 크므로 비즈니스맨들은 자기의 행동에 더 큰 관심을 가져야 한다.
예1)
A clerk slams down the telephone receiver.
=>The message received was not a pleasant one.(통화내용이 유쾌하지 못함)
A representative arrives promptly for 10:30 appointment but is forced to wait in the
receptionist's room until 10:55.
=> The person being called upon is very busy, is experiencing an emergency or wants
to show disrespect.(약속한 당사자가 매우 바쁘고, 긴급한 일이 있거나 무시하는 태도)
The president reads a report while a supervisor talks about a predicament.
=> The president is not interested, already knows what is being told, or wants to
demonstrate lack of concern.(사장이 보고내용을 이미 알고 있어서 관심이 없거나 관심이
부족함을 표시하기 위함)
A firm answers all letters within 24 hours after their receipt.
=> The firm is efficient and considerate.(회사가 효율성과 신중한 면모를 갖춤)
2. Meta communications
문장의 숨겨진 의미가 문자로 표현되지 않지만 메시지를 전달하고 있다.
이러한 커뮤니케이션은 행간(行間)을 읽을 수 있는 독자에 한해 가능하다.
예2)
I hope you will be prompt.
=> Past experience has taught me to doubt your promptness.
(과거의 신속하지 못함을 전달)
Your complaint has been referred to me.
=>Your request has been categorized as unjustified; the problems is so delicate that it
must be handled by a person of authority.(요구사항이 합당하지 않음. 문제가 미묘하여
권한자의 처리 대상임)
Welcome to our growing list of satisfied customers.
=> I want to say something that sounds complimentary but just can't think of anything
that hasn't been said already.(더 이상의 치하의 말이 생각나지 않음)
A new generator(to replace the one returned to us)is being shipped this morning.
=> The company does guarantee its products.(제품을 확실히 보증함)
3. 간단한 단어 활용
단어는 쉽게 이해되어야 한다. 따라서 길고 복잡한 단어는 간단한 단어로 바꾸어야 한다.
자기가 모르는 단어를 접했을 때, 흔히
1) 단어의 뜻을 모른 채 넘긴다.
2) 의미를 추측하여 오해의 위험을 진다.
3) 사전을 찾거나
4) 섬세한 다른 의미를 나타내는지 호기심을 가지고 찾는 경우도 있다.
예3)
approximately=> about accomplished=> done
ameliorate=> improve cognizant=> aware
demonstrate=> show modification=> change
promulgate=> publish masticate=>chew
4. 진지한 단어 활용
신뢰성에 훼손이 가는 다음과 같은 어휘는 삼가는 것이 좋다.
즉, 1) 미래에 일어날 수 있는 일에 관해 확실한 지식을 나타내는 말
2) 너무 많은 수식어를 사용
3) 최상급을 사용
4) 다른 사람의 행위에 관해 놀람이나 충격적인 어휘 사용
5) 너무 상투적인 어휘의 사용
예4)
1) 확실성의 어휘
“ I know you will want to order today."
“ I am sure you have considered the cost"
이러한 문장은 내용이 사실이 아닐 수도 있으며, 사실이 아닌 경우 허위진술이 된다.
2)수식어(형용사, 부사)를 너무 과장 표현은 삼가야 한다.
“ Our campaign was a fantastic success, primarily because of our marvelously
arranged display."
=> "Our campaign was successful, primarily because of our unusual display."
너무 강한 수식어를 사용하면 내용의 객관성을 유지하지 못하고 신뢰성을 잃게된다.
3) 최상급 사용은 충분한 근거가 있어야 하므로 주의를 요한다.
“ the newest machine"
" the youngest employee"
" the worst attendance record"
등의 표현은 그 정확성이 입증되어야 수용이 가능하다.
“ Our price is the lowest." 란 표현은 작성자의 제한된 지식을 표현하는 오류를 범하므로,
“ Our price is lowest of the stores surveyed"
" Our price is the lowest I know of“ 와 같이 한정하는 것이 훨씬 신뢰성이 가게된다.
4) 놀람을 나타내는 단어는 삼가는 것이 좋다.
“ We are surprised at your reaction."
" We can't understand why you hesitate." 란 표현은
=> “ We understand normal behavior, but yours is abnormal and therefore bad." 또는
" We see you as most unreasonable.".이란 부정적인 뜻을 나타내므로 상대방의 감정을 상하지 않도록 완곡하게 표현해야한다.
5) 상투적인 표현은 삼가는 것이 좋다.
너무 자주 사용되는 어휘는 단조롭기 때문에 새로운 주의를 끌 수 없다.
즉, “ To me you are just about like others I know." or
" You are not really anything special to me."란 의미를 나타내게 된다.
이러한 표현들은 다음과 같다.
at your earliest convenience
under separate cover
pursuant to your request
according to our records
at an early date
at this time
attached please find
permit me to say
take this opportunity
think you in advance
this letter is for the purpose of
trusting you will
we hope you will
we would like to
as a matter of fact
we regret to inform
6) 간결한 표현을 쓰도록 한다.
언어의 경제성을 생각해야 한다.
“ I endorsed your check and deposited it."
=> " I deposited your check."
같은 의미를 반복할 필요가 없다.
basic fundamentals-->fundamentals(basics)
consensus of opinion-->consensus(opinion)
each and every-->each(every)
full and complete-->full(complete)
true facts-->facts(truth)
exact same-->same
exactly identical-->identical
personal opinion-->opinion
refer back to-->refer to
whether or not-->whether
많은 단어를 사용하여 첨가되는 표현들
as of this time-->yet, now
as of this writing-->yet, now
at the present time-->now
be kind enough-->please
due to the fact that-->because
during the time that-->while
for the purpose -->to
in order to-->to
in reference to-->about
in the event that-->if
subsequent to-->after
until such time-->when
with regard to-->about
단어의 형태를 바꿈으로서 단축되는 표현들,
a machinist who takes great care --> a careful machinist
in an impatient manner-->impatiently
work that had not been finished-->unfinished work
man with the most skill-->most skilled
tools for which we have no use-->useless tools
material that can be used-->usable material
account that could not be collected-->uncollectable account
person with a lot of energy-->energetic person
according to the alphabet-->alphabetical
man of great industry-->industrious person
복합형용사를 사용하여 간결하게 할 수 있다.
The clerk presented some figures that were hard to interpret.
=> The clerk presented some hard-to-interpret figures.
John gave a report that was first rate.
=>John gave a first-rate report.
John had an experience that would never be forgotten.
=> John had a never-to-be-forgotten experience.
7) Pattern Drill(패턴 익히기)
영문의 패턴에는 명사나 형용사의 패턴 등이 있지만, 가장 어려운 것은 역시 동사의 패턴이다. 이러한 패턴에 대해 설명한 책으로 A.S. Hornby가 지은 “ A Guide to Patterns and
Usage in English" 와 “ Idiomatic and Syntactic English Dictionary"는 비즈니스 서신의
작성에 대단히 유용한 사전이다.
동사의 패턴(Hornby,의 25분류)
1. 주어+동사+직접목적어
-They accept our order.
-We pack the goods.
-We make shipment.
2. 주어+동사+부정사(To-Infinitive)
-We want to export these goods.
-You have promised to ship the goods in May.
-Do you agree to pay us at once?
3. 주어+동사+명사 또는 대명사+부정사
-We have instructed our bank to open L/C immediately.
-We should like you to ship the goods at the soonest.
-We ask you to airmail the shipping samples.
4. 주어+동사+명사 또는 대명사+(to be)+보어
-We do not think your price(to be)attractive.
-We consider it(to be)too high.
-We proved our statement(to be)correct.
5. 주어+동사+명사 또는 대명사+부정사(Bare Infinitive)
-We saw our suppliers do the work.
-We watched them lift the goods.
-They will have their workers pack the goods.
6. 주어+동사+명사 또는 대명사+현재분사
-I found him working in the office.
-I watched him unpacking the case.
-He kept me waiting for half an hour.
7. 주어+동사+목적어+형용사
-We have made our price competitive.
-We cannot keep this offer open too long.
-Do you find our price satisfactory ?
8. 주어+동사+목적어+명사
-The directors appointed Mr. Kang Export Manager.
-We call him "Gump".
-He chose Mr. Kim overseas representative.
9. 주어+동사+목적어+과거분사
-We make the bales fastened with iron hoops.
-We have the bales stenciled as instructed.
-We get ourselves prepared for shipment at any time.
10. 주어+동사+목적어+부사. 부사구 등
-We offer this stock subject to prior sale.
-Please make your decision at once.
-Please send your reply by fax.
11. 주어+동사+that 절
-We suggest (that) you place an order at once.
-We hope (that) you will accept our price.
-We trust (that) you will be satisfied with our price.
12. 주어+동사+명사 또는 대명사+that 절
-We inform you that your order has been shipped.
-We told you (that) it would reach you around 10th May.
-May we remind you (that) the payment should be made immediately ?
13. 주어+동사+접속어+부정사(To-Infinitive)
-We are learning how to write business letters.
-You will remember when to say, " Thank you."
-Don't you know what to do now ?
14. 주어+동사+명사 또는 대명사+접속어+부정사(To-Infinitive)
-Will you tell us which to choose, this or that?
-Can you advise us when to buy ?
-Please show us how to operate the machine.
15. 주어+동사+접속어+절
-We wonder why you have not accepted our offer?
-We do not know what we should do now.
-Can you suggest when we should make you an offer again?
16. 주어+동사+명사 또는 대명사+접속어+절
-Please inform us how you pack the goods.
-Please tell us when the goods will be ready for shipment.
-We ask you whether you can ship the goods by the Pacific Queen.
17. 주어+동사+동명사
-Would you mind sending further samples?
-Perhaps you will not mind sending them by air.
-We await hearing from you.
18. 주어+동사+직접목적어+전치사+전치사의 목적어
-We use this yarn for making up towels.
-Please reserve the spinning space for us.
-Would you give your immediate attention to this matter?
19. 주어+동사+간접목적어+직접목적어
-We make you a firm offer.
-This product will give you satisfaction.
-Please send us your order at once.
20. 주어+동사+(for)보어
-The goods cost forty-two dollars per piece.
-They have come a long way.
-We have waited (for) six weeks.
21. 주어+동사
-The market has gone down.
-Who cares?
-Nothing matters.
22. 주어+동사+보어
-This is a new article.
-The price is $12.50.
-The quality is excellent.
23. 주어+동사+부사. 부사구 등
-Please come in.
-Sit down.
-We talk together in this room.
24. 주어+동사+전치사+전치사의 목적어
-We refer to your letter of 24th July.
-Please reply to our fax of 1st August.
-We reply upon your immediate attention.
25. 주어+동사+부정사(To-Infinitive)
-He came to buy Korean goods.
-Does he care to see our factory?
-He has agreed to go there with us.
명사의 패턴
1. 명사+부정사(To-Infinitive)
-We have a desire to promote sales.
(cf. We are desirous of promoting sale.)
-Our plan to expand a market has proved successful.
-We have made a decision to maintain friendly relations.
(cf. We have decided to maintain friendly relations.)
2. 명사+전치사+명사 또는 대명사
이 경우 명사와 전치사는 함께 묶어서 생각하는 것이 좋다.
-Mr. Park is a specialist in cargo insurance.
(cf. Mr. Park specializes in cargo insurance.)
-There is no need for worry about his ability.
(cf. You need not worry about his ability.)
-Everybody expresses satisfaction with his work.
(cf. Everybody is satisfied with his work.)
3. 명사+that 절
이 경우의 that 절은 선행하는 명사와 동격 관계에 있다.
-The news that the cargo was damaged was a great shock to us.
(cf. The news of the damage to the cargo was a great shock to us.)
-There is no doubt that we shall suffer heavy losses.
(cf. There is no doubt of our suffering heavy losses.)
-Is there any likelihood that the loss will be minimized?
(cf. Is there any likelihood of the loss being minimized?)
4. 명사+(전치사)+접속어+ 구 또는 절
-We have no idea (of) how soon the aircraft will arrive.
-We have no information about when it will arrive.
-We are in doubt (about, as to) whether to wait or not.
형용사의 패턴
1. 형용사+부정사(To-Infinitive)
-You are very kind to say so.
(It is very kind of you to say so.
How kind of you to say so.)
-I am glad to meet you.
-We are sorry to know what has happened.
2. 형용사+전치사+명사 또는 대명사
-This yarn is good for making up towels.
-We are anxious for an early arrival of the cargo.
-We are delighted at the news that it has arrived.
3. 형용사+(전치사)+절 또는 구
-We are not sure (that) he will succeed.
-We are not sure of his success.
-We are glad (that) he has made a success.
Chapter 4 Writing Effective Sentences(효과적인 문장 작성)
커뮤니케이션을 하는 사람은 두 가지 목적을 가지고 있다.
첫째, 명료한 메시지를 전하는 것이고,
둘째, 보내는 사람과 받는 사람과의 조화(harmony)를 이루므로 서로 이해하고 존경하여
거래관계를 즐겁게, 상호 유익하게 지속시키는 것이다.
1. Simple, Complex, or Compound(단문, 복문, 혹은 중문)
-단문은 하나의 Idea를 포함하므로 명료하게 전달된다. : 특히 중요성을 강조할 때
=> The secretary typed the minutes.(비서가 회의록을 타이핑했다.)
(주어) (동사) (목적어)
-복문은 primary idea 와 secondary idea를 포함한다.
=> According to testimony, the secretary typed the minutes.
(증언에 따르면, 비서가 회의록을 타이핑했다.)
(Secondary idea) (Primary idea)
(dependent thought) (independent thought)
Independent idea가 더 강하게 주의를 집중시키므로, 상대적으로 덜 중요하거나 부정적이거나 강조할 필요가 없는 경우, dependent part에 넣을 수 있다.
-중문은 두 개의 완전한 idea를 포함한다.
=> The secretary typed the minutes, but the committee chairperson wrote the rough draft.
“복문은 한 idea가 다른 idea보다 비중이 높으나, 중문의 경우 같은 비중을 가진다.
두 부분의 연결은, but, and, therefore, consequently 등의 접속사로 된다.
즉, but는 second idea가 first idea와 대조를 이룸을 뜻하며,
and는 first idea 뿐 아니라 second idea를 표시하며,
therefore, consequently는 second idea가 first idea의 결과로 일어남을 의미하며,
nevertheless는 first idea임에도 불구하고 second idea가 결과로 일어남을 의미한다.
간혹 작성자가 부정적인 생각(negative idea)을 전달하기 원하나 강조를 하고 싶지
않을 때에는 부정적인 생각을 중문의 한 부분에 긍정적인 생각을 다른 부분에 넣을 수 있다. 예를 들면,
=> John has a poor attendance record, but his production record is outstanding.
와 같이 부정적인 부분이 긍정적인 부분에 의해 완화가 되고 복문을 사용하면 부정적인
부분을 더욱 덜 강조할 수가 있다.
=> Although John's attendance record is poor, his production record is outstanding.
즉, production record 가 attendance record 보다 더 주의를 집중시킬 수 있다.
2. Positive or Negative(긍정적 또는 부정적 인 표현)
“positive" sentence는 불유쾌한 것보다 유쾌한 것에, 나쁜 것보다 좋은 것에, 할 수 없는 것
보다 할 수 있는 것에, 불리한 것보다 유리한 것에 강조를 하고,
“negative" sentence는 상반된 경우이다.
positive sentence는 negative sentence에 비해 두 가지 장점이 있다.
즉, 1. 더 완전한 정보를 제공하고, 2. 보기에 더 좋아서 비즈니스에 조화를 이룰 수 있다.
명료성(clarity)과 조화(harmony) 모두를 추구하려고 할 때도 있고 명료성이 우선 시 될 때도 있다. 어느 경우든, 긍정적인 표현을 하게되면 idea가 불유쾌할 때에도 상황이 악화되지 않는다.
예1). The job has not been finished.
=> The job will be finished tomorrow.
The truck is not in its usual parking place.
=> The truck is parked in the president's space.
예2.) You failed to give sufficient information.
=> May we have the following information.
Your machine will not be ready until Thursday of next week.
=> Your machine will be ready on Thursday of next week.
3. Indicative, Imperative, or Subjunctive(지시, 명령 혹은 가정법)
“mood"란 표현되어지는 idea에 대한 작성자의 태도를 뜻한다.
즉, indicative는 사실의 진술이나 질문을 나타내며,
imperative는 요청이나 명령을,
subjunctive mood(가정법)는 필요하지 않는 조건을 나타내고, 의구심(doubt), 추정(supposition), 개연성(probability), 소원(wishfulness)이나 슬픔(sorrow)을 나타낸다.
명령문은 무례하고 불필요하게 전술적이지 못하기 때문에 직접명령보다 의문문을 사용하여
상대방의 감정을 상하지 않게 하는 것이 좋다.
“ Send the application before April 10."
=> " May I have the application before April 10."
가정법은 부정적인 부분이 너무 불유쾌하게 되지 않도록 사용하여 신중함을 보여준다.
“ Do you provide installation?"
" No, we do not."-->negative answer
=> " We wish we could." or "We would if we had the technicians."
4. Active or Passive(능동 혹은 수동태)
태(voice)란 문장의 주어가 능동으로 행위를 하는지 수동으로 주어지는지를 나타낸다.
예1) Active Passive
Bill drove the truck. The truck was driven.
The truck was driven by Bill.
The foreman brought the The project was concluded.
project to a conclusion. The project was brought to a conclusion by the
foreman.
The boss will sign the The papers will be signed.
papers. The papers will be signed by the boss.
수동태의 문장은 세 가지 불리한 점이 있다.
즉, 1.부정확한 정보가 포함되고, 2. 행위자가 나타나는 경우, 능동태보다 문장이 길게된다.
3. 생생한 현장감이 없다. 따라서 능동태의 문장이 선호되나, 어떤 조건에서는 수동태의
문장이 커뮤니케이션 당사자사이에 조화(harmony)를 증진시킬 수가 있는 좋은 기회가 된다.
이러한 조화를 이루기 위해서는 긍정적인 idea를 강조하고 부정적인 idea를 덜 강조하면 된다.
유쾌한 생각을 능동태로 쓴 문장과 수동태문장의 비교
You completed the job in record time. => The job was completed in record time.
John solved the problem.=>The problem was solved by John.
수동태의 문장은 생동감이 없고 유쾌한 idea를 강조하지 못하고 있다.
불유쾌한 생각을 수동태로 쓴 문장과 능동태문장의 비교
Several errors were made on page 13.=> You made several errors on this page.
The machine has not been adjusted correctly.=> George failed to adjust the machine correctly.
능동태문장이 더 생생하나, 관계된 사람들에게는 수동태문장이 더 전술적일 수 있다.
간혹 행위자가 특별히 중요하지 않을 때가 있고 알릴 필요가 없을 때가 있다.
Lunch is now being served.(Who serves is not important.)
I was given complete details.(The source is not to be revealed.)
5. Abstract or Concrete(추상적 또는 구체적인 표현)
명료성이 중요하기 때문에 추상적인 단어는 문장의 주어로 잘 사용하지 않는다.
Expiration of the contract is imminent.=> The contract is about to expire.
Analysis of the situation indicates that costs can be cut.
=> I concluded costs could be cut.
The figures indicate that costs can be cut.
추상적인 단어를 주어로 하는 것이 잘 못된 것은 아니지만 생생한 표현이 필수적인 경우,
제한적으로 사용하는 것이 좋다.
6. Specific or General (세부적 또는 일반적인 표현)
능동태의 문장과 같이 세부적인 문장은 일반적인 문장보다 생생한 표현을 가능하게 한다.
The president showed some dissatisfaction as he acceded to their desires.
=> The president frowned as he signed the contract.
Climatic conditions explain the rate of progress.
=> Heavy snows caused a three-week delay.
그러나, 어떤 경우에는 일반적인 문장이 선호된다. 즉, 세부적인 사항이 필요 없거나 ,
사실이 알려졌거나 부정적인 면에 강조를 할 경우 등이다.
George received an acceptable rating. (상황이 "acceptable "과 "unacceptable"만을 요구할 경우, 세부적인 언급에는 시간 공간이 필요함)
We will be able to make the needed repairs. ( 세부 item 이 제공된 경우)
After your physical condition improves, please call us.( 세부적인 건강상태를 표현하면
좋지 못한 것을 너무 강조하게 됨)
7. Unequivocal or Weasel ( 명백한 또는 회피하는 표현)
Weasel sentence는 전달하려는 idea에 대한 책임을 회피하려는 의도로 표현된다.
Some would say that the data are valid.
(="I myself really don't know wether this idea is true,"
It could be said that the attempt failed.
(="I'm willing to report others's thought but not willing to reveal my own."
이 문장들을 Unequivocal sentence로 바꾸면,
=> I conclude the data are valid, but others disagree.
The attempt failed, primarily because---.
8. Summary( 요약)
효과적인 문장을 쓰기 위해 다음의 원칙을 활용하는 곳이 좋다.
1). 강조를 할 때는, simple sentence(단문)를 쓴다.
2.) 강조하고 싶지 않을 때, complex sentence(복문)의 dependent clause(종속절)을 사용한다.
3.) 두 개의 관련된 idea가 똑 같이 중요할 때는 compound sentence(중문)을 사용한다.
4). 긍정적인 표현은 자세한 정보와 좋은 감정을 전해준다.
5.) 명령어는 기술적으로 사용하고 가능하면 의문문으로 부드럽게 한다.
6.) 좋지 않는 것을 표현할 때는 가정법을 사용한다.
7). 생생한 표현은 능동태로 한다.
8.) 좋은 부분은 능동태로 좋지 않는 부분은 수동태로 쓴다.
9) 강조를 할 때 주어는 구체적인 명사를 사용한다.
10.) 생생하게 쓰기 위해서는 구체적인 단어를 사용한다.
11.) 구체적으로 쓸 필요가 없거나, 이미 알려져 있거나 좋지 못한 것은 일반적으로 쓴다.
12.) 책임 회피하는 표현은 쓰지 않는 것이 좋다.
13.) 주어+동사+목적어 순서로 문장을 쓴다.
14.) 특정한 단어를 강조할 때는 맨 처음과 마지막에 그 단어를 쓴다.
15.) 몇 가지 사항들을 포함하는 경우 문법에 맞게 모든 사항을 표시한다.
16.) 행위자를 명확히 나타낸다.
4-2) Writing Paragraphs and Compositions (문단 과 본문작성)
전형적인 문단은 주(主) 아이디어와 제한된 수의 보조 아이디어를 포함한다. 주(主) 아이디어가 가끔 보조 아이디어 앞에 나오지만, 전형적인 문단은 주(主) 아이디어가 처음에 오거나 끝 부분에 온다. 연역적인 문단은 주(主)아이디어로 시작하고, 귀납적인 문단은 주(主)아이디어로 끝난다. 작성자가 변경할 이유가 없는 한 일관성을 유지하는 것이 좋다. 설득을 해야하는 내용인 경우에는 귀납적인 방법을 사용하는 것이 좋다.
주(主)아이디어를 지원하는 양이 다양하므로, 문단은 동일한 길이가 될 필요가 없다. 보고서에는 한 문단에 8-10 라인을 넘지 않고, 편지에서는 5-6 라인이상이 한 문단의 최대 길이이다.
만일 문단이 조리(條理)가 서는 경우, 한 문장은 자연히 다음으로 이어지고, 갑작스런 사고(思考)의 전환은 일어나지 않게 한다. 특수한 논리전개 기술은,
1) 아이디어를 논리 순(順)으로 배치 할 것,
2) 앞 문장에 소개된 명사(名詞)를 반복 할 것,
3) 앞 문장의 명사를 선행사(先行詞)와 함께 사용 할 것,
4) 토픽이 바뀔 때에는, as, but, therefore 등의 접속사(接續詞)를 사용 할 것
문장이 문단을 구성하는 것처럼, 문단은 본문을 작성한다. 문단을 전체 본문작성으로 형성할 때에 고려할 중요한 점은,
1) 작성하기 전에 , 주제를 기술(記述) 할 것. 즉 지원할 문장과 문단을 포함할 것,
2) 처음에 중심 아이디어를 소개하여 생각을 전개하고, 연관된 세부사항을 접속시키며 문장 마지막에 중심 아이디어를 반복한다.
3) 수 차례의 참조를 통해 중심 아이디어를 강조 할 것, 강조 할 가치가 있는 다른 요점을 위해 장소를 할애하고 중요한 부분은 부호를 붙이고 대문자로 하거나 밑줄을 치고 또는 앞선 문장이나 문단에서
논의된 강조기술을 사용 할 것
.4) 본문을 작성하기 전에, 가장 바람직한 문단의 순서를 선택 할 것.(공간의 순서, 연대순서, 친숙(親熟)-비(非) 친숙(親熟) 순서, 귀납적 또는 연역적 순서, 밀접한 관계나 중요도 순서)
5) 문장 이해(理解)도에 따라, 짧은 문장이나 통용되는 단어를 사용
6) 문법과 기교에 완벽을 기할 것, 착오가 발생하면 오해와, 시간손실과 전달하려는 중심 아이디어에서 빗나가게 되고 작성자에게 부정적인 인상을 주게 된다.
4-3 Planning Messages for Reader Reaction(독자의 반응에 따른 메시지 계획)
서신을 성공적으로 작성하려면 앞서 세운 계획과 면밀히 연관지어야 한다. 본문은 아래의 질문을 검토한 후 작성해야 한다.
1) 적절한 메시지를 전달하기 위한 것인지?
2) 적절한 목적으로 작성되고 있는지?
3) 감동적인 반응을 불러일으키는지?
4) 논리의 순서는 귀납적인지 연역적인지?
네 번째 질문의 답은 세 번째 질문의 답에 달려있다.
읽는 사람은 아래 4가지 반응을 일으키게 된다.
1) 기쁘게 받아들이거나
2) 관심을 가지나 감동적이지는 않다.
3) 불유쾌하거나
4) 처음엔 관심을 보이지 않는다
처음 두 반응에는 연역적인 접근이, 나중의 두 반응에는 귀납적인 접근이 필요하다.
1)의 반응을 보일 때에는, 아래와 같이 접근하는 것이 좋다.
편지 내용 중 가장 좋은 면부터 시작하고, 뒤이어 자세히 설명한 다음, 수신인이 떠올릴 수 있는 유쾌한 생각이나 미래에 긍정적으로 보이는 내용의 문장으로 끝을 맺는다. 이러한 기교는 긍정적인 것을 강조하고, 읽는 사람으로 하여금 당장 유쾌한 기분으로 만들어주므로 편지를 빨리 송부(送付)하게 된다.
2)의 반응을 보일 때에는, 연역적으로 접근하는 것이 좋다. 즉, 주(主)아이디어를 먼저 나타낸 다음 세부사항을 이어서 쓰고, 주(主)아이디어에 관계된 것이나 취해야 할 조치로서 끝을 맺는다.
3)과 같이 기본 메시지에 불쾌감을 보일 때에는, 이성적인 토론을 유도하는 유쾌하거나 중립적인 내용으로 시작하여, 사실과 부수되는 논거를 제시하고, 불유쾌한 아이디어를 기술(記述)하고 긍정적이나 중립적인 문장으로 끝을 맺는다. 이러한 기교는 작성자로 하여금 ,강조할 부분에 논거를 제시하게 한다. 논거에 관한 논리성을 보았으므로, 실망하게 하는 아이디어가 제시되었을 때에 비교적 부정적인 생각을 덜 가지게 된다.
4)의 반응을 보일 때에는, 귀납적으로 접근하는 것이 좋다. 즉, 주의를 집중시키고, 아이디어나 제품을 소개하고, 증거를 제시하고 조치를 요청한다. 이렇게 하여, 읽는 사람으로 요청을 받기 전에 조치를 취하는 이점을 누리게 한다.
본문을 잘 작성하려면 치밀한 계획을 해야 한다.
4-4 Writing about the Routine and the Pleasant(일상적이고 유쾌한 서신작성)
일상적인 정보를 전달할 경우에는, 읽는 사람은 감동적일 수 없다. 반응은 좋지도 나쁘지도 않은 것이다. 이 카테고리에 속하는 반응은, 클레임레터와 같이 특별히 요청하는 것이며, 신용정보와 같이 일반적인 요청, 주문서신과 요청서신 등이다. 이 카테고리에 드는 모든 서신은
1) 주(主)아이디어로 시작하고.
2) 세부사항이 따르며,
3) 바람직한 조치나 미래지향적인 내용을 참조하므로 끝을 맺는다.
마찬가지로, 이러한 서신의 호의적인 회신은 연역적인 패턴이 따르게 된다.
즉, 1) 'Yes'로 회신이 시작되며,
2) 세부사항이 따르며,
3) 주(主)(유쾌한)아이디어에 대한 적절한 참조나 미래지향적인 끝맺음을 적절히 한다.
작성자의 관점으로는, 이러한 아이디어의 논리패턴은 편지를 시작하는데 의존할 수 있는 방법을 제시해 준다. 주(主)아이디어가 첫 문장에 제시되면 , 나머지 부분은 쉽게 이어진다. 읽는 사람의 관점에서 보면, 이 패턴은 바로 요점으로 들어갈 수 있기 때문에 시간을 절약 할 수 있고 강조해야할 부분을 강조할 수 있다는 것이다.
4-5 Writing about the Unpleasant(불유쾌한 서신작성)
서신의 첫 문장에 거절이 전달될 때에는, 이어지는 설명을 읽는 것이 귀찮은 일이 아니며, 혹은 실망이 너무 심하여 설명을 읽는 동안 이해를 하는 대신에 반박할 것에 대해 집중을 하게 된다. 거절 설명이 중요하기 때문에, 작성자는 읽혀지고 이해될 수 있도록 써야한다. 그 목적이 달성되면, 실망은 약해지거나 제거될 수 있다. 그르므로, 아래의 아이디어 순서의 패턴은 실망시키는 정보를 전달할 때에 쓸 수 있다. 즉, 이성으로 유도되는 중립적인 서술로 시작하고, 설명과 논거를 제시한 다음, 불유쾌한 아이디어를 제시하고 불유쾌한 것을 강조하지 않는 관련된 아이디어가 이어지게 한다. 이 기본적인 패턴은 거절을 조정하거나, 여신의 거절, 주문 거절과 거절을 받아들이는 경우에도 적용된다.
4-6 Writing to Persuade ( 설득의 서신작성)
조치를 취하기 원하는 서신을 작성하기 전에, 그 조치가 기꺼이 취해 질 것인가, 혹은 설득 후에 취해질 것인지를 작성자는 먼저 결정하도록 해야 한다. 설득이 필요하다고 생각되면, 귀납적인 접근이 요구된다.
귀납적인 서신작성에서는 , 읽는 사람들이 조치를 요청 받기 전에 인센티브가 주어진다. 전형적인 조치를 요구하는 서신은 아이디어나 제품을 팔거나 특별한 호의나 대금회수를 위해 기안되고 있다. 이러한 서신은, 주의를 집중시키고, 제품이나 아이디어를 소개하며, 증거를 제시하고 조치를 취하도록 고무한다.
세일즈서신작성은 사전에 면밀한 계획 없이는 성공을 기대할 수 없다. 서신작성 전에 다음을 고려해야 한다. 즉, 판매 제품과 그 차별성, 서신을 받는 당사자와 원하고 있는 특별한 조치 등이다. 세일즈서신에는 구체적인 명사와 행위를 나타내는 동사와 특수한 언어사용이 특히 도움이 된다. 효과적인 세일즈 서신작성은 고객 지향적이며 서신전체에 스며든 중심 아이디어를 강조하는데 있다.
세일즈서신과 같이, 설득력 있는 클레임레터는 , 문제에 관심을 집중시키고, 논증을 제시하고 호의적인 조치를 요구한다. 클레임레터를 작성하는 사람은 분노하거나 실망을 느낄지 몰라도 야유나 속어는 피해야 한다. 이 원칙은 대금회수에도 적용된다.
전형적으로, 대금회수레터는 다른 설득 편지 보다 짧다. 채무자들은 이미 상환해야 할 금액을 알고 있다. 많은 점들을 제시하는 긴 편지보다 한 가지 점을 강조하는 비교적 짧은 편지가 훨씬 효과적이다. 대금회수 서신에서 전형적인 호소(appeal)는 공정한 플레이, 자긍심과 염려이다. 대금회수과정은 다양한 단계를 거친다. 즉, 통지(notice), 재촉(reminder), 질의(inquiry), 호소(appeal), 긴급(urgency)과 최후통첩(ultimatum)이다. 한 단계에서 회수가 성공하지 못하면, 다음단계로 넘어간다. 호소하는 단계(몇 차례의 서신이 포함됨)에서는, 각 단계마다 작성한다. 최종단계(최후통첩)에서는 대금이 회수되지 않으면 고려하고 있는 조치를 알려준다.
모든 설득서신에서는, 한가지 중요한 원칙이 있는데 , 취할 조치를 상대에게 요청하기 전에, 왜 그 조치가 쌍방에게 이익이 되며 정당한가를 상대에게 알리는 것이다.
참고자료 :A Guide to Business Communication, William C. Himstreet &Wayne M. Baty
New International Business English, Leo Jones & Richard Alexander
입문 무역영어, 나카무라 히로우
Successful E-mail in the Global Market, Mitsuyo Arimoto
Book Two ; International Trade
Chapter 1 The Form of a Business Letter( 서신의 형식)
비즈니스에서 가장 보편적인 형태는 서신 커뮤니케이션이다. 시대에 따라 스타일은 달라지지만 최근의 trend는, 자유롭고, 덜 형식적이며, 특히 상업서신에서는, 쉽게 읽히기 위해, 누가 작성했는지, 언제 썼는지, 대상은 누구인지, 왜 작성되었는지를 명확히 나타내야 한다.
1. Fundamental Parts of the Letter(서신의 기본적인 구조)
--------------------------------------------------------------------
Lakeside Park
Haversham House
( 1 ) 88 Martins Lane London EC2V 6BH
Your ref : LE/N (2)
Our ref : HCD/RP
(3) 14th November 20______
The Britanica Investment Trust Co., (4)
129 New Bond Street
London W.1
Attention : Mr or Ms Reader (5)
Dear Sirs, (6)
Invitation of Opening Ceremony (7)
Here is the latest stop-press news especially for you- and all your neighbors in the Forest area ! News of a wonderful new shopping centre glitteringly modern and gleaming with thousands of new attractions.
This magnificent new shopping centre is Lakeside Park.
Lakeside Park groups, in one single block, super-markets, stores, and speciality shops, with parking space for nearly 500 cars. You can also reach Lakeside Park by No. 9 or No. 114 bus.
Our shops are determined to build up business by the widest selection, the best value, and the most conscientious service.
The Grand Opening will take place at 10 o'clock on April 15th. Every store and shop is
offering an array of bargains destined to make your visit memorably worthwhile. Many
of them are offering wonderful special gifts and souvenirs to opening-day visitors.
Don't miss this opportunity. Plan now to visit Lakeside Park on April 15th and bring your friends and family if you can. You will all be most heartily welcome. (8)
Yours faithfully (9)
Francis Parker (10)
Chairman
Lakeside Park Welcome
Committee
FP/PK
Encl . (11)
C.C
P.S
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용어해설 :
stop-press news : 최신뉴스(윤전기를 멈추고 삽입한)
glitteringly modern : 화려할 정도의 현대적인
specialty shops : 전문, 특선품 가게
the widest selection : 가장 다양한 상품구색
the best value : 최선의 가치(상품)
the most conscientious service : 가장 성실한 서비스
offering an array of bargain : 일련의 특가품, 특매품, 값싼 상품을 제공
destined to make your visit memorably worthwhile: 귀하의 방문을 기억에 남을 정도로 준비한
(1) Basic Pars(기본요소)
1) Printed Letter Head(서두) : 대개의 회사들은 자기 회사의 상호와 주소가 인쇄된 용지를 사용하기 때문에 별도로 서두(Letterhead)를 명시할 필요가 없다.(includes name, address, telephone number of the sender, and may contains a description of the business, trade-mark, corporate identity, telegraphic address, telex, etc.,)
2) Reference(참조번호) : 발신, 수신의 정리, 참조의 편의를 위하여 서신에 번호를 매기는 경우가 있다.( Initials, number or both. Addressee's reference, where known, is typed first)
3) Date(발신일자) : 무역서신에서는 이 발신일자가 반드시 씌어져야 하는데 그것은 나중에 그 서신에 대한 언급을 할 경우, 또는 수신인이 이 편지에 대한 회답을 할 경우 대개는 발송된 날짜에 대해서 언급을 하고 상당한 기간이 경과한 후에라도 어떤 거래에 대해서 왕래된 서신을 검토할 때 발송된 날짜가 없으면 상당한 혼란을 초래하여 앞뒤가 맞지 않는 경우가 있다.( Abbreviations may be used for Jan. Feb. , but do not write the month in figures), 위의 Letter는 영국식으로 14th November 20____와 같이 일, 월 연도의 순서이며
미국식은 November 14, 20____와 같이 월, 일, 연도의 순서이다. 연도의 앞에는 콤마를 찍는다. 월을 숫자로 표기하는 것은 혼란이 있으므로 피하는 것이 좋다. 즉, 한자리 숫자의 월을 표시할 때 , 6/7___, 7/6___등의 경우, 6월인지 7월인지를 판별하기 힘들다. 또한 본문 중에 월을 생략하고 일만을 나타낼 때는 반드시 the + 서수를 이용할 것.
(X) Thank you for your letter of 24.
(O) Thank you for your letter of the 24th.
문장 가운데서 날짜가 월보다 앞설 경우에는 다음과 같이 서수로 표현한다.
on the 15th of June
on the 15th
또한 달이 날보다 먼저 표기되는 경우에라도 문장 상에 형용사격으로 쓰일 때에는 서수를 쓴다.
in the June 15th issue of the Financial Times.
미국에서도 군대에서는 영국식으로 표기하고 있으며, EDI(Electronic Data Interchange) 등 의 전자문서교환과 ISO(International Standard Organization) 등 컴퓨터를 사용하는 문서에서는 편의상 숫자표기를 권하고 있으며, 연 월, 일순으로 즉, 2001-06-08 이나 20010608 로 표기한다.
최근 서신에서 구두점을 줄이는 경향으로 , 4 June 2001 와 같이 쓰는 경우도 많아지고 있다.
4) Inside Address( 수신인명 및 주소) :
봉투에 수신자의 주소가 쓰여져야 하는 것은 물론이거니와 편지내부에 수신자의 주소가 겉봉투와 꼭 같이 표시되어져야 한다. 이것은 일단 편지를 받으면 봉투는 쓰레기통에 들어가고 편지만 file 되는데 , 다음에 편지회답을 해야할 때 편리하게 주소를 사용할 수 있으며 또한 편지와 봉투가 엇갈렸을 때 곧 식별이 가능하며 유창봉투(window envelope)가 사용될 때에는 별도로 겉봉투에 수신인 주소를 쓸 필요가 없다.
(The inside address is the address of the person written to and should correspond to the address on the envelope. A courtesy title should always be placed before or after your correspondent's name. You will write 'Mr A.B Baker' to a businessman :
'Henry Gilmore Esq' to a private individual :
Mrs. John Dorset' to a married woman :
and ' Messrs. Field & Co., to a commercial firm. The use of 'Messrs' before the name of a Limited Company should be avoided.
최근의 경향은 Inside Address, Salutation, Complementary Close 에 콤마를 생략하는
Open Punctuation을 선호하고 있다.
예) Open Punctuation Closed Punctuation
J. Smith & Co., Inc. Jackson Fibres, Ltd.,
36 East 42nd Street 10 Victoria Street,
New York, N.Y. London EC4 2AB,
U.S.A. United Kingdom
Inside Address 는 아래와 같이 영국식과 미국식이 있다.
--------------------------------------------------------------------
British style American style
1) Inside address(Company)
Messrs Black & Sons, International Trading Company
159 Knightsbridge, Sabas Building
London SWL 87C 507 A. Flores Street
Manila
Philippines
The International Trading The American Magazine
Company 119 Sixth Avenue
24 Churchill Avenue New York, NY 11011
Maidstone, Kent
ZH8 92B
--------------------------------------------------------------------
주 1) Messrs.는 Mr.의 프랑스어 Monsieur 의 복수형인 Messieurs 의 약어이다.
일본도 마찬가지이지만 , 서양에서는 창업자의 이름을 회사명으로 사용하여 자신들의 이름을 걸고 사업을 하는 실명제를 일찍이 실시했다. 따라서, 둘 이상의 남자나 이들이 조직한 회사로서 회사명이 그 이름과 관련이 있을 때에 Messrs.를 사용하고, 인명이 아닌 회사명 앞에는 사용하지 않는다.
주 2) NY 11011은 미국에서 사용하고 있는 ZIP(Zone Improvement Program) code number이며 London SWL B7C는 영국의 Post code(우편번호)로서 SW는 South West(남서쪽)을 의미하고 B7C는 구획을 나타내므로 Post code를 보고 대강 주소지의 위치를 알 수 있다.
2) Addressing an Individual on Company business
The Manager Mr. C.C. Pan
The Hongkong & Shanghai Far East Jewellery Co.
Banking Corporation 68 Queen's Road East
Main Office Hong Kong
Kuala Lumpur
Malaysia
Dear Sir, Dear Sir :
주 3) 수신인의 이름을 모르는 경우에는 단순히 직책을 가진 사람 앞으로 The Manager와
같이 씌어진다.
3) Addressing an individual on private business
T. Hardy, Esq., Mr, C. Manzi
c/o Waltons Ltd Credito Milano
230 Snow Street, Via Cavour 86
Birmingham ,England Milan
Italy
Dear Tom, Dear Mr. Manzi
주 4) Esq.는 Esquire의 약자로 주로 영국계통에서 Mr.와 같이 남자에게 쓰이고, 미국에서는 법률가, 대리공사, 영사 등에 한정되어 쓰여지고 있다. Mr.와는 달리 성명 다음에 콤마를 찍고 Esq. 라고 약자로 쓰여진다. 존칭이므로 Mr.나 Dr. 와 병행해서 쓰여지지 않는다.
주 5) Birmingham, England는 영국 국내에서 쓰여지고 외국에서 또는 외국으로 보낼 때는
United Kingdom 이라고 쓴다. United Kingdom은 England, Scotland, Wales와 Northern Ireland로 이루어진 연방이기 때문이다.
5) Attention (참조인)
참조의 밑줄은 생략될 수 있다. 서신을 특정한 사람, 특정의 부서에 보내야 할 경우 다음과 같이 작성 한다.
--------------------------------------------------------------------
Attention : Mr. John Smith
Attention of Export Department
Messrs Mahmoud & Son The Standard Oil Company
329 Coast Road Midland Building
Karachi, Pakistan Cleveland, Chicago 44115
For the attention of Mr. R. Sinh Attention : Mr. E.G Glass, Jr.
Dear Sirs, Gentlemen :
Continental Supply Company
312 Surawongse
Bangkok
Thailand
Attention : Mr. P. Wilson, Jr.
Dear Peter,
------------------------------------------------------------------
주 6) 위와 같이 서신이 회사 앞으로 보내어지는 경우에는 Salutation이 복수로 되고
개인인 경우, Dear Sir, Dear Peter처럼 단수를 쓴다.
7) Subject (제목)
제목의 밑줄은 생략할 수 있다. 본문 위에 제목을 붙여두면 첫 눈에 무슨 건에 관한 것이라고 알려줌으로써 발신자, 수신자 모두 편리하게 된다. 용건 앞에다 Subject : 또는 Re : 등을 붙이는 것보다, 표제 밑에 underline을 하는 것이 더 많이 사용된다.
8) Body of Letter(본문)
본문은 이해하기 쉬운 스타일로 작성자가 전달할 내용을, 명료하게, 간결하게, 예의를 갖추어 작성한다. 동일한 내용의 주제에 대해 다른 내용들은 별개의 문단(paragraph)에서 다루어져야한다. 전혀 다른 내용은 별도의 편지에 다루는 것이 좋다. ‘Your esteemed favor',
'We beg to advise you' 와 같은 진부한 표현은 현대의 비즈니스 서신에는 사용하지 않는다.
(The Body of the Letter contains the information to be communicated written in a style which is easy to grasp. The text should be clear, concise, and courteous. Separate aspects of the same subject should be dealt with in separate paragraphs : entirely different matters are better dealt with in separate letters. Trite expressions such as 'your esteemed favor' ' We beg to advise you', or 'letter of the 20th ultimo to hand' have no place in the modern business letter.)
Inside Address가 Block Form인 경우,
1) 각 문단의 서두를 Inside Address의 좌측 끝 부분과 맞추어 쓸 경우,
2) 각 문단의 서두를 들여 쓰기 하여(indented form) 시작한 경우, 이와 같은 작성 방법을
Semi-Block-Form이라고 한다.
현대에는 워드프로세서의 등장으로 타이핑속도가 붙는 Block Form이 , 보기 편리하고 안정감이 있는 Semi-Block-Form 보다 많다. 특히 미국식의 서신에 많다. Inside Address가 Indented Form인 경우, 문단의 서두를 들여 쓴다.
9) Complementary Close (결미 어結尾 語)
서신의 마지막 부분에 쓰이는 인사로서 우리말의 ‘경구(敬具)에 해당한다. 대문자로 시작하고 콤마로 끝난다. 광고스타일을 제외한 모든 영어서신은, Salutation과 Complementary가 요구된다. 따라서, 양자의 관계는 Formal, Informal, Personal 한 각 경우에 따라 상호 연관된 표현을 해야한다. 혹, 양자(兩者)를 상이하게 표현하는 경우 격식에 어긋나는 우(愚)를 범하게 되므로 아래의 표를 참조하여 실수가 없도록 사용하는 것이 좋다.
a) Salutation
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British American
Formal Dear Sir, Dear Sirs, Dear Sir : Gentlemen :
or Routine Dear Madam, Mesdames, Dear Mr. Brown:
Dear Miss Smith :
Dear Mrs. Brown :
Informal Dear Mr. Brown, Dear Mr. Brown :
Dear Miss Smith, Dear Miss Roberts :
Personal Dear Mr. Brown, Dear Mr. Brown,
My dear Brown, My dear Mr. Brown,
Dear Jim Dear George,
--------------------------------------------------------------------
b) Complementary Close
--------------------------------------------------------------------
British American
Formal or Yours faithfully, Very truly yours,
Routine Sincerely yours,
Yours very truly,
Personal Yours sincerely, Sincerely yours,
Sincerely, With kind regards,
With best wishes, With best regards,
Yours, Sincerely,
Yours,
--------------------------------------------------------------------
10) Signature (서명)
서명은 서신내용의 책임을 확정하는 것이므로, 서명 아래에 작성자의 이름을 타이핑한다. 특히 금전상의 대차관계에 있어서 서명을 함으로써 법률상의 효력을 갖는다.
(The Signature authenticates and fixes the responsibility for the letter. The name and position held by the writer should be typed underneath his signature. For example,
'Thomas Williams, Manager' or 'Mary Watts, Secretary to Mr. William'.')
서명권한이 주어지지 않은 사람의 대리서명의 경우,
예 1) : For Britanica Investment Co.,
Harry Roston
Harry Roston
예 2): P.P Britanica Investment Co.,
Harry Roston
Harry Roston
예3): Britanica Investment Co.,
Harry Roston
P.P Harry Roston
P.P.는 Per Procuration(=as agent for)의 약칭으로 Per Pro.라고 쓰는 경우도 가끔 있다.
11) Enclosure (동봉(同封)
price-list, quotation, sample 등을 동봉할 필요가 있을 경우 다음과 같이 기재한다.
Encl. Copy of your fax of 28th July
(It is often necessary to send a price-list, quotation, sample, etc., along with a letter.
Such enclosures are indicated at the foot of thee letter to the left. For example,
' Enc. 1')
두 개일 때에는 Enclosure(Encls.) 2, 수표를 동봉할 때에는, Enclosure : $10 Check , Check Enclosed. , 만일 수통의 계약서를 보내면서 하나를 돌려 받아야 할 경우에는,
Enclosures 2 (1 to be returned)와 같이 표기한다.
기타)- Carbon Copy Notation : Carbon Copy를 ‘누구’, ‘어디’에 송부하는지를 나타낸다.
Copies Sent to : Tokyo & New York Branches
Copy to : Mr. Stephen Brown
CC- Mr. James Duncan, Paris Office
-Post Script(P.S.) : 편지를 다 쓰고 본문에 누락된 내용이나 특히 강조해야 할 것 등을
Carbon Copy Notation 아래에 쓰여지고 있으나, 가능한 P.S를 사용하지 않는 편이 훨씬
좋은 인상을 준다. 만일 중요한 내용을 빠뜨렸다는 것은 쓰기 전에 충분한 조직과 구상을
하지 못하였다는 인상을 주기 때문이다. 그러나 본문 내용을 재 강조하는 것은 용납될 수
있다.
P.S. Remember-October 3-don't forget to come.
또한 편지를 다 쓴 후에 달라진 여건을 알리는 경우에도 쓰여질 수 있다.
P.S. Just received your cable of 15th.
Shall reply as soon as our accountant comes back.
-Identification Marks : 서신 작성의 책임자를 나타낸다.
FP : Francis Parker (서명자)
PK : Pat Kim (타이피스트)
-다른 주의사항
1)여백(Margin)을 적절히 배치하여 액자 속의 그림처럼 정돈된 느낌을 갖는 것이 좋다.
(In a letter, the emphasis is on a high quality appearance.)
2) 한 가자 용건 당(當) 한 통, 한 페이지로 한다.
그러나 상황에 따라, 한 장 이상이 될 때(클레임 등) 2 page 이후에는 Letterhead가 없는
백지를 사용하여 다음과 같이 사용한다.
J. Smith & Co., -2- 8th June 20____
(Inside Address의 수신자명)
(2) Addressing an Envelope (봉투의 표기)
겉봉투의 주소는 Inside Address와 꼭 같아야 하며, 아래의 Rule을 참조하여 봉투표기를 하는 것이 좋다.
1) 이름, 회사, post box 또는 건물이름(house name) 번지와 Street, town, county 또는 city와 state, post code는 별도의 line에 쓴다.
2) 번지수는 street 앞에 온다. Street, Square, Avenue와 같은 단어는 별도로 쓰고 , 첫 글자는 대문자로 쓴다.]
3) 콤마는 각 line 끝에 붙이거나(Closed punctuation) city와 state 또는 county 사이에만 사용한다(Open Punctuation) 이는 Letter에서도 마찬가지이다.
4) 영국의 postcode 는 주소 밑에 쓴다. 미국의 zip code는 city와 state의 같은 line에 쓴다.
5) postcode 는 주소 맨 아래에 block capitals로 쓴다.
6) postcode 사이나 끝에 마침표나 다른 구두점을 사용하지 않는다.
7) postcode 의 두 부분사이에 한 자(字) 정도 들어갈 수 있는 공간을 둘 것. 즉, CR2 4TJ
8) postcode 에 밑줄을 긋지 말며, 어떤 경우에도 다른 글자를 혼합시키지 말 것.
9) postcode 아래에 다른 것을 쓰지 말고, return address 는 봉투뒷 면에 쓰는 것이 좋고
주소 위에, ‘For the attention of ______'라고 쓴다.
10) Postal indications 는 아래와 같이 쓴다.
Air Mail(or AIRMAIL) Private Sample
Express Confidential Fragile-with care
Urgent To be called for Printed matter
Registered Please forward
British style American style
Miss K. White, Faster Services Inc.
100, South Street 82 West 10th Street
PURLEY, San Francisco, Calif.27044
Surrey, USA
CR@ 4TJ
2. Common abbreviation used in business (비즈니스에서 흔히 사용되는 약자)
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& Co. and Company lb or lbs pounds(weight)
@ at(a price of)___ Ltd Limited
a/c account m. meters(US), metres(GB)
admin. adminstration or miles
ASAP as soon as possible MD managing director
atttn for the attention of misc. miscellaneous
b/f brought forward N/A not applicable
c.c cubic centimetres No.(US #) number
c.c or CC carbon copy oz. ounces
c/f carried forward p.a. per annum(per year)
c/o care of par. paragraph
CEO chief executive officer PC personal computer
Corp. Corporation PDQ pretty damn quick(ly)
cu. cubic plc or p.l.c Public Limited Company
dept department POB Post Office Box
do ditto PS orP.S. Postscript
doz. or dz dozen Rd Road
ea. each recd Received
eg or e.g for example Sq. Square
enc. or encd. enclosures sq. square(meters, feet, etc.,)
etc. et cetra/and so on St Street or Saint
ft foot/feet yd or yds yards
ie or i.e. that is/in other words Ⓡ registered trademark
in. or ins. inches Ⓒ copyright
Inc. Incorporated TM trade mark
incl. including/inclusive
Sources : New International Business English
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3. Business Letter Formats (비즈니스서신의 형태)
비즈니스서신의 형태는 Block , Semi-Block , 과 Simplified 형이 있다.
1) Block Formats : 왼쪽 마진에 정렬시킨다.
1707 Guernesey Lane
Austin, TX 78759
6 June 1997
John G. Holloway
Brackenridge Hospital
4505 W. Tom Thumb Ave.
Austin, TX 78703
Dear Mr. Holloway:
I am writing in response to your classified ad in the Austin-American Statesman for Assistant Director of Materials Management. Based on my experience and continuing education, I believe that I am qualified to fill this position.
For the past four years, I have been employed in the materials divisions with two different manufacturing companies, XETEL Corporation and Fisher Controls International. My experience there has ranged from controlling, buying, analyzing, to planning materials.
Currently, I am attending night school at Austin Community College where I lack only nine hours to complete my Associate Degree in Business Administration. When I complete this degree, I hope to return to St. Edward's University to complete my course work for a degree in Technical Business.
Brackenridge Hospital and the Children's Hospital supply such a vital service to the Travis county area that I would be proud to be a part of your team. I hope to get a chance to discuss my qualifications and goals with you. I can be reached at (512) 877-0991 after 5 p.m.
Sincerely yours,
John M. Owens
Encl.: resume
2) Semi-Block Formats : Letterhead, Date, Complementary Close, Signature가 중간부분과 오른쪽에 위치한다.
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3303 West Valley Cove
Round Rock, Texas 78664
August 5, 1990
Personnel Assistant
JD Employee Credit Bank of Texas
P.O. Box 32345
Austin, Texas 78745
Dear Personnel Assistant:
I am writing about your newspaper ad in the August 1 Austin-American Statesman concerning your need for an experienced programmer in the database environment. I believe that I have the qualifications and experience that you are looking for.
As for my experience with database programming, I have worked for the past year as a programmer/analyst in the Query database environment for Advanced Software Design. In that capacity, I have converted a large database that was originally written in a customized C language database into the Query database environment. I am currently working on a contract with Texas Parks and Wildlife to make major modifications to its existing Query database application. On both of these assignments, I have also served as customer contact person.
Related to this database-programming experience is the work I have been doing to write and market an automated documentation utility for Query database applications. This product was written using a combination of C, Pascal, and Query programming languages. I was responsible for the authorship of the Pascal and Query programs. The Pascal programs are completely responsible for the user interface and system integration management.
Enclosed you will find a resume, which will give you additional information on my background and qualifications. I would welcome a chance to talk further with you about the position you are seeking to fill. I can be reached by phone between 9:00 a.m. and 6:00 p.m. at (512) 545-0098.
Sincerely,
Virginia Rementeria
Encl.: resume
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용어해설 :
qualification : 자격, 면허, 유자격, 자격증명서
in that capacity : 그 자격(역량)으로서
customized : 맞춤의, 주문의
working on contract : 계약제로 일하다
assignments: 직, 지위, 연구과제
automated documentation utility : 자동서류작성용도의 프로그램
authorship : 저작자, 저자, 출처, 근원
user interface : 사용자 호환성
system integration management : 시스템통합관리
3) Simplified Formats : 전체의 형식보다 내용위주로 간략하게 쓰는 경우
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February 14, 19XX
Lindsay Office Products
P.O. Box 1879
Spokane, Washington 98989
Subject: Furniture and equipment order
Please ship the following items from your sales catalog dated January 31, 19XX:
The items ordered above should be shipped C.O.D. to this address:
CLAIMS DIVISION, LAW DEPARTMENT
City of Austin
P.O. Box 96
Austin, Texas 78767-0096
The costs above reflect a discount of 50/10, with net due in 30days after the invoice date. The merchandised is to be shipped by your company's own truck line at a rate of 7 percent of the total net cost.
We are remodeling our offices and have a target completion date of March 30, 19XX. If there is any reason you see that you can keep your part of this schedule, please let me know immediately.
BKC: amm
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용어해설 :
credenza : (르네상스 시대의) 식기 진열장
executive chair : 임원용 의자
letter tray : 편지서류함
C.O.D : Cash On Delivery(현금인도조건)
net due in 30 days after the invoice date : 송장발행일로부터 30일 만기일에 송장금액전액 결제
remodeling : 개조
target complete date : 완공목표일
any reason you see : 당신이 찾아내는 어떤 이유
at rate of 7 % of the total net cost : 전체 순 가격(디스카운트 안된)
you can keep your part of this schedule : 이 스케쥴 중에서 당신이 할 수 있는 부분
4. Style in Business Correspondence(비즈니스서신의 스타일)
비즈니스서신과 메모는 보고서 작성과는 중요한 부분에서 상이하다. 비즈니스서신이나 메모를 작성하고 수정할 때 아래의 사례를 참조하여 효과적으로 작성할 수 있다.
1) 비즈니스의 핵심이나, 목적, 주제를 바로 진술할 것(State the main business, purpose, or subject matter right away.)
수신인으로 하여금 첫 문장에서 내용을 알도록 한다. 비즈니스맨들은 편지를 봤을 때 첫 관심사는 무엇에 관한 내용인지, 목적이 뭔지, 왜 꼭 읽어야 하는지 등이므로, 우회적인 표현으로 시작하지 않는 것이 좋다. 구직신청을 하는 경우, “ I am writing to apply for the position you currently have open....."과 같이 쓰고, 별로 좋지 않은 소식을 전할 때는, 첫 문장에 이를 쓸 필요가 없다. 즉, 다음과 같이 부정적인 문구를 피 할 수 있다.
“ I am writing in response to your letter of July 24, 2001 in which you discuss problems you have had with an electronic spreadsheet purchased from our company."
2) 회신을 할 때는 첫 문단이나 문장에 수취한 서신의 제목과 일자를 확인시키므로 바로 알게 한다.(If you are responding to a letter, identify that letter by its subject and date in the first paragraph or sentence.)
많은 편지를 쓰는 바쁜 수신인들은 일일이 자신이 작성한 내용을 다 기억할 수 없으므로 , 작성일자와 제목을 기억시켜주는 것이 효과적이다.
Dear Mr. Stout :
I am writing in response to your September 1, 20XX letter in which you described problems that
you've had with one of our chainsaws. I regret that you've suffered this inconvenience and expense
and ..........
Dear Ms. Cohen :
I have just received your August 4. 20XX letter in which you list names and other sources from which I can get additional information on the manufacture and use of plastic bottles in the soft-drink industry.......
3) 대부분의 경우 비즈니스서신의 문단은 짧게 작성할 것.(Keep the paragraphs of most business letters short) 비즈니스 서신은 기사나 보고서나 책처럼 읽히지 않고, 대부분 빨리 읽는다. 그러므로 크고 두꺼운 10줄 이상의 문단으로 빽빽이 적혀서 많은 집중을 요하는 서신은 주의해서 읽지도 않을 뿐 아니라 전혀 읽히지도 않게 된다.
수신인이 당신의 서신을 더 빨리 읽을 수 있고 중요한 사실이나 생각을 이해하고 기억할 수 있도록 3-8줄의 비교적 짧은 문단을 작성하는 것이 좋다. 또한 비즈니스 서신에서는 단 한 줄로 씌어진 문단도 보편화되어 수용이 된다.
4) 서신의 내용을 구분 지울 것(Compartmentalize of the contents of your letter)
비즈니스 서신의 내용을 구분 지울 때, 문단 내에서 각기 다른 토론의 부분 즉, 각기 다른 서신의 주제(topic)를 다룬다. 만일 당신의 PC 시스템문제에 관한 Complaint Letter를 작성할 때는, 다음과 같이 3 문단으로 쓸 수 있다.
-문제에 대한 설명( A description of the problems you've had with it)
-효과적으로 수리할 수 없는 점(The ineffective repair jobs you've had)
-충분히 보상받을 수 있는 점과 이유(The compensation you think you deserve and why)
각 문단의 목적, 내용이나 기능을 생각한다. 한가지 이상의 내용이 있는 문단의 경우, 두 개의 문단으로 나누는 것을 고려한다. 마찬가지로 같은 내용을 가진 두 개의 문단은 하나로 만든다.
5) 문단 첫 부분에 주제를 알리는 말로 시작할 것.(Provide topic indicators at the beginning of paragraphs) 아래의 서신을 각 문단의 내용이나 목적 면에서 분석할 수 있다. 비즈니스 서신의 어떤 본문 문단에서도 첫 문장은 , 그 문단의 주제를 나타내는 단어나 구를 사용한다. 만일 PC 문제를 다룬다면, “problems"나 ”problems with my personal computer"로 첫 문장을 시작한다. 이렇게 함으로써 수신으로 하여금 각 문단의 분명한 내용과 목적을 알게 해준다. 아래의 예는 topic indicators(주제를 알리는 말)가 있는 경우와 없는 경우를 보여주고 있다.
Problem : I have worked as an electrician in the Decatur, Illinois, area for about six years. Since 1980 I have been licensed by the city of Decatur as an electrical contractor qualified to undertake commercial and industrial work as well as residential work.
Revision : As for my work experience, I have worked as an electrician in the Decatur, Illinois, area for about six years. Since 1980 I have been licensed by the city of Decatur as an electrical contractor qualified to undertake commercial and industrial work as well as residential work.(Italics not in the original.)
6) 비즈니스 서신에는 가능한 리스트나 명세를 쓴다.(List or itemize whenever possible in a business letter) 서신 본문에 리스트를 나열함으로써 중요한 point를 재빨리, 쉽게 이해하게 된다. 리스트는 다양한 방법으로 처리 할 수 있다.
7) 비즈니스 서신에서 중요한 자료는 전략적으로 처리 할 것.(Place important information strategically in business letters) 문단의 처음과 마지막에 있는 자료는 더 잘 읽힐 수 있고 기억될 수 있으나, 긴 문단의 중앙에 묻혀있는 자료들은 간과하거나 잊어버리기 쉽다.
따라서, 중요한 자료는 잘 보일 수 있는 곳에 둔다. 예를 들면, 구직신청 서신은 고용주에게 당신이 그 job에 적합한 신청인임을 확신시켜야 하므로 , 매력적인 자질(appealing qualities)에 관한 정보를 문단의 첫 부분이나 마지막부분에 강조한다. 덜 긍정적이거나 결정적인 정보는 비교적 잘 보이지 않는 곳에 쓴다.
매우 어려운 용건을 말해야 할 때는, 좋은 전략은(정직한 전략이기도 함) 이 어려운 용건을 덜 강조해야 할 부분에 둠으로서 강조를 약화시키는 것이다. 만일 3년의 경험을 요구하는 job인데 1년의 경험만 있는 경우, 이 사실을 구직서신 본문 문단의 중앙이나 중앙 아래쪽에 쓴다. 성과가 있는 서신을 쓰려면 정직하고 완전해야 한다. 또한 불필요하게 약점을 강조하지 않는다. 이런 예가 아래에 있다.
Problem : In July I will graduate from the University of Kansas with a Bachelor of Science in Nutrition and Dietetics. Over the past four years in which I have pursued this degree. I have worked as a lab assistant for Dr. Alison Laszlo and have been active in two related organizations, the Student Dietic Association and the American Home Economics Association. In my nutritional biochemistry and food science labs, I have written many technical reports and scientific papers. I have also been serving as a diet aide at St. David's Hospital in Lawrence the past year and a half.(The job calls for a technical writer ; let's emphasize that first, then mention the rest! 본 job은 technical writer를 요구하기 때문에 이를 먼저 기술하고 다음을 연결한다.)
Revision : In my education at the University of Kansas, I have had substantial experience writing technical reports and scientific papers. Most of these reports and papers have been in the field of nutrition and dietetics in which I will be receiving my Bachelor of Science degree this July. During my four years at the University I have also handled plenty of paperwork as a lab assistant for Dr. Alison Laszlo, as a member of two related organizations, the Student Dietetic Association and the American Home Economics Association, and as a diet aide as St. David's Hospital in Lawrence in the past year and a half.
Problem : To date, I have done no independent building inspection on my own. I have been working the past two years under the supervision of Mr. Robert Packwood who has often given me primary responsibility for walk-throughs and property inspections. It was Mr. Packwood who encouraged me to apply for this position. I have also done some refurbishing of older houses on a contract basis and have some experience in industrial construction as a welder and as a clerk in a nuclear construction site.(Let‘s not lie about our lack of experience, but let's not put it on a billboard either! 경험부족에 대해 거짓말을 하지 않아야 하지만, 약점을 게시판에 게재할 필요가 없다)
Revision : As for my work experience, I have done numerous building walk-throughs and property inspections under the supervision of Mr. Robert Packwood over the past two years. Mr. Robert Packwood, who encouraged me to apply for this position, has often given me primary responsibility for many inspection jobs. I have also done some refurbishing of older houses on a contract basis and have some experience in industrial construction as a welder and as a clerk in a nuclear construction site.
8) 좋지 않은 뉴스를 긍정적으로 표시하는 방법( Find positive ways to express bad news in your business letters) 가끔 좋지 않은 뉴스를 전할 때가 있는데, 즉, 망가진 컴퓨터 키보드를 대체할 수 없을 경우나, 어떤 개인을 고용할 수 없을 경우 등이다. 이런 뉴스는 전술적으로 전할 수 있다. 그렇게 함으로써 좋지 않은 뉴스를 접한 수신인과의 관계단절 기회를 줄일 수 있다. 나쁜 뉴스를 긍정적으로 전할 때는 가능한, “cannot," "forbid", "fail", "impossible", "refuse," "prohibit", 과 ”deny"와 같은 어휘를 쓰지 않는 것이 좋다. 아래 예 중 첫 번째 문장은 냉정하고 비우호적인 부정적인 태도이고 나중 문장은 훨씬 긍정적이고 우호적이며 전술적이다.
Problem : Because of the amount of information you request in your letter, simply cannot help you without seriously disrupting my work schedule.
Revision : In your letter you ask for a good amount of information which I would like to help you locate. Because of my work commitments, however, I am going to be able to answer only a few of the questions........
Problem : If you do not complete and return this advertisement contract by July 1, 20XX, you will not receive your advertising space in this year's Capitol Lines. If we have not heard from you by this deadline, we will sell your advertisement space to some other client
Revision : Please complete the enclosed contract and return it to us by July 1, 20XX. After this deadline, we will begin selling any unrenewed advertisement space in this year's Capitol Lines, so I hope we hear from you before then.
Problem : While I am willing to discuss changes in specific aspects of this articles or ideas on additional areas to recover. I am not prepared to change the basic theme of the article: the usability of the Victor microcomputer system.
Revision : I am certainly open to suggestions and comments about specific aspects of this article, or any of your thoughts on additional areas that you think I should cover. I do want, however, to retain the basic theme of the article : the usability of the Victor microcomputer system.
9) 수신인의 욕구, 목적이나 관심에 초점을 맞출 것. ( Focus on the recipient's needs, purposes, or interests instead of your own) 수신인에 대한 관심보다는 자신의 관심사에 집중하는 것은 피해야 한다. 자신의 얘기를 많이 해야 할 경우에도, 수신인의 관심사에 자신의 관심을 보이는 방식으로 써야한다. 수신인 지향적(指向的)인 서신은 “you-attitude"방식이라고 불리는데, 상대를 많이 지칭하기보다는 수신인을 서신의 중심에 둔다는 것이다.
Problem : I am writing you about a change in our pricing policy that will save our company time and money. In an operation like ours, it costs us a great amount of labor time (and thus expense) to scrape and rinse our used tableware when it comes back from large parties. Also, we have incurred great expense on replacement of linens that have been ruined by stains that could have been soaked promptly after the party and saved.
Revision : I am writing to inform you of a new policy that we are beginning, effective September 1 20XX, that will enable us to serve your large party needs more often and without delay. In an operation like ours in which we supply for parties of up to 500, turn-around time is critical; unscraped and unrinsed tableware causes us delays in clean-up time and, more importantly , less frequent and less prompt service to you the customer. Also, linens ruined by stains that could have been avoided by immediate soaking after the party cause you to have to pay more in rental fees.
Problem : For these reasons, our new policy, effective September 1, 20XX, will be to charge an additional 15% on unrinsed tableware and 75% of the wholesale value of stained linens that have not been soaked.
Revision :Therefore, in order to enable us to supply your large party needs promptly and whenever you require, we will begin charging 15% on all unrinsed tableware and 75% of the wholesale value of stained linens that have not been soaked. This policy we hope will encourage our customers' kitchen help to do the quick and simple rinsing and/or soaking at the end of large parties that will ensure faster and more frequent service.
10) 화려하고, 과장되며 법률적으로 들리는 어귀는 피할 것( Avoid pompous, inflated, legal-sounding phrasing) 부풀려지고, 중요하게 들리는 언어는 주의해야 한다. 이런 언어는 잘해야 사무적으로 들리나 실은 우스운 것이다. 물론 그런 어귀는 법률문서에는 명백히 필요하나, 다른 상황에는 사용할 필요가 없다. 비즈니스 서신을 쓸 때 평범하고(plain-taking), 상식적이며(common-sense), 솔직한(down-to-earth)문장으로 쓰는 것이 좋다.. 심각할 정도의 관료주의적인 것은 곤란하다.
11) 적절한 때에 “action-ending"으로 쓰는 것이 좋다.(Give your business letter an "action-ending"whenever appropriate.) "action-ending"은 서신 작성자가 수신인에게 그가 해야 할 것과 언제 할 것을 명확히 기대하고 있다. 비즈니스 서신에서 비효과적인 결론 즉, ” Hope to hear from you soon" 또는 “Let me know if I can be of any further assistance."와 같은 문장으로 끝나면 무책임하고 맥 빠지는 것이다. 대신에, 수신인이 취해야 하는 조치와 계획을 자세히 해야 한다. 예를 들어, 질문의 서신을 쓸 경우, 가능한 한 달 내에 editor의 결정을 알려달라고 공손히 요청해야 한다. 구직 편지를 쓸 때는 면접 날짜와 시간을 대강 세워 알려주는 것이 좋다. 아래 예를 참조 할 수 있다
As soon as you approve this plan, I'll begin contacting sales representatives at once to arrange for purchase and delivery of the microcomputers. May I expect to hear from you within the week?
I am free after 2:00 p.m. on most days. Can we set up an appointment to discuss my background and this position further? I'll look forward to hearing from you.
3. E-mail For
To(받는이) : 상대의 e-mail 주소
Cc(참조) : Carbon Copy의 약자로 같은 mail을 여러 사람에게 보내고 싶을 때에 사용한다.
Bcc(숨은 참조) : Blind Carbon Copy의 약자로 , To와 Cc 주소의 사람이 모르게 같은
mail을 보낼 때 사용한다. 누가 mail을 받았는지 알 수 없으므로, 무절제한 이용은 피하는 것이 좋다.
Subject(제목) : E-mail의 건명(件名), Subject에 따라서는 보낸 mail이 열려지지 않은 채 휴지통으로 들어가게 돨 수도 있다.
Attachment(첨부파일) : 발송하는 mail에 file을 첨부하고 싶을 때에 이용한다.
Return Receipt(수취증명) : 상대편이 mail을 받았다는(정확하게 열었다는 )것을 증명하는 통지
2) Subject : 상대편이 꼭 읽어보도록 하기 위해 한 눈에 내용이 들어오도록 정해야 한다.
-Subject의 행은 대개 25-35자 밖에 표시되지 않으므로 그 이내로 함축시키고, 중요한 것을 가능한 한 앞부분에 쓴다.
-가능한 상대편에게 요청하는 내용에 중점을 두도록 한다.
-Urgent는 정말로 긴급을 요청 할 때에만 사용한다.
3) 서두 :
-격식을 차려야 할 경우를 빼고는 Dear를 사용하지 않고, 직접 Ms. Baker 나 John 과 같이 상대편의 이름으로 시작하는 것이 일반적이다
-상대편의 성별을 모를 때에는 Dear Pat Jones와 같이 full name을 모두 쓰는 것이 무난하다.
-상대편과 친분이 있는 경우, first name으로 시작해도 좋다. 또한 < Hello, Tom이나 Hi, Ken으로 해도 좋다.
-개인 이름을 모르는 경우, 성별이 한정된 표현을 쓰지 말고,
Dear Sir/Madam, Dear Friends, Dear Colleagues, Dear Fellows, Dear Members, Everyone 등으로 하는 것이 좋고,
-특정인에게 보내는 경우,
Dear Customer Service, Dear Human Resources Manager, Dear Marketing Director 와 같이 할 수 있다.
4) 본문
-한 행은 65-70자 이상으로 한다. 표시할 수 있는 문장의 길이는 사용하고 있는 모니터와 e-mail의 software에 의해 달라진다. 행 바꾸기 기능이 없으면 받는 사람이 화면상으로 읽기 곤란한 경우가 발생한다.
-밑줄, 볼드체, 이탤릭체 , 전각문자와 특수기호는 사용하지 않는다.
-강조하고 싶은 부분은 대문자로 하든지 ** 또는 _로 둘러싼다.
This is available to members ONLY.
I meant *KST*, not PST.
I'll need the report by_10 a.m. Monday_
-서명(書名)은 _로 둘러싼다.
She is the author of _The Modern Madame Butterfly_
5) 맺음말
-일반적으로 쓰이는 Complementary Close인 Sincerely나 Very Truly yours 등의 격식을 차리는 표현은 그다지 쓰지 않고, Thanks와 Best Regards등의 간단한 맺음말을 사용한다.
6) Signature
-e-mail에서는 자신의 이름, e-mail 주소, Home Page 주소, 경우에 따라서는 직위, 근무처, 전화번호 등을 쓴다. 대개 e-mail software에서는 Signature를 미리 등록해, 자동으로 삽입하도록 설정되어 있다. 일반적으로 행수는 4행까지로 되어있고, 긴 Signature는 피하는 것이 좋다.
Hong Gil-dong gdhong@global.com CompuServe: 75641, 1760
GlobalLINK Consulting Group-Your Navigators for the Korean Market
Home Page http://www.global.com/
-Signature에 전화번호와 팩스번호를 넣을 때는 국가번호부터 시작하는 것이 좋다.
Hong Gil-dong Publications Dept., The Seoul Times
gdhong@seoultimes.co.kr+82-2-3453-2797 Fax +82-2-3453-8023
7) Attachments
-e-mail은 워드프로세서, spreadsheet file, 화상 등 응용 software로 만든 서류를 바이너리file로 첨부하여 보낼 수 있다. 단, 상대방이 이용할 수 있는 변환 코드와 software의 호환성에 따라 수신이 잘 안될 수 있으므로, 송신하기 전에 우선 test file을 보내는 것이 좋다.
-첨부 file에도 자신의 주소를 넣어 둔다. file이 e-mail에서 잘려나가 주소가 없다면, 송신인을 잘 알 수 없는 경우가 있다.
-인터넷에서 발송하는 파일의 용량은 50KB과 기준이다. 용량이 큰 file을 보낼 경우에는 압축하거나, FTP를 이용하는 등 다른 방법을 취한다. 압축 file을 보낼 때, 상대가 압축 프로그램을 가지고 있는지를 사전에 확인하고, 가지고 있지 않을 경우에는 해제 프로그램을 첨부한다. 발송할 때는 압축file이라고 알려야 한다.
4. Using form letters ( 정형화(定型化) 된 서신)
정형화 된 서신을 많은 시간을 절약할 수 있다. 동일한 정보를 반복하여 지속적으로 보낼 때는, 그 자료를 복사하여 필요할 때마다 e-mail에 붙여 넣어 보내기만 하면 된다. 통상의 e-mail software로서 ,
“template" 이나 ”stationery"를 메뉴에 접속하여 구축할 수 있다.
form letters는 수신( incoming) e-mail에 대한 자동응답기능(automatic response)으로 유용하게 사용된다. 바로 e-mail 응답을 할 시간이 없으면, 다음에 응답할 것을 알려주는 form mail을 준비하면 된다.
이런 방법으로, 사람들을 기다리게 하지 않고 더 개별적인 회신을 할 충분한 시간을 가지게 된다.
고객의 Inquiry에 form letter를 사용하는 경우, 가장 흔히 질의하는 내용을 form letter에 게재하여, 일일이 회신하는 부담을 덜 수 있다.
form letter에 대한 상기 이점(利點)은 분명하나 , 이러한 form letter를 사용하는데 함정도 있음을 주의해야한다.
-모든 사람이 다 form letter 받기를 좋아하는 것이 아니다. 특히, 회사의 가장 중요한 고객이 자신의 e-mail에 아래와 같은 form letter를 받기 원하지 않는다.
“ Dear customer, thank you for your inquiry, we will get back to you shortly"
-개별화를 위해 form letter의 일부를 바꾸는 것을 잊지 말아야 한다.
-붙여 넣을 때 주의해야 한다. 보내기 전에 내용을 확인해야 한다. 흔히 아래와 같은 실수를 할 수 있다. “ Dear Mrs. Jameson, Dear Mr. Brownlow, Thank you for your inquiry........"
-form letter가 너무 편리하여 과용할 우려가 있으므로 그 information이 form letter에 적합한지를 생각해야 한다.
-form letter에, 귀(貴) 메시지를 접수했으며 바로 처리할 것을 알려주는 것은 좋으나 , 반복해서 이런 내용을 받으면 언짢게 되고 비인격화(非 人格化) 될 수 있다.
-개별적으로 form letter를 보낼 때는, 개인적인 문구를 넣는 것이 좋다. 한 두 개의 선을 그으므로, form letter와 같지 않다는 인상을 심어주어야 한다.
-약속을 지켜야 한다. 만일 제3 영업일 내에 질의에 대한 회신을 주기로 했으면, 수신인은 그 기간 내에 받을 수 있어야 한다. 따라서, 모든 e-mail에 하나 하나 회신을 하는 것과 정형화된 회신을 하는 것의 균형을 유지해야 한다.
Chapter 2 :Business Correspondence--Inquiry Letters
1. Types and Contexts (형태와 내용)
Inquiry Letter에는 고객이 필요에 의해 요청한 경우와(Solicited)와 요청했으나 처리할 수 없는 경우(Unsolicited)의 두 가지 형태가 있다. 기업이나 대리인이 상품이나 서비스 광고를 할 때 관심을 가진 고객이 Solicited Letter of Inquiry를 쓴다. 예를 들면, 소프트웨어제작사가 새로운 제품을 개발했을 때, 당신이 현지에서 이를 체크할 수 없는 경우에는 그 제작 회사에게 전문적인 질의를 하는 solicited letter를 써서 많은 도움을 받을 수 있다.
만일 수신인이 당신의 inquiry(질의)에 대해 전혀 조치를 취할 수 없을 때는, unsolicited inquiry가 된다.
전문가의 기사를 읽고, 더 깊은 질의나 더 많은 정보를 요구할 때는, 약간 다른 Inquiry Letter형태로 도움을 청해야 한다. 혹, 수신인이 적절히 처리하지 못할 경우가 있기 때문에 unsolicited inquiry는 매우 조심스럽게 작성해야 한다.
2. Contents and Organization( 내용과 구성)
1) 첫 머리에, 도움요청이나 정보획득목적을 분명히 한다.(Solicited letter인 경우, 광고에 게재된 상품, 서비스나 프로그램에 대한 정보)
2) unsolicited letter인 경우, 당신이 누구이며, 무슨 일을 하고 있고, 왜 그 정보가 필요한지, 어떻게 알게 되었는지를 분명히 하고, 잡지 광고 등 질l의를 하게된 source를 밝혀주는 것이 좋다.
3) 편지내용에 필요한 질의나 정보를 분명하고 세부적으로 읽기 쉬운 형태로 나열한다. 질의가 많을 때는 질문서를 작성하여 우표를 붙여 수신인(자기) 주소가 명기된 봉투를 동봉한다.
4) unsolicited letter인 경우, 수신인(자기)이 부담해야할 제반 수고와 경비를 보상해야 한다. 즉, 복사비용, 우편료, collect call 등을 고려해야 하며, 보고서에 그들의 도움을 감사하는 문구를 쓰고 보고서 사본을 송부한다. solicited letter에는 수신인(상대방)에게 brochure나 catalog를 보내도록 한다.
5) unsolicited letter 말미에 수신인(상대방)이 제공할 수 있는 도움에 감사하고, 요청한 것으로 인해 불편을 끼치는 것은 인정해야하나, 미리 감사할 필요는 없다. unsolicited letter에는 수신인(자기)이 도움을 통해 얻을 수 있는 혜택 즉, 향후 구매를 통해 보상한다든지 등의 사실을 전술적으로 제안한다.
Chapter 4 Offer & Acceptance
1.Offer의 개념
Offer란 청약(請約)이라고 불리는데, 원래 제의(提議), 신청(申請)이나 제공(提供)을 듯하며 자기가 가진 것을 상대방에게 일정한 대가(代價)를 받고 제공한다는 것이다.
Offer는 하나 또는 복수의 특정상대에게 Acceptance((承諾)를 전제로 발행되며, 상대방이 Acceptance(승낙)하게되면 계약이 성립되는 법적인 구속력을 가지는 확정된 의사표시를 말한다.( a definite expression of entering into a legally binding contract)
이는 단순히 불특정다수에게 입찰, 상품전시, 카탈로그, 견적서, Price List 등을 제시하는 청약의 유인(誘因)과는 (Invitation to Offer) 법률적 성격이 다르다.
UN Convention on Contract for the International Sale of Goods(1980)인 “국제 물품계약에 의한 UN 협약 ” 즉, 비엔나 협약(The Vienna Convention)의 제2부, Formation of the Contract에서는 아래와 같이 정의하고 있다.
Article 14.
(1) A proposal for concluding a contract addressed to one or more specific persons constitutes an
offer if it is sufficiently definite and indicates the intention of the offeror to be bound in case of acceptance. A proposal is sufficiently definite if it indicates the goods and expressly or implicitly fixes or makes provision for determining the quantity and the price.
(2) A proposal other than one addressed to one or more specific persons is to be considered merely as an invitation to make offers, unless the contrary is clearly indicated by the person making the proposal
(1) 1인 또는 그 이상의 특정인에 대한 계약체결의 제의는 그것이 충분히 확정적이고 또한 승낙이 있는 경우에이에 구속한다는 청약자의 의사를 표시하고 있는 경우에 청약이 된다. 어떠한 제의가 물품을 표시하고 또한 명시적 또는 묵시적으로 그 수량과 대금을 정하고 있거나 이를 정하는 규정을 두고 있는 경우에는 이 제의는 충분히 확정적이다.
(2) 1인 또는 그 이상의 특정인에 대한 제의 외의 어떠한 제의는, 그 제의를 행한 자가 반대의 의사를 명확히 표시하지 않는 한, 단지 청약의 유인으로 본다.
Offer의 종류 : 주체에 따라 selling offer와 buying offer로 나눌 수 있다. 일반적으로 offer라고 하면 selling offer를 말하고 buying offer의 경우 purchase order 등의 형식으로 발송되어 이에 매도인의Acknowledgement로 계약이 성립된다. 또한 청약의 내용에서 승낙회답의 기간(유효기간)과 선적일이 정해져 있는지의 유무에 따라 form offer와 free offer로 구별할 수 있다. 무역계약이 offer와 acceptance로 성립된다고 할 때는 form offer를 가리킨다. 비록 승낙회답의 기간이 정해져 있지 않아도 확정적(firm) 또는 취소불능(irrevocable)이란 표시가 있으면 firm offer이다.
Firm Offer : Firm offer는 통상 특정인 앞으로 발행되어 이 firm offer에 의하여 무역계약이 체결된다. Firm Offer는 offeree의 승낙 또는 거절의 회신기간이 정해져 있으므로 이 한정된 기간이 경과하면 offer는 자동 소멸된다. (보통 3-7일) 이 기간 내에는 매도인은 원칙적으로 자신이 제시한 청약조간의 변경, 수정, 철회, 취소 도는 offeree의 무조건, 절대적 승낙에 대한 불 승낙은 허락되지 않는다.
Firm offer의 경우 승낙의 회답시간과 도착장소를 명기하는 것이 대단히 중요하다. 독일 등 대륙계에서는 offer든 acceptance든 도달주의를 원칙으로 삼고 있고, 우리 민법에서도 청약은 도달주의를 따르지만, 다만 무역거래와 같은 격지자간의 계약서는 발신주의를 택한다.
그러나 영.미법에서는 offer의 경우에는 도달주의를, acceptance의 경우에는 발신주의를 원칙으로 하는 등 각국이 효력발생시기에 대하여 입법례를 달리하고 있기 때문에 아래의 예와 같이 <승낙의 회답은 언제까지 이곳에 도착하는 조건>의 취지를 명시시켜야한다.
예) We offer you form subject to your reply being received here by noon Oct.30, 20XX for the following goods.
그러나 매매계약체결 전에 거래의 기본적 사항을 협정하는 경우가 많다. 즉, 일반거래조건협정 시
(Agreement on general terms and conditions of business) firm offer에 대해 아래와 같이 상세하게 규정할 수 있다.
All firm offers shall be subject to a reply reaching the sellers within the period stated in respective cables or telex messages. When the term "immediately reply" is used it shall mean that a reply is to be received within three(3) days from and including the date of dispatch of a firm offer. In either case, however Sundays and all official bank holidays are excepted.
청약의 효력 : Offer가 유효하게되는 시점은 영미법, 대륙법과 비엔나 협약에서 모두 Offeree에게 도착한 시점인 도달주의를 택하고 있다. 우리 민법에서도 청약이 피청약자에게 도달한 시점부터 효력이 발생한다. 또한 , offer의 효력은 offer가 유효하게 성립된 때 그 장소에서 발생한다. 격지자간의 무역거래에서 그 통지가 상대방에게 도달할 때 그 장소에서 유효하게 성립한다. 따라서 계약이 성립하기 위해서는 offer는 도달 후 offeree가 그 내용에 무조건 합치된 승낙의 의사표시를 하지 않으면 안 된다. 이는 영․미법에서 교차청약에 대한 계약설립의 효과를 인정하지 않는 이유이다.
offer 효력의 소멸시기 : offer효력의 소멸시기는, 1)acceptance에 의해 합의가 성립된 때는 그 효력이 소멸된다. 2)청약의 거절 또는 대응청약(Rejection of offer or Counter offer)의 경우, 3) 청약의 취소, 4) 당사자의 사망, 5)승낙 기간이 정해진 경우, 그 시간이 경과한 경우, 기간이 정해지지 않았을 경우 상당한 시간(a reasonable time)이 경과한 경우, 6)청약의 철회의 경우이다.
offer의 철회 : 철회(withdrawal of offer)는 청약의 효력을 소멸시킬 의사를 갖고 하는 의사표시 내지 행위이다. Offeror는 철회 시 그 사실을 offeree에게 통지해야 한다. 그 통지는 피청약자에게 청약이 도달하기 전이나 동시에 도착한 경우에 한한다.(가령 철회를 청약보다 더 빠른 통신수단으로 조치한 경우 등) 비록 청약이 취소 불능이라도 철회할 수 있다. 철회에 관해서는 영․미의 계약법과 대륙 법간 규정이 다르다. 현실 문제로 offeree가 승낙의 통지를 발신하고 아직 그 통지가 offeror에게 도달되지 않았을 경우이다. 격지자간의 승낙의 효력은 영․미법과 우리 민법이 모두 발신주의를 택하고 있기 때문에, 즉 승낙이 발송된 후 offeror가 청약을 철회해도 효력이 없다.
Article 15.
(1) An offer becomes effective when it reaches the offeree.
(2) An offer, even if it is irrevocable, may be withdrawn if the withdrawal reaches the offeree before or at the same time as the offer.
(1) 청약은 피청약자에게 도달한 때 그 효력이 발생한다.
(2) 청약은, 이것이 취소불능이더라도, 그 철회의 의사표시가 청약의 도달 전에 또는 그와 동시에 피청약자에게 도달하는 경우에는 철회될 수 있다.
또한 계약이 성립되기 전에, offer가 취소(revocation)가 될 수 있는데 이 때는 청약자의 취소의사가 피청약자의 승낙이 발송되기 전에 피청약자에게 도달한 경우이다. 그러나 offer가 취소될 수 없는 경우는 아래와 같다.
1) 승낙에 대한 확정기간을 명시했던 아니던 취소불능 offer임을 표시했거나,
2) 그 offer가 취소불능임을 분명히 인지하고 이에 따라 피청약자가 조치를 취한 것이 합리적일 경우
Article 16
(1) Until a contract is concluded an offer may be revoked if the revocation reaches the offeree before he has dispatched an acceptance.
(2) However, an offer cannot be revoked :
(a) if it indicates, whether be stating a fixed time for acceptance or otherwise, that it is irrevocable;
or
(b) if it was reasonable for the offeree to rely on the offer as being irrevocable and the offeree has acted in reliance on the offer.
(1) 계약이 체결되기까지는 청약은 취소될 수 있다. 다만 취소의 의사표시가 피청약자가 승낙을 발송하기 전에 피청약자에게 도달하여야 한다.
(2) 그러나 다음의 경우에는 청약은 취소될 수 없다.
(a) 청약에서 승낙기간을 정하여 명시하거나 기타의 방법으로 그것이 취소불능임을 표시하고 있는 경우, 또는
(b) 피청약자가 청약이 취소불능하다고 신뢰하는 것이 합리적이고, 또한 피청약자가 동 청약을 신뢰하여 행동한 경우
Article 17
An offer, even if it is irrevocable, is terminated when a rejection reaches the offeror.
청약은, 비록 그것이 취소불능이더라도, 거절의 의사표시가청약자에게 도달한 때에는 그 효력을 상실한다.
주) Offer의 철회는 효력이 발생하지 않은 상태에서, 즉 피청약자 에게 도달되기 전에 그 의사를 거두어 드리는 것이며, 취소는 offer의 효력이 발생된 시점이나 승낙하기 이전에 발생된 효력을 원인무효화 하는 해제(解除)이다. 해지(解止)란 당사자 일방의 표시에 의해 법률관계를 장래에 소멸시키는 일이다.
2. Acceptance(승낙)의 개념
Acceptance의 의의 : Acceptance라는 것은 원래 응하다, 받아들이다, 또는 승낙한다는 뜻으로 매매 희망 당사자 중 한 쪽이 표시한 의사를 상대방이 승낙한다는 것이다. 즉, offeror의 상대방인 offeree가 청약에 응하여 합의를 성립시킬 의사를 갖고 offeror에 대하여 행하는 의사표시이다. 승낙은 청약의 내용과 완전히 일치해야 한다. 즉, 절대적이고 무조건적(absolute and unconditional)일 것을 요구한다. 그래서 이를 , "Mirror Image"라고도 한다.
승낙의 방법 : 승낙은은 그 의사를 외부에 표현해야 한다. Offeror가 일방적으로 offeree에게 “ 침묵은 승낙으로 본다“ 라고 선언함으로써 침묵하고 있는 offeree에게 계약이 성립되었다고 주장 할 수 없다. 그러나 청약, 승낙의 내용으로서 행위의 이행을 요구하고 있는 경우에는 그 행위 자체가 승낙이며 별도의 승낙 통지를 할 필요가 없다. 청약이 승낙의 내용으로서 행위의 이행을 요구하고 있는 이외의 경우에는 승낙의 통지가 필요하다. 실제 거래에서는 다음의 방법으로 첫 의사표시를 하는 것이 좋다.
첫째, 청약시에 승낙의 방법이 명시적으로 지정되어 있는 경우에는 그 지정된 방법에 따른다.
예) 전보->전보, TLX->TLX, 그러나 Fax는 법적인 효력을 가지지 못하므로 피하는 것이 좋다.
승낙의 효력 : Acceptance는 offer와 합치하여 계약을 성립시키는 효력을 갖고 있다. 합의가 성립하는 것은 승낙의 효력이 발생하는 시점이므로 승낙의 효력이 발생하는 시기가 문제가 된다. 다음의 세 가지 방법을 생각할 수 있다.
(1) 발신주의 : offeree의 승낙의 의사표시가 발송될 때에 계약이 발생한다.
(2) 도달주의 : offeree의 승낙의 표시가 offeror에게 도달할 때에 발생한다.
(3) 요지주의 : 단지 물리적인 승낙의 의사표시가 offeror에게 도달할 뿐 아니라 현실적으로 offeror가 그 내용을 알았을 때 계약성립을 인정하는 것이다.
무역실무에서 승낙의 효력발생 시기에 관하여 각국의 입법례가 다르므로 이로 인한 분쟁가능성을 줄이기 위해 청약시 도달주의를 명시하거나 무역계약의 유효성(validity)은 Vienna 협약에 따른다고 일반 협정서 상에 기재하여 상호 합의하는 것이 좋다.
승낙의 철회 : 승낙자가 승낙을 발신한 후 그것이 상대방에게 도달하기 전에 그 효력을 상실시키는 것을 말한다. 비엔나 협약은 “ 승낙은 승낙의 효력이 생기기 전 또는 이와 동시에 그 철회가 청약자에게 도달하는 때에는 이를 철회할 수 있다.” 고 규정하여 철회가능성을 규정하고 있다. 그러나 영.미법이나 우리 나라에서와 같이 발신주의를 채택하고 있는 경우에는 승낙철회의 가능성이 없다. 왜냐하면 발신주의에서는 승낙이 발송되면 이미 계약이 성립되기 때문이다.
비엔나협약을 준거법으로 하는 경우에는 우편이나 전보에 의한 승낙이 도달주의를 채택하고 있으므로 철회의 통지가 청약자에게 먼저 도착한다면 승낙의 철회가 가능하다.
Article 18
(1) A statement made by or other conduct of the offeree indicating assent to an offer is an acceptance. Silence or inactivity does not in itself amount to acceptance.
(2) An acceptance of an offer becomes effective at the moment the indication of assent reaches the offeror. An acceptance is not effective if the indication of assent does not reach the offeror within the time he has fixed or, if no time is fixed, within a reasonable time, due account being taken of the circumstances of the transaction, including the rapidity of the means of communication employed by the offeror. An oral offer must be accepted immediately unless the circumstances indicate otherwise.
(3) However, if, by virtue of the offer or as a result of practices which the parties have established between themselves or of usage, the offeree may indicate assent by performing an act, such as one relating to the dispatch of the goods or payment of the price, without notice to the offeror, the acceptance is effective at the moment the act is performed, provided that the act is performed within the period of time laid down in the preceding paragraph.
(1) 청약에의 동의를 표시하는 피청약자의 진술 기타의 행위는 승낙이다. 침묵 또는 부작위는 그 자체로는 승낙이 되지 아니한다.
(2) 청약에의 승낙은 동의의 의사표시가 청약자에게 도달하는 순간에 그 효력이 발생한다. 승낙은, 동의 표시가 청약자가 지정한 기간 내에 도달하지 아니하거나, 기간이 지정되지 아니한 경우에는, 청약자가 사용한 통신수단의 신속성을 포함한 거래의 제 사정을 충분히 고려하여 합리적인 기간 내에 도달하지 아니하는 한, 그 효력이 발생하지 아니한다. 구두의 청약은 다른 사정이 없는 한 즉시 승낙되어야한다.
(3) 그러나 청약에 의하여, 또는 당사자들이 그들 사이에서 확립한 관례 또는 관습의 결과로 인하여, 청약자에게 통지함이 없이, 피청약자가 물품의 발송이나 대금의 지급에 관한 행위와 같은 행위를 수행함으로써 동의를 표시할 수 있는 경우에는, 승낙은 그 행위가 수행되는 순간에 그 효력을 발생한다. 다만 그 행위는 전항에 규정된 기간 내에 수행되어야 한다.
Article 19
(1) A reply to an offer which purports to be an acceptance but contains additions, limitations or other modifications is a rejection of the offer and constitutes a counter-offer.
(2) However, a reply to an offer which purports to be an acceptance but contains additional or different terms which do not materially alter the terms of the offer constitutes an acceptance, unless the offeror, without undue delay, objects orally to the discrepancy or dispatches a notice to that effect. If he does not so object, the terms of the contract are the terms of the offer with the modifications contained in the acceptance.
(3) Additional or different terms relating, among other things, to the price, payment, quality and quantity of the goods, place and time of delivery, extent of one party's liability to the other or the settlement of disputes are considered to alter the terms of the offer materially.
(1) 승낙을 의도하고 있으나 추가 또는 제한 기타 변경을 담고 있는 청약에의 응답은 청약의 거절이자 또한 대응청약이 된다.
(2) 그러나 승낙을 의도하고 있고 또한 청약의 조건을 중대하게 변경하지 아니하는 추가적 또는 상이한 조건을 담고 있는 청약에의 응답은 승낙이 된다. 다만 청약자가, 부당하게 지체함이 없이, 그 상위를 구두로 반대하거나 그러한 취지의 통지를 발송하는 경우에는 그러하지 아니하다. 청약자가 이렇게 반대하지 아니하는 한, 청약상의 조건과 더불어 승낙에 담긴 변경사항이 추가되어 계약조건이 된다.
(3) 특히, 대금이나 대금지급, 물품의 품질 및 수량, 인도의 장소 및 시기, 당사자의 상대방에 대한 책임의 범위 또는 분쟁의 해결에 관한 추가적 또는 상이한 조건은 청약상의 조건을 중대하게 변경하는 것으로 본다.
Article 20
(1) A period of time for acceptance fixed by the offeror in a telegram or a letter begins to run from the moment the telegram is handed in for dispatch or from the date shown on the letter or, if no such date is shown, from the date shown on the envelope. A period of time for acceptance fixed by the offeror by telephone, telex or other means of instantaneous communication, begins to run from the moment that the offer reaches the offeree.
(2) Official holidays or non-business days occurring during the period for acceptance are included in calculating the period. However, if a notice of acceptance cannot be delivered at the address of the offeror on the last day of the period because that day falls on an official holiday or a non-business day at the place of business of the offeror, the period is extended until the first business day which follows.
(1) 청약자가 전보 또는 서신에서 정한 승낙기간은 동 전보가 발송을 위해 교부되는 순간부터 또는 동 서신에 표시된 일자로부터, 그러한 일자가 표시되지 아니하는 경우에는, 봉투에 표시된 일자로부터 기산된다. 청약자가 전화나 텔렉스 기타 동시적 통신수단을 통해 정하는 승낙기간은 청약이 피청약자에게 도달하는 순간부터 기산된다.
(2) 승낙기간 중의 공휴일 또는 비영업일은 동 승낙기간을 계산하는데 산입된다. 그러나 동 승낙기간의 말일이 청약자의 영업소에서 공휴일 또는 비영업일에 해당함으로 인하여 승낙의 통지가 동 말일에 청약자의 주소지에서 전달될 수 없는 경우에는 승낙기간은 후속하는 최초의 영업일까지 연장된다.
Article 21
(1) A late acceptance is nevertheless effective as an acceptance if without delay the offeror orally so informs the offeree or dispatches a notice to that effect.
(2) If a letter or other writing containing a late acceptance shows that it has been sent in such circumstances that if its transmission had been normal it would have reached the offeror in due time, the late acceptance is effective as an acceptance unless, without delay, the offeror orally informs the offeree that he considers his offer as having lapsed or dispatches a notice to that effect.
(1) 연착된 승낙이라도 청약자가 지체 없이 그것이 승낙으로서 효력이 있다는 취지를 피청약자에게 구두로 알리거나 그러한 취지의 통지를 발송하는 경우는 승낙으로서 효력이 있다.
(2) 연착된 승낙은, 이를 담은 서신 기타의 서면으로 보아 그 전달이 정상적이었다면 그것이 청약자에게 제때에 도달하였을 것이라는 상황 하에서 발송되었음이 나타나는 경우에는, 승낙으로서 효력이 있다. 다만 청약자가, 지체 없이, 피청약자에게 그는 그의 청약이 실효했다고 본다는 취지를 구두로 알리거나 그러한 취지의 통지를 발송하는 경우에는 그러하지 아니하다.
Article 22
An acceptance may be withdrawn if the withdrawal reaches the offeror before or at the same time as the acceptance would have become effective.
승낙은 그 효력이 발생하기 전에 또는 그와 동시에 철회의 의사표시가 청약자에게 도달하는 경우에는 철회된다.
Article 23
A contract is concluded at the moment when an acceptance of an offer becomes effective in accordance with the provisions of this Convention.
계약은 청약에의 승낙이 본 협약의 규정에 따라 효력을 발생하는 순간에 성립된다.
Article 24
For the purposes of this Part of the Convention, an offer, declaration of acceptance or any other indication of intention "reaches" the addressee when it is made orally to him or delivered by any other means to him personally, to his place of business or mailing address or, if he does not have a place of business or mailing address, to his habitual residence.
본 협약 본 제2편을 적용함에 있어, 청약, 승낙 기타의 의사표시는 그것이 수신인에게 구두로 전해지거나, 기타 다른 방법으로 직접 수신인에게 전달되거나, 그이 영업소나 우편송부처에, 수신인이 영업소와 우편송부처가 없는 경우에는, 그 常居所에 전달되는 때에 수신인에게 “도달”한다.
※ Model Letters의 요약 ※
I. TRADE INQUIRY
A. 서두구절(Opening Clauses)
앞에서도 언급한 바와 같이 Inquiry Letter의 서두에는 어떤 잡지, 기관 또는 제3자의 소개 등으로 상대방의 이름과 주소를 알게 되었다고 밝혀주어야 한다.
1. Through the courtesy (kindness) of ~ , we acquired your name and address.
2. We are indebted for your name and address to the Korea Trade Promotion Corporation.
3. We have found your name in ~ Trade Directory , from which we learn that you are importer(exporter) of ~ .
4. Your name was given to us by the Chicago Chamber of Commerce as importers of ~ .
5. We have received your name and address from ~ .
6. Your name has been recommended to us by ~ as one of the exporters specializing in ~.
7. We have noticed your advertizement in the August issue of ~ Trade Journal and take this opportunity to inquire about ~.
8. The local Trade Bulletin referred your firm as a supplier of ~.
B.생산(구매) 능력의 소개(Introduction of Production or Purchase (Capacity)
상대방을 알게 된 경위를 설명하고 그 다음에 자기 회사를 소개해야 한다. 즉 우리는 월간 또는 연간 얼마를 생산 또는 구매할 수 있다. 우리 제품은 타사(他社)의 것보다 품질이 좋다 가격이 저렴하다, 혹은 선적기일을 엄수한다는 내용으로 구미를 돋구어 주어야 한다.
1. Our monthly production capacity is 100 tons.
2. How much can you supply us per month ?
3. Our price may be a bit higher but we are known as quality shipper.
4. Our price is lower than that of any other competitor.
5. We have never asked a single extension of L/C (shipdate).
6. Our strong point is in the prompt delivery.
7. As we are a quantity buyer, please give us some price discount.
8. How fast(early) can you ship the goods?
9. We also guarantee 3 year after sales service.
10. Can you supply us with the goods on D/A basis ?
11. We have enough stocks to supply you for the next 6 months.
C. 요구구절(Inquiry Clauses)
자기회사의 생산능력에 대한 소개가 끝나면 왜 이 서신을 쓰게 되었는가, 그 목적을 이야기해야 한다. 대개는 상품을 사보라는 것과 사고 싶다는 두가지의 의사로 표시된다.
1. We would appreciate it if you would quote us ~ .
2. We would be interested in receiving your price list and catalougue.
3. We are very anxious to enter into business relations with your esteemed firm.
4. If you see any item of special interest to you among the articles we mentioned, we should be glad to send you the samples gratis.
5. Please be kind enough to send us your sample.
6. We shall be very glad to send you the sample and offer if you are at all interested in the article we handle.
D. 결미구절(Closing Clauses)
첫 편지의 마지막 끝맺음을 할 때는 좀 여운을 남기고 상대방의 회신을 기다리겠다는 내용으로 끝나는 것이 좋다.
1. We look forward to hearing from you soon.
2. We shall expect your offer by return mail.
3. Your prompt reply will be much appreciated.
4. Thanking for your co-operation in advance, we remain.
5. Please reply on this matter as soon as possible.
6. We shall expect to hear from you again.
7. Let us bring this business into consummation.
8. Hoping to receive your favourable reply, we are.
※ Phrases ※
Inquiries
-We are retailers/importers/wholesalers in the ___trade, and would like to get in touch with suppliers/manufacturers of______
-We have heard of your products.
-Please send us prices and samples of____
-Would you please let us have a firm offer for___/your current catalogue showing___
-We read your advertisement.
-We require____for immediate delivery and are interested in buying and would like to have further details and would like to introduce these goods.
Would you kindly quote your best prices and terms of payment for____
-What qualities are you able to supply from stock?
-We are in the market for____
-We are interested in importing_____
-If your prices are competitive/If the quality of the goods comes up to our expectations/If the samples meet with our customers's approval we can probably let you have regular orders.
-There is a promising market here for good quality office machines, and we may be able to place large orders with you.
-We look forward to receiving your quotation/prices/reply by return/as soon as possible.
-Thank you in advance for any information you can give us.
-An early answer would be appreciated.
-We normally effect payment by letter of credit.
-Payment will be made by cheque/bank transfer.
-Please send us a pro-forma invoice for customs purposes.
II. CREDIT INQUIRY
A. 서두구절 (Opening Clauses)
1. Messrs. Kim and Co. wish to/are anxious to open an account/enter into business relation with us.
2. Messrs. Kim & Co. have given us your name as reference
/named your firm as a reference
/referred us to you.
3. Your bank has been referred to us by ~.
4. Please give us a couple of your bank/trade references.
5. Your name has been given us as a reference by messrs. Kim & Co.
6. Please inform us in confidence/frankly/privately/ tete-a-tete
of your (objective) opinion as to their financial standing
/concerning /reliability
/regarding /mode of doing business
/about /business integrity
B. 본문구절(Main Clauses)
1. As for our credit standing, we wish to refer you to ~.
2. We would like to refer you to the Hanil Bank for our credit position.
3. Please give us whatever data you may have regarding your experience with ~ Co.
4..We refer you to the Bank of Seoul for our credit standing.
5. You may ask ~ company in your city regarding our reliability.
6. Could you be so kind as to give us your bank reference ?
7. Please give us a couple of your business references.
8. You may feel free to refer to the KOTRA or Korean Consulate in your city regarding our financial status.
C. 결미구절( Closing Clauses)
1. Any information you may give us will be appreciated and treated as strictly confidential.
2. We shall be pleased to reciprocate your courtesy on a similar occasion.
3. All information will be held in strict confidence and will be used solely for our reference.
4. We shall appreciate an early response and assure you to keep the contents strictly to ourselves.
III. REPLIES TO INQUIRY
Inquiry 에 대해서 회신하는 편지는 상대방에게 전하는 이쪽의 첫 의사표시이니만큼 그 내용이 가부(可否)를 막론하고 우선 신속히 회신해 주어야 한다는 것은 앞에서도 언급한 바 있으며 많은 예문에서 본 바와 같이 Reply 편지의 구조를 보면 대개 서두구절 (opening clauses), 본문구절 (main clauses) , 그리고 결미구절 (closing clauses) 로 구분할 수 있다.
A. 서두구절 (Opening Clauses)
a) 정상적인 경우 (Normal Reply)
정상적인 경우란 Inquiry 가 온 후 너무 지체됨이 없이 기일내에 회신하는 경우인데 대개 다음과 같은 표현들이 많이 쓰인다.
1. Thank you for your inquiry of ~.
2. Please accept our thanks for your inquiry of ~.
3. We acknowledge with thanks your inquiry about ~.
4. Many thanks for your inquiry of ~.
5. We are in receipt of your inquiry of ~, for which we thank you.
b) 지연된 경우 (Delayed Reply)
고의적이건 불가항력이었간에 제 때에(within a reasonable period of time) 회신을 못하고 지연되었을 경우에는 다음과 같이 표현할 수 있다.
1. Please accept my apology for not having answered sooner.
2. I am sorry for not having written you sooner.
3. As the writer was out of the country (town, city) for a week, this reply has been delayed till now, for which we ask your understanding.
4. Due to my poor health, I could not attend to the normal business affairs for about a month, which caused this unusual delay in replying to your kind inquiry dated ~.
5. Due to the misdirected mail within our organization your inquiry of ~came to my attention only this morning.
6. Your letter of ~ was mis-sent to Manila by some strange mix-up at the post office and found the right address only yesterday.
7. I am replying only today to your letter of fortnight ago, to which I have no other excuse but to blame my very bad habit of procrastination.
8. Forgive me for this belated letter.
B. 본문구절 (Main Clauses)
회신 내용에 핵심이 되는 본문구절은 워낙 그 범위가 넓고 다양해서 모든 경우를 한꺼번에 묶어 일반화된 표현을 쓰기는 대단히 어렵다. 회신 내용에는 단순한 거절도 있고 애결하며 요구하는 사연도 있을 수 있으며 견본 요구로부터 할인가격의 요청까지 각양 각색(各樣各色)이기 때문이다. 그러나 가장 많이 쓰이고 일반화된 표현들을 적어 보면 다음과 같은 것들이 있다.
1.We shall appreciate it if you can send us samples along with quotations.
2. In accordance (compliance) with your request, we are sending you ~.
3. In reply to your inquiry of ~we submit our quotation as follows.
4. Please offer us ~.
5. Please send us samples (color cuts, patterns, etc) of your product.
6. We can give you immediate delivery from our stock.
7. We regret to inform you that we cannot comply with your request due to the lack of raw material.
8. We are fully booked to the end of this year.
9. Yes, we do have the exact quality you inquired for.
10. We are not interested in your products for the time being.
11. We are very satisfied with our regular supplier and do not want to switch our source of supply at this time.
12.As we are not the manufacturer, you are requested to include our commission when opening the letter of credit.
13. Enclosed, you will find our check of U.S. $20.00 covering the samples you send to us.
14. Please send the samples by air parcel post (air cargo).
15. We shall, of course, bear the cost of samples and postages.
C. 결미구절(Closing Clauses)
끝맺는 구절에는 거절하는 경우일지라도 다음에 또 연락하자는 여운을 남겨야하며 거래가능성이 있는 경우에는 기회를 놓치지 말고 무엇이든지 잘 해 주겠으니 거래를 성사시켜 보자는 내용이나, 견본을 잘 받아 보기 바라며 이 기회를 통해서 좋은 거래선(去來先)이 되기를 바란다는 식의 상대방과 계속된 유대를 이어 나갈 수 있는 끝맺음을 해야 한다. 즉, 끝맺음에 이어 다음 서신을 하는데 하등(何等)의 어색함이 없이 연결된 상태가 될 수 있도록 함이 좋다.
1. We hope that our samples reach you in good condition and shall expect your favorable reply soon.
2. If you are satisfied with our samples and quotations, my we expect your initial order by return mail?
3. As the prices are bullish we suggest you to place an immediate order.
4 If you can place an order with us within this month, we can supply you with the goods at the old price.
5. May we have the pleasure of hearing from you again on this matter?
6. We shall contact you at other time when the market conditions here change for the better (improve)
7. It will be our great pleasure to serve you at any time .
8. Let us hope that this is only the beginning of many years of profitable business for both of us.
D. 신용조회의 회신
a) 유리한 회신을 할 때
1.In response to/Replying your inquiry of ~, we are glad to supply/furnish/give you the following information.
2. They are known for their prompt settlement of bills.
3. They enjoy an almost unlimited credit with their bankers.
4. The firm enjoys an excellent reputation/an absolute confidence among the business circles here.
5. They deserve all the credit you can give.
6. We endorse fully their reliability as businessmen.
7. The company is composed of men of integrity and responsibility.
b) 불리한 회신을 할 때
1.We are sorry/regret to inform you that the company you referred is known to be in poor financial condition.
2. We regret to give you an unfavorable report on the firm you inquired.
3. They are said to be slow in settling their bills.
4. They are, by no means, the most desirable customer and you would be better off without taking them into your account.
5. If you are considering of doing business with them, you had better be alert all the time as they are known to stab you in the back.
6. You will run a high risk if you deal with them.
※ Phrases ※
Quotations and offers
-Thank you for you inquiry about your interest in_________________
-We are pleased to submit our lowest prices/to enclose our latest prices list/for the goods you inquired about.
-We can make you a firm offer for_________________
-This offer is firm subject to acceptance by_____________
-Kindly remember: this offer expires on September 30th.
-Subject to prior sale.
-Prices subject to change without notice.
-The goods you inquired about are sold out, but we can offer you a substitute.
-Please let us have your order as soon as possible, since suppliers are limited.
-While stocks last.
-We look forward to receiving a trial order from you.
Discounts
-For a quantity of 60 or more, we can allow you a special discount of 20% on the prices quoted.
-The quantity discounts vary according to the size of the order.
-Your initial order is subject to a special discount of 2%.
-We can grant you 3% discount on orders exceeding $100 in value/on repeat orders.
-We have quoted special prices, and therefore the offer is not subject to the usual discounts.
Terms of Payment
Cash in advance
Cash with order(c.w.o)
Cash on delivery(c.o.d)
Payment quarterly/monthly/at sight.
-Our usual terms are cash against documents(c.a.d)/pro-forma invoice.
-We can allow you three months' credit for future orders.
-As our prices are so favorable, our terms of payment are 30 days net.
Delivery
-These prices are ex warehouse.
-Freight and insurance to be paid by buyer/by you.
-Delivery can be made from stock/is not included in the price.
-Delivery will be made within two months of receipt of your order.
Offering Hotel Accommodation
-We shall be able to accommodate all the members of your group in single or double rooms.
-The rooms at the back of the hotel are very quiet.
-There is extra charge of $2 for private bathroom.
-Please let us know your expected date of arrival and the duration of your stay.
-We shall reserve accommodation for you accordingly.
IV. OFFER & ACCEPTANCE
위의 여러 Model Offer에서 보았듯이 Offer와 Acceptance의 서신은 그 내용이 극히 간단하다. 다만 Offer에 관계된 상품의 Description 이 다소 까다롭고 복잡할지 모르나 Offer와 Acceptance의 의사표시는 다른 어떤 서신에서 보다도 틀에 박히고 단순하며 표준화되어 있다.
A. 서두구절 (Opening Clauses)
a) 단순오퍼(Simple Offer)
대개가 단순히 아래 내용의 상품을 Offer하게 됨을 기쁘게 생각한다는 문장으로 시작되며 전형적인 몇 가지 예를 들면 다음과 같다.
1. We have the pleasure in offering you ~.
2. We are pleased to offer you ~.
3. We submit an offer for ~.
4. In reply to your esteemed inquiry of ~ we have the pleasure of submitting the following offer subject to our confirmation.
5. We take the pleasure in forwarding you the following offer for your consideration and approval.
b) 반대오퍼 (Counter Offer)
만일 이 Offer 가 수입업자의 Inquiry에 대한 첫 Offer가 아니고 수출업자의 Offer에 대한 Counter Offer 인 경우에는 다음과 같은 표현들이 흔히 쓰인다.
1. We wish to make counter offer of ~.
2. In reply to your offer we would like to make the following counter offer subject to reply received here by ~.
3. In response to your offer, we wish to accept it with the following modification.
c) 구매오퍼 (Buying Offer)
공개입찰(公開入札) 과 같은 Buying Offer의 경우에는 거의 모든 경우에 초청하는 형식을 취한다.
1. We invite you to make an open bid for ~.
2. Please make the bidding on the following.
3. You are invited to enter the competitive bidding to be held on ~.
d) 오퍼의 수락 (Acceptance of Offer)
Offer에 대한 수락은 Offer보다 더 간단할 수도 있으며 급할 때는 전보로 이루어지는 경우가 많다.
1. ACCEPT YOUR OFFER DATED NOVEMBER THIRD
2. PLEASE SHIP ACCORDING YOUR OFFER DATED SECOND DECEMBER
3.We accept your offer in full and have already instructed our bank to open L/C in your favor.
4. We accept your offer with the following slight modification.
5. We can accept your offer if you can shorten the delivery date.
B. 본문구절 (Main Clauses)
Offer나 Acceptance에 대한 내용이나 상황은 너무나 다양하고, Offer에 기재되는 상품의 규격 같은 것은 전문 분야에서만 사용되는 특수한 것들이기 때문에 이들에게서 공통되는 것을 찾아보기가 어렵다. 그러나 제조건(諸條件)에 관한 일반관용문구(一般慣用文句)에는 다음과 같은 것들이 많이 쓰인다.
1. According to (In compliance with) your request we are pleased to send ~.
2. We are sending you ~ under a separate cover
/ separately.
/ by air mail
/ by air parcel post.
/ by surface mail.
3. We are enclosing our price list and/or catalogue.
/ Enclosed please find
/ Enclosed is
/ We enclose
4. All details (particulars) are given in our price list (catalogue).
5. We can deliver from stock at once.
6. Our quotation includes your commission of 3%.
7. We reserve the right to modify the prices subject to market fluctuation.
8. Our prices are subject to change without notice.
9. Prices quoted apply only to quantity orders and if your order is less than 1,000 doz. we must increase the prices by 10%.
10. Our counter-offer is valid only if you can guarantee delivery before October.
C. 결미구절 (Closing clauses)
끝맺는 구절에는 대개 빨리 Offer를 Accept해서 주문해 달라는 내용이나, Accept 하는 경우에는 빨리 선적해 달라는 표현들이 많이 쓰인다.
1. We shall look forward to receiving your valuable order.
2. We hope that our offer will induce you to place an order with us at an early date.
3. Your prompt attention to this offer will be highly appreciated.
4. Let us hope this offer will prove attractive to you.
5. We hope to be favored with a share of your patronage.
6. We hope you will find the right article at the right price in our price list.
7. As prices are rising
As our stocks are running low
As we are booking heavy orders every day,
we advise you to place an immediate order. }
8. Please ship as soon as possible as we accept your offer.
9. We look forward to receiving your favorable reply to our offer.
10. We hope that you will accept this offer and may this be the beginning of a long and profitable business relation between our two companies.
11. You had better grab this exceptional opportunity as well not be offering at the same price from next time.
12. We hope you will take the bid invitation and get the award.
13. We are pleased to announce that you have been awarded the contract through the bidding held at our office last Monday.
14. May we have the pleasure of hearing from you soon on the enclosed offer?
15. Expecting your initial order by return mail, we remain.
※ Phrases ※
Sales Letters
-You will be interested to know that we have just introduced our new______________
-May we draw your attention to_________
-We can offer you a special price/discount if you place your order before________
-Please let us know if you would like to have samples or a demonstration.
-The reputation of our products has been spread by all who know them.
-We are sending you pur catalogue/sample under separate cover.
Counter-proposals
-Your offer was disappointing; we had expected better terms.
-The products you sell are not suitable for our market unless_____________
-We can only consider placing an order if you can give us a price reduction of 10%.
-As far as payment is concerned, we usaully do business on a 3 month's credit basis.
-We trust you can see your way clear to making us a price concession.
Concessions
-We agree to making a reduction in price if this will help you to develop your market for our products.
-In reply to your request, we are willing to allow you an extra discount of 29% on this order/a longer credit period.
-Since we should like to enter the market in your country, we have cut our margin of profit to give you the benefit of a 4% reduction.
V. ORDER AND CONTRACT
앞의 여러 예문에서 보았듯이 주문하는 경우와 계약의 경우에 쓰이는 표현은 조금 다르기 때문에 이들을 구분하여 설명하고자 한다.
A. 주문에 따르는 표현
a)서두구절(Opening Clauses)
1.We have the placing an order with you for~.
2.Please send the following goods under the following terms and conditions
3.Please supply us with the following goods as per your quotations of~.
4.Please book the following order.
5.Please ship the under-mentioned goods in accordance with your offer of ~
6.We enclose an order No. ~with detailed instructions for your prompt at ~
7.Enclosed, you will find our purchase order No. ~under your offer dated~
8.This is the confirmation of your cable order of yesterday and if you find any discrepancy please let us know.
b)본문구절(Main Clauses)
1.The order must be shipped without delay.
2.The delivery date must be strictly kept.
3.Please await our instruction for insurance and shipment.
4.The goods must conform to the samples you submitted to us in every detail.
5.Please note the delivery date. If delivery cannot be made by end of October. this order will be cancelled automatically.
6.If you can execute this trial order to our satisfaction. you can expect many large orders in the future.
7.Please do not fail to fulfil all the details of this order as the end-user of this order is very particular.
c)결미구절(Closing Clauses)
1.Please give your prompt and careful attention to this order.
2.Please confirm the receipt of this order as soon as possible.
3.We await your early advice of shipment.
4.We expect to receive your advice and invoice in due course
5.We shall expect you to execute this order in due course.
6.Please let us know if you cannot accept this order.
7.Thanking you in advance for your prompt attention to this order, we remain.
B.계약에 따른 표현
주문을 받고 그것을 수락 및 확인하는 경우와 계약이 성립되는 경우에는 다음과 같은 관용문이 사용된다.
a)서두구절(Opening Clauses)
1.We acknowledge with thanks your order for~.
2.We have received your order No.~, for which we thank you.
3.Thank you for your order of~ which we confirm as follows.
4.Thank you for your acceptance of our offer.
5.It is our pleasure to acknowledge your order.
6.We thank you for your order No.~ which will receive our utmost attention.
b)본문구절(Main Clauses)
1.We assure you that all of your detailed instructions will be carried out.
2.You can be rest assured of our best attention to your order.
3.Although your order leaves us but a meagre margin of profit, we shell carry out your order for future business.
4.The goods you ordered are ready for shipment and waiting only for your L/C covering the said order.
5.As you have instructed, we will effect the insurance and will attach the policy to the shipping documents.
6.Although you asked us to ship your order on Everett Lines, we must ship on Korean flag ship due to the Government regulation.
c)결미구절(Closing Clauses)
1.We hope to be favored with your further order.
2.May we expect your continued patronage
3.We thank you for this business and hope to be able to serve you again.
4.Thank you for this order and we await your further instruction.
5.We thank you very for this business and trust that its success will induce you to favor us with further orders.
C. 계약서 작성에 따른 표현
1. An agreement (memorandum, contract) has been entered into on this 17th day of April in the year of 19- between Messrs. ~ (company name and address) (hereinafter to be referred as party A) and Messrs. ~ (company name and address) (hereinafter to be referred as party B), agreeing to the terms and conditions set below:
2. We confirm having sold to you the following goods on the terms and conditions set hereunder:
※ Phrases ※
Placing of Orders
-Please supply/send us the undermentioned goods.
-With reference to your quotation, we enclose our order for immediate delivery.
-We can accept your offer on these terms, and are pleased to place an order for___
-As the goods are urgently required, we should be grateful for delivery by____
-Please confirm that you can supply this quantity by the required date.
-If any items are out of stock, please submit a quotation for a substitute.
Acknowledgement of Orders
-We are pleased to acknowledge your order for________
-Your order is already being carried out/executed/processed, and delivery will be made in accordance with your instructions.
-We confirm that delivery will be made by March 15th, as required.
-Delivery will be made immediately on receipt of your cheque/remittance/letter of credit.
-We trust that this initial order will lead to further dealings between our two companies.
Refusals of Orders
-We regret to inform you that the goods ordered are out of stock/no longer available.
-We can offer you a substitute which is the same price and of similar quality to the goods ordered.
VI. PAYMENT & LETTER OF CREDIT
A.단순송금 및 대금청산 관계
1.Please favor us with you remittance for~.
/check
/money order
2.Your account is now ~ month overdue.
3.Please credit us for that amount.
4.Please acknowledge receipt of remittance.
5.We are enclosing a draft on ~ bank for~.
6.We are in receipt of your letter of ~ enclosing a check for~.
/acknowledge
/have received
7.Enclosed please find our check for ~in settlement of~.
/is a bank draft /payment
/you will find money order
8.We shall make a collection for ~to ~bank in settlement of the same.
9.We send you a debit note of ~ for overdue balance.
10.As per our statement of account, you owe us ~ as of the end of last month, settlement of which shall be much appreciated.
B. 무역회사간의 신용장 관계
1.We wish to inform you that we have opened a letter
/take pleasure /established /arranged of credit No. 1234 in your favor for U.S. $ ~ through ABC Bank.
2.Please open a letter of credit (or an L/C) in favor of
/establish /in one's favor
/issue
/furnish
/arrange
~for U.S. $ ~.
3.We have instructed our banker to open an L/C in your favor for U.S. $ ~ covering our order No. 4321 dated~.
4.Please extend your L/C No. 3579 until the end of December.
5. We have been advised by our banker of your credit No. 2468 but as the unit price is stated incorrectly please amend it according to the original contract.
6.As the letter of credit we opened today in your favor expires in just one month, please do not fail to ship in time.
7.We have opened an L/C in favor of your head office and are enclosing a copy of the application for your reference.
8.We have requested the Chase Manhattan Bank to open an irrevocable Letter of Credit in your favor yesterday and you may expect the said L/C in 10 days.
9.We have opened a credit covering our order No. 9876 for the amount of $50,000.00.
10.The letter of credit to cover your order No. XYZ dated March 10 has yet to be received and we are anxiously awaiting your advice on this matter.
11.We wish to inform tou that we have received a cable advice from our New York branch that CMB has opened a documentary credit for an amount of U.S. $12,000.00 in your favor covering 1,000 doz. boy's sweater.
12.We have just been informed by the Hanil Bank that they have received an irrevocable letter of credit opened by you to cover your order No. 30067.
13.We would like to confirm our cable of yesterday advising you that an irrevocable L/C has been opened through the Seoul Bank for the value of U.S. $3,525.00 to cover our order No. 1307.
14.We regret to inform you that we shall not be able to ship your order No. 3239 under your credit KS 1567 within the stipulated date due to the strike at our factory and ask you to extend the credit for one month.
15.Due to the unexpected strike of stevedores at Pusan port, no export cargos can be cleared out and consequently your order under L/C No. 2027 will be delayed for the duration of the strike.
16.In connection with the L/C No. 4847 which you opened in our favor for shipment of Nylon Taffeta, we request you to delete the clause "American flag ship" in regard to the Bill of Landing.
17.We thank you for the L/C, which we have just received through the Choheung Bank.
18.Please be so kind as to amend the credit once more until the 15th of May by which time we shall not fail to ship your whole order.
19.This is to confirm our cable of October 4, in which we informed you of our credit increase by $5,000.00, making the total amount to $40,000.00.
20.In compliance with your letter of June 16, we have requested our banker, the Commercial Bank of Korea, to open an irrevocable letter of credit in your favor for $50,000.00.
21.We are pleased to confirm your cable of the 18th September, informing us of our L/C No. 7976 covering your order of cotton yarns.
22.We have received with thanks your letter of credit ST 6072 to cover our sales No. KT 4286.
23.We regret to inform you that the sailing of s.s. "Sejong" scheduled to leave for NY. on the 5th of this month has been postponed indefinitely due to the fuel shortage and consequently you are requested to extend the relative credit for at least one month.
24.We acknowledge the receipt of your credit No. 2480 covering our sales No. 18 for which we have been so anxiously waiting.
25.We have asked our client to open an L/C for $6,750.00 through their bank directly to you and you should receive the relative credit within a fortnight through their correspondent bank in Seoul.
C. 은행간에 이용되는 신용장 관계
1.We open an irrevocable letter of credit No. ~in favor of (beneficiary)for account of (applicant) up to the aggregate amount of U.S. Dollers ~ available by the beneficiary's drafts at 90 days sight for full invoice value accompanied by the following documents.
2.We hereby open our irrevocable and clean letter of credit No. ~ by order and for account of ABC Seoul in your favor an aggregate amount not exceeding U.S. Dollers ~as a security for your opening documentary credit for account of ABC America N.Y. in favor of ABC Seoul for U.S. Dollars ~ covering shipment of acrylic sweaters to the United States from Korea.
3.At the request of Messrs. ABC Co. we hereby agree to issue this irrevocable letter of credit No. ~up to an aggregate amount of U.S. Dollars ~in your favor of account of ABC Co.
4.We hereby open our irrevocable stand -by credit No. ~ in your favor for account of ABC Co., Seoul up to the aggregate amount not exceeding U.S. Dollers ~available by your drafts at sight on ourselves accompanied by your signed statement that ABC(America) has failed to repay on time your loan and interest made on the strength of this credit.
5.You are kindly requested to pay us the below-listed acceptance commissions incurred in connection with your import letter of credit No. ~.
6.The following charges are due from you in connection with our amending your import letter of credit No.~ and you are kindly requested to pay us the charges as soon as possible.
7.We have negotiated a draft at sight for U.S. Dollars ~ drawn under the letter of credit No. ~ and forwarded the beneficiary's draft to you for our reimbursement according to L/C terms.
8.We have negotiated a draft at 90 days sight for U.S. Dollars ~ drawn under L/C No. ~and forwarded one set of the relative shipping documents to the Bank of ~ while dispatching the beneficiary's drafts and the remaining documents to you.
9.We have forwarded all the documents negotiated and executed under your L/C, together with our letter of June 15, 19- requesting you to remit the proceeds to our account with ~ bank.
10.We have negotiated a 180 days sight draft for U.S. Dollars~ under the L/C No. ~, which stipulates that the original drfts and documents be airmailed to the opening bank and the negotiating bank should draw their own sight draft on you at maturity of reimbursement.
※ Phrases ※
Payments
-We have pleasure in enclosing our check for $400.
-In payment of your account we enclose a sight draft.
-Payment is being made by banker's draft in settlement of your invoice for $400.
-The Union Bank will accept your draft on our behalf.
-Please credit our account with the enclosed draft.
-We have opened a letter of credit with Union Bank.
-Please draw $400 on us at 90 days' sight.
Reminders
-According to our condition of sale, your remittance was due on July 321st.
-May we remind you that your payment has been overdue since 10th May last?
-It is no doubt through an oversight on your part that settlement is two months overdue.
-We must insist on receiving payment by 31st March; failing this we shall be compelled to take legal action.
-We have frequently reminded you of the outstanding amount, but have received no reply or remittance from you.
Extension of Credit
-Due to poor weather conditions, business has been dull.
-Sales have dropped recently, leaving us in financial difficulties.
-The recent devaluation of the dollar has caused a setback in business.
-Would you allow me to postpone settlement of your account?
-We suggest making a part payment of $200 now, and paying the balance by September 20th.
-Since you have always met your obligations in the past, we are prepared to allow you a postponement of payment.
-Please send us half of the amount by return, and sign the enclosed acceptance for the remainder.
-Since our profit is marginal, we cannot grant exception to our terms of payment.
-Your failure to pay on time is in turn causing us financial embarrassment.
-We trust you will settle the remainder by paying in monthly instalments.
VII. SHIPMENT(EXPORT & IMPORT) PROCESS
A. 선복에 관하여
1.We hereby requested you to book our cargo of 10 tons on your ship "Arirang " scheduled to sail on the 15th of this month.
2.Please book 40 tons of our cargo on the ship "Sejong" ETD March 16th.
3.We confirm having booked for you the following cargo per s.s. "Jinduek“.
4.Please book your cargo early enough in order not to be shut out.
5.We have about 50 measurement tons of cotton textile goods for shipment from Pusan to Bangkok and request you to let us know the freight rate.
6.According to your instruction of 11th June, we have today dispatched your cargo by rail to Pusan for shipment per s.s. Korean Bear bound for New York .
7.Everett Steamship Company just informed us by telephone that they have raised the freight rate for all their ships running between Far Europe and this applies to your pending order which we sold on C&F basis.
8.We shall appreciate if you would give us your lowest rate of freight for 100 cases of silk goods to be shipped during October from Inchon to Boston via Panama.
9.In response to your inquiry of August 7th, we are pleased to quote you the freight rate at U.S. $100.20 per ton of 40 cubic feet for silk goods from Inchon to Boston via Panama.
10.Plese let us know the freight rate for apples from Pusan to Manila during Summer and what ships are available during this period, both conference and tramp lines.
B. 해상보험에 관하여
1.Please insure U.S. $200,000 for 100 cases of suiting materials against All Risk including War Risk and SR & CC.
2.Please effect insurance for U.S. $50,000.00 on our goods on FPA terms from Pusan to Sidney and let us know the lowest premium rate.
3.In compliance with your inquiry of yesterday, we wish to quote you the insurance rate at 1.8 percent for W.A. 5% including War Risk.
4.If you have any cargo to be insured, we shall be more than happy to serve you with lowest rate.
5.We would like to insure 120% of invoice value.
6.In reply to your inquiry of September 12, 19- we quote you the rate of 90 cents per one hundred dollars W.A. including War Risk on the shipment referred to in your letter.
7.Would you please let us know the insurance rate against all risk on nylon goods for $50,000.00 from Inchon to Buenos Aires during March.
8.We should be much obliged if you would cover us to the extent of $20,000.00 at 3 percent on the synthetic rubber goods between Pusan and Kobe.
9.Please close insurance on the goods as contracted without any further delay.
10.Please insure the merchandise with air carrier for 120% of the invoice value premium payable by the consignee.
C. 원산지증명에 관하여
1.Please send us a certificate of origin with other shipping documents.
2.All your shipment of wigs must be accomplished by comprehensive certificate of origin.
3.As your cargo can get the preferential tariff treatment be sure to send a generalized system of preference certificate of origin issued by your government.
4.Any certificate of origin issued by the Chamber of Commerce in your area will suffice our purpose.
5.We are enclosing a copy of the C.O. which you requested in connection with our last shipment.
D. 검사증 및 검역증에 관하여
1.You are requested to send us a copy of inspection certificate duly signed by the authorized official.
2.We shall ask the General Surveyor to inspect your cargo before shipment.
3.In addition to your Government's routine inspection, we require an inspection by our agent.
4.All shipment of live animals must be accompanied by a quarantine certificate issued by relevant authorities.
5.Your last shipment of bristles could not be cleared through the customs due to want of quarantine certificate.
※ Phrases ※
Dispatch
-We are pleased to inform you that the consignment was collected this morning for road transport to Derby.
-We have today dispatched 3 containers of office furniture from our San Francisco warehouse against your order no.____. Marks and numbers UN-SW 1-3.
-The following goods were consigned to your address for arrival on 3rd January next.
-We trust that the consignment reaches you safely.
Packing
-To ensure arrival of the machines in good condition, please observe our packing instructions detailed below.
-The dimensions of the boxes should not exceed 4'x4'x2'6".
-The parts should be wrapped separately in oiled paper. Please pack them in strong wooden cases with waterproof lining.
-All packages are to be clearly marked XLP 1, and numbered consecutively 1-15.
-Since these articles are being transported by air, we will use light styrofoam packing.
-The textiles are packed in bales.
-The cases are returnable, carriage forward to our warehouse. If not returned, they will be charged at $3.50 each.
Shipping Documents
-The shipping documents have been sent to the Merchant Bank Inc., New York, with a sight draft for $7,000.
-We enclose packing lists, bill of lading, invoice, certificate of origin and import licence,
-The shipping documents will be sent to you by our forwarders.
-Would you kindly pay the freight and/or warehousing charges and debit them to our account.
Non-arrival
-Contrary to your Advice Note 4328 of 8th April, the consignment scheduled for arrival here on 14th May still has not reached us.
-Since we received no forwarding instructions, we have had to warehouse the goods, otherwise the carriers would have returned them.
-Four bags were missing from the consignment delivered to us on 14th November. Please look into this matter immediately.
VIII .NEGOTIATION & SHIPPING ADVICE
A. 환어음 및 Nego에 관하여
1.We have drawn a draft upon your goodselves in favor of ~ for $10,000.00.
/on
2.Please honor the bill when presented
/accept /on presentation
/protect
/pay
3.We have negotiated the bill through the Hanil Bank.
/sold the bill to
/discounted the bill at
4.A draft has been drawn on you payable to the orders of Messrs. Choi & Bros.
5.Your Bill of Exchange has been dishonored by non-acceptance.
/non-payment.
6.You may draw upon us at sight for full invoice amount.
B. 선적통지에 관하여
a) 서두구절(Opening Clauses)
1.We have shipped the goods per s.s. ~(ship).
/forwarded /by
2.We are pleased to inform (advise) you that we have shipped your order No. ~ by s.s. ~ (ship) which sailed here today.
/per
3.We wish to advise our shipment against your order of~.
4.We would like to confirm our cable of today informing you of our shipment of~.
b) 본문구절 (Main Clauses)
1.Enclosed you will find our shipping document copies for your reference.
2.We have drawn on ~ bank at sight for $ ~ under their L/C No.~through our bankers, the Choheung Bank, in order to cover our shipment.
3.We have enclosed our invoice and B/L copies for this shipment.
4.We note that you are covering insurance from your side.
c) 결미구절 (Closing Clauses)
1.We hope the goods will reach you in good condition and give you complete satisfaction.
2.We hope the shipment will reach you saftly and await your further order.
3.We trust the goods will arrive promptly and in good condition and lock forward to receiving further orders.
4.Let us hope the shipment will reach you in due time and give you full satisfaction.
5.Hoping our shipment will reach you in good condition and meet your expectation, we are.
9. CLAIMS & SETTLEMENTS
A. Claim 제기(提起)에 관하여
a) 서두구절(Opening Clauses)
1.We regret to inform you that goods you shipped are not
/order
what we expected.
/in accordance with the samples.
2.We are sorry to tell you that the goods you shipped arrived in damaged condition.
/complain
3.We have received ~ and found to our regret that several cases were partially damaged.
4.We would like to refer to our cable of today regarding the defective merchandise you shipped. /yesterday /inferior
5.Due to your poor packing, the goods you shipped arrived here in damaged condition. /careless
6.Regarding your shipment of~, we must claim an allowance of at least 30 percent.
/a deduction
/a discount
7.We formally request you to replace the damaged goods as soon as possible.
8.Upon unpacking the goods, we found that you shipped wrong merchandise quite different from your invoice.
9.Our order No. ~ is long overdue now.
10.As the goods we ordered are seasonal (x-mas, Easter etc.), we must cancel the order unilaterally.
11.Unless you ship the goods by the end of this week, we shall be forced to cancel the order.
12.On inspection of the goods, the size turned out to be quite different from what we ordered. /color
13.We are much surprised to receive such poor quality merchandise.
14.It is difficult for us to understand /(believe) why you shipped merchandise so poor in quality that we cannot sell them at all to our customers.
15.We are very disappointed to learn of the defective goods you shipped.
b) 결미구절(Closing Clauses)
1.Please check this matter at your end once more and let us know what you find.
2.Be so kind as to investigate this matter immediately.
3.We ask you to investigate this matter personally.
4.Please give this matter your urgent attention.
5.Please let us know of your decision on this unhappy matter by cable.
6.We shall expect your explanation quite acceptable to us.
7.Please look into this matter and give us your answer by September 30th.
8.Please check this matte personally and if you agree with our claim, please send us our credit note for~.
9.Please settle this unpleasant affair as soon as possible.
10.Please give us a satisfactory solution to the claim we raised on ~.
B. 해결(解決)에 관하여
a) 서두구절(Opening Clauses)
1.We acknowledge the receipt of your claim letter of ~.
2.Upon receipt of your letter of ~, we checked our files and recorded and found that~.
3.Thank you for notifying us our poor packing regarding order No.~.
4.We are sorry that we have caused you such inconveniences by shipping poor quality goods.
5.We are sorry to hear of your complaint regarding~.
6.Thank you for calling attention to our negligence in connection with our shipment of ~.
7.In reply to your letter of ~, we would like to answer as follows:
8.We are very much perturbed to learn of your claim dated~.
9.We are sorry for the delayed shipment.
10.Due to the carelessness of our dispatching department the cargo was delayed beyond the contracted date for which we apologize.
11.We find no excuse for our poor handling of the cargo under your order No. ~.
12.Please accept our sincere apology for the mistake we made on the shipment of ~.
13.At first we were shocked to learn of your 50% claim.
14.As you suggested, I shall take up this matter personally and report to you the findings.
15. I shall instruct a detailed investigation on this matter from the mill to the warehouse at the piper.
16.We are sorry to inform you that we cannot accept your claim in toto.
17.We feel that you should claim the steamship company rather than us.
18.Upon investigation, we find we did not make any mistake on our part and ask you to check at your end once more.
19.Please adjust your claim to 10% instead of 30% which is quite unreasonable from our point of view.
20.Your claim is outrageous and we have asked international Surveyors to check your claim at your warehouse.
b) 결미구절(Closing Clauses)
1.In settlement of your claim dated~ we enclose a check of ~.
2.Upon completion of our investigation, we shall make a satisfactory compensation for the loss you incurred.
3.We trust that the matter is now settled and assure that this sort of mistake will not occur again in the future.
4.We shall make every effort to alleviate your financial loss.
5.Please accept our explanation bona-fide and we shall prove to you our good will.
6.Let us hope this small incident will not deter our good relationship we enjoyed hitherto.
7.Through this occasion let us strengthen our friendship.
8.We are glad we could come to such amicable agreement.
※ Phrases ※
Complaints
-We are disappointed to find that the quality of the goods you supplied does not correspond with that of the samples submitted.
-To prove our statement we are enclosing one of these samples and a cutting of the material received yesterday.
-We are prepared to retain these unsuitable goods, but only at a substantially reduced price.
-This delay is causing us great inconvenience, as we have promised our customers early delivery.
-Please look into the non-delivery of the 20 typewriters which we ordered on April 19th.
-This order was placed on condition that we received the machines by May 1st.
-We shall be compelled to cancel our order if the goods are not received by the end of next week.
-Two cases in the consignment were found to be damaged on arrival. We have marked the consignment note accordingly.
Handling Complaints
-After investigating your complaint, we have ascertained that an error was made in our dispatch department.
-We very much regret having given you cause for complaint.
-Steps are being taken immediately to ensure that such mistakes do not occur in future.
-Please accept our sincere apologies for this delay and the trouble it has caused you.
-Since this delay is beyond our control, we cannot assume any liability.
-Your claim has been passed on to our insurance company, who will get in touch with you soon.
-We apologize for the delay and enclose our credit note/rectified invoice.
-A replacement for the faulty equipment was dispatched today.
_If you keep the damaged goods, we are prepared to invoice them at 50% of the list price.
10. INTERNATIONAL TELEGRAM & TELEX
A. Telex문장의 작성요령
1. 단어의 수를 줄이는 경우
①일인칭(I, We)은 생략할 수 있다.
ex) (I) AGREE WITH YOU
→ (WE) OFFERED YESTERDAY
②미래형인 “will", "shall" 등은 ”~ing"로 생략할 수 있다.
ex) WE WILL ARRIVE IN SEOUL
→ ~ARRIVING SEOUL
WE SHALL EFFECT SHIPMENT IN JUNE
→ ~SHIPPING JUNE
③수동형(受動形)을 사용하여 어수를 줄인다.
ex) WE HAVE SENT SAMPLES BY AIRMAIL
→ SAMPLES AIRMAILED
WE HAVE EFFECTED SHIPMENT YESTERDAY
→ SHIPMENT EFFECTED YESTERDAY
④"Be" 동사는 생략할 수 있다.
ex) MARKET (IS) BULLISH
PRICE (IS) FALLING
⑤관사는 생략할 수 있다.
ex) (THE) PRICE IS HIGH
SENT (THE) SAMPLES
⑥뜻이 명확할 때는 전치사는 생략할 수 있다.
ex) READY (YO) SHIP
SEND SAMPLES (WITH) PRICE
⑦가능성을 나타내는 조동사(can)는 “~able"로 대체한다.
ex) WE CAN ACCEPT YOUR TERMS
→ TERMS ACCEPTABLE
WE CAN OBTAIN ORDERS
→ ORDERS OBTAINABLE
⑧UN, DIS, IR, NON, IN과 같은 부정형을 사용하여 어수를 줄인다.
ex) THE CURRENT PRICE REMAINS THE SAME
→ PRICE UNCHANGED
WE ARE NOT INTERESTED
→ UNINTERESTED
⑨Request나 Solicit과 같은 의뢰형을 사용할 수 있다.
ex) WE ASK YOU TO EFFECT SHIPMENT PROMPTLY
→ PROMPT SHIPMENT REQUESTED
PLEASE BE GOOD ENOUGH TO REPLY AT YOUR
EARLIEST CONVENIENCE
→ EARLY REPLY SOLICITED
⑩최상급(~est)을 사용할 수 있다.
ex) MOST DEEPLY
→ DEEPEST
VERY SOON
→ SOONEST
2. 타수를 줄이는 경우
①긴 표현을 한 단어로 줄일 수 있다.
ex) AT PRESENT→ NOW
IN SPITE OF→ DESPITE
OWING TO→ DUE
AS SOON AS POSSIBLE→ IMMEDIATELY, URGENTLY
HURRY UP, SPEED UP→ EXPEDITE
DO YOUR BEST→ ENDEAVOUR
IT IS BETTER/ YOU HAD BETTER→ ADVISABLE/ DESIRABLE
YOU MUST→ IMPERATIVE, NECESSARY, ESSENTIAL
PLEASE DO→ REQUESTED, SOLICITED
IN ADDITION→ MORE
FOLLOW UP→ PURSUE
②긴 단어를 짧은 단어로 대체할 수 있다.
ex) APPROVAL→ OK
DIFFICULT→ HARD
CANNOT→ CANT
CURRENTLY→ NOW
ENCOURAGE→ URGE
EVIDENCE→ PROOF
IMMEDIATELY→ SOON
NOTWITHSTANDING→ DESPITE
PURCHASE→ BUY
APPROXIMATE→ ABOUT
PRESENT→ NOW
THEREFORE→ ERGO
TELEGRAPHICALLY→ BY CABLE
IMPERFECTION→ FLAW
③ 약어를사용할 수 있다.
ex) ADDRESS→ ADD
DEPARTMENT→ DEPT
MEMORANDUM→ MEMO
COST, INSURANCE AND FREIGHT→ CIF
ACCOUNT→ AC
CUTTING, MAKING, TRIMMING→ CMT
SHIPPER'S LOAD AND COUNT→ SLC
NON-TARIFF BARRIER→ NTB
CASH AGAINST DOCUMENT→ CAD
LETTER OF CREDIT→ LC
STEAMSHIP→ SS
CASH ON DELIVERY→ COD
BANKER'S ACCEPTANCE→ BA
LONDON INTER-BANK OFFERED RATE→ LIBOR
♧약어의 형태별 분류♧
① 단어의 첫 모음만 제외하고 중간 모음은 전부 생략한다.
ex) ABOUT→ ABT BROCHURE→ BRCHR
ABOVE→ ABV COMMODITY→ CMDTY
ACCEPT→ ACPT FOLLOW→ FLLW
AMOUNT→ AMNT RECEIVED→ RCVD
AWAIT→ AWT SOON→ SN
OBTAIN→ OBTN YOUR→ YR
② 같은 자음(consonant)이 2개 연속되면 그 중 하나를 생략할 수 있다.
ex) ACCEPTANCE→ ACPTNC LETTER→ LTR
ALLOWANCE→ ALWNC LITTLE→ LTL
COMMERCIAL→ CONCL MATTER→ MTR
NECESSARY→ NCRY OCCASION→ OCSN
IMMEDIATE(LY)→ IMDT(LY) OCCUR→ OCR
RESELL→ RSEL OFFICE→ OFC
③ Accent가 있는 음절의 첫 자음과 끝 자음을 연결하고 특징있는 자음을 중간에 삽입한다.
ex) MANAGER→ MGR MANUFACTURING→ MFG
MESSAGE→ MSG POSSIBLE→ PSBL
④ 첫 음절에 Accent가 있는 것은 첫 머리부분만을 사용한다.
ex) ADVERTISE→AD AFTER→AFT
ANSWER→ANS BALANCE→BAL
CONTRACT→CONT ERROR→ERR
EXPORT→EXP IMPORT→IMP
REFERENCE→REF SUPPLY→SUP
ADDRESS→ADD MAXIMUM→MAX
ADVERTISEMENT→AD PRESIDENT→PRES
AFFECT→AFF GENERAL→GEN
DECEMBER→DEC SPECIFICATION→SPEC
MONDAY→MON COMMISSION→COMM
VESSEL→VES CAPACITY→CAPA
CONDITION→COND CATALOGUE→CAT
⑤ 상용용어의 약자를 사용한다.
ex) FREE FROM PARTICULAR AVERAGE→ FPA
AGAINST ALL RISK→ AAR
DOCUMENT AGAINST ACCEPTANCE→ DA CREDIT NOTE→ CN
MOTOR VESSEL→ MV
NO COMMERCIAL VALUE→ NCV
NON-TARIFF BARRIER→ NTB
LETTER OF GUARANTEE→ LG
CERTIFICATE OF ORIGIN→ CO
ARRIVAL NOTICE→ AN
BOAT NOTE→ BN
DELIVERY ORDER→ DO
DEMAND DRAFT→ DD
BILL OF LANDING→ BL
FREE ON BOARD→ FOB
TELEGRAPHIC TRANSFER→ TT
LESS THAN CAR LOAD LOT→ LCL
ESTIMATED TIME OF ARRIVAL→ ETA
⑥ 영어의 발음을 이용하여 짧게 표기할 수 있다.
ex) AND→ N BOUGHT→ BOT
ARE→ R TELEPHONE→ FONE
BECAUSE→ BCOS SHOULD BE→ SDB
LIGHT→ LITE YOU→ U
NIGHT→ NITE OWE→ O
THOUGH→ THO BUSINESS→ BIZ
THROUGH→ THRU
⑦ 접두어(prefix)가 사용되는 경우 나머지 부분은 상징적인 것만을 사용한다.
ex) AFTERNOON→ AFTN COMPOUND→ CPND
CIRCUMSTANCES→ CIRCM CORRESPONDING→ CPONG
REQUIREMENT→ REQMNT DISAGREE→ DAGR
DEPARTURE→ DEPTR DISCONTINUE→ DCONT
CONTRADICT→ CDICT DISHONOR→ DHON
PROGRESS→ PGRE TRANSMISSION→ TMSIN
PROHIBITION→ PHIBN TRANSPARENT→ TPARE
⑧ 접미어(suffix)는 상징되는 한 두 자로 줄일 수 있다.
ex) ABLE, BLE→ BL ADVISABLE→ ADVBL
RECEIVABLE→ RCVBL
ANT, ENT→ NT REQUIREMENT→ REQMNT
ACKNOWLEDGEMENT→ ACKMNT ANCE→ C ACCEPTANCE→ ACPTC
ADVANCE→ ADVC
ED(과거형)→ D RECEIVED→ RCVD
ARRIVED→ ARVD
FUL→ FL USEFUL→ USFL
CAREFUL→ CRFL
ING→ G MAKING→ MKG
BUILDING→ BLDG
ER(비교형)→ R SOONER→ SNR
FASTER→ FSTR
EST(최상급)→ T, ST SOONEST→ SNT
HIGHEST→ HIST
AL, IAL→ L SERIAL→ SRL
INITIAL→ INITL
LESS→ LS PRICELESS→ PRCLS
HOPELESS→ HPLS
NESS→ NS BUSINESS→ BUSNS
FINENESS→ FNNS
IZE→ Z MAXIMIZE→ MAXMZ
LEGALIZE→ LEGLZ
TION, ION→ N ACTION→ ACTN
INFORMATION→ INFMN
IVE, TIVE→ TV, V NEGATIVE→ NEGTV
ACTIVE→ ACTV
UNDER→ UD UNDERBID→ UDBD
UNDERSTOOD→ UDSTD
LY→ Y ACCORDINGLY→ ACDGY
SLOWLY→ SLWY
TRANS→ TR TRANSSHIPMENT→ TRSHPT
TRANSFER→ TRFR
⑨ 빈도 높게 통상 사용되는 어구는 약자로 대체될 수 있다.
ex) AS SOON AS POSSIBLE→ ASAP
AS WE INFORMED YOU→ AWIY
FOR YOUR INFORMATION→ FYI
YOUR TELEX→ YTEL
UNLESS OTHERWISE SPECIFIED→ UOS
OUR TELEGRAM NUMBER→ OTNO
REFER YOUR CABLE→ RYC
SMALL PROFITS AND QUICK RETURN→ SPQR
RETURN OF POST→ ROP
RELAY TELEGRAM MESSAGE→ RTM
OWING TO→ OWG
⑩ 일반영어에서 사용하는 약어는 그대로 사용한다.
ex) SEPTEMBER→ SEPT
MONDAY→ MON
CERTIFICATE→ CERT
COMMISSION→ COMM
GOVERNMENT→ GOVT
ASSISTANT→ ASST
AVERAGE→ AV
CARBON COPY→ C.C
MAXIMUM→ MAX
TELEPHONE→ TEL
CHARGE→ CHG
OUNCE→ OZ
⑪ 두 단어를 하나로 만들어 사용한다.
ex) BILL OF LANDING→ BLADING
READY MADE→ RDYMD
SHOULD BE→ SDB
END OF OCTOBER→ ENDOCT
HAS BEEN→ HSBN
NEXT WEEK→ NXWK
WILL BE→ WLB
WE ARE→ WER
CANNOT BE→ CANTB
⑫기타의 경우
ⓐ 길게 발음되는 모음 뒤의 r은 생략해도 된다.
ex) MARK→ MK
MORNING→ MNG
ⓑ 같은 자음들에 대한 약자일지라도 발음상의 차이가 있으면 구별해야 한다.
ex) THINK→ TNK
THANKS→ TNX, TKS
RATHER→ RZR
THEY→ ZY
ⓒ 영어화된 라틴어의 첫 자만을 사용한다.
ex) THAT IS→ Id Est→ IE
FOR EXAMPLE→ Exempli Gratia→ EG
AND SO FORTH→ Et Cetera→ ECT
♧일반문, 전문 및 TELEX문의 비교♧
예문1)
(letter) The ordered goods are expected to arrive here tomorrow.
(9 words, 54 strokes)
(cable) GOODS ARRIVING TOMORROW.(3 words, 23 strokes)
(telex) GDS ARVG TMRW.(3 words, 13 strokes)
예문2)
(letter) We have shipped 1,000 doz sweaters on S.S. Sejong on April 5th.
(13 words, 63 strokes)
(cable) SHIPPED 1,000 DOZ SWEATERS APRIL FIFTH SEJONG.
(7 words, 44 strokes)
(telex) SHPD 1,000 DZ SWTRS APR 5 SEJONG.(7 words, 31 strokes)
예문3)
(letter) We shall not be able to ship your order before the expiry date of letter of credit.(17 words, 82 strokes)
(cable) YOUR ORDER UNSHIPPABLE BEFORE CREDIT EXPIRY.
(6 words, 43 strokes)
(telex) YR ODR UNSHPBL BFR LC PIRY.(6 words, 26 strokes)
예문4)
(letter) Referring to your letter of 23rd October we have extended credit No. 123 to 31st December.(16 words, 88 strokes)
(cable) YOURS TWENTYTHIRD EXTENDED CREDIT 123 THIRTYFIRST DECEMBER.(7 words, 58 strokes)
(telex) RYL 23 EXTD LC 123 ENDDEC.(6 words, 24 strokes)
예문5)
(letter) Through the courtesy of the Chamber of Commerce of your city, we acquired your name and address and we would like to introduce our company and products to your esteemed company.(31words, 177 strokes)
(cable) THROUGH YOUR CHAMBER COMMERCE ACQUIRED YOUR NAME ADDRESS WISH INTRODUCE OUR PRODUCTS.(12 words, 84 strokes)
(telex) ZRU CC YR CTY ACQD YR NM N ADD N LK INTR OW CO N PROD TO YR CO.(19 words, 62 strokes)
♧Telex문의 해독 연습♧
연습①
(telex) BCOS SR AT DYG FCT SHPMT DLYNG TO MIDOCT PLS ACP CFM.
(letter) Because of the strikes at the dyeing factory shipment is being delayed to middle of October. Please accept and confirm.
연습②
(telex) LC CVRNG YR ODR 123 HS NT RCHD US UNLS LC RCHS HR BY ENDNOV CNT SHP ODR.
(letter) Letter of credit covering your order 123 has not reached us. Unless letter of credit reaches here by the end of November we cannot ship the order.
연습③
(telex) RYC JUNE 20 TNX YR INQRY OFT ART FLWR NR 123 USD 12 NR 124 13 PR GRS CIF AQUABA AVLBL FR MIN ODR 100 GRS EA PIWC OF 10 GRS ZIS BST WEC NOW
(letter) Referring to your cable of June 20th; thanks your inquiry we offer artificial flower number 123 at US$ 12 and number 124 at US$ 13 per gross CIF Aquaba. This is available for minimum order of 100 grosses each packed in wooden cases of 10 grosses. This is the best we can do now.
연습④
(telex) RYL MAY 10 TNX GDS R OUT STK WL SND SMPL ASAP WER SURE ZY WL MT UR RQRT N HP TO RCV ODR SN.
(letter) Referring to your letter of May 10th, thanks. Goods are out of stock now but will send sample as soon as possible. We are sure they will meet your requirement and hope to receive your order soon.
연습⑤
(telex) TKS FR UR ODR BT ART 345 OUT STK N UNAVLBL RECOM BTR VR SIM QLTY ART 346 WC IN STK N EVN MR SUITL FR UR MKT.
(letter) Thanks for your order but article 345 is out of stock and unavailable. We recommend better very similar quality article 346 which we have in stock and even more suitable for your market.
Business English Test
1. 전치사에 관한 문제
1) We are importers and domestic dealers of textiles.
2) We have received your letter dated on 20th April.
3) Answering to your inquiry, we have airmailed you our latest catalogue.
4) We are disappointed by the news that you have no stock of this article.
5) In receipt of your reply, we will despatch you our latest sample.
6) We feel sure that you will be satisfied in our shipment.
7) We apologize you our delay in shipment.
8) Our customers complain the wrong goods you shipped.
9) We shall be grateful for you about an early payment.
10) We hope your success.
2. 주어 동사 일치의 문제
1) Neither of your plans are acceptable.
2) No definite news have arrived yet.
3) The goods is excellent in quality.
4) The United States of America are our biggest customers.
5) Every one of your designs are very nice.
6) Your informations of your market conditions are very helpful to us.
7) Two-thirds of the shipment have arrived damaged.
8) A number of orders we have recently received is all from America.
9) A comprehensive catalogues as well as samples have been sent by air parcel
10) Not only a comprehensive catalogues but also samples have been sent by air parcel.