ZDNET 38. 문서 독립성의 법칙

[도미니크]

아기가 태어나면 1개월 이내에 출생신고를 해야 한다. 이 기간을 지나치면 5만원의 과태료가 부가된다. 출생신고서에는 출생일, 부모, 출생장소 등을 기록해야 한다. 출생신고가 안되면 세상에 존재하지 않는 '무적자'가 된다. 사람의 경우와 마찬가지로 문서도 '적'이 필요하다. 사람이 '무적자'가 되면 제대로 대접도 받지 못하듯이, '무적자'가 된 문서 역시 대접 받지 못한다.

  문서의 작성자가 누구인지, 도대체 언제 만들어 졌는지, 파일은 어디에 있는지, 어떻게 대접해야 할지 판단이 서지 않는 문서가 되어 버리기 때문이다. 문서에 '적'을 주고 하나의 독립된 생명을 불어 넣는 일을 '문서독립성의 법칙(또는 원칙)'이라 이름 붙였다. 후배들에게 문서도 생명이 있음을 강조하면서, 작성에 대한 코치를 할 때 기억하기 좋게 '문서독립성의 법칙'으로 스토리텔링을 했다.

  문서 한 장이 홀로 돌아다녀도 자신을 설명할 다음의 5가지가 모두 써 있어야 한다는 주장을 해왔다. 그래야 사람들이 그 문서의 성격과 품격을 이해할 수 있기 때문이다. 이중에 하나만 없어도 문서는 자체의 정체성이 충족되지 않는다.

  첫째, 문서를 태어나게 만든 부모가 누군지 알려야 한다. 작성자의 이름이 없다면 애미 애비 없는 무적자 문서가 된다. 아무도 책임지고 싶지 않은 문서에는 작성자도 없도 책임소재도 사라진다. 민감한 자료가 실수로 노출되어도 작성자 이름을 쓰지 않았으니, 책임질 일이 없다고 생각하는 얄팍한 생각이 작성자에게 있을 수도 있다. 그러나, 대개는 제대로 가르침 받지 못하여 작성자명을 생략하는 경우가 대부분이다. 회사명을 기재했다면 사장이 작성자라는 의미가 된다. 적당치 않다. 내용을 가장 잘 설명할 수 있는 사람이 명기되는 것이 원칙이다.   조직에 소속된 경우 성명을 맨 위에 쓰고 작은 조직명에서 큰 조직명의 순으로 기재하는 것이 적정하다.  

  둘째, 태어난 생일이 언제인지 알려야 한다. 문서에 작성일이 표기되어 있지 않으면, 문서가 오래된 것인지 새것인지 알 수가 없다. 동일한 내용의 문서에 약간의 수정이 가해진 경우에는 어느 것이 최신 것인지 판단하기도 쉽지않다. 태어난 나이를 가늠할 수 없는 문서들은 혼란을 야기 시킨다. 반드시 작성된 년·월·일을 명기하여야 한다.

  세째, 문서가 사는 주소지를 알려주어야 한다. 최근의 거의 모든 문서는 워드프로세서로 작성되어 있을 것이고, 컴퓨터 서버나 개인 PC 어느 곳에든 보관되어 있을 것이다. 직원이 한 회사에 오래 일하였다면, 자신이 만든 문서는 물론 제3자로 부터 전달된 문서가 수천건이 쌓일 것이다. 문서의 원본을 찾아 수정하는 것이 새롭게 작성하는 것 보다도 생산성을 훨씬 올릴 수 있다. 그러나, 문서명을 모르니 추측으로 검색하는데 많은 시간이 걸렸던 것을 누가나 경험해 보았을 것이다. 해당 문서에 파일 이름을 써 놓았다면 손 쉽게 파일을 찾을 수 있다.

  넷째. 문서를 어떻게 다루어주어야 할지 알려 주어야 한다. 궁궐내에 귀히 모셔야 하는지, 일반인에게 보여주어도 되는지, 공개에 따른 파급효과를 고려하여 문서를 어떻게 다루어야 하는지 기재하여야 한다. 이를 문서 등급이라 부르고 영어로는 문서 분류(Classification)라 한다. 글로벌 업체에서는 문서등급을 크게는 두가지로 나눈다. 등급이 있는 문서와 등급이 없는 문서이다. 등급이 없는 문서는 공개가능한 문서로서 "Copyrighted by 저작권자. All rights reserved"라는 표식이 기본 표기이다. 그래야 저작권을 보호받는다. 등급이 있는 문서는 비밀의 수준에 따라 낮은 Internal use only 에서 Confidential, 그보다 더 높은 등급으로 복사가 허락되지 않는 Confidential restricted 가 있다. 한글말 번역이 쉽지 않은데, 구지 정하자면 대외비, 비밀, 특급비밀 정도가 되겠다.

  다섯째, 문서에 제목을 잘 부여해야 한다. 어떤 문서든 제목을 붙이지 않는 일은 없겠지만, 어떻게 제목을 잘 지어야 하는지는 다른 문제이다.  제목은 주제목과 부제목이 있다. 그냥 "xxx 사업계획서"라고만 주제목을 적기 보다는, 부제로 "- 생산성 향상을 도모하는 창의적 공간의 창출-" 라는 식으로 문서가 제시하는 가치를 설명하는 부제목을 붙어야 한다.  척 보더라도 무엇을 말하고자 하는지 한줄로 설명한 부제목이 생명이다. 

  위의 5가지를 제대로 명기함으로서 비로소 문서는 독립성을 갖게 된다. 우리나라 학생이라면 “오등은 자에 아 조선의 독립국임과...”라는 독립기념문의 전문을 공부하지 않은 자가 없을 것이다. 국가도 독립성이 필요하듯이, 아이도 성장하면 부모로 부터 독립해야 할 시점이 다가온다. 독립을 하려면 준비가 필요한데 준비 안된 청년들이 세상 밖으로 내몰리게 되면 어떤 일이 벌어질 것인가. 배움과 경험이 없이 세상에 나서는 두려움은 총 몇 방 쏘고 낙동강 전선에 투입된 학도병의 심정과 다름이 없을 것 같다.

  문서도 준비 안된 상태로 세상에 내 보내면 개죽음이 된다. 독립성을 확보한 문서에 메시지가 얹혀지고 논리적 형태를 갖추게 되면 비로서 지적이고 성실한 문서로서 하나의 독자적인 생명력을 가지게 된다. 문서가 여러 페이지로 제본이 되어 있거나, 호치킷으로 철해 있다면 상기의 1,2,3 은 커버에만 쓰면 된다. 그러나, 네번째 문서 등급은 모든 페이지에 표시됨이 좋다. 등급이 표시되지 않은 문서는 법적으로 자신의 존재가 보호받지 못한다. 어느 순간 다른 사람의 자료로 입양이 되어도 내 자식이라고 주장할 수가 없다. 내자식이라고 주장하는 과정은 지난한 저작권 소송이 될 것이다.

  경험에 비추어 이러한 4가지의 항목을 잊지 않고 전직원이 체화되기까지 3년이 걸린다. 그렇기 때문에 상대가 가져온 문서만 보아도, 그 조직의 역량과 업력을 미루어 짐작할 수 있다. 자! 여러분이 만들어 놓은 과거의 문서를 들추어 보자. 아빠, 엄마를 찾아달라는 소리가 들리는가?

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