이벤트 기획서 작성법... (펌)

어디에 내놓아도 부끄럽지 않은 이벤트 기획서를 만들 능력이 있는 사람이 과연 얼마나 있을까? 어느 대규모 광고회사에서 자체 조사한 결과에서 10명중 2-3명 정도가 자기가 쓴 기획서에 자신을 가질 수 있다고 하였습니다. 즉, 이벤트 스텝으로 경험이 있다고 자부하는 사람들 중에도 몇 명 안 되는 사람만이 기획서를 쓸 수 있으니, 처음 이벤트 기획서를 접하는 사람은 기획서에 대해 감이 잡히지 않는 것이 당연한 것입니다. 또한 이벤트 기획서의 경우 누가 누구에게 쓰느냐 하는 관계가 먼저 존재하기 때문에 '일반적' '보편적'으로 좋은 기획서 같은 것은 있을 수 없습니다. 그러나 기획서 작성에는 최소한의 기본법칙이 있으므로 이제부터 기획서 쓰는 기초적인 방법을 배움으로써 자신도 얼마 후 당당히 2-3명 안에 드는 연출자가 되도록 노력할 필요가 있다고 생각합니다. 아이디어와 이벤트 기획에 대한 전반적인 사항이 준비되면 기획서를 준비합니다. 왜 의뢰자나 이벤트 기획자들은 기획서를 중요시 여기는 것인지 다음의 기획서의 필요성에서 알아보도록 하겠습니다. 기획서의 필요성 집을 짓기 전에 설계도를 그려야 하는 것은 당연한 일이지만, 이벤트에서의 기획서는 그러한 기본적인 것 외에 특별한 필요성이 요구 됩니다. 특히 이벤트를 의뢰 받았을 경우 기획서는 기업으로부터의 수주를 결정하는 가장 중요한 요인이 됩니다. 의뢰자는 기획서를 통해 행사의 질과 무게를 판단하며 이벤트 의뢰 여부를 결정하게 됩니다. 뿐만 아니라 행사 진행의 배경이 되는 스폰서를 유치하는 경우에도 기획서 제출 과정이 뒤따르며 광고주 또한 기획서를 보고 스폰서에 대한 결정을 하게 됩니다. 이외에 출연진이나 출연기업의 섭외와 언론매체의 보도자료 등 여러 가지 일들에 기획서가 요긴하게 사용되어집니다. 이렇게 중요한 기획서는 여러 가지 형식이 있고 구성내용 또한 천차만별입니다. 기획서를 만드는 사람, 회사에 따라 기본 폼이 다르고 그래서 이것이 표준이라고 할 만한 것이 없는 만큼 개성 있게 구성하는 것이 기획자에게 필요합니다. 기획서 작성법 일반적인 기획서 구성 및 순서는 다음과 같이 개략적으로 정리할 수 있다. (기본 예제입니다.) 크기 주로 A4세로 사이즈, 또는 B4 가로 사이즈가 많이 사용된다. 표지 이벤트의 제목 및 부제목, 제출회사명, 기획회사명, 날짜 등 2쪽 기획서의 목차 3쪽 취지, 서문, 기획의도 등으로 전체의 개념을 설명한 부분으로 실제로 너무 길 게 작성되면 대부분이 읽지 않고 넘어가게 되므로 간결한 문장을 사용하도록 한다. 4쪽 행사개요부분으로, 주제, 일시, 장소, 대상, 인원, 주최, 주관, 협찬, 후원 등을 기재한다. 5쪽 행사장의 전경을 그린 그림이나 출현자, 출품물의 사진 등 시각적인 부분을 삽입한다. 6쪽 콘서트라면 상세한 공연 프로그램을, 전시회라면 전시장 설치 약도 등, 이벤트 행사장의 모습을 구체적으로 전한다. 7쪽 홍보와 관련된 기획안 8쪽 이벤트 행사장의 분위기 고조를 위하여 별도로 생각한 부대적인 아이디어를 쓴다. 9쪽 본 행사 외에 가능한 옵션기획을 쓴다. 해당이벤트에 절대 불가결한 부분을 명확히 하며, 식전행사 같은 것도 여기서 소개한다. 10쪽 기획사의 연혁과 프로필, 주최자 프로필 등 11쪽 상세한 견적서를 만든다. 임대료, 출연료, 운송료, 장치 장식료, 음향, 조명, 행사장 대관료, 경비료, 보험, 인건비, 기획비 등을 기재한다. 12쪽 행사와 관련된 자료를 첨부한다. 기획서 내용 1. 행사명 이벤트를 기획할 때 가장 중요하게 생각해야 되는 것은 어떻게 사람들의 관심을 끌 것인가 인데, 그 어떻게를 함축하고 관심을 유발하게 하는 것이 바로 행사명을 결정하는 일입니다. 기대감이 있도록 해야 하며, 무엇을 어떻게 하겠다는 것인지 애매모호한 작명은 곤란합니다. 행사명을 꼭 한 가지로 해야만 되는 것은 아니고 기획서 행사명과 대외용 행사명이 다를 수 있습니다. 예를 들어 기본기획서에는 '개업 10주년 기념 특별 기념품 증정행사' 라고 기획서용 행사명을 사용하더라도 대외적 행사명은 '고객 에게 감사의 마음을'로 해도 가능합니다. 2. 주제와 부제 최근에는 행사 기획서에 '슬로건' 형태의 주제나 부제를 사용하는 것을 볼 수 있습니다. 주제를 대외적인 행사명의 형태로 사용하는 경우도 있으며 행사의 개요가 별도 항목으로 사용하지 않을 때에는 주제 및 부제가 그 행사의 Concept을 대신하기도 합니다 행사의 주제나 부제도 행사 전체를 한마디로 표현할 수 있도록 작성합니다. 3. 목적 및 의의 무슨 일이든지 목적이 명료할수록 좋다고 여겨집니다. 목적이 선명하면 이벤트 진행자들이 일의 추진 방향을 명확히 이해하게 되고 돌발적인 상황이 발생하거나 문제가 일어났을 때에 신속하고 정확하게 대처할 수 있습니다. 목적은 배가 항해를 할 때 키와 같은 역할을 하며, 의의는 왜 항해를 해야 되는지를 설명하는 것이기 때문에 아무리 강조해도 지나침이 없습니다. 처음 이벤트를 시작하는 사람들은 보통 이벤트의 기술이나 장치에 치중을 하는 경향을 보이나 이벤트 분야에 오래 몸담을수록 의의나 목적, 또는 목표에 고심하는 경향을 보입니다. 4. 방향 및 방침 방향이나 방침이 기본 기획서에 필요한 경우도 있고 그렇지 않은 경우도 있습니다. 필요가 없는 부분이라면 과감하게 삭제하는 것이 좋으나 필요 하다면 철저하게 갖추는 것이 마땅합니다. 기획에서의 방향은 의의나 목적을 보다 더 구체화하고 개념을 정해 줍니다. 최근의 기획서에서 방향은 Concept 으로 정리되기도 합니다. 방침은 방향보다는 행사에 대항 더욱 구체적으로 어떤 상황에 대한 기준을 제시해 주기 때문에 실무자가 이벤트를 진행할 때 판단의 기준 (Guide line)이 됩니다. 5. 일시 및 기간 기간을 표시할 때 본 이벤트의 일정만을 작성하는 일이 있는데 이벤트의 기본 기획서에 부대행사 일정도 표시하는 것이 좋습니다. 이벤트의 기간이 하루 또는 몇 시간일 경우도 있고 어떤 경우는 시작시간과 종료시간을 명확히 표시하여야 하며, 준비 및 철수기간이 있을 때에는 이를 표시해야 합니다. 이벤트 기간이 길 때에는 기본 기획서에는 중요한 내용의 일정만을 표시하고 그 외는 별도 일정표를 작성하는 것이 바람직합니다. 6. 장소 이벤트의 현장이 한 장소일 수도 있지만 동시에 여러 장소에서 실시하거나 아니면 장소를 이동하면서 실시할 수도 있습니다. 또한 장소가 포괄적인 지역에서 각 아이템별로 별도 장소가 있을 경우 전체적으로 행사지역을 표기하고 아이템별 행사 장소를 표기하여야 합니다. 이벤트의 장소는 모두가 인지할 수 있는 유명 지형 지물을 이용하여 착오를 일으키지 않토록 표시하여야 합니다. 애매모호 한 표시는 금기이며 필요한 경우 행사장의 약도나 행사장 일람표를 첨부하도록 합니다. 장소선택의 10가지 체크 포인 1 행사장이 있는 지역의 이미지 2 원거리 손님의 교통편 (행사자의 지명도) 3 근거리 손님의 교통편 4 행사장 근처의 유명 건물 민집 상황 5 행사장 근처의 상가 현황 6 정보 전달의 편리성 (예: 공중전화 등) 7 행사장이 지니는 화제성 8 행사장의 이미지 9 관객의 행사장 방문 경험 (곧바로 행사장을 찾아올 수 있는가) 10 행사자의 부대시설 (예: 회의하기 적당한 장소가 있는가) 7. 추진체계 업무영역은 추진 체계를 보고 혼선 없이 바로 알 수 있도록 정리되어야 합니다. 이벤트의 참가자들이 일을 할 때 추진체계를 보고 어디로 가서 업무 협조를 받아야 할 지를 모른다면 조직체계를 과감히 변경하거나, 조직 명칭을 바꾸어 보는 것도 생각해야 합니다. 이벤트에서 일반적으로 사용하는 추진체계는 주최, 주관, 후원, 협력 등의 용어를 사용하는데, 주최는 행사의 대외적인 책임을 지는 의미로, 주관은 실제로 그 일을 실행하는 조직을 말하며 후원이나 협찬은 행사를 도와주는 조직체계를 의미합니다. 8. 구성내용 세부 실행계획에 해당하는 부분으로 공연의 경우 공연 프로그램일 수도 있고 회의 이벤트는 회의내용이 될 수 있으며 전시 이벤트의 경우 전시구성에 해당하는 것입니다. 그 내용이 가장 잘 표현될 수 있는 다양한 방법으로 형태에 구애 받지 말고 작성하면 됩니다. 9. 비상대책 발생이 예상되는 모든 비상상황과 대책, 화재 및 응급환자의 발생에 대한 대책, 기후의 영향으로 행사진행이 어려울 때, 참가자의 과다 참가에 대비한 비상조치 등으로 경우에 따라 별도의 대책을 수립하여 유지하고 실시하기도 하지만 운영 및 진행계획에 포함 시키기도 합니다. 10. 운영 및 진행 행사 일정 관리, 개장 및 폐장, 행사장 관리, 운영 진행요원 교육 및 배치, 초청인사 대책 및 안내계획, 관람객 유도 및 동선 계획, 청소, 쓰레기 처리, 경비관계, 위생 및 의료관계, 차량유도 안내 및 주차장 관리 등 행사에 관한 세부 진행 방법을 말합니다. 11. 예산 기본기획서의 예산 편성은 수입 예산과 지출 예산을 함께 편성하여야 합니다. 이벤트 중에서도 흥행성 이벤트의 수입예상은 가늠하기 힘들지만 예상 수입을 계산하여야 합니다. 이벤트 실시 경력이 쌓이게 되면 이벤트 지출예산의 오차를 줄일 수 있으나 항상 상황이 바뀌고 똑같은 경우가 없는 이벤트의 예산은 예산항목을 빠짐없이 설정 하였는가가 더욱 중요합니다. 우리나라에서 이벤트 주최자가 세금의 원천 징수자가 되는 경우에 출연료, 전시물 임대료, 외국인의 체재비, 항공료 등은 세금을 원천 징수 해야 하므로 (계약서 작성시 이 부분을 명기) 별도 항목을 설정해야 합니다. 만약의 경우를 대비해 보험료도 책정하는 것이 좋습니다. 행사에 사용되는 고가품에 대한 도난, 훼손에 대비한 보상 보험 이라든지 참가자의 상해에 대한 상해보험 등 이벤트 진행 중 일어날 수 있는 위험이나 손해를 대비하여 보험료 항목을 책정하여야 합니다. 필요한 경우 원작 사용료, 저작권 료 등도 검토하여야 하며 동일한 내용이 없는 이벤트의 특성을 감안 예비비 항목을 전체예산의 10%범위에서 확보하는 예산편성을 하도록 합니다. 12. 관련기관 협조관계 이벤트를 실시하고자 하면 다양하고 수많은 내용의 대외적 협조가 필요합니다. 여러분이 수원문화예술회관에서 무용공연을 하려 할 때 경기도와 수원시의 지원을 받으면 대관료와 쓰레기 처리, 교통통제 등 편리한 협조를 얻을 수 있을 것입니다. 또한 이벤트 홍보를 위한 언론사의 협조나 후원을 얻는 것도 필요합니다. 그러나 주의할 것은 신문사끼리 혹은 방송사끼리 중복 후원을 얻는 것은 피해야 합니다. 이벤트의 규모가 커지면 커질수록 정부나 지방자치단체 등의 협조가 유리할 때가 많으며, 이들 기관의 협조를 구하는 방법은 각 기관별 전담부서를 통해야 합니다 이상 우리는 기획서를 작성하기 위한 최소한의 요건을 공부 했습니다. 아무리 이벤트 기획서에 형식이 정해진 것이 없더라도 위에서 공부한 최소한의 형식은 갖추어 주는 것이 좋습니다. 아무래도 실무자들은 여지껏 위와 같은 기본적 형태를 갖춘 기획서에 익숙해 있기 때문에 파격적으로 바뀐 형태를 좋아하지 않기 때문입니다.