이벤트 예산 편성법

이벤트 예산 편성법 대규모의 이벤트에서 흔히 나타나는 현상이 예산을 실제보다 과다하게 책정하는 것이다. 이런 현상은 대부분 현장에 있는 이벤트 담당자들이 예산 부족을 우려하여 실제로 소요되는 예산보다 더 많은 액수의 예산을 요구함으로써 비롯된다. 이벤트의 예산 편성은 언제나 제로베이스 예산(ZBB：Zero Base Budget) 편성에 기준을 두어야 한다. ZBB는 편성 기준을 전년 대비 몇 퍼센트를 증가 또는 감소시키는 것이 아니라 현재 기준으로 실제 예산이 얼마나 필요한가를 책정하는 예산 편성 방법으로, 지금 현 시점에서 가장 적정한 예산이 얼마인가를 산정하여 편성하는 데 유용하다. 마케팅 활동에는 언제 발생할지 모를 돌발 사태에 대비하여 예비비를 편성해 두는 것이 상례인데 이벤트의 경우는 대략 10% 정도의 예비비를 두는 것이 좋다. 그러나 예산이 충분할 정도로 확보되지 않았을 때는 이벤트의 효과를 극대화시키기 위하여 이벤트의 첫 부분과 끝 부분에 투자 배분을 집중해야 한다. 이벤트의 특성상 사람들의 기억에 강하게 남는 것은 주로 첫 부분과 마지막 부분이기 때문이다. 효과적인 예산 집행을 한다고 해서 무조건 예산을 절감하는 것은 좋지 않다. 적정 규모 이하의 예산 편성은 이벤트 자체의 질을 떨어뜨리는 부작용을 낳는다. 이벤트는 본래 어느 정도 경제적 여유가 있는 기업이나 조직체가 치르는 행사이다. 따라서 이벤트에서 투자할 부분이 있다면 과감하게 투자하고 장기적인 투자 효과를 기다릴 줄 아는 지혜가 필요하다. 이벤트 예산 편성에는 주최자 예산 편성법, 이벤트 기획사(대행사) 예산 편성법, 이벤트 제작사 예산 편성법 등 세 가지 예산 설정 방법이 있다. 이것은 광고 예산의 설정 방법(매출액 기준법, 광고 점유율 기준법, 목표 과업법, 경쟁사 기준법, 지불 능력 기준법)과는 시각적인 차이가 있으나 이벤트의 기대 효과는 매체 믹스 전략에서 극대화될 수 있기 때문에 가능한 한 같이 연계할 수 있는 방법을 모색하는 것이 좋다(서범석, ꡔ광고 기획론ꡕ, 나남, 2001, 164~167쪽). 가. 주최자 예산 편성법 주최자는 실시될 이벤트의 기획 의도, 목적, 비용 대 효과 등을 고려하여 이벤트 기획사 또는 제작사로부터 견적을 제시받아 예산을 편성한다. 나. 이벤트 기획사 예산 편성법 주최자로부터 기획 의도, 목적, 방향 등에 관하여 오리엔테이션을 받은 후 다시 이벤트 제작사 및 전문 협력 업체로부터 견적을 제시받은 후 예산을 편성한다. 다. 이벤트 제작사 예산 편성법 이벤트 기획 회사와 협력 관계에 있는 이벤트 제작사는 오리엔테이션을 받은 후 전문 업체로부터 견적을 뽑아서 이익을 포함한 예산을 책정한다.