해외전시회 참관시 유의해야 할 점

해외전시회 참관시 유의해야 할 점 얼마 전 홍콩주얼리&보석전시회가 열려 한국의 많은 관련 업계인들이 전시장을 찾았다. 보석전시회 전문여행사를 운영하다 보니 참관객을 인솔하기 위해 홍콩을 포함한 해외 각국의 전시장을 찾을 때면 매번 느끼는 바가 크다. 어떤 분야의 전시회든 참관 시 유의해야 할 점들이 있다. 특히, 보석전시회라는 특수 분야의 전시회는 워낙 고가의 물품이 오가기 때문에 보안이 최우선으로 이루어지고 있어 타국에서 생각지 못한 낭패를 겪는 경우를 봐왔다. 앞으로도 국내외적으로 많은 보석전시회가 열릴 것이다. 이에 다들 알고 있을 기본적인 내용이지만 해외 전시회 참관 및 여행과 관련한 몇 가지 유의할 점을 되짚어 소개하고자 한다. 첫째, 개인 소지품 주의 어느 곳에서라도 가장 중요시 되는 것은 개인의 소지품 주의일 것이다. 해외에서는 그 우선시 되는 순위가 더 커지게 되는 것은 당연한 문제다. 해외 단체 여행의 인솔자로 다니다 보면 가장 중요하다고 당부를 드렸음에도 불구하고 종종 분실사고가 많이 발생되곤 한다. 다른 패키지 투어와 같은 경우에는 거의 대부분이 포함되어 있기 때문에 큰 문제가 되지 않지만, 대부분 업무를 목적으로 가는 해외전시회 참관객들에게는 뒤처리 때문에 업무에 막대한 지장을 초래하게 된다. 여권 분실 시, 가장 가까운 대사관에 알리고 임시여권을 발급 받으면 되나 지역마다 대사관이 있는 것이 아니기 때문에 각별한 주의를 필요로 한다. 휴대품이나 금전 분실 시에는 현지 경찰서에 가셔서 육하원칙에 입각해 사고경위서를 제출하고 현지경찰의 확인서를 받아 출국 전 가입했던 여행자 보험사에 접수하면 된다. 이 때 현지 경찰 확인서, 여권앞면복사본, 여권상의 출입국 확인사증 복사본, 본인명의 통장 사본이 필요하며, 사고사유서를 작성해 첨부해야만 접수가 가능하다. 단, 여행자 보험사에서의 자체평가가 있기 때문에 100% 보상이 된다는 부분은 장담할 수 없어 사전주의가 무엇보다 필요하다. 둘째, 출입증은 사전접수로 전시회 출입증은 어느 전시회에서나 마찬가지로 본인의 신분을 손쉽게 알리기 위한 수단으로 교부받는 방법으로는 현장접수와 사전접수로 나뉜다. 현장접수는 별도의 서류를 작성하고 줄을 서서 기다리는 등 지체되는 시간과 불편함으로 인해 사전접수를 추천한다. 대부분의 해외 전시회 주최 측은 한달 전 마감을 원칙으로 홈페이지를 통해 사전접수를 실시하고 있다. 사전접수를 하면 전시회 오픈일 약 10일전에 우편으로 출입증을 받을 수 있다. 셋째, 명함은 항상 넉넉하게 명함이라는 것은 자신의 얼굴이나 마찬가지다. 해외에서 만나는 바이어와의 관계에서는 서로 발음이 다르기 때문에 명함으로 서로의 이름을 정확하게 알 수 있는 역할을 하기도 한다. 그래서 명함을 좀 넉넉하게 준비해야 한다고 말하지만 한글로만 된 명함을 준비하거나, “가서 명함을 얼마나 쓰겠냐”며 조금만 준비해와 낭패를 겪는 업계인을 종종 볼 수 있다. 특히 명함은 무료로 주는 자료들을 수집할 때 유용하게 사용되기 때문에 필요가 없다고 판단이 되더라도 넉넉하게 준비하는 것이 좋다. 넷째, 참관은 계획적으로 해외 전시회 참관을 위해서는 기간이 정해져있고 거리가 멀어 쉽게 오기 힘들기 때문에 어느 정도 기본적인 정보를 가지고, 전시장 최대한 많이 둘러 볼 수 있도록 계획하고 참관하는 것이 좋다. 일부러 시간을 내서 오는 전시회인 만큼 1일차는 가벼운 마음으로 트랜드를 파악하면서 마음에 드는 상품의 부스 명함을 받아 부스번호를 메모해 두고, 2~3일차에는 그 중에 마음에 드는 상품과 가격에 맞춰 거래를 하시는 것이 가장 기본이 되는 전시회 참관방법일 것이다. 이중오/ 임페리얼여행사 대표