기획행사메뉴얼

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9. 부교역자론 스크랩 기획행사메뉴얼

우순태 추천 0 조회 312 09.12.03 19:18 댓글 5

게시글 본문내용

기획 행사 매뉴얼

	목 적


○○이 주최하는 소규모 행사 및 기획 이벤트 행사를 위한 행사 메뉴얼을 작성 배부함으로써 시행착오 미연 방지 및 업무진행을 원활히 하여 행사추진에 만전을 기하고저 함.

❑ 행사기획절차(전체)

목

적

조

사

분

석

․

시

장

조

사

아

이

디

어

회

의

문

제

점

제

시

기

획

서

작

성

프

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벤

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․

축

제

구

성

연

출

실

시

평

가

❑ 단계별 행사 기획

1 단계

2 단계

3 단계

4 단계

5 단계

1.기획틀짜기

2.기본계획짜기

3.실시계획짜기

4.실시하기

5.평가하기

1. 목 적

2. 주제와

concept

3. 목표의 결정

1. 기획과 일정

2. 장 소

3. 형 식

4. 내 용

5. 대 상

6. 예 산

7. 조 직

1. 개최요령

2. 장소계획

3. 전시계획

4. 행사계획

5. 고지, 홍보,

동원계획

6. 예산계획

7. 운영계획

1. 운영매뉴얼

2. 진행시나리오

3. 반입, 설치

4. 동선계획

5. 섭외,공식행사

6. 스텝회의

7. 철 거

1. 관객데이타

정리

2. 보고서 작성

3. 평 가

❑ 행사 기획 시 체크사항

기 간

장 소

지원받을 곳

목 적

방 법

1. 계절,요일,

시기

2. 관련분야

사정고려

(장소,업체)

3. 대상자

4. 타행사 와

겹치는지

여부 파악

5. 준비기간은

충분한가?

1. 실내, 실외

2. 지 역

3. 날 씨

4. 인원과면적

5. 주변 환경과

시설(전기,

식수,화장실, 주차시설,

교통 등)

1. 주최, 후원,

협찬, 기획

1. 분명한 목적

2. 내용, 의식

3. 흥미여부

4. 안정성

5. 효과여부

6. 실패가능성

7. 실패경우

8. 예 산

1. 실시절차

2. 기획서

3. 진행표

4. 콘티작업

5. 체크리스트

6. 홍 보

7. 행사장

디스플레이

8. 운 반

9. 장 비

10. 식사, 음료

❑ 행사 기획 작성서식

❍ 작 성 교 안

1. 사업개요

▫ 목적 : 행사를 실시하는 주된 목적을 명기하며 어떤 주제와 concept 을 가지고 추진할 것인지 행사목표를 설정한다.

2. 행사개요

▫ 기획과 일정 : 1. 계절, 요일, 시기를 고려하여 행사일정을 결정한다.

2. 관련분야(행사장소, 관련업체)사정을 고려한다.

3. 대상자 및 타행사와 일정이 겹치는지 여부를 파악한 후 결정한다.

4. 행사준비기간을 충분히 넉넉하게 잡는다.

▫ 장 소 : 1. 실내, 실외장소를 고려하여 행사 특성에 맞도록 결정한다.

2. 참가자의 지리파악 능력이 다양하므로 접근성이 좋고 대중화되어 있으며 누구나 찾기 쉽도록 알려진 곳으로 행사지역을 선택하여야 하며 일정 및 타 요인과 겹칠 경우 약도를 상세하게 작성하여 개회시간에 참석자들이 지각을 하여 당황하지 않게 배려해야 한다.

3. 전날에 행사당일 날씨 및 기상 상태를 인터넷이나 기상대홈페이지를 통하여 파악하여야 하며 우천시를 대비하여 간이 천막, 우의(진행자용), 우산(내빈용)등을 별도로 구비하여야 한다.

4. 행사참가 인원규모를 산정하여 장소가 협소하지 않도록 면적이 충분하고 여유로운 장소를 섭외한다.

5. 사전답사를 통하여 주변 환경시설(전기, 식수, 화장실, 주차시설, 교통 등)을 반드시 확인을 하여야 한다.

▫ 형 식 : 누가, 어디서, 무엇을, 어떻게 진행 하고자 한다는 내용을 6하원칙에 따라 간략하게 요약 기재(시간 및 일자는 위에 일정에 기재 하므로 생략)

▫ 내 용 : 행사내용을 간략하게 요약 기재

▫ 대 상 : 참여인원을 산출하여 기재

▫ 예 산 : 필요예산을 항목별로 집계하여 총합계를 기재

▫ 조 직 : 행사운영 조직위원회 등 조직도를 작성하여 기재

3. 종합운영계획

▫ 개최요령 : 행사개요 및 식순 전체진행 사항 약식 소개

(개회식 선포시 등 시간안배 철저)

▫ 장소계획 : 약도, 이용주차장, 대중교통이용안내 등 행사장 주변시설 안내

▫ 전시계획 : 전시물 및 후원(관련)업체 전시시 계획 작성

▫ 행사계획 : 메인행사 및 부대행사, 관련업체 찬조행사 기재

▫ 고지, 홍보계획 : 초청장 발송 및 준비현황체크, 대표자 인사말씀 사전 작성 및 검토 확인 철저

▫ 예산계획 : 전체 행사비용 세부내역까지 기재

※ 만일사태를 대비하여 가능한 행사기간동안 제3자 영업배상 책임보험, 상해보험, 화재 보험료를 포함 한다

▫ 운영계획 : 행사일정표 및 일자별, 시간대별 행사내용 기재

(외부 인사를 접견시 전담요원 배치 : 유경험자 중점 배치)

4. 세부추진계획

▫ 운영메뉴얼 : 매뉴얼에 따라 계획대로 진행사항을 수시 체크 한다

▫ 진행시나리오 : 진행 시나리오 제작 및 사전 배부하여 Staff은 미리 숙지

▫ 반입, 설치 : 행사를 위한 시설물(간이화장실 및 기타 체육시설물, 천막 등)과 음료시설 및 현수막 등 기초 부대시설물 사전 설치

▫ 동선계획 : 내빈 및 외부요인 참석시 안내 및 진행요원의 동선 배치 등

▫ 섭외, 공식행사 : 내빈 및 외부요인 참여 프로그램이 있을 경우 참가여부를 재차 확인

▫ 스텝회의 : 행사 직전 까지 스텝회의를 수시 실시하여 체크리스트에 진행 상황 기록 철저

▫ 철 거 : 행사 종료 후 대여 물품 및 시설에 대한 파손여부 확인 후 반납 철저 및 렌탈 비용 계산

5. 평 가

▫ 관객 데이타 정리 : 참여인원 설문조사를 실시하여 다음 행사시 개선 반영

▫ 보고서 작성 : 결과보고를 작성하여 자체평가 및 피드백 실시

❍ 작 성 형 식

제 목

 목 적

 행사개요

 사 업 명 : ○○○○○○

 일 시 : ○○년 ○○월 ○○일, 00:00 ~ 24:00

 장 소 : ○○○○○○

 참가대상 : ○○○여명

 총소요액 : 一金○,○○○,○○○원정(￦○,○○○,○○○--)

 주 관 :

 주 최 : ○○○○○○○

 후 원 : ○○○○○, ○○○○○, ○○○○○

 행사내용

- 의식행사 : 내 용(간략하게)

- 공연행사 :

- 전시행사 :

- 시연행사 :

- 체험행사 :

 행사프로그램

일 시		소요시간	행 사 명	행사장소
○. ○○ (요일)	○○:○○-○○:○○	○○	○○○○	○○○
	○○:○○-○○:○○	○○	○○○ ○○○	○○○
	○○:○○-○○:○○	○○	○○○○	○○○○○○
	○○:○○-○○:○○	○○	○○○○	○○○○○
	○○:○○-○○:○○	○○	○○ ○○ ○○	○○○○
○. ○○ (요일)	○○:○○-○○:○○	○○	○○○ ○○○	○○○
	○○:○○-○○:○○	○○	○ ○○○ ○○	○○○○
	○○:○○-○○:○○	○○	○○ ○○○○	○○○○
	○○:○○-○○:○○	○○	○○○ ○○○	○○○

※ 상기 일정은 사정에 따라 변경될 수 있습니다. (문의: ○○○-○○○○)

홈페이지 :

 행사장 배치

예시)

 주요 세부사항

【행사장 조성】

※ 총괄 책임 : ○○○○○○ ○○○

	○ ○ ○
			119
			119

조형 및 시설물	대외협력 및 진행	홍보 및 마케팅

시 설 명	행 사 장	담 당 자	비 고(체크사항)

 종합상황실 운영관리

- 기 간 :

- 장 소 : ○○○○,(☎ ○○○-○○○○)

- 업 무 : 행사 준비, 진행 및 종합 안내 등 ※의료, 소방 등 병행

- 인 원 :

【의식 및 기획행사】

 행 사 명

- 일 시 :

- 장 소 :

- 참 석 자 :

- 행사내용 : (행사 진행 : ○○○)

※ 비교적 간단 명료 하게

【공연행사】

※Check !!! ① 관련법규검토 : 공연법 규정에 의한 안전요원 배치 등

② 제3자 영업배상책임보험, 상해보험, 화재보험 가입 확인

③ 출연진(연예인) 스케쥴 중간 확인 및 리허설(대기)장소 보안

 행 사 명

- 일 시 :

- 장 소 :

- 주 관 :

- 내 용

․ 개 막 식

․ 출연자 :

․ 부대행사

【연극공연행사】

 연 극 제 목

- 공연일시 :

- 장 소 :

- 주 관 :

- 작품소개 : 간략하게

- 출 연 :

【전시행사】

 전시제목

- 기 간 :

- 장 소 :

- 주 관 :

- 작 품 : 간략하게

【체험행사】

 행사제목

- 기 간 :

- 장 소 :

- 주 관 :

- 체험부문 :

 기 타

 홍보계획(예시)

구 분	수 량	배 부 처	비 고
홈페이지	○식	전 국	행사안내
팜플렛	○○○매	관 내
전단지	○○○○매	관 내	차량 및 금융기관
포스터	○○○매	관 내	도로변
신문광고	○회	관내외	지방지
애드벌룬	○개	행사장
대형 현수막	○개	시민회관
현수막 (소형)	○○	공공 걸이대 등
홍보탑	○개소	도로변	KT앞
반상회의 홍보	○회	읍면동→각 마을	공문발송

 행사장 주변 질서유지 및 안전관리

- 기 간 :

- 주 관 : 경비용역업체 (업체명 : ○○○○○)

- 인원배치 : ○○명

- 협조사항

․ 경비용역업체 지원 및 노점상 설치 규모에 따라 인력 지원

․ 마찰 및 충돌 우려시 경찰관서 연락협의 체계 확보

 행사장 발생 쓰레기 처리

- 기 간 :

- 장 소 : 축제 행사장 일원

- 내 용 : 행사장내 발생 쓰레기 처리

- 협조사항

․ 청소과 협의 (폐기물 처리업체 협조)

 유관기관 단체 협조사항

기관단체명	지 원 업 무	비 고
시청	행사장 준비 및 시설이용 협조, 행사차량 공영주차장 무료개방
경찰서	가장행렬 교통통제 및 무대 진입 관객 통제, 행사장 질서유지
교육청	관내 학교 학생 지원 및 홍보 협조
소방서	사고 발생시 인명구조 및 환자 이송 구급차량 대기 및 기타 재난관리 대처
모범운전자회	가장행렬 교통통제 및 질서유지 지원
드림시티방송	홍보 프로그램 방영

 부서 협조사항

부 서	담 당 업 무	조 장	비 고
○○○○팀	개폐막식 행사 내빈안내/ 자원봉사 지원	○○○
○○○○팀	행사장내 체험부스장 질서유지	○○○
○○○○팀	여성회관 연극공연시 행사장 지원	○○○
○○○○팀	공연행사시 행사장 주변 질서유지	○○○

※ 각팀은 부서 조장 책임하에 근무조 편성 운영

 안전 및 진행요원 편성

 안전 계도(출구 안내), 청소 및 행사장 정리

부 서 별

인 원

담당구역 및 역할

비 고

○○○○과

○

지역 질서계도,

내빈석 안내 병행

○○○○과

○

지역 질서계도,

운동장 연결계단 진입통제

○○○○과

○

지역 질서계도,

출연자대기석 관리병행

 질서계도 안전요원 배치도 (예시)

 이사장님 및 외부인사 행사참여(예시)

행 사 명	일 시		행사장소	행사내용	참 석	하실 일
○○○○○	00.00	10:00-10:05	주무대	개회사	이사장	인 사
○○	00.00	10:05-10:10	주무대	축 사	시 장	격 려
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