중급 - 23. 정렬은 데이터베이스의 기본 !

[김유철상무이사]

  23. 정렬은 데이터베이스의 기본 ! 

우리는 지금 엑셀의 데이터베이스 기능에 대해서 하나씩 알아가는 중입니다.
이러한 데이터베이스 작업의 기본은 언제나 올바른 정렬입니다. 정렬의 기준은 획일적일 수는 없으며, 각각 하려는 데이터베이스 작업에 따라 달라져야 합니다. 그 기본을 배워보죠.

데이터베이스는 기존의 목록을 필요에 의해 다시 가공하는 작업이 필수적입니다. 따라서 이런 작업을 하기 전에는 반드시 필요한 목적에 따라 정렬을 해야 하는 것입니다. 정렬을 하면 선택한 열, 즉 정렬 기준 열의 내용에 따라 행이 다시 배열됩니다. 정렬은 오름차순과 내림차순 정렬로 구분할 수 있으며 일반적으로는 열을 기준으로 정렬하게 되지만, 행을 기준으로 정렬할 수도 있습니다.

1> 오름차순 정렬
오름차순 정렬은 엑셀에서 미리 정해진 정렬순서에 따라 가나다순으로 정렬하는 것을 말합니다. 정렬도 데이터베이스 작업이므로 반드시 목록 가운데의 셀을 선택한 후 해야 합니다.

① 목록 가운데 임의의 셀을 선택한 후 데이터 - 정렬을 선택합니다. 그러면 다음과 같이 목록 전체의 범위가 선택되고 정렬 대화상자가 나타납니다.


그림에서 보는 것처럼 정렬 기준은 모두 3가지를 지정할 수 있습니다. 첫째 기준을 이름으로, 둘째 기준을 급여로 선택했다면 우선 이름을 기준으로 가나다순으로 오름차순 정렬이 되고, 두 번째로 급여가 적은 순서부터 정렬되는 것입니다.

② 다음 그림처럼 이름을 기준으로 가나다순으로 오름차순 정렬이 되었습니다.


2> 내림차순 정렬
내림차순 정렬은 다나가순으로 큰 것에서부터 작은 것으로 정렬되는 것으로 사용하는 방법은 오름차순과 동일합니다. 다음 예는 이름을 기준으로 오름차순 정렬하고, 다시 급여를 평균판매액을 기준으로 내림차순으로 혼합정렬 한 모습입니다. (2개의 정렬 기준)


정렬에 변화가 생기지 않았는데, 이것은 일단 첫째기준으로 모두 정렬이 되었기 때문입니다. 만약 이름이 같은 경우가 많았다면, 그 다음 평균판매액의 내림차순 방식으로 정렬되는 것입니다. 정렬은 어려운 작업은 아니지만 데이터베이스의 기초 작업이 된다는 점을 항상 명심해 두시기 바랍니다.

※ Tip - 정렬순서
다음은 오름차순 정렬의 순서입니다. 내림차순은 정반대입니다.

숫자 
숫자는 가장 작은 음수에서 가장 큰 양수로 정렬됩니다.

영숫자 정렬 
영숫자 텍스트는 왼쪽에서 오른쪽으로 정렬됩니다. 예를 들어, 텍스트 "A100"이 들어 있는 셀은 "A1"이 있는 셀보다 뒤에, "A11"이 있는 셀보다 앞에 놓입니다.

텍스트와 숫자가 함께 들어 있을 경우
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (공백) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 

논리값 / 오류값
논리값은 TRUE보다 FALSE가 앞에 정렬되며 오류값의 순서는 모두 같습니다.

빈 셀 빈 셀은 항상 마지막으로 정렬됩니다.

3> 사용자 정의 정렬하기
앞에서 살펴본 것처럼 정렬은 기본적으로 엑셀 내부적으로 정해진 정렬순서에 의해 이루어지게 됩니다. 만약 사용자 임의로 정렬을 해야 할 경우에는 사용자 정의 목록을 만든 다음 정렬을 하면 됩니다. 여기에서는 임의로 지역별 정의 순서를 정한 다음에 이를 기준으로 사용자 정의 정렬을 해보도록 하겠습니다.

① 먼저 사용자 정의 목록을 만들어야 하므로, [도구-옵션]을 선택하고 다시 [사용자 정의 목록] 탭을 선택합니다. 이 부분은 2장에서 자동 채우기를 할 때도 언급이 되었던 부분입니다. 여기에 목록을 만들어서 이것을 정렬의 기준으로 삼는 것입니다.


② 목록 항목 상자를 클릭 한 후 다음과 같이 목록을 입력합니다. 이때 입력된 목록의 순서가 사용자 정의 정렬의 정렬 순서가 되는 것입니다. 목록간의 구분은 키를 이용합니다. 모두 입력했으면 [추가] 버튼을 클릭해서 사용자 정의 목록에 추가시킵니다.


③ 목록에 정상적으로 추가가 되었으면 [확인]을 클릭해서 빠져 나옵니다. 이제 새로 만든 기준으로 정렬을 해보겠습니다. [데이터-정렬]을 선택한 후 첫째 기준을 주소로 선택하고 밑의 [옵션] 버튼을 클릭합니다. 그러면 사용자 정의 정렬 순서가 나타나는데, 여기에서 방금 등록한 목록을 선택합니다.
  

다음은 사용자 정의 정렬 순서로 정렬된 모습입니다. 


정렬은 데이터베이스의 기본 작업이므로 꼭 숙달시켜 두셔야 합니다. 그렇게 어려운 작업은 아니죠?