아파트 회계 사고 예방 및 업무요령
[적격 증빙서 수취]
○ 적격 증빙서
- 세금계산서
- 지출증빙용 현금영수증
- 계산서(소독업 등 면세업)
- 업무상 교통비 현금 지급하는 경우 지급증
- 3만원 이하의 간이영수증
○ 부적격 증빙서
- 거래명세서(지출금액에 대한 거래내역을 나타내주는 것으로 영수증 기능 없다.)
- 3만원 초과한 거래에 대한 간이영수증(거래금액이 3만원을 초과해 간이영수증을 여러장으로
나누어 첨부하는 경우, 이는 영수증을 조작하는 행위이고 부적격함)
- 개인명의 신용카드 및 개인소득공제용 영수증
○ 알아두기
- 모든 증빙서류는 입주자대표회의 명의의 고유번호 또는 사업자등록번호로 수취
- 10만 이상 거래금액 지급시 거래업체 명의로 된 계좌로 무통장 계좌 이체
- 수기로 작성된 세금계산서 수취시 국세청 홈페이지에서 사업자 과세유형 휴·폐업 조회 및
확인 첨부
[현금은 취급하지 말자]
○ 징수 방법
- 중간관리비 정산(전·출입자 상호간 인수인계, 부득이한 경우 무통장 계좌 입금)
- 주차비, 차량 및 현관출입카드 판매, 세대사용 자재비, 커뮤니티 이용료 등(관리비 부과시 합산
고지)
- 승강기 사용료, 게시판 광고료, 알뜰시장 기금 등(무통장 계좌 입금)
○ 환불 방법
- 관리비 과오납금 및 이중납부액 정산(관리비 부과시 차감고지)
- 즉시 환불 요청시(신분증 사본 첨부한 환불요청서 징구, 입금자와 동일한 명의로 된 계좌로
무통장 이체)
○ 알아두기
- 관리비 중간 정산서
· 인계자(전출자)와 인수자(전입자 또는 부동산) 확인 날인을 징구하고 관리소장 결재 후 비
치, 주차비, 승강기 사용료 등 징수 근거 비치
· 신청 및 접수대장을 비치하고, 신청자 날인을 징구해 부과 및 입금내역에 대한 징수근거를
명확히 한다.
[지출 후 확인]
○ 관리비 집행
- 지출 품의(각종 청구서 원본 첨부 확인, 인출금액은 자동이체처리액을 제외한 금액 확인)
- 지출(각종 공과금은 자동이체 처리, 용역비 및 물품구매액은 무통장 계좌 이체처리)
- 지출 후 확인(지출품의내역과 인출액은 통장실물 대조 확인, 거래처별 청구에 따른 무통
장 이체 증빙 원본 확인)
○ 지출 후 확인
- 지출결의서 표준 양식 사용
- 관리비 지출시에는 처리내역을 당일 정리해, 각각의 지출 건별 증빙서 원본을 첨부해 관리
소장의 확인 대조를 필히 보관
[잉여금 발생하지 않도록]
○ 관리비 사용료 월 부과
- 집행금액⟨부과(과다) = 잉여금 발생
○ 부과 기준
- 관리비 등(실 집행한 관리비를 사용자 부담원칙 및 공평부담원칙에 의한 관리 규약의 관리
비의 세대별 부담액 산출방법에 준해 부과)
- 전기료 등 사용료 부과(공급자의 공급약관에 따라 부과, 과다부과액 발생시 공급약관에 따
라 세대요금 산출한 후 과다부과 비율만큼 각 세대 사용료에서 차감해 부과, 온수는 계절별
온수단가를 연동 적용)
○ 관련근거
- 관리규약 관리비(사용료)의 세대별 부담액 산출방법(사용료는 서비스를 제공하는 자의
약관에 따르되, 관리주체는 사용료 징수 대행에 따른 잉여금이 발생하지 않도록 해야 하며,
잉여금이 발생한 경우 잉여금액 및 반환방법 등을 관리비 고서 배부시 표기하고 즉시 반환하
거나 익월 관리비(사용료)에서 차감해야 한다.
[관리비 사용 근거는 명확하게]
○ 관련 근거
① 주택법 : 각종 용역 및 공사, 물품구매, 잡수입의 취득 은 국토교통부 장관이 고시하는
경쟁입찰방법으로 사업자를 선정하고 집행해야 한다.(주택법 시행령 제55조의 4)
② 관리규약 : 관리주체는 영 제55조의 2제 1항에 따라 입주자대표회의에서 승인 받은 예산에
따라 관리비를 집행해야 한다.(관리규약 관리비 및 사용료 등의 집행 및 공개)
③ 의결 : 관리비 등 집행을 위한 개별 사업계획 및 부대 복리시설, 공공부지 사용에 관한
사항은 입주자대표회의 의결에 따라야 한다.(관리규약 입주자대표 회의 의결 사항)
④ 공개 : 관리비 등과 잡수입은 다음달 말일까지 국토교통부 장관이 지정하는 인터넷 누리집
(카페 등)에 공개해야 한다.(주택법 시행령 제58조 제8항)
○ 알아두기
- 각종 용역 및 공사, 물품구매 등을 위해 경쟁입찰을 시행하는 경우에는 입찰 공고문,
응찰업체 서류일체, 선정결과, 입주자대표회의 회의록(의결근거) 등을 진행 일자 순으로
정리해 비치한다.
- 입주자대표회의에서 의결된 사항은 회의록에 의결 내역을 간결 명확하게 기록 한 후
입주자대표회장 날인을 받은 원본으로 관리한다.
[수익비용은 결산 전 확인 계상]
○ 결산 전 확인
- 결산시에는 해당기간 수익의 미경과 또는 미수금과 비용의 미지급금액을 확인해 누락
없이 계상해야 한다.
· 미경과 수익 – 선수수익(입금액 중 차기 해당액)
· 임대료 등 미수액 – 미수수익(당해 기간 미입금액)
· 미경과 비용 – 선급비용(지급액 중 차기 해당액)
○ 발생주의
모든 거래의수익비용은 발생에 따라 현금이 유입 또는 유출된 시점이 아닌 거래가 발생한 시점에
인식한다.
○ 알아두기
- 임대료 수익 등
· 월 입금되는 임대료 등은 회계기간 중 월별 구분 표기해 미입금 또는 과다 입금 등의
확인이 용이토록 한다.
· 연 계약으로 1년분이 지출되는 경우 매월 부과액과 회기 말에는 잔여기간에 해당하는 금액
의 일치 여부를 재확인 한다.
- 표준 양식 사용
· 미경과 잔액과 미수금등의 확인은 계정별 부속명세서 양식에 따라 명확히 기록한다.