송년의 밤, 계획

지난 주 금요일 준비모임에서 배포했던 행사준비자료입니다. 이번 주 목요일 실무회의에서 좀더 다듬어야 합니다. 빼먹고 고려하지 않은 것들이 많을테니, 의견 부탁드립니다.   변용익 드림     이번 주 목요일 실무모임은 7:30pm  신촌 나무에서 있을 예정입니다. 참석자는 변용익/신동빈/최규석/김승현/강성원/윤성한/손성호/손병주  이상 8인입니다.   ==============================     “2009 천문대기동문 송년의 밤” 행사 준비계획(안) 총괄 손병주 011-474-0011, 총무 변용익 010-2205-3621, 총무 신동빈 010-7477-5336   1. 초청인사 및 감사패   • 연세동문회 사무총장 라정욱, 사무차장 김정현, 연세이과대학동문회장 전형수 • 이과대학장 김해경 • 퇴임교수 부부동반 : 조경철, 조희구, 나일성, 주광희(사모님), 이승만, 김정우, 천문석 (이하 퇴임순) • 퇴임교수님께 드리는 감사패 준비 : 문안준비 변용익, 감사패준비 최규석 • 부회장단 위촉장 : 위촉장준비 최규석, 케이스준비 강성원(동문회) • 찬조경품 모집 : 회장님/수석부회장/부회장단 함께 노력, 내역파악 및 관리책임 김승현 • “초청의 글“ 포함한 행사안내장 발송 변용익   2. 행사내용준비 및 관리자   • 접수 및 리셉션신동빈 • 작은 음악회 : 음대 문혜원 교수(소프라노), 강무림 교수(테너) 신용국 • 1부 : 은퇴 은사님께 감사손병주 사회자 ( ), 주요인사 인사말 각 은사님마다 시상자 선정필요, 1분여간 감회를 말한 뒤 감사패 증정 시상자는 되도록 사회진출동문, 필요시에는 학계동문 • 2부 : 아카라카변용익 연세응원단 5-6명, 단복착용, 40분 내외 진행 • 경품추첨 및 폐회사회자 진행   3. 홍보 및 참여독려계획   • 각 기수별 부회장단/고문단/대표에게 해당 기수의 email/휴대번호 배포 강성원 • 기대표와의 연락 및 전체상황파악 신동빈/손병주 • 사회/직장인 개별접촉 윤성한(천문)/임종갑(대기) • 학계/연구계 개별접촉 박재우(천문)/조천호(대기) • 12월15일까지 사전등록 노력 : 확인참가자는 카페게시판에 등재 및 대리등재   4. 행사진행요원 및 현장사전준비   • 명찰준비 (300개) 변용익 - 목걸이형, 큰 종이, 경품추첨정보란 (방명록/주소정보갱신 겸용) - 사전참가신청자는 미리 인쇄해서 준비, 나머지는 현장 작성 - (재학생) 진행요원, 안내요원은 다른 색깔로 • 팜플렛 제작 (300부) 신동빈/김철우/최규석 - 회장인사말, 퇴임교수 프로필, 동문회 현황 및 구성 - (기수별 전체동문 이름) - 행사일정, 협찬내역 - 연세찬가/응원가 및 아카라카 선정 응원가 가사 • 행사장 준비 - 아카라카 응원단원 탈의실 공간 확보 강성원 - 플랭카드 (행사장, 접수지역) _______ - 방향안내표시 (동문회관 곳곳)변용익 - 음향설비 점검 (무선마이크 3개 확보, CD Player, 강성원 음대교수들/아카라카 CD확보 및 테스트) • 접수 및 안내 - 접수테이블 3개 (70학번대 이전, 80학번대, 90학번대 이후), 접수요원 6명 (3인은 동문, 3인은 재학생) 신동빈/변용익 - 안내요원 3명 (재학생, 안내접수요원은 사진촬영요원을 겸함, 필요시 동문회에서 디카 준비, 3개쯤) - 명찰/경품추첨정보란 현지작성 - 식사테이블 중앙에 각 학번대 표식 준비 - 테이블 배치 준비 신동빈 회장님, VIP 초청자 및 퇴임교수 부부동반, 음대교수님들 3개 중앙전면 사회자, 아카라카 및 재학생 대표 등 행사진행요원2개 우측전면 동문테이블은 학번 순으로 앞쪽에서 뒤쪽으로 배치 • 식사, 음료 및 주류 - 식사선정 (부페 혹은 단품) 계약 (음료/주류 외부반입 양해획득) 강성원 - 음료와 주류는 할인마트, 주종선정 및 구매 김승현 • 리셉션 : 음료, 주류 (와인 or 막걸리?), 스낵 ? - 리셉션 용 와인글라스 100개 • 빔프로젝터 ppt 제작김철우 행사순서, 퇴임교수 프로필, 주요순서, 협찬내역, 뒤풀이장소 소개 등 • 식사시간 중 상영물 준비 변용익 - 68학번 이후 졸업앨범에서 발췌 ppt로 제작 - 배경음악 선정 • 경품관리 및 추첨준비 : 김승현 행사장에서의 관리, 추첨 박스 마련 3회 호명 후 자리에 없는 분은 재추첨 경품순위별 추첨자 선정 : 추첨자가 직접 시상 (은퇴교수님들, 이과대동문회장, 상위학번 기대표, 경품찬조자 등) • 기념품 선정 및 준비 (참가자 모두를 대상으로)윤성한 • 현장 사후 정리 변용익/신동빈 + 접수요원, 안내요원 • 추첨정보 관리 --> 주소록 갱신 강성원     5. 기타 준비사항   • 뒤풀이 장소 선정강성원 • 소요경비 정산 및 보고김승현 • 사진자료 취합 및 카페보고 김철우