2021년 12월 『타임 매직(2/3)』 2021년 12월 2주차(207회) - 새날과 1달1책 읽기

[새날]

안녕하세요. 새날입니다.

지난 주는 책 소개와 ‘Time Magic 1 시간에 대한 기존 인식부터 바꿔라’에 대해 살펴 보았습니다.

이번 주는 ‘Time Magic 2 ~ Time Magic 4’을 같이 읽어 보며 생각해 봅니다.

〈 읽고 정리하고, 생각 나누기 〉

Time Magic 2 스스로 통제할 수 있는 시스템을 갖춰라

   지난 주 마지막에 ‘예측할 수 없는 상황의 통제’에 대한 설명이 있었습니다. 이번에는 아예 이것을 구체화하여 ‘통제 시스템’을 만드는 것에 관한 이야기입니다.

   ‘통제’란 말은 일정한 방향이나 목적에 따라 행위를 제한하거나 제약하는 것을 말합니다. 그리고 ‘시스템’은 어떤 과업의 수행이나 목적 달성을 위해 조직화되고 규칙적으로 상호 작용하는 기기, 벙법, 절차 등의 집합이라고 할 수 있습니다. 따라서 기본적으로 통제 시스템에서 ‘규칙’과 ‘매뉴얼’은 아주 중요합니다. 많은 성공적인 조직들이 실행지침, 체크리스트, 데일리 시스템, 정책, 절차 등을 자주 언급하고 꾸준히 강조하는 이유가 바로 이 때문입니다. 하지만 경계해야 할 것은 ‘지나침은 모자란만 못하다’는 말을 상기해야겠습니다. 변화해야할 시점에 기존의 강력한 통제시스템에 갇히면 더 이상 발전할 수 없기 때문입니다. 일단, 지금은 먼저 ‘통제 시스템을 갖추는 것에 주안점을 두고 살펴 보겠습니다.

   많은 사람들이 주어진 상황에서 자신이 무엇을 해야 하는지를 두고 방황을 거듭하지만, 시스템을 갖추고 습관화한다면 중요한 일들을 처리해내는 데 익숙해질 수 있습니다. 할 일을 아는 것과 행하는 것은 서로 다릅니다. 우리 중 상당수는 일이 잘 풀리기를 바라고, 소망하고, 기도하지만, 그것만으로는 성과를 이룰 수 없으며 소망을 구체화할 수도 없습니다. 원하는 바를 이루려면 훌륭한 계획과 효과적인 조치가 필요합니다.

   유기적 시스템을 제대로 갖추면 이점이 있습니다. 일을 제대로 완수하고 성과를 내서 얻게 되는 대가는 단지 물질적인 것만이 아니라 정신적·감정적인 것도 있습니다. 자신이 무엇이든 성취할 수 있다는 사실을 실감하게 된다는 점입니다. 이는 자신감과 자부심을 북돋워주고, 나아가 더 높은 수준의 성과와 자기 만족감으로 이어져 선순환 구조를 만듭니다.

   앞서 언급된 ‘통제’에 관해 좀더 살펴봅니다. 통제할 수 있느냐 없느냐의 문제는 시간관리에서 매우 큰 부분을 차지합니다.

먼저, 우리가 통제할 수 있는 사건도 있지만, 할 수 없는 사건도 있습니다. 날씨, 전쟁, 경제와 같은 것들은 통제 불능의 사건들입니다. 이와 관련해서는 벌어진 상황에 익숙해지는 방법을 배울 필요가 있습니다. 인생에는 발생 자체를 멈추거나 막을 수는 없어도 대비를 통해 어느 정도는 통제 가능한 일들이 있습니다. 미리 예상 가능한 시나리오를 준비하여 만일의 사태에 대비해 훈련하고 연습하며 조정해가는 것입니다.

   두 번째는 통제가 가능한 일이지만 통제하지 않는 편을 선택하게 되는 일입니다. 예를 들어 많은 사람들이 다이어트, 금연, 노후 대비자금 마련 등 잘 해보려고 하지만 잘 되지 않습니다. 이런 경우 통제에 실패했다고 생각하지만, 엄격히 말하면 자신의 선택과 의지에 의한 결과입니다.

   셋 번째, 통제할 수 있을 거라 생각하지만 실제로는 불가능한 것들이 있습니다. 그 예로 다른 사람들을 변화시키는 일을 들 수 있습니다. 다른 사람의 단점을 장점으로 바꾸고, 내성적인 성격을 외향적인 성격으로 바꾸려 노력하는 것은 거의 불가능에 가깝습니다.

   마지막으로, 통제 가능하다고 생각하고 실제로도 통제 가능한 일들 입니다. 이런 일들은 자신의 인생에 대해 책임을 질 때, 자신의 시간을 포함한 모든 일들을 스스로 통제할 수 있는 수준에 도달할 때 비로소 경험할 수 있는 경지라고 합니다. 아마도 시간 관리는 이러한 일들이 많아지게 하는 것이지 않을까 하는 생각을 해 봅니다. 이에 저자는 다음과 같이 강조합니다.

자신이 어떻게 할 수 없는 것에 대해서는 잊고, 통제할 수 있는 것을 찾아서 거기에만 집중하라. 그것이 시간을 제대로 관리하는 것이며 성과를 얻게 되는 길이다.

   훌륭한 시간관리 시스템은 균형 잡힌 생활을 하는 데에 도움이 되어야 합니다. 사람들은 일과 가정 사이에 인공적인 장벽을 세워 둘을 갈라놓지만, 사실은 일에서 문제가 생기면 가정에서도 문제가 생기고, 가정에서 문제가 생기면 일에서도 역시 문제가 생기기 마련입니다. 그러므로 계획을 세울 때는 항상 자신의 생활 전반을 고려하고 살펴볼 필요가 있습니다.

   먼저 ‘계획을 세운다’는 것은 어떤 의미일까요? 단순히 이야기하자면, 매일 적게는 몇 분 길게는 30분 내외의 시간을 투자해 자신이 해야 할 일들에 대해 생각하는 것입니다. 하루만이 아니라 주간, 월간 단위로도 생각할 수 있습니다. 자신이 정말 계획을 세우는 데 능숙해지면 연간 계획이나 향후 몇 년간의 계획도 매일 세울 수 있게 됩니다. 요점은 자신의 생각대로 적당한 시점에 기입하는 체계적인 방법이 필요하다는 것입니다. ‘해야 할 일’의 리스트를 작성하면 실제로 그것을 해낼 가능성이 급격히 증가합니다. 따라서 아침이든 저녁이든 특정 시간을 정해 생각을 정리하고 ‘해야 할 일’의 리스트를 작성해야 합니다.

   다음으로는 계획을 세울 때 고려할 항목들입니다. 저자는 업무상 책임, 가정에서의 책임, 사회적 책임, 재정적 책임, 건강상 책임, 커뮤니케이션, 자기계발 등에 대해 편향됨이 없이 고르게 시간을 배분 해야 한다고 합니다. 그래야만 앞서 언급된 바와 같이 한 쪽의 문제가 다른 쪽의 문제로 이어지지 않기 때문입니다. 그러나 균형에만 너무 집착하면 어떤 문제의 크기에 따라 그 사안에만 집중력을 높여야할 경우 오히려 문제 해결에 시간이 부족할 수도 있습니다. 이때는 다른 시간을 조금 희생해서라도 그 사안에 좀 더 몰입하는 등 어느 정도 유연성을 발휘할 필요가 있습니다. 그다음 문제해결 이후 다시 본래의 일상으로 돌아가는 것이죠. 즉 긴 시간의 흐름 속에서 때로는 한 쪽으로 치우치기도 하지만 다시 균형을 잡아가는 회복력이 필요하지 않을까 합니다.

새날의 생각 나누기

   정경수 지음의 『계획 세우기 최소원칙』이라는 책이 있습니다. 이 책에는 시작만 하고 끝내지 못한 일들을 완료하는 현실적인 방법이 담겨 있습니다. 계획 세우는 데 도움 되는 일부 내용을 소개합니다(이하 출처1 참고).

   계획은 절대적인 것이 아닙니다. 목표를 세우고 실천하는 과정에는 예상하지 못한 일이 비일비재하게 발생합니다. 전혀 예상하지 못했던 제안을 받기도 하고, 계획에 없던 장기 출장이나 여행을 떠날 수도 있습니다. 갑자기 목표를 바꿀 수도 있고 지금까지 해온 일을 모두 중단하고 다시 시작해야 할 때도 있습니다. 목표와 계획을 수시로 바꾸면 안 되지만 계획을 절대로 바꾸면 안 된다고 생각할 필요는 없습니다. 목표를 달성하기 위한 계획에는 유연함이 필요합니다. 매일 실천해야 하는 일과 크고 작은 계획, 궁극적인 목표를 이루기 위해서 단계적으로 할 일을 점검하고 다음 단계에 어떤 일을 해야 하는지, 목표를 향해 올바른 방향으로 전진하고 있는지 자주 확인해야 합니다.

   계획을 수시로 점검하면 계획과 실제의 차이를 알 수 있습니다. 진행사항을 정량적인 수치로 표현한다면 더 확실하게 차이가 나타납니다. 계획대로 진행되지 않는 원인이 분명하면 계획을 수정해야 합니다. 수정한 계획을 실행하면서 또 실제와 차이가 발생하면 다시 수정합니다. 계획을 수정하면서 끝까지 실행하면 시간이 오래 걸리더라도 목표를 달성할 수 있습니다. 그리고 나면 더 견고한 계획을 세울 수 있습니다.

   계획을 세우는 것은 시간을 분배하는 것입니다. 더 중요한 일, 오랜 시간이 걸리는 일에 많은 시간을 배분하고 쉬운 일, 짧은 시간에 끝내는 일은 자투리 시간에 배분하면 계획표가 완성됩니다. 그리고 나면 시간이 생기게 됩니다. 계획을 세우는 데 더 많은 시간을 들인 사람이 결과적으로 더 빨리 목표를 달성하고 더 많은 여유시간을 갖습니다.

    할 일과 시간을 통제하려면 수집, 명료화, 정리, 검토, 실행 다섯 단계를 거치면 됩니다. 할 일과 주의를 끄는 일을 수집하고 일을 하는 이유와 의미를 명확히 합니다. 필요한 일, 꼭 해야 하는 일, 시간만 낭비하는 일을 구분해서 정리한 다음 실행하기 위해 필요한 사항들을 검토합니다. 일에 대한 검토를 마쳤다면 한 가지씩 실행에 옮깁니다.

   이 중 가장 어려운 것이 실행입니다. 할 일을 수집해서 분명하게 정리하고 검토했지만 막상 실행하는 순간에는 하고 싶은 일, 당장 할 일이 너무 많이 눈에 들어옵니다. 그러다 보면 여러 가지 일을 동시에 처리하려고 합니다. 이것이 실행하는 데 걸림돌이 됩니다. 큰 성공을 이룬 사람들에게는 단 한 가지 일에만 모든 정신을 집중했다는 공통점이 있습니다. 만족할만한 성과를 거두지 못한 사람, 계획만 세우고 실천하지 못하는 사람은 동시에 여러 가지 일에 집중하려고 합니다.

   종합하면 할 일과 주의를 끄는 일을 정리하고 일을 하는 이유와 의미에 따라 필요한 일, 꼭 해야 하는 일, 시간만 낭비하는 일을 구분해서 정리한 다음 실행하기 위해 필요한 사항들을 검토합니다. 일에 대한 검토를 마치면 하나씩 실행에 옮깁니다. 할 일 목록과 계획표를 만들고 한 번에 한 가지 일에 집중하는 게 할 일과 시간을 통제하는 유일한 방법입니다.

Time Magic 3 ‘데이 타이머’ 시스템, 이렇게 활용하라

   이 장에서는 저자의 ‘데이 타이머’ 시스템을 소개합니다. 데이 타이머 시스템은 ‘어드밴스 플래너(Advance Planner)’와 ‘리얼 플래너(Real Planner)’ 두 가지로 나뉩니다.

   ‘어드밴스 플래너’는 월 단위로 주요 일정을 계획하고 체크할 수 있도록 하는 공간입니다. 한 눈에 한 달 동안의 주요 일정을 살펴볼 수 있는 기본적인 캘린더입니다. 업무상의 미팅이나 약속, 행사, 활동 등 주요 일정을 이 어드밴스 플래너에 1차로 기록해둡니다. 이를테면 업무보고, 업무회의, 각종 미팅 및 직원 면담, 고객과의 저녁식사, 정기 건강검진, 휴가 등이 해당하는 날짜에 시간과 함께 기록합니다. 매일의 계획을 본격적으로 짜기에 앞서, 주요 스케줄을 미리 확인하고 기록하는 페이지라는 의미에서 Advanve(사전, 事前) 플래너’라고 부릅니다.

   기록할 때는 작은 공간의 활용과 빠르게 기입하기 위해 그리고 단번에 확인하기 위해 거의 약자를 씁니다. 예시로 ‘OPT’라고 하면 ‘Office’와 ‘Planning Time’을 합친 표현입니다. 그리고 ‘E’라는 것은 운동(Exercise)의 약자입니다. 다음으로 업무 보고나 회의, 미팅, 약속 등은 상대의 이름을 중심으로 기입합니다. 또한 어드밴스 플래너 오른쪽에는 ‘노트(Notes)’란이 있는데, 꼭 기억해야 하거나 주기적으로 상기할 필요가 있는 사항들이 있다면 추가적으로 이 공간에 미리 기록해둡니다.

   저자의 어드밴스 플래너는 18개월 분량으로 갖춰져 있습니다. 보통 플래너는 1월부터 12월까지의 캘린더만 갖춰놓지만, 저자는 좀 더 장기적이고 연속적인 관점에서 계획을 세우기 위해 1년 6개월을 기본으로 생각한다고 합니다. 그리고 향후 5년까지의 일정을 기록할 수 있는 별도의 공간도 어드밴스 플래너 뒤편에 마련해놓는다고 합니다. 1주차에 시간관리의 문제에서 중요한 것 중 하나는 단기와 장기를 동시에 고려해야 한다고 하였습니다. 그 이유가 단순히 하루의 문제가 아니라 한 달, 1년, 10년 그리고 일생의 문제이기 때문이었습니다. 어드밴스 플래너를 잘만 활용한다면 이것이 가능할 수 있겠다는 생각이 듭니다.

[ 예시 그림: 어드밴스 플래너 부분 캡쳐 ]

    리얼 플래너(Real Planner)는 데일리 플래너(Daily Planner)로 본격적으로 일을 계획하고 관리하기 위한 ‘플래닝 타임’의 영역입니다. 크게 4개의 섹션으로 구성되어 있습니다.

   첫 번째, ‘주요 일정 및 이벤트’ 공간입니다. 어드밴스 플래너에 적힌 내용을 좀 더 상세히 반영하는 곳입니다.

    두 번째 ‘오늘 해야 할 일’ 의 공간입니다. 매일 아침 ‘플래닝 타임’에 작성하는 영역입니다. 그날그날 할 일들을 생각하고 계획해서 기록합니다. 여기서 말하는 ‘오늘 해야 할 일’은 오늘 끝마쳐야만 하는 일’이 아니라 ‘오늘 착수하려는 일’을 의미합니다.

    세 번째는 ‘연락 및 응답’의 공간입니다. 내가 연락을 해야 하는 일 혹은 회신을 해줘야 하는 곳 등을 전부 메모해 두는 영역입니다. 연락을 취해야 하는 곳을 이렇게 기록해두면 내가 어디에 있든 플래너를 지니고 있다가 1, 2분씩 짬이 날 때마다 전화번호를 찾아서 통화할 수 있습니다. 통화를 마치면 리스트에 곧바로 체크 표시를 해둡니다.

   네 번째는 ‘다이어리 및 메모’의 공간입니다. 더 구체적인 사안, 필요한 정보, 기억해야 할 사항 등을 기록해두는 영역입니다. 이 영역은 무엇을 메모하든 제한을 두지 않습니다. 회의 때 꺼내야 할 안건, 미팅 때의 핵심사항들, 회의 중 새롭게 나온 아이디어나 더 깊이 고민할 필요가 있는 주제, 인상 깊게 읽은 책의 한 구절 등을 기록하기도 합니다.

   이상으로 저자의 ‘데이 타이머’ 시스템과 그 활용법에 대해 알아보았습니다. 이 시스템에서 중요한 것은 시간이 아니라 어떤 선택을 하느냐입니다. 우리는 수많은 선택을 하며 살아갑니다. 어느 위치, 어떤 상황에서 건 무엇을 하든 우리에게 주어진 과제는 현명한 선택을 하는 일입니다. 매일의 ‘플래닝 타임’이 중요한 이유도 여기에 있습니다.

   계획을 세울 때에는 내일, 다음 주, 다음 달, 내년, 향후 2년, 5년, 그리고 그보다 더 먼 미래에 대해서도 차례대로 생각해볼 필요가 있습니다. 해야겠다고 생각하는 일이나 새롭게 마음먹게 된 일이 있으면 그 즉시, 그것을 성취해나갈 계획을 세우기 시작해야 합니다. 그리고 그 내용을 글로 써서 절대로 잊어버리지 않도록 하고, 마음먹은 바를 실제로 성취할 때까지 끊임없이 노력해야 한다는 것을 잊지 말라고 저자는 당부합니다.

새날의 생각 나누기

   앞의 어드밴스 플래너의 일부분을 캡쳐한 예시 그림을 보면 일정한 규칙이 존재하는 것을 발견할 수 있습니다. 대부분 하루, 월간 일정은 거의 일상적으로 반복되는 일정이 있고, 거기에 기한성을 가지거나 시기적으로 반복해서 나타나는 일정 등이 있습니다. 따라서 일상적인 일에 미리 규칙을 정해 놓으면 매번 같은 고민을 할 필요가 없습니다. 어떻게 실천할지 미리 계획하고 있기 때문에 빠르게 처리할 수 있고, 반복해서 습관이 되면 순서와 형식을 고민하지 않고 부담없이 바로 실천할 수 있습니다. 그래서 중요한 일에 더 많은 힘을 쏟을 수 있습니다. 계획을 짤 때 먼저 ‘규칙화 하기’를 선행하는 것이 필요하겠습니다.

   ‘Time magic 2’에서 소개한 정경수 지음의 『계획 세우기 최소원칙』에서는 ‘시간 가계부’라는 말이 나옵니다(이하 출처1 참고). ‘시간 가계부’는 일을 하는데 쓴 시간을 기록하는 것을 말합니다. 쉽게 말하면 돈을 관리하기 위해 가계부를 적는 것처럼 시간을 관리하기 위해 가계부를 만들어 적는 것입니다. 따라서 시간 가계부는 ‘계획’을 적는 게 아니라, 어떤 일에 실제로 어느 정도 시간이 들었는 지를 기록하는 것입니다. 그러면 어떤 일을 하는데 어느 정도의 시간이 필요한지 예상할 수 있어서 보다 구체적으로 계획을 세우고 실천하는 데 큰 도움이 될 뿐만 아니라 낭비한 시간도 알게 됩니다. 무심코 하던 일들이 얼마나 많은 시간을 잡아먹는지, 쓸모없는 일을 하는데 많은 시간을 보낸다는 사실을 자기 눈으로 직접 확인하면 시간 낭비를 최소화하는 방향으로 계획을 세울 수 있습니다.

   정리하면 시간 가계부를 적으면 세 가지를 알 수 있습니다. 첫째, 어떤 일에 어느 정도 시간이 드는지 파악할 수 있습니다. 둘째, 나중에 계획을 세울 때 시간을 정확하게 예측할 수 있습니다. 셋째, 하루 동안 어떤 일에 많은 시간을 썼는지 알 수 있습니다. 여러 가지 일을 한 것 같지만 정작 한 가지 일도 제대로 끝내지 못한 원인도 밝힐 수 있습니다. 그 결과 집중하는 방법과 시간을 효율적으로 사용하는 방법을 터득하고 시간을 관리하는 노하우가 생기게 됩니다. 무언가 일이 비효율적으로 하고 있다는 생각이 들면 이 ‘시간 가계부’를 한 번 작성해 보는 것도 좋겠습니다.

그럼 다음 주에도 같이 읽어보도록 하겠습니다.

〈 참고 도서 〉

O 출처1: 『계획 세우기 최소원칙』, 정경수 지음, 큰그림 출판, 2018.03.21 출간, 328 쪽, 계획 세우기 최소원칙 - 교보문고 (kyobobook.co.kr)

〈 마인드 맵으로 한 장에 보기 〉

2021년 12월 2주차(207회) 타임 매직(2_3).pdf

462.93KB

〈 소통과 성장의 장 〉

카페 : 새날과 함께하는 책 모임 - Daum 카페, https://cafe.daum.net/bookandlife

초대 : http://kko.to/H983bfp4M

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매일매일 해가 뜨고 지는 일이 늘 반복되지만

그래도, 어제보다 좀 더 나은 내일이 되었으면 하는 바람으로

더불어 함께, 새로운 오늘을 충실히 잘 살아가기를 소망합니다.

또한  남과의 비교가 아닌,

어제 나와의 비교를 통해 하루하루 성장하는 나를 만나고 싶습니다.

-새날 드림/Dream

[새날]

〈 이야기 자리 주제 〉

자신만의 시간관리 시스템이 있다면 이를 소개하고 공유하여 서로에게 도움이 되었으면 합니다.
아니면 앞으로의 시간관리 계획과 실행 방안에 대해 이야기 나누는 것도 좋겠습니다.

[새날]

저는 이 책을 2017년에 읽었습니다. 그리고 이 책의 개념적인 것의 상당 부분을 차용하여 2017년부터 적용해 오고 있습니다. 그 전에는 단순히 엑셀에 기록하는 수준이었는데 이 방식을 적용해 보니 좀 더 체계적인 시간 관리가 가능해졌습니다.
저자는 대부분 아날로그 방식을 사용하고 또 권하고 있지만 저는 모든 부분을 디지털 방식으로 적용하고 있습니다. 예를 들자면 어드밴스 플래너는 구글 캘린더로 관리하고 리얼 플래너는 에버노트에 일자별 노트를 만들어 관리합니다. 처음 적용했을 때와 지금을 비교해보면 기본적인 틀은 크게 변하지 않았지만 내용과 형식에 있어서는 상황에 따라 조금씩 바뀌어 가는 것 같습니다. 저 나름의 방식을 찾아가고 있는 것이죠. 하지만 앞서 언급한 바와 같이 아직 주간/월간/반기/연간 단위로 점검하고 되돌아보기는 좀 부족한 면이 있습니다. 앞으로 이 부분에 좀 더 신경 쓰려고 합니다.
시간관리의 긍정적인 면은 어려운 상황이 와도 일상의 규칙은 습관화되어 계속되기 때문에 무너지지 않고 견디는 힘이 되어 주기도 합니다. 그만큼 시간관리는 인생에 있어서 매우 중요하다고 생각합니다.