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생활 속에서 긴급한 일이 자꾸 생기는 이유는 뭘까요? 이에 대해 저자는 당신이 체계적이지 않은 데다 맡은 일을 제대로 처리할 시스템을 갖추지 못했기 때문이라고 합니다. 아무리 좋은 아이디어가 있더라도 그것을 완수하지 못하면 아무런 소용이 없습니다. 일을 완수하는 방법은 플래너에 기입하여 스케줄을 제대로 짜는 것입니다. 업무적인 것이든, 개인적인 것이든 자신의 인생에서 우선시되는 모든 것들에 대한 스케줄을 짜서 기록해야 합니다. 그래야만 그것을 관리할 수 있습니다.
다수의 긴급사항은 필수적이던 일들을 미리 해결하지 않아서, 그리고 필수적인 일들은 중요한 일을 제대로 하지 못해서 발생하는 것입니다. 이런 악순환에서 벗어나려면 “중요 → 필수 → 긴급”의 순으로 계획되어지고 실행되어야만 긴급한 일의 발생을 줄일 수 있을 것입니다.
새날의 생각 나누기
급한 것보다 중요한 것을 먼저 하는 방법과 자신에게 중요한 일을 판별하는 방법에 대해 스티븐 코비는 『소중한 것을 먼저 해라』와 『성공하는 사람들의 7가지 습관』에서 다음과 같이 설명합니다(이하 출처2, 3 참고). 하루의 일정을 네 가지로 분류해서 매트릭스에 표시합니다. 1사분면에는 중요하면서도 급한 일, 2사분면에는 중요하지만 급하지 않은 일, 3사분면은 중요하지 않지만 급한 일, 4사분면은 중요하지도 급하지도 않은 일입니다. 1사분면의 중요하면서도 급한 일은 생존에 관련된 일(지금 당장 해야할 일)이고 2사분면은 가치 있는 일(중장기적으로 꼭 해야할 목표)입니다. 1사분면과 2사분면은 다른 어떤 일보다 집중해야 하는 일입니다. 3사분면에는 중요하지 않은 데도 급하다는 이유만으로 중요한 것처럼 보이는 일들이고, 4사분면은 잡다한 것들로 시간을 낭비하는 일입니다. 이를 표로 정리하면 다음과 같습니다(이하 출처1 참고).
스티븐 코비의 시간관리 매트릭스
급하지 않지만 중요한 일(2사분면의 일)을 미루는 사람들이 많습니다. 시간관리 매트릭스에 할 일을 넣어보면 급하면서 중요한 일, 급하지 않지만 중요한 일을 명확히 알 수 있습니다. 많은 사람들은 우선순위에서 상위에 있는 일들이 정말 중요한 일이라고 생각하지만 실제로는 그렇지 않은 경우가 많습니다. 만약 우선순위가 잘못돼 있다면 하지 않아도 되는 일에 지나치게 많은 노력과 시간을 기울이는 꼴이 됩니다.
할 일 목록을 우선순위 매트릭스로 분류할 때 중요도와 긴급성이 비슷해서 우열을 가리기 어려울 때가 많습니다. 할 일을 다이어리에 적어놓고 분류하면 거의 대부분 중요하고 긴급하게 보입니다. 1사분면이 제일 먼저 가득 찹니다. 우선순위 상위에 있는 일들이 제일 먼저 끝나야 하는데 실제로는 일이 끝나지 않습니다. 오늘 다이어리에 적은 할 일이 다음날 할 일 목록에 또다시 나타납니다. 할 일이 완료되어 사라지지 않고 긴급한 일이 됩니다. 중요하지만 급하지 않은 일도 시간이 지나면 중요하고 급한 일이 됩니다. 중요하지 않다고 생각해서 미뤄둔 일도 며칠 지나면 급한 일이 됩니다. 결국 긴급한 일이 될 때까지 2,3,4분면의 일들을 계속 미루기 때문에 모든 일이 중요하고 급한 일이 됩니다. 『타임 매직』에서도 언급되었다시피 대다수의 긴급한 사항은 해야할 일들을 미리 해결하지 않아서 발생하는 것입니다. 결국 ‘늑장’, ‘꾸물거림’, ‘미루는 버릇’ 등을 없애야만 이 악순환의 고리를 끊을 수 있습니다.
진짜 문제는 일의 우선순위가 아니라 그 일을 실제로 하는 것입니다. 그래서 우선순위는 궁극적인 목표를 달성하기 위한 행동을 기준으로 정해야 합니다. 중요도와 긴급성에 따라 우선순위를 정하는 것만큼 실행도 중요합니다. 그리고 중요한 일에 얼마나 많은 시간을 사용하느냐가 더 중요합니다. 시간관리에 성공하려면 중요한 일에 시간을 더 많이 할애하고 실제로 행동할 수 있는 계획을 세워야 합니다. 가장 적은 시간을 들여서 최대의 성과를 올리기 위해서 우선순위를 정합니다. 할 일 목록에서 일을 하나만 완료했다 하더라도 그 일이 가장 중요한 일이라면 덜 중요한 일, 중요하지 않은 일을 하느라 시간을 보내는 것보다 낫습니다. 우선순위를 정했다면 제일 위에 있는 일은 반드시 실행하도록 노력해야겠습니다.
Time Magic 5 시간낭비를 만드는 상황을 벗어나라
사업을 하든, 직장생활을 하든, 어떤 일을 하든 앞서 언급된 ‘늑장’ ‘꾸물거림’ ‘미루는 버릇’ 등은 경력을 망치는 주범입니다. 또한 비즈니스를 진행하는 데 있어 꾸물거림이야말로 최악의 결과를 초래하는 악수(惡手)입니다. 저자는 시간관리를 이렇듯 철저하게 하는 이유가 꾸물거리지 않고 움직이기 위한 것이라고 합니다. 상황에 앞서 능동적으로 행동하고 기회를 놓치지 않는 사람이 되기 위해 저자는 매순간 움직인다는 것입니다. 이를 위해 다음 13개지의 원칙을 집요하게 실천하고 있는 데 이를 차용하여 자신의 삶에 적용해보면 좋겠습니다.
위의 13가지 중에 세 번째 항목인 목표에 대해 좀더 살펴 보겠습니다. 목표는 존재 자체만으로도 실현을 돕는 자극제가 될 수 있습니다. 또한 자신의 목표를 다른 사람에게 말하는 것은 목표 달성을 위해 도움을 구하는 계기가 되기도 합니다.
목표 달성을 위한 가장 중요한 단계 중 하나는 그것을 기록으로 남기는 것입니다. 이 한 단계가 정말 큰 차이를 만듭니다. 기록은 무형의 생각에 불과하던 것을 구체적인 무언가로 바꿔줍니다. 상상하는 바를 현실로 만들고자 한다면 기록하는 과정이 절대적으로 필요합니다.
목표를 설정하는 원칙은 간단합니다. 목표는 아주 구체적으로 세워야 합니다. 달성의 성패를 판단할 수 있게끔 세워야 합니다. 일정 시간이 지난 후 평가할 수 없다면 목표가 될 수 없습니다. 또한 목표는 다른 사람이 당신에게 바라는 것이 아니라, 자신이 진심으로 이루고자 하는 것이어야 합니다.
목표 설정에는 여러 가지 방법이 있겠지만 널리 알려진 SMART 기법을 되새겨 볼까 합니다. 참고로 SMART 기법은 조지 도란(George T. Doran)이 1981년에 ‘There’s S.M.A.R.T. Way to Write Management Goals and Objective’라는 글을 통해 처음 알린 목표 수립 기법입니다. 그 의미는 다음과 같습니다.
S(Specific): 구체적인 목표
M(Measurable): 측정할 수 있는 목표
A(Attainable): 달성할 수 있는 목표
R(Relevant / Realistic): 관련성 있는 목표 / 현실적인 목표
T(Time-bound): 명확한 기한이 있는 목표
위의 SMART 기법을 통해 자신만의 스마트한 목표를 설정하고 이를 달성하기 위해 꾸물거리거나 미루지 말고 바로 시작하는 것입니다. 그 과정에서 스스로에게 계속해서 질문을 던져 봅니다. “나는 이 목표를 달성하기 위해 지금 무엇을 하고 있는가?”
다음은 책에서 말한 주의를 집중하는 데 도움되는 글입니다. 직장에서 자신이 맡은 일이 무엇이든 다른 사람의 말에 귀를 기울이는 자세는 필수 덕목입니다. 저자는 이에 대한 6가지 기본원칙을 제시하고 있습니다.
이외에 저자는 회의에 대해서도 조언을 합니다. 우리는 회의에 많은 시간을 씁니다. 그래서 어떤 사람은 극단적으로 회의의 무용론을 주장하기도 합니다. 하지만 일은 혼자 하는 것이 아니라 여럿이 함께 하는 것입니다. 하나의 목표를 위해 서로 발을 맞추어 걸어가기 위해서는 ‘회의’라는 것을 통해 각자의 일의 진행을 확인해야 합니다. 일이 목표한 바에 따라 진행되고 있는지, 진행이 늦어지고 있다면 그 이유와 해결 방법은 무엇인지 등에 대해 소통을 하는 것입니다, 그러나 때로는 회의 목적이 상실되고 정례적인 것이 되어 시간이 의미없이 소모적으로 쓰이는 경우도 있습니다. 이를 방지하고 회의시간을 낭비 없이 제대로 활용하기 위한 팁을 책에서 제시하고 있습니다.
새날의 생각 나누기
직장인을 위한 좀 더 구체적인 시간관리 방법을 서술한 책을 추가로 간단히 소개합니다(이하 출처4 참고). 퀸튼 신들러 지음의 『성공한 사람들의 시간관리 컨설팅』이라는 책으로 경영인과 전문직업인을 위한 시간관리 설명서라고 할 수 있습니다.
시간관리에 관한 책들을 찾아보면 대부분이 추상적인 규칙이나 어떤 사람의 체험담 같은 것이 많아서 실제로 자기 일에 응용하려면 그렇게 간단치만은 않습니다. 그런 의미에서 이 책은 아주 실무적인 것으로서 어떻게 하면 시간을 효과 있게 활용할 수 있을 것인가를 구체적으로 기술하였습니다.
직장에서의 시간 활용의 근본은 일의 처리방법, 계획서 작성, 조직 구성, 컨트롤 방법, 교육 및 훈련, 일을 맡기는 방법, 의사결정 방법 등에 있으며, 이런 것을 잘하면 결국 시간을 절약하고 나아가 시간 활용을 잘할 수 있게 됩니다. 책의 내용은 아래와 같이 10개의 장으로 구성되어 있습니다.
제1장 가치 있는 인생을 위한 시간관리, 제2장 8시부터 5시까지의 시간관리, 제3장 계획수립 시간관리, 제4장 신속한 업무처리 시간관리, 제5장 의사결정을 내리는 시간관리, 제6장 문서작성 시간관리, 제7장 의사전달 시간관리, 제8장 회의 시간관리, 제9장 리더십의 시간관리, 제10장 시간을 낭비하는 숨은 함정.
전체 쪽 수가 256페이지로 도표 등을 제외하면 내용이 그리 많지 않고 짤막한 단위 소주제로 되어 었어 빠르게 읽을 수 있으니 참고해보면 좋겠습니다.
〈 책 닫기 〉
이상으로 3주에 걸쳐 『타임 매직』을 같이 읽어 보았습니다. 그 내용에 대해 간단히 돌아보면 이렇습니다.
Time Magic 1에서는 시간에 대한 기존 인식부터 바꾸라고 합니다. 사람들이 무엇을 해야 할지 알면서도 하지 않는 데에는 여러 가지 심리적인 이유가 있겠지만, 한 가지 주된 이유를 꼽자면 그건 단지 ‘어떻게 해야 할지 모르기 때문’입니다. 해야 할 일을 시작하기 위한 체계화된 수단이 없기 때문인 것입니다.
그래서 Time Magic 2에서는 스스로 통제할 수 있는 시스템을 갖추라고 합니다. 통제할 수 있느냐 없느냐의 문제는 시간관리에서 매우 큰 부분을 차지합니다. 그래서 저자는 자신이 어떻게 할 수 없는 것에 대해서는 잊고, 통제할 수 있는 것을 찾아서 거기에만 집중하라고 합니다. 그것이 시간을 제대로 관리하는 것이며 성과를 얻게 되는 길이라고 합니다.
Time Magic 3에서는 저자가 사용하는 ‘데이 타이머’ 시스템을 소개하였습니다. 이 시스템은 ‘어드밴스 플래너’와 ‘리얼 플래너’라고 하는 두 가지로 구성되어 있습니다. 어드밴스 플래너는 사전 플래너로 월 단위로 주요 일정을 계획하고 체크할 수 있도록 합니다. 리얼 플래너는 데일리 플래너로 본격적으로 일을 계획하고 관리하기 위한 플래닝 타임 영역입니다. 크게 4개의 섹션으로 구성되어 있는데 ①주요 일정 및 이벤트, ②오늘 해야 할 일, ③연락 및 응답, ④다이어리 및 메모 공간에 일을 계획하고 기록 관리합니다.
Time Magic 4에서는 우선순위 설정에서 실행까지를 다루고 있습니다. 저자는 우선 순위의 기준을 ‘긴급’ ‘필수’ ‘중요’의 순으로 구분하고 이에 따라 처리합니다. 만일 오늘 안으로 다 마치지 못하면 다 완수할 때까지 계속 플래너에 기록하여 관리합니다. 만약 긴급한 일이 자꾸만 생긴다면 그것은 체계적인 일 처리 시스템을 갖추지 못했기 때문입니다. 따라서 일을 완수하는 방법은 플래너에 기입하고 일정을 짜고 실행하고 결과를 기록하여 관리하는 것입니다.
마지막으로 Time Magic 5에서는 시간을 낭비하는 상황을 벗어나라고 합니다. 사업을 하든, 직장생활을 하든, 어떤 일을 하든 ‘늑장’ ‘꾸물거림’ ‘미루는 버릇’ 등은 자신의 경력과 비즈니스에도 안좋은 결과를 만들어 냅니다. 이를 해결하는 방법은 시간관리입니다. 저자는 시간을 낭비하지 않기 위해 실천해야될 13가지 원칙과, 주의 집중을 도와주는 6가지 기본원칙, 회의를 제대로 활용하는 6가지 방법을 제시하였습니다.
이 책에서 저에게 가장 기억에 남는 것은 “시간관리는 단순히 하루의 문제가 아니라 한 달, 1년, 10년 그리고 일생의 문제이다”라는 말입니다. 앞으로의 좀 더 나은 삶을 위해 시간을 소중히 써야겠다는 생각을 해 봅니다. 그러기위해서 저의 시간관리 시스템을 다시 점검해보고 보완해 나가야겠습니다.
이제 2021년 남은 시간이 얼마 남지 않았습니다. 새로운 2022년에는 자신만의 시간관리 시스템을 만들어 많은 사람들이 좀 더 나은 변화된 삶을 만들어 갔으면 좋겠습니다.
다음 주는 2021년 마지막 주차로 하반기 읽은 책을 종합 정리해 보려고 합니다.
그럼 다음 주에 뵙겠습니다.
〈 참고 도서 〉
O 출처1: 『계획 세우기 최소원칙』, 정경수 지음, 큰그림 출판, 2018.03.21 출간, 328 쪽, 계획 세우기 최소원칙 - 교보문고 (kyobobook.co.kr)
O 출처2: 『소중한 것을 먼저하라』, 스티븐 코비 지음, 김경섭 옮김, 김영사 출판, 1997.02.25 출간, 소중한 것을 먼저하라 - 교보문고 (kyobobook.co.kr)
O 출처3: 『성공하는 사람들의 7가지 습관』, 스티븐 코비 지음, 김경섭 옮김, 김영사 출판, 2003.10.01 출간, 성공하는 사람들의 7가지 습관 - 교보문고 (kyobobook.co.kr)
O 출처4: 『성공한 사람들의 시간관리 컨설팅』, 퀸튼 신들러 지음, 김영선 옮김, 문장 출판, 2011.05.09 출간, 256 쪽, 성공한 사람들의 시간관리 컨설팅 - 교보문고 (kyobobook.co.kr)
〈 마인드 맵으로 한 장에 보기 〉
〈 소통과 성장의 장 〉
카페 : 새날과 함께하는 책 모임 - Daum 카페, https://cafe.daum.net/bookandlife
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매일매일 해가 뜨고 지는 일이 늘 반복되지만
그래도, 어제보다 좀 더 나은 내일이 되었으면 하는 바람으로
더불어 함께, 새로운 오늘을 충실히 잘 살아가기를 소망합니다.
또한 남과의 비교가 아닌,
어제 나와의 비교를 통해 하루하루 성장하는 나를 만나고 싶습니다.
-새날 드림/Dream
첫댓글 〈 이야기 자리 주제 〉
과거 하버드 대학 교육위원회에서 입학 성적이 우수한 한국 학생들의 상당수가 왜 낙제했는지 분석했고 그 결과를 아래와 같이 한 문장으로 정리했습니다.
‘Nothing! Long term life goal.’
이들이 낙제한 원인은 ‘장기 목표가 없었기 때문’이었습니다. 목표가 없는 계획은 있을 수 없고, 계획이 없는 시간관리도 있을 수 없습니다. 목표가 뚜렷해야 계획을 세울 수 있고 시간을 관리해야 목표를 이룰 수 있습니다. 자신만의 인생 목표가 없다면 이를 세워보는 시간을, 있다면 SMART 기법을 통해 점검해보고 보완해가는 시간을 가져 보면 좋겠습니다. 아마도 이런 이야기는 공개된 카페에서 거론하기에는 어려움이 있을 듯합니다.
그래서 다가오는 2022년에는 이것만은 꼭 해야겠다는 한 해 목표를 미리 세워보고, 시간관리를 어떻게 할 수 있을 지에 대해 이야기 나눠 보는 시간을 가져 보았으면 좋겠습니다.
저의 경우 몇 해 전부터 건강검진을 받아보면 안 좋아지는 항목들이 많아지고 있는 것 같습니다.
대부분이 음식과 운동이 관련되어 있습니다.
그래서 2022년에는 관리 가능한 C등급 항목을 몇 개 이하로 줄인다는 목표 하에 데일리 플래너를 통해 일간/주간 단위 계획을 세우고 건강 관리에 신경을 쓰려고 합니다.
음식의 경우 주중 집에서의 저녁은 간소하게 먹고, 공휴일에는 하루 2식만 합니다.
운동은 매일 5분 정도의 아침 스트레칭과 약 40분 정도의 빠른 걷기를 일주일에 최소 3회 이상 합니다.
매일의 점검은 요즈음 건강 관련 앱들이 많이 나와 있어 이를 통해 기록 관리합니다.
연말에 이르러 결과 평가는 2022년 건강검진 결과표로 확인하려고 합니다.
이런 노력을 통해 내년에는 반드시 좋은 결과를 얻을 수 있을 거라고 감히 기대해 봅니다.