프로세스 그룹웨어 도입하기

[도미니크]

회사를 경영하면서 회사에서 발생하는 대부분의 문제 원인을 파들어 가다 보면 모두 "커뮤니케이션"이슈에 귀착되는 것을 많이 보아 왔다.     회사에서 의사소통 만이라도 원활히 돌아가게 하는 능력을 가진 경영자가 있다면, 그는 충분한 자질이 있는 경영자라고 말하고 싶다.

내외부의 소통이 잘되는 상황에서도 회사가 잘 되지 않는다면 이는 "Act of God(신의 섭리)"로 간주해도 되지 않을 까? 생각한다.  

직원이 모두 한 사무실에서 근무하고, 상대방이 통화하는 이야기가 모두 들리는 상황이라도 커뮤니케이션이 충분하다고는 할 수 없다.   이러한 상황은 오히려 프라이버시가 보호되지 않는 상황이니, 격리된 회의실이나 인사관리자의 방은 방음이 된 공간을 배려하는 것이 필요하다.  

업무와 관계된 커뮤니케이션에 국한하여 생각한다면, 사안을 알아야 하는 사람이 알아야 하는 시간에 알아야 하는 정보를 원활히 획득하고, 알려야 하는 사람에게 알려야 하는 시간에 알려야 하는 정보를 전달할 수 있는가에 집중하고자 한다.   문제는 물리적, 시간적, 시스템적 환경의 제약이 정보를 주는자와 받는자 사이를 갈라놓기 때문이다.

최근에 손쉽게 접근할 수 있는 그룹웨어들은 이러한 한계를 극복시켜 준다.    20년 전에 포춘의 커버스토리로 LOTUS NOTES 그룹웨어를 다룬 적이 있었는데, 그 당시에 필자는 그 개념을 정확히 이해하지 못하였다.   Collaboration(협동)이라는 용어가 나온 것도 그 때의 일로 기억한다.  

이제는 ASP 형태의 저렴하고도 손쉽게 사용할 수 있는 그룹웨어들이 아주 많이 있다.   필자가 사용해 본 그룹웨어는 NOTES, Salesforce.com, 온넷, eCount 정도이다.    초기에는 Client/Server 환경에서 지금은 거의 Web상에서 작동하는 그룹웨어가 대세인 것 같다.

Web상에서 구동하는 그룹웨어를 도입하게 되면, 전세계 어디에 있던 회사 업무를 처리할 수 있다.   최신의 회사 정보를 다운로드할 수 있고, 이메일로 업무를 처리하고, 방문보고서를 공유하고, 재무적 결제를 처리한다.    근래에는 이를 휴대폰, 스마트 폰에 연결하여 직원들이 메시지를 못 보았다고 오리발을 낼 수 없을 정도로 시스템이 지원되고 있으니, 한편으로는 직장인을 괴롭힐 정도이다.   

필자 개인적으로는 지나친 신속성은 오히려 실수를 부른다는 생각을 가지고 있다.   메일만 보고 답신을 너무 빨리 보내고 후회한 적이 한두번이 아니기 때문이다.   그래서 민감한 주제에 국한하여 오전에 온 메일은 오후에 답신하고, 오후에 온 메일은 그 다음날 답신하는 습관을 가지려고 노력하고 있다.   리얼타임 답신이 필요할 때도 있지만, 반드시 리얼타임으로 답신하지 않아도 충분한 버퍼가 있는 안건이 대부분이고 생각할 시간을 가지면서 실수를 피할 수 있기 때문이다. 

필자는 인당 년 7~8만원으로 이메일과 그룹웨어를 사용하고 있는데, 물론 기대하는 기능을 모두 제공하고 있지는 못하지만, 제공하는 기능을 다 쓰고 있지도 못하다.   그럼에도 그룹웨어를 사용함으로서 다국적 기업 못지 않게 훌륭한 IT 서비스를 이용하고 있다고 판단한다. 

모든 업무를 IT화, 자동화 하려는 생각은 현명하지 못하다는 생각을 가지고 있다.    정보는 물론 위험도 급속히 전파되는 문제를 야기 시키는 면도 있고, 또한 중요한 경영 판단을 기계가 대신해 줄 수도 없기 때문이다.    그러나, 좋은 그룹웨어는 회사의 생산성을 높일 뿐만 아니라, 지속가능한 계속사업의 필수요건이라 생각하고 있다.   가능하면, 이미 그룹웨어를 사용하고 있는 지인의 조언을 듣고, 도입을 검토하기를 권고한다.