[금융꿀팁 200선] 중소기업 사장님을 위한 회계부정방지 체크포인트 7가지

[금융꿀팁 200선] 중소기업 사장님을 위한 회계부정방지 체크포인트 7가지 ◈ 금융감독원은 중소기업 경영진이 회계부정방지를 위해 놓치지 말아야 할 내부통제 상 체크포인트 7가지를 선정하여 안내 □ (개요) 중소기업은 대기업에 비해 상대적으로 인력과 자원이 부족하고 내부관리보다는 영업을 중요시함에 따라 내부통제가 철저하지 않아 임직원 횡령 등 회계부정 가능성이 상존하고 있고,   ◦ 회사 규모가 크지 않아 횡령 등으로 거액의 손실을 입게 되는 경우 회사의 존립이 위태로울 수 있음  ◦이에, 금융감독원은 중소기업 경영진이 현금 및 예금 등에 대한 임직원 횡령 등의 회계부정방지를 위해 내부통제 상 놓치지 말고 확인할 필요가 있는 주요 체크포인트 7가지를 선정□ (체크포인트) 중소기업 경영진이 반드시 알아야 할 사항 및 쉽게 실행가능한 사항들을 정리하여 즉시 적용 가능하도록 안내 중소기업 회계부정방지 체크포인트 7가지  자금담당자와 회계담당자는 반드시 분리하세요  현금과 통장잔고는 사전 예고 없이 불시에 점검하세요  휴면계좌 등 사용하지 않는 계좌는 즉시 해지하세요  현금을 출금할 때는 관리자의 승인절차를 갖추세요 ❺ 통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 따로 보관하세요 ❻ 같은 업무를 너무 오래 하지 않도록 업무를 자주 바꿔주세요 ❼ 외부감사를 통해 회사의 재무상태를 점검하는 기회로 삼으세요 ◈ 최근 중소기업에서 발생한 임직원 횡령 등 회계부정사례를 간략히 소개하고, 각 체크포인트별로 내부통제상 취약점 및 개선방안을 제시 중소기업 A사의 직원 횡령 사례  󰋫 중소기업인 A사는 기존에 영위하던 사업의 성장에 한계가 있어 새로운 기술개발에 전념하고 있으며, 인건비 절감 등을 위하여 대표이사가 직접 기술개발을 담당하고 있음 󰋫 재무담당임원을 별도로 두고 있지 않고 영업담당임원이 재무업무를 겸직하도록 하고 있어 담당임원의 전문성이 부족한 상태임  󰋫 자금 및 회계업무는 회계팀장인 甲*이 모든 업무를 직접** 담당하고 있으며, 대표이사와 담당임원은 甲을 전적으로 신뢰하여 자금 및 회계 관련 업무의 대부분을 甲에게 위임하고 있음    * 입사 이후 약 20년간 회계부서에서 회계업무만 담당하였고, 최근 8년 동안은 자금업무도 같이 담당    ** 팀원이 1명도 없어 자금과 회계업무, 거래의 실행과 기록, 자산 보관 등 모든 업무를 甲이 혼자서 직접 수행 󰋫 甲은 본인의 주식투자손실을 만회하기 위하여 회사의 현금과 예금 등을 무단으로 인출·사용한 결과 6년간 회사자산의 40%에 해당하는 금액을 횡령하고,  ◦ 현금, 매출채권 등 존재하지 않는 자산을 가공으로 계상하거나, 차입금 등 부채를 누락하는 방법으로 회계장부를 조작하여 장기간 임직원들을 속여 왔음 󰋫 외부감사인인 B회계법인은 15년 동안 A사의 회계감사를 수행하였으나, 甲의 횡령사실과 회계부정 사실을 인지하지 못하였음 1자금담당자와 회계담당자는 반드시 분리하세요 □ (업무분장 현황) 중소기업 A사는 인건비 절감을 위하여 자금, 회계, 인사 및 총무를 담당하는 팀을 2명(팀장 포함)으로 운영하면서 1명(甲, 팀장)이 자금 및 회계업무를 담당하고, 나머지 1명(팀원)이 인사 및 총무업무를 담당   ◦ 또한, 재무담당임원을 별도로 두지 않고 영업담당임원이 재무(회계)업무를 겸직하도록 하였음  ➡ 자금 및 회계업무를 혼자 담당하던 甲이 거액의 현금을 횡령하였음에도 경영진은 甲을 전적으로 신뢰한 결과 이를 전혀 인지하지 못하였음□ (내부통제 취약점) 자금담당자와 회계담당자의 분리, 거래의 실행과 기록의 분리 등 적절한 업무분장을 통하여 내부통제를 보다 철저히 하였어야 함에도   ◦자금과 회계, 거래의 실행과 기록 등을 동일한 1명의 직원이 오랜 기간 혼자 담당하도록 하였고,   ◦영업담당임원이 회계업무를 겸직하도록 한 결과, 영업담당임원이 甲에게 전적으로 의존하게 되어 甲이 조작한 서류에 서명만 하는 상태가 지속됨 체크포인트 1 ◈ 경영자는 오류 또는 부정을 방지하기 위해 한명에게 모든 일을 시키는 대신에 업무를 여러 명에게 적절히 배분할 필요  √ 특히, 자금 담당자와 회계담당자는 반드시 분리하여 각각 다른 사람이 담당하도록 할 것 2현금과 통장잔고는 사전 예고 없이 불시에 점검하세요 □ (현금실사 및 통장잔고 확인현황) A사 경영진은 최근 몇 년간 현금실사 및 통장잔고 확인을 전혀 하지 않았고, 외부감사인의 현금실사도 사전 협의 후, 연 1회 이루어졌음  ➡A사는 인력부족 등을 이유로 업무분장, 순환보직 등이 이루어지지 않았을 뿐만 아니라, 현금에 대한 관리와 통제절차가 전혀 없었음□ (내부통제 취약점) 현금은 회사의 모든 활동에 관여되는 자산으로 유동성이 매우 높아 횡령 위험에 항상 노출되어 있으므로 철저한 관리가 필요하나,   ◦사전 예고된 현금실사만으로는 담당자에게 자료를 조작할 수 있는 충분한 시간을 제공할 수 있어 횡령이나 회계부정을 발견하기 어려울 수 있음 체크포인트 2 ◈ 내부통제 관점에서 정기적인 점검 등 횡령 방지절차도 중요하지만, 사전 예고 없이 불시에 이루어지는 현금실사 및 통장잔고 확인도 반드시 필요    √ 담당자 휴가시 관련 업무에 대한 불시 점검, 강제적인 휴가명령, 비정기적 불시 현금실사 및 통장잔고 확인 등으로 횡령여부를 파악할 수 있을 뿐만 아니라, 담당자의 불순한 동기도 사전 차단 가능 3휴면계좌 등 사용하지 않는 계좌는 즉시 해지하세요 □ (계좌관리 현황) A사는 ◇개 은행에서 총 OO개의 보통예금계좌를 개설하여 사용 중이며,  ◦일부 계좌는 매출채권 회수, 구매자금 집행, 경비 지급 등 구체적인 사용목적에 맞게 이용되고 있으나 나머지 계좌는 사용하지 않고 있음에도 계속 보유  ➡ A사직원 甲은 휴면계좌를 이용하여 회사자금을 횡령하였고, 수표발행 및 은행간 계좌이체 등을 통하여 횡령사실을 은폐해 옴□ (내부통제 취약점) 횡령직원 甲은 거래처별로 매출채권 회수계좌를 다르게 사용하면서 한 계좌에서 구매대금, 일반자금 등의 거래를 혼용하여 집행함으로써 다른 직원들이 매출채권 회수 사실을 쉽게 파악하지 못하게 하였고 ◦외부감사를 받을 때에는 횡령사실을 은폐하기 위하여 하나의 매출채권 회수계좌에서 수표 출금 후 동 수표를 다른 휴면계좌에 입금하고, 수표 실물을 보유한 것처럼 감사인을 속여 현금을 이중으로 장부에 반영 체크포인트 3 ◈ 용도가 불분명하거나 사용하지 않는 휴면계좌는 내부관리대상에서 누락되기 쉬워 내부 횡령 등 부정행위에 이용될 수 있으므로  √ 사용하지 않는 휴면계좌는 즉시 해지하는 것이 바람직 4현금을 출금할 때는 관리자의 승인절차를 갖추세요 □ (현금출금 실무현황) 계좌이체 또는 창구 출금시 아무런 통제나 승인장치 없이 담당자가 자유롭게 계좌이체 또는 창구 출금이 가능□ (내부통제 취약점) 직원에 의한 회계부정 발생기업 대부분이 현금의 출금(계좌이체 또는 창구출금)에 대하여 직원에게 많은 권한을 위임   ◦경영진에게는 매입채무를 상환하는 것으로 승인을 받았고 은행계좌의 적요란에도 매입채무를 상환한 것으로 기재하였으나,   ◦ 계좌이체 또는 창구출금에 대한 통제장치가 없어 횡령직원의 개인 계좌로 쉽게 송금이 가능 체크포인트 4 ◈ 거래처 등에 계좌이체시 사전에 등록된 계좌에 한하여 관리자의 승인을 득한 후에만 계좌이체가 가능하도록 통제할 필요    √사전에 등록된 계좌 이외의 계좌로 송금하는 경우 계좌를 등록한 후에 송금하거나, 관리자의 승인을 받은 후에 송금하도록 하고 사후에라도 계좌를 반드시 등록하도록 할 것◈ 회사의 계좌에서 일정액 이상의 현금을 출금(또는 계좌이체)하는 경우 대표이사 또는 CFO의 휴대폰에 동 내용을 문자 발송토록 조치 5통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 따로 보관하세요 □ (중요 물품 보관 현황) C사는 증권계좌에 자회사 유가증권을 장기간 보유하고 있었고, 총무부 직원 乙은 15년간 증권계좌 유가증권, 출금카드, 비밀번호 등을 혼자서 관리함  ◦ 乙은 보관 중인 출금카드, 계좌 비밀번호 등을 이용하여 유가증권을 임의로 매각하여 매각대금을 개인 용도로 사용□ (내부통제 취약점) 총무부 직원 乙이 15년 동안 유가증권 관련 업무를 수행하면서 유가증권과 출금카드 등 중요 물품을 혼자 관리하도록 하였고,  ◦C사는 이에 대한 적절한 통제활동을 실시하지 않아 유가증권 임의매각을 통한 직원 횡령이 가능하였음 체크포인트 5 ◈ 유가증권, 법인카드, 인감, 통장, 계좌 비밀번호 등은 각각 다른 담당자가 관리·보관하도록 할 필요   √인감, 통장 등 중요 물품 사용시 관리자의 승인을 받도록 할 것 6같은 업무를 너무 오래 하지 않도록 업무를 자주 바꿔주세요 □ (업무분장 현황) A사 횡령직원 甲은 입사 후 약 20년간 회계업무를 계속 담당하였고, 최근 8년간은 자금업무도 동시에 담당    ◦甲은 오랜 기간 동안 같은 업무를 혼자 수행하면서 회사의 내부통제상 취약점을 가장 잘 알게 되었고, 재무를 전담하는 임원도 없는 상태  ➡ 甲은 회사자금을 장기간 횡령하고, 가공의 현금을 계상하거나 매입채무 누락 등의 방법으로 장기간 임직원들을 속일 수 있었음□ (내부통제 취약점) 甲이 오랜기간 같은 업무를 혼자 수행하면서 동 분야에 대하여 가장 잘 아는 직원이 되었고,   ◦ 회사내에서 甲을 견제하거나 관리·감독할 지위에 있는 사람이 없었으며,경영진 역시 甲을 전적으로 신뢰하여 별도의 통제활동을 하지 않았음 체크포인트 6 ◈ 직원들의 업무를 자주 바꿔 주어 한 명이 특정업무를 너무 오랜 기간 동안 담당하지 않도록 할 필요   √A사의 경우 甲의 업무를 다른 직원과 바꾸어 주었더라면, 횡령을 방지할 수 있었거나 횡령사실을 보다 더 일찍 발견할 수 있었을 것임 7외부감사를 통해 회사의 재무상태를 점검하는 기회로 삼으세요 □ (외부감사 현황) A사는「주식회사의 외부감사에 대한 법률」에 따른 외부감사대상으로 15년간 B회계법인으로부터 외부감사를 받고 있음  ◦A사는 비용 절감을 위하여 최저 감사보수 금액을 제안한 B회계법인과 감사계약을 체결함  ➡ B회계법인은 직원이 횡령한 기간(6년) 동안 매년 회계감사를 실시하였으나, 현금실사, 은행조회서 및 채권채무조회서 확인 등의 절차를 소홀히 하여 횡령사실을 발견하지 못하였음□ (내부통제 취약점) A사는 외부감사의 필요성이 없다고 보아 가장 낮은 보수를 제시한 회계법인을 선임하고, 경영진도 외부감사에 대하여 관심을 전혀 가지지 않았음  ◦외부감사인이 요청한 자료에 대해서도 횡령한 직원이 조작하여 만든 허위자료를 제출하도록 방치하였고,   ◦외부감사인도 15년간 계속 감사를 수행하면서 형식적인 감사절차만 수행하였음 체크포인트 7 ◈ 외부감사를 통하여 회사의 재무상태를 점검*할 수 있으므로 감사의견 뿐만 아니라 외부감사인이 수행한 절차 등에 대해서도 경영진이 관심을 가질 필요    * 현금실사, 재고실사, 채권채무조회 등을 통해 회사 자산의 실재성, 부외부채 존재여부 등에 대한 확인이 가능   √또한, 외부감사인을 정기적으로 교체함으로써 새로운 시각*을 통하여 회사의 문제점을 파악할 필요    * 감사인은 외부감사를 실시하면서 직원 횡령의 단서를 발견하였으나, 감사인과 오랜기간 친분이 있는 횡령직원의 해명을 의구심 없이 전적으로 신뢰한 결과 장기간 횡령이 발생하였음에도 동 사실을 인지하지 못함