문서의 종류

[신남식]

<문서의 종류>
1. 문서의 의의
사무관리에 있어서 대부분의 업무는 문서와 직결되어 있다. 따라서 사무관리에서 문서의 비중은 크며, '모든 사무는 문서에서 시작하여 문서에서 끝난다' 라고 까지 말할 수 있다.
일반적으로 문서란 글로서 일정한 사상을 적어 표시한 것을 총망라해서 일컫는 경우도 있으나, 이를 좀 더 구체적으로 행정이나 경영과 연결하여 문서란 행정이나 경영에 관계된 사실이나 아이디어를 기록한 기록물이라고 하는 경우도 있다. 또한 문서란 협의로는 문자나 기호 등으로 인간의 의사 또는 사물의 상태·관계·현상 등을 지면을 이용하여 표시한 기록을 의미하는 것이고, 광의로는 기록을 표시하는 물질을 지면에 한하지 않고 계속 보존이 가능한 모든 물질 즉 수편, 석재, 암석 기타 기록이 가능한 물질 등에 기록한 모든 것으로 설명되기도 한다.
이상의 몇가지 정의들을 통하여 행정이나 경영의 측면에서 문서에 관한 정의를 다음과 같이 내려볼 수 있겠다. 즉 문서란 행정이나 경영에 관계된 인간의 의사 또는 사물의 상태·관계·현상 등을 기록한 기록물이라고 할 수 있겠다.
이러한 문서가 곧 사무자체는 아니다. 그러나 사무를 좌우하는 것은 문서라고 한다. 막스웨버는 근대적 관리의 특색의 하나로 문서주의를 주장했다. 문서는 의(義)의 원칙에 의하면 조직활동은 문서를 통해서 발생하고 진전되는 것이므로 조직내 개인은 자동적으로 문서의 흐름과정에서 자기에게 오는 것을 사물로 받아들여 처리하게 되고, 조직내의 통일적인 활동에 기여하게 된다. 또한 문서주의의 원칙은 대조직에 있어서 사람들간에 직접 접촉하는 것이 불가능하게 된 결과로 생겼을 뿐만 아니라 직접접촉이 용이한 경우에도 합리성의 제고를 위하여 아예 문서에 의한 간접접촉의 형식을 갖고자 하는 요구 때문에 제도화된 것이라 볼 수 있다.
그러나 모든 사무처리가 반드시 문서를 필요로 하는 것은 아니다. 문서는 다음과 같은 때에만 필요하다.
① 내용이 복잡하여 문서없이는 곤란할 때
② 사무처리의 증빙으로서 또는 거증자료로서 문서가 필요할 때
③ 내용을 똑똑하게 분명하게 명확히 나타내야 할 때
④ 대화로서는 불충분하거나 부적당한 사무처리상의 의사소통이 필요할 때
⑤ 사무처리의 형식상 또는 체제상 문서형식이 필요할 때
⑥ 기록을 일정기간 또는 상당기간 보존할 필요가 있을 때
이상의 문서필요요건은 문서관리(records management)의 능률화를 위하여 유의할 기본사항이다.
최근 사무자동화에 의한 대부분의 문서가 장표화 되고 있다. 그 이유는, 문서가 장표의 형태로 바뀌게 되면 사무절차가 표준화되어 시간과 노력을 절약할 수 있고, 정확한 의사소통을 기할 수 있기 때문이다.
2. 문서의 종류
문서사무의 대상이 되는 문서의 종류는 그것을 구분하는 기준에 따라 여러 가지 종류로 나눌 수 있다. 여기서는 문서사무에 있어 중요하고 기본이 되는 것만을 주로 살펴보기로 한다. 문서사무의 대상이 되는 문서의 종류는 구분기준에 따라 여러 가지로 분류할 수 있다.
(1) 공공성에 의한 분류
문서는 공공성을 기준으로 공문서와 사문서로 분류된다.
1) 법률상의 공문서와 사문서
법률상 공문서와 사문서의 구분은 주로 그 작성자에 의해서 구분되는데, 그 중 가장 대표적인 것으로 형법에서 공문서라 함은, '공무소 또는 공무원이 직무상 작성한 문서'를 칭하며 사문서라 함은 '권리, 의무, 또는 사실증명에 관한 사인의 작성명의의 문서'를 칭하는 것으로 해석하고 있다. 따라서 관서 또는 공무원이 법령에 의하거나 관서의 내규 또는 관행에 의하거나를 막론하고 그 직무상 그의 명의에 의하여 작성되고 발송되는 문서는 전부 공문서로 취급하고 있으나, 사인의 작성명의에 의하여 관서에 제출하는 문서는 가령 그것이 제출된 후에 관서에 의하여 처리된다 하더라도 공문서라고는 하지 않으며, 또 공무원이 작성한 문서라 하더라도 그 직무에 관계없는 것은 역시 공문서로서 취급되지 않는다.
행정기관에 의하여 작성되는 공문서가 유효하게 성립되기 위한 필요조건으로서는 다음과 같은 것을 들 수가 있다. 즉 첫째, 내용적으로 위법·불능·부당한 것이 아니어야 한다는 것, 둘째, 작성행정기관의 권한내의 사항에 관해서 작성되어야 한다는 것, 셋째, 일정한 절차를 거쳐 일정한 형식을 구비하여야 한다는 것이다.
2) 행정상의 공문서와 사문서
사무를 처리함에 있어서 통상 우리가 사용하고 있는 공문서란 개념은 법률상의 개념과 상당한 차이가 있다. 즉 사무관리규정 제3조에서,
'공문서라 함은 행정기관내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행된 문서나 행정기관에서 접수한 모든 문서를 말한다'라고 규정하고 있다. 그러므로 행정상 공문서라 함은 행정기관이 처리하고 있는 모든 문서를 말하는 것이며, 그러한 문서는 다만 행정기관상호간의 수발하는 문서뿐만이 아니라 행정기관과 사인간에 왕래하는 문서도 당연히 포함된다. 따라서 행정상 공무원 직무상 작성한 문서뿐만 아니라, 사인이 작성하여 행정기관에 접수시킨 허가신청서·진정서·증명서 등 각종의 문서들도 접수시점부터는 공문서로서 취급을 받게 된다.
이러한 공문서에는 일반적인 문서는 물론, 도면·사진·디스크·테이프·도표·필름과 슬라이드 등이 포함된다.
위에서 살펴본 바와 같이 행정상의 공문서의 범위는 대단히 넓은 것이며, 전적으로 사문서라 할 수 있는 사신(私信)을 제외하고는 행정기관에서 수발되는 모든 문서를 말하는 것이다. 문서관리에서 말하는 문서는 바로 이러한 행정상의 공문서를 말하는 것이라는 점을 유의하여야 한다.
(2) 공문서의 종류
1) 문서의 성질에 의한 분류
공문서의 종류는 문서의 성질에 따라 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서 및 일반문서의 5종으로 사무관리규정 제7조에 규정하고 있다.
① 법규문서―주로 법규사항을 규정하는 문서로서 헌법, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례 및 규칙 등이 이에 속한다.
② 지시문서―행정기관이 그 하급기관 또는 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서로서 훈령, 지시, 예규 및 일일명령 등이 이에 속한다.
㉠ 훈령 : 상급기관이 하급기관에 대하여 상당히 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령을 말한다.
㉡ 지시 : 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적, 구체적으로 발하는 명령을 말한다.
㉢ 예규 : 행정사무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정사무의 처리기준을 제시하는 법규문서 외의 문서를 말한다.
㉣ 일일명령 : 당직, 출장, 시간외근무, 휴가 등 일일업무에 관한 명령을 말한다.
③ 공고문서―행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서로서 고시·공고 등이 이에 속한다.
㉠ 고시 : 법령이 정하는 바에 다라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서를 말하는데 일단 고시된 사항은 개정이나 폐지가 없는한 효력이 계속된다.
㉡ 공고 : 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 그 내용의 효력이 단기적이거나 일시적인 문서를 말한다.
④ 비치문서―행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 비치대장, 비치카드 등의 문서를 말한다.
⑤ 일반문서―위의 각 문서에 속하지 않고 일반적으로 처리되는 문서를 말한다. 다만, 일반문서 중 특수한 것으로서 회보 및 보고서, 시행문 등이 있다.
㉠ 회보 : 행정기관의 장이 소속공무원 또는 하급기관에 업무연락, 통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서로서 행정기관 단위로 회보사항을 일괄 수록하여 문서과 등에서 발행한다.
㉡ 보고서 : 특정한 사안에 관한 현황 또는 연구·검토결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서를 말한다.
2) 문서사무의 처리절차에 의한 분류
① 접수문서
이것은 기관에 도착하여 문서주관과가 일정한 절차에 의하여 접수한 문서를 말한다.
② 배포문서
이것은 접수된 문서를 문서주관과가 일정한 절차에 의하여 주무과에 배부한 문서를 말한다.
③ 기안문서(결재문서)
이것은 배포문서의 내용에 의하여 도는 기관 자체의 발의에 의하여 기관의 의사를 구체화하기 위한 사무처리의 원안을 기재한 문서를 말한다. 좀더 구체적으로 말해 이는 결재문서라고도 하며 사전에 결재권자의 결재를 얻기 위하여 기안서식에 따라 사무처리 초안을 기재한 문서를 말한다.
④ 발의문서
이것은 기안문서 중 기관 자체에서 최초발의에 의하여 기안되어진 문서를 말한다.
⑤ 이첩문서
이것은 배포문서의 취지내용이 타기관의 소관사무인 경우 그곳으로 이첩하기 위하여 기안되어진 것을 말한다.
⑥ 공람문서
이것은 배포문서 중에서 별도의 처리절차를 필요로 하지 않고 단순히 상사에로의 보고 또는 열람에 붙인 것을 말한다.
⑦ 합의문서
이것은 기안문서 중에서 그 내용과 관계되는 타국·과의 협조를 얻기 위하여 합의하는 문서를 말한다.
⑧ 시행문서(발송문서)
이것은 결재문서의 내용을 시행하기 위하여 정식의 문서를 작성한 것을 말한다.
⑨ 완결문서
이것은 해당처리를 완전히 끝낸 문서로서, 그 문서에 대한 더 이상의 처리가 필요 없는 문서를 말한다. 다시 말해서, 완결문서란 결재문서가 일정한 절차에 따라 시행되고 또 사안의 처리가 완결된 문서를 말한다.
그런데 완결문서라 할지라도 완결 후 당분간은 사후 참조를 위하여 즉시 폐기하지 않고 당분간 보관하고 있어야 한다. 어떤 완결문서는 몇 해 동안 또는 더 길게 혹은 영구히 보관하는 수도 있다.
⑩ 미완결문서
이것은 완결문서의 반대로서