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출처: 주택관리사 정보광장 원문보기 글쓴이: 총무
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문서처리 규정 제 1 장 총 칙 제 1 조 (목 적) 본 규정은 OO아파트 관리사무소(이하 "아파트"라 한다)의 문서처리에 관한 기준을 정함으로써 일상업무의 원활한 수행을 기하는데 목적이 있다. 제 2 조 (명 칭) 본 규정은 문서처리 규정(이하 '규정'이라 한다)이라 칭한다. 제 3 조 (적용범위) 본 규정은 OO아파트 관리사무소 업무의 문서처리에 적용한다. 제 2 장 문 서 처 리 제 4 조 (용어의 정의) 제 5 조 (사무처리의 원칙) 1) 긴급하고 중요한 사항으로서 전화, 구술 등 문서 아닌 방법으로 처리한 사항 제 6 조 (문서의 성립 및 효력) 문서는 다른 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재가 있으므로써 성립하고 상대방에게 도달함으로써 효력을 발생한다. 제 7 조 (문서의 분류) 문서는 영달문서, 공고문서와 일반문서로 분류한다. 제 8 조 (문서작성의 원칙) 문서는 다음 각 호의 구분에 의하여 작성한다. 1.영달문서는 다음 구분에 의하여 작성한다. 가. 지 시 : 관리사무소장이 직원에 대하여 개별적 구체적으로 일정한 사항을 지시하기 위하여 2.공고문서는 해당자가 공고의 내용을 명확히 이해하도록 구체적으로 일정사항을 명기하고, 게시기간 |
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제 10 조 (수 정) 제 11 조 (문서번호) 제 12 조 (기 안) 제 13 조 (발신명의) 대외로 발신하는 문서는 관리사무소장의 명의로 한다. 제 14 조 (인장의 날인) 제 15 조 (결 재) 제 16 조 (결재방법) 1) 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 제 17 조 (전결, 대결, 후결) 제 18 조 (문서발송) 제 19 조 (문서의 접수) 제 20 조 (전송. 전화에 의한 접수) 제 21 조 (문서편철) 제 22 조 (문서보관) 제 23 조 (문서편철 및 보존) 1) 갑 종 |
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제 24 조 (문서보존기간) 문서의 보존기간은 법령 또는 별도의 규정이 있는 것을 제외 하고는 다음과 같이 정한다. 1.갑종서류 : 영구보존 제 25 조 (보존문서의 폐기) 제 26 조 (보관철의 대출등) 제 27 조 (인장의 종류) 관리사무소의 인장 종류 및 규격은 다음과 같다. 다만, 기 사용중인 인장은 인감관리대장(별지서식 제 7 호)에 등록으로 그 효력을 인정한다. 1. 직 인 : 폭 2.5 Cm 제 28 조 (인장의 관리) 제 3 장 간행물 및 도서의 관리 제 29 조 (간행물) 제 30 조 (도서 및 정기간행물의 구입) 관리사무소는 예산의 범위내에서 필요한 도서 및 정기간행물을 구입하여 관리한다. 제 31 조 (정리보관) 구입 또는 기증 받은 도서는 도서관리대장(별지관리서식 제 9 호)에 기재하고 도서분류의 원칙에 따라 정리 보관한다. 제 32 조 (열람 및 대출) 1.도서의 열람 및 대출은 문서관리책임자가 관장한다. 제 33 조 (대출기간) 1.도서의 대출기간은 대출일로부터 7일이 경과할 수 없다. 제 34 조 (도서의 보존) 도서는 원칙적으로 영구 보존한다. 다만 관계법령의 개정 등으로 시효가 지나 필요없는 경우에는 입주자대표회의의 승인을 받아 손.망실 처리를 할 수 있다. 제 4 장 비품 및 재산관리 제 35 조 (대장의 비치) 관리사무소의 비품 및 재산관리의 정확성을 기하기 위하여 비품 및 재산에 관한 관리대장(별지 서식 제 10 호)을 작성 비치한다. 제 36 조 (취 득) 1. 비품은 관리사무소장의 승인을 얻어 구입한다. 제 37 조 (처 분) 제 38 조 (비품관리) 비품에는 다음과 같이 관리번호를 부착한다. 00아파트관리사무소
제 5 장 업 무 인 계 제 39 조 (인계서의 작성) 위탁관리업체의 변경 또는 관리사무소 직원의 퇴직, 휴직 또는 근무상 변동이 있을때는 그 담당사무의 서류, 물건 및 그 개요와 미결건명 등을 열거하여 장래의 처리요령과 함께 자기 의견을 상세히 첨부한 인계서를 작성하여 후임자에게 인계하여야 한다. 제 40 조 (특수인계) 금전, 물품 기타 재산에 관한 업무는 인계서에 그 현황(금전에 있어서는 사채금액 및 지불 채무내역과 관련 회계장부 일체, 물품에 있어서는 현품수량의 상태등)을 명시하여야 한다. 제 41 조 (인계절차) 1) 관리사무소장의 업무인계시에는 감사 1인이상, 위탁관리 대표이사 대리인 1명 부 칙 1. (보 완) 본 규정에 명시되지 않은 사항은 문서처리에 관한 통상관례에 따른다. 2. (시 행) 본 규정은 통과된 날로부터 시행한다.
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