데이터- 정렬과 필터

[이각규]

이번에 설명드리는 것은 액셀을 더 잘 활용한 걸음을 한발짝 더 내딪는데 핵심이 되는 것 중의 하나입니다.

(데이터 메뉴에 대하여)
외부데이터 가져오기, 연결, 정렬 및 필터, 데이터도구, 윤곽선 ... 이렇게 다섯개의 작은 메뉴가 있는데 저는 그 중에서 '정렬 및 필터' 만을 사용합니다. 그리고 오늘은 '정렬 및 필터'만을 설명드리겠습니다.
다만 연결은 본의아니게 가끔 사용할 수 밖에 없는 경우가 있는데 ... 다른 파일의 데이터를 링크(연결)해서 연동하는 것입니다. 다음에 사례를 보여드리기로 하겠습니다.

(정렬)
액셀은 가로 열과 세로 행로 이루어집니다. 결국 액셀 그 자체가 데이터 모음일 수 밖에 없습니다.
오늘 예제 화면을 살펴주시기 바랍니다.

(그림)

'공용부분 하자점검 목록' 사례입니다.
하자발생 장소, 내용, 공종, 하자발견일, 하자보수일, 학인결과, 참고사항, 비고 등을 일목요연하게 정리하는 표입니다.
신규 입주단지는 어느 곳이든 작성하고 점검하는 것인데 정말 편리하게 액셀을 활용하면 아주 편리하게 관리할 수 있습니다.

[정렬연습 첫번째]
(그림)

먼저 포인터를 F4에 두고 그림의 동그라미 표시된 부분 아이콘을 클릭하여 보시기 바랍니다. 그러면 즉시 기록일 순서로 정렬되는 것을 볼 수 있습니다.
그럼 포인터를 G4에 두고 그림의 동그라미 표시된 부분 아이콘을 클릭하여 보시기 바랍니다. 그러면 즉시 보수일 순서로 정렬되는 것을 볼 수 있습니다.
장소 순서로도 정렬해 보시고, 순번 순서로도 정렬해 보시기 바랍니다.
언제든지 쉽게 정렬하면서 원하는 데이터를 찾을 수 있습니다.

[정렬연습 두번째]
(그림)

위에서 해 본 것은 포인터가 위치한 열을 기준으로 정렬하는 것입니다.
그런데 원하는 조건이 많을 땐 어떻게 할까요?
예를 들어 완료일 순서로 정렬하고, 그 안에서 구분 순서로, 또 그 안에서 장소 기준으로 정렬할 수는 없을까?
그림처럼 하면 할 수 있습니다.

먼저 정렬하고자하는 데이터 범위를 정하여야 합니다.
A3에 포인터를 두고 스크롤바를 움직여 J118을 화면에 보이게 한 뒤 [shift]키를 누른 상태에서 J118을 클릭하여 보십시오. A3에서 J118까지 범위가 선택돼서 선택한 부분의 색깔이 달라지게 됩니다.
그 상태에서 그림의 동그라미 표시된 부분의 [정렬]아이콘을 클릭하시면 그림과 같은 질문상자가 생겨납니다.
그리고 정렬기준을 입력하고 [기준추가]를 클릭해서 다음기준을 입력하고, 또 [기준추가]를 클릭해서 다음기준을 입력한뒤 (확인)키를 누르면 원하는 대로 정렬이 됩니다.

기준추가와 기준삭제를 반복하면서 연습해보시면 어렵지않게 '정렬'을 정복할 수 있습니다.

(필터)
'정렬'이 원하는 순서대로 나열하는 것인데 비해 '필터'는 아예 원하는 것만 골라서 보는 것입니다.

(그림)

먼저 정렬에서 해 본 것처럼 데이터범위를 정합니다.
A3에 포인터를 두고 스크롤바를 움직여 J118을 화면에 보이게 한 뒤 [shift]키를 누른 상태에서 J118을 클릭하여 보십시오. A3에서 J118까지 범위가 선택돼서 선택한 부분의 색깔이 달라지게 됩니다.
그 상태에서 그림의 동그라미 표시된 부분의 [필터]아이콘을 클릭하시면 필터 범위 상단에 삼각형 단추가 생겨납니다.
삼각혈 단추를 누르면 아래 그림처럼 원하는 것만 골라볼 수 있습니다.

예를 들어 분야에서 '소방'을 선택하고 확인결과에서 '필드값 없음'을 선택하면 소방 하자 중에서 아직 보수되지않은 것만을 골라 볼 수 있습니다.

(그림)

다음엔 데이터의 복사, 붙이기, 찾기를 말씀드리도록 하겠습니다.
 

연습예제(하자현황).xlsx