? A0의 면적은 1㎡, B0의 면적은 1.5㎡인데 각각 긴 변을 절반으로 절단하여 0～10까지 규격 설정
나. 용지의 여백
문서의 용지에 여백을 두면 시각적인 피로감을 줄이고, 문서를 수정할 경우 이를 활용할 수 있을 뿐만 아니라 문서를 편철할 때 그 내용을 보호하면서 편철을 용이하게 할 수 있다.
3cm
위로부터 3cm
왼쪽으로부터 2cm
용지의 여백
(규정 §4②)
2cm
1.5cm
오른쪽으로부터 1.5cm
아래로부터 1.5cm
※ 문서의 편철위치나 용도에 따라
각 여백을 달리 할 수 있다.
1.5cm
다. 용지 및 글자의 색깔
1) 용지 : 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다(규칙 제4조제1항).
2) 글자 : 검은색 또는 푸른색으로 한다. 단, 도표 작성, 내용 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다(규칙 제4조제3항).
라. 문서작성의 기본원칙
문서를 작성하고자 할 때 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아래의 일반원칙에 따른다.
1) 문안 : 문서는 ?국어기본법? 제11조에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다(규정 제10조제1항).
※ 어문규범 : 한글 맞춤법, 표준어 규정, 외래어 표기법, 로마자 표기법 등 국어의 올바른 사용법에 대하여 문화체육관광부장관이 정하는 규범
2) 숫자 : 아라비아 숫자로 쓴다(규정 제10조제2항).
3) 날짜 : 숫자로 표기하되 연?월?일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시한다(규정 제10조제3항). <예시> 2008. 12. 15.
4) 시간 : 시?분표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시?분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다(규정 제10조제3항).
<예시> 오후 3시 20분 → 15:20
5) 금액 : 문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재한다(규칙 제8조제5항).
<예시> 금15,790원(금일만오천칠백구십원)
※ 다른 법령에 표시방법이 따로 있는 경우 그 법령에 따름.
마. 항목의 구분
1) 항목의 표시
문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분하여 작성하고자 할 때에는 다음 구분에 의하여 표시하되, 필요한 경우 부분적으로 □, ○, -, ?등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다(규칙 제10조).
구 분
항 목 기 호
비 고
첫째 항목
둘째 항목
셋째 항목
넷째 항목
다섯째 항목
여섯째 항목
일곱째 항목
여덟째 항목
1., 2., 3., 4., ???
가., 나., 다., 라., ???
1), 2), 3), 4), ???
가), 나), 다), 라), ???
(1), (2), (3), (4), ???
(가), (나), (다), (라), ???
①, ②, ③, ④, ???
㉮, ㉯, ㉰, ㉱, ???
둘째, 넷째, 여섯째,
여덟째 항목의 경우,
하., 하), (하), ㉻ 이상
계속되는 때에는
거., 거), (거), ,
너., 너), (너), …
로 표시
2) 표시위치 및 띄우기
가) 첫째 항목부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작한다.
나) 첫째 항목 다음 항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 2타(한글은 1자, 영문?숫자는 2자)씩 오른쪽에서 시작한다.
다) 항목부호와 그 항목의 내용사이에는 1타를 띄운다.
라) 하나의 항목만 있을 경우에는 항목구분을 생략한다.
<예시>
수신자∨∨○○○장관(○○○과장)
제목∨∨○○○○○
1.∨○○○○○○○○○○○
∨∨가.∨○○○○○○○○○○○
∨∨1)∨○○○○○○○○○○○
∨∨가)∨○○○○○○○○○○○
∨∨(1)∨○○○○○○○○○○○
∨∨(가)∨○○○○○○○○○○○
※ ∨ 표시는 1타를 띄움.
바. 문서의 수정
1) 종이문서의 경우
원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정한다(규정 제11조/규칙 제5조).
가) 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 경우, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인한다.
나) 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정하는 경우, 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인한다.
다) 시행문을 정정하는 경우, 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 관인으로 날인한다.
2) 전자문서의 경우
수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 문서는 기안자?검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다(규정 제11조).
사. 문서의 “끝” 표시
1) 본문이 끝났을 경우 : 1자(2타) 띄우고 “끝” 표시(규칙 제11조제1항)
<예시> …… 주시기 바랍니다.∨∨끝.
2) 첨부물이 있는 경우 : 붙임 표시문 끝에 1자(2타) 띄우고 “끝” 표시(규칙 제11조제1항)
<예시> 붙임 1. 서식승인 목록 1부.
2. 승인서식 2부.∨∨끝.
3) 본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우 : 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 “끝” 표시(규칙 제11조제2항)
<예시> (본문 내용) ………………………………… 주시기 바랍니다.
∨∨끝.
4) 연명부 등의 서식을 작성하는 경우(규칙 제11조제3항)
가) 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우 : 서식의 칸 밖 아래 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 “끝” 표시
응시번호
성 명
생년월일
주 소
10
김○○
1980. 3. 8.
서울시 종로구 ○○로 12(○○동 41)
21
박○○
1982. 5. 1.
부산시 서구 ○○로 5(○○동 32)
∨∨끝.
나) 기재사항이 서식 중간에서 끝나는 경우 : 기재사항의 마지막 다음 칸에 “이하빈칸” 표시
응시번호
성 명
생년월일
주 소
10
김○○
1980. 3. 8.
서울시 종로구 ○○로 12(○○동 41)
이 하 빈 칸
아. 첨부물의 표시
문서에 서식?금전?유가증권?참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문이 끝난 다음 줄에 “붙임”의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시한다(규칙 제8조제5항).
(본문)………………………………… 주시기 바랍니다.
붙임∨∨1.∨○○○계획서 1부.
2.∨○○○서류 1부.∨∨끝.
☞ 기안문에 첨부되는 계산서?통계표?도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 여백에 작성자가 서명 또는 날인함(규칙 제17조).
자. 문서의 면표시
1) 문건별 면표시(규칙 제7조제1항 및 제2항)
가) 문건별 면표시는 중앙 하단에 표시한다.
나) 2장 이상으로 이루어진 문서 중 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 당해 문건의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.
<예시> 전체 면수가 4면일 경우, “4-1, 4-2, 4-3, 4-4”로 표시
다) 문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수를 부여하여야 한다.
2) 문서철별 면표시(규칙 제7조제1항 내지 제4항)
가) 문서철별 면표시는 당해 문서철의 첫번째 면에서 시작한 그 면의 일련번호를 우측 하단에 표기한다.
나) 문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외한 본문(첨부물 포함)부터 시작하여 면수를 부여한다.
다) 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권 이하의 문서철별면수는 전권 마지막 면수 다음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인목록은 면수 부여 대상에서 제외한다.
라) 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리가 끝나면 잉크 등으로 표시한다.
차. 로고?상징 등 표시
1) 기안문 및 시행문에는 가능한 한 행정기관의 로고?상징?마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다(규칙 제8조제6항).
2) 로고는 왼쪽 상단(2cm×2cm 범위 내에서 시작부분은 왼쪽기본선이며, 높이부분은 행정기관명임)에, 상징은 오른쪽 상단(2cm×2cm 범위 내에서 끝나는 부분은 오른쪽 한계선이며, 높이부분은 행정기관명임)에, 홍보문구는 행정기관명 바로 위에 표시한다.
2. 문서의 기안
가. 일반기안문
행 정 기 관 명
수신자 ( )
(경유)
제목
발 신 명 의
기안자(직위/직급) 서명 검토자(직위/직급) 서명 결재권자 (직위/직급) 서명
협조자(직위/직급) 서명
시행 처리과명-일련번호(시행일자) 접수 처리과명-일련번호 (접수일자)
우 주소 / 홈페이지 주소
전화( ) 전송( ) / 공무원의 공식 전자우편주소 / 공개구분
< 작 성 요 령 >
1. 행정기관명 : 그 문서를 기안한 부서가 속한 행정기관명을 기재한다.
2. 수신자 ( ) : 수신자명 또는 수신자기호를 먼저 쓰고, 이어서 괄호 안에는 처리할 자(보조기관 또는 보좌기관을 말한다)의 직위를 쓰되, 처리할 자의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 쓰며, 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고, 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다.
3. (경유) : 경유문서인 경우에 (경유)란에 “이 문서는 경유기관의 장은 ○○○(또는 제1차 경유기관의 장은 ○○○, 제2차 경유기관의 장은 ○○○)이고, 최종 수신기관의 장은 ○○○ 입니다.”라고 표시하고, 경유기관의 장은 제목란에 “경유문서의 이송”이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 한다.
4. 제목 : 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다.
5. 발신명의 : 합의제 행정기관 또는 행정기관의 장의 명의를 기재하고, 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보조기관의 명의를 기재한다.
6. 기안자?검토자?협조자?결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 다만, 기관장과 부기관장의 직위는 간략하게 쓴다.
7. 시행 처리과명-일련번호 (시행일자) 접수 처리과명-일련번호 (접수일자) : 처리과명(처리과가 없는 행정기관은 10자 이내의 행정기관명의 약칭)을 기재하고, 일련번호는 연도별 일련번호를 기재하며, 시행일자와 접수일자란에는 연월일을 각각 온점(.)을 찍어 숫자로 기재한다. 다만, 민원문서인 경우로서 필요한 경우에는 시행일자와 접수일자란에 시?분까지 기재한다.
8. 우 주소 : 우편번호를 기재한 다음, 행정기관이 위치한 도로명 및 건물번호 다음에 괄호하여 주소를 기재하고, 사무실이 위치한 층수와 호수를 괄호안에 기재한다.
<예> 우110-034 서울특별시 종로구 효자로 39(창성동 117) (2층 208호)
9. 홈페이지 주소 : 행정기관의 홈페이지 주소를 기재한다. <예> www.mopas.go.kr
10. 전화( ) 전송( ) : 전화번호와 모사전송번호를 각각 기재하되, ( )안에는 지역번호를 기재한다. 기관 내부문서의 경우는 구내 전화번호를 기재한다.
11. 공무원의 공식 전자우편주소 : 행정기관에서 공무원에게 부여한 전자우편주소를 기재한다.
12. 공개구분：공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개 또는 비공개인 경우에는 ?공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙? 제18조에 따라 “부분공개( )” 또는 “비공개( )”로 표시하고, ?공공기관의 정보공개에 관한 법률? 제9조제1항 각 호의 번호 중 해당 번호를 괄호 안에 표시한다.
13. 관인생략 등 표시 : 발신명의의 오른쪽에 관인생략 또는 서명생략을 표시한다.
<예시> 일반기안문
행복한 국민, 안전한 사회! 행정안전부가 함께 합니다
행정안전부
수신자
수신자 참조
(경유)
제목
?사무관리규정? 일부개정령안 입법예고 알림
?사무관리규정? 일부개정령안에 대한 입법예고가 2008. 8. 1.자로 관보, 행정안전부 홈페이지(www.mopas.go.kr)를 통해 실시되었음을 알려드립니다.
붙임 ?사무관리규정? 일부개정령안. 끝.
행정안전부장관
수신자
나, 다
행정사무관
최○○
서기관
박○○
지식제도과장
전결 08/01
이○○
협조자
시행
지식제도과-283
접수
우
110-760
서울시 종로구 세종로 55(세종로 1가 77-6) (11층 1104호)
/
http://www.mopas.go.kr
전화
(02)2100-3428
전송
(02)2100-4259
/
mspark0@mopas.go.kr
/
대국민공개
나. 간이기안문
이 서식은 보고서?계획서?검토서 등 내부적으로 결재하는 문서에 한하여 사용하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없다.
2. 공개구분란：공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개 또는 비공개인 경우에는 ?공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙? 제18조에 따라 "부분공개( )" 또는 "비공개( )"로 표시하고, ?공공기관의 정보공개에 관한 법률? 제9조제1항 각 호의 번호 중 해당 번호를 괄호 안에 표시한다.
3. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 다만, 기관장과 부기관장의 직위는 간략하게 쓴다.
4. 발의자(★), 보고자(?)표시 : 해당 직위 또는 직급의 앞 또는 위에 한다.
5. 전결 및 서명표시 위치 : ?사무관리규정? 제16조제2항 및 ?사무관리규정시행규칙? 제19조제1항의 규정에 의하여 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명한다.
6. 전결?대결 및 서명표시 위치 : ?사무관리규정? 제16조제3항 및 ?사무관리규정시행규칙? 제19조제2항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명한다.
7. 보조기관 또는 보좌기관의 전결사항이 아닌 결재사항인 경우 : 검토자는해당란에 서명을 하고, 보조기관 또는 보좌기관은 그 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰고, 해당란에 서명한다.
8. 크기 및 결재란 수 : 조정하여 사용할 수 있다.
※ “4. 발의자, 보고자 표시”의 경우 전자문서로 결재하거나 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우에는 보고자 표시를 생략한다.
첫댓글 공문서작성방법