[기록]백은혜_기말레포트_보존문서정리작업과 국가기록관리체계의 개편(1968~1979)

[백은혜]

보존문서정리작업과 국가기록관리체계의 개편(1968~1979)

-공문서분류표와 보존연한책정기준의 개편을 중심으로-

이 승 일, 이 상 훈

기록관리학과 백은혜

목     차 1. 사회적 배경 2. 한국정부의 소산계획과 국가기록물의 감축 3. 국가기록물관리체계의 개편 4. 맺음말

1. 사회적 배경

1948년 한국정부수립 이후에 생산된 정부공문서는 1963년 국가기록물관리체계가 수립되면서 보존, 전승을 위한 제도적 기반이 마련되었다. 1968년 1월 21일에 북한이 파견한 특수부대원들이 청와대를 습격하려다가 청와대 앞에서 저지되는 사건이 발생하였고, 1월 23일에는 동해안원산 앞바다에서 미국 첩보선 푸에블로호가 북한에 나포되는 사태가 발생하였다. 이 사건들을 계기로 우리나라는 매우 위험한 상황에 처해졌다. 이에 한국정부는 국가 비상시 정부 이동을 위한 기록물의 소산계획과 보존문서정리작업을 추진하였다.

2. 한국정부의 소산계획과 국가기록물의 감축

2.1 1968년 보존문서정리작업과 보존문서 소산

우리나라가 군사적으로 극박한 상황이 되자 1986년 4월 총무처는 국무총리 지시 제2호에 의하여 각급 행정기관 및 지방자치단체에서 보유하고 있는 보존문서를 일제히 재정리하므로서 화재 등 기타 비상시에 대비하여 소개할 것을 목적으로 보존문서정리작업을 추진하였다. 이 지시에 따라 각 중앙행정기관 및 동 산하기관을 비롯하여 각급 지방자치단체와 시‧도 교육위원회 및 그 산화기관을 대상으로 약 2달간 보존문서를 정리하였다.

▲원칙

• 모든 문서는 최하보존기간으로 엄격히 재분류, 장기보존문서의 최소화

▲방법

• 사본의 보존을 극도로 제한 - 왕복문서는 주무부처의 문서만 보존.

회의록은 회의를 주관하는 부처의 문서만 보존.

관보는 공보부 원본과 원안만 보존.

 ▲특징

• 보존기한 준영구기록물 등장 - 영구보존기록물의 물리적 수량 감소

                               10년 경과 후 보존의무 없음, 합법적 폐기수단

• 마이크로필름으로의 보존 등장 - 영구보존문서의 물리적 수량 감소

                                원본의 보존여부 구분하여 대량 폐기

                                기록물의 보존비용 및 관리인력 조절하기 위함

• 역사기록물 취급방침의 확정 - 남조선과도정부 이전 기록물을 영구기록물로 책정

• 조선총독부 기록물을 대량 폐기 - 영구보존으로 책정된 기록물이나 행정만을 고려 한 공매처리, 정부기록보존소 설치 재정확립.

2.1 1975년 보조문서정리작업과 보존문서 소산

1986년에 수행된 보존문서정리작업은 1975년에도 동일한 방식과 내용으로 반복되었다. 총무처는 국무총리 지시 제8호에 의거하여 ‘현재 보존문서를 일제히 재정비하여 비상시 대비’를 목적으로 1975년 4월 각 기관에서 보유하고 있는 보존문서를 약 한 달간 긴급 정리하였고, 후방지역으로 기록물을 소산하였다.

 ▲원칙

• 장기보존문서를 최소한으로 감축.

• 영구보존문서로 재분류된 기록물은 후방지역으로 소산.

 ▲방법

• 일반방침 - 『공문서보관ㆍ보존규정』및『공문서보존기간종별책정기준에관건』에 따라 처리

• 특수방침 - 각급기관의 장이 위임 범위 내에서 정함.

 ▲특징

• 보존문서정리작업지침을 추가로 하달 - 각 부서에서 직접 보존연한을 정함.

• 과 단위의 관리억제, 총무과 주관 관리 - 기록물의 보존과 방출의 책임자를 지정

• 중요 기록물의 반출 순위 책정 - 비상시의 신속한 기록물 소산 준비.

• 영구기록물로 재책정된 기록물 후방으로 소산 - 부산정부기록보존소 건립.

3. 국가기록물관리체계의 개편

3.1 정부공문서분류표의 개정

한국 정부는 일시적인 재분류 작업에서 그치지 않고, 기록물의 소산에 편리하도록 국가기록물관리체계의 개편을 추진하였다. 영구기록물은 주기적으로 생산되지만 전문적 보존서고의 설치와 관리인력의 충원이 이루어지지 않았기 때문에 1978년 영구기록물의 발생 자체를 억제하는 방향으로 기록물관리체계를 변경하였다. 이는 기록물의 분류체계와 평가체계를 모두 개정하는 방안이다.

 ▲목적

• 문서분류제도를 적정하게 활용.

• 파일링시스템을 촉진

• 과도보존문서를 감축 조정함.

• 문서관리 및 보존의 효율성 증진.

 ▲특징

• 정부공문서분류표 구조의 단순화 - 1963년 정부공문서분류표의 6차로 분류를 4단계 분류로 수정

• 파일단위의 보존기간 책정을 개별 건 단위로 수정 - 보존기간책정의 신속함 중시

• 기록물의 분류와 보존연한 책정을 통일 관리 - 한국기록물관리의 특징이 됨

3.2 공문서보존기간종별책정기준표의 개정

정부고문서분류표가 개정된 이후에 공문서보존기간종별책정기준표의 개정도 추진되었다. 1968년 보존문서정리작업과 1975년 소산계획에서는‘재분류’를 통하여 영구보존문서를 감축하였다면 이 방식은 영구보존문서의 생성 자체를 제한하는 것으로 재분류 작업을 수행하지 않고도 영구보존문서의 생산 비율이 낮아지게 되었다.

▲목적

• 과도하게 책정된 기록물의 보존기간을 인하 조정

• 영구보존대상문서를 엄격히 규제

 ▲특징

• 영구보존문서의 생성 제한 - 영구보존문서의 생산 비율 낮춤, 준영구 기록물 증가

• 1964년과 1979년 정부공문서분류표를 대조 - 기능의 폐지여부, 기능명칭의 변경 여부, 신설기능의 유무, 보존기간 과도책정 여부 조사

4. 맺음말

현재 국가기록원이 소장하고 있는 영구보존기록물은 행정활동의 우연한 결과로 수집된 것이 아니라 계획적으로 선별ㆍ보존된 필연적인 결과물이다. 1968년과 1975년 대대적으로 실시된 보존문서정리작업은 증가하는 보존기록물의 관리를 시설 및 인력의 보충이 아닌 영구기록물을 감축하기 위한 것이었다. 이에 많은 기록물의 보존기한이 하향 조정하여 폐기 되었다.

1979년에 시행된 정부공문서분류표 및 공문서보존종별책정기준의 개정은 정부기능의 변화에 따른 것으로 볼 수 있으나 근본적으로는 대폭 증가하는 관리대상 기록물의 효과적 감축을 지향하고 있었다. 이렇듯 한국의 국가기록물관리체계는 정부소산이라는 행정적 요구를 수용하면서 변동 되었다. 이는 어지러운 정세를 반영하여 후방으로의 신속한 이동을 목표로 하고 있기 때문에 기록물의 역사적 가치보다는 행정적인 측면이 우선시되었다는 것을 알 수 있다. 현대의 기록물의 가치를 생각했을 때 매우 아쉬운 점이 많았던 시기라고 할 수 있다.

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