입주관리 지침서

[cmspride]

▣. 초기입주관리

1. 序

입주를 전후하여 관리사무소에서 수행해야할 업무를 관리소장 측면에서 사전에 철저히 계획하고 실천하여 입주자들이 생활하는데 불편함이 없도록 함과 동시에 주택관리사의 이미지 개선과 관리사무소가 시공사인 건설업체를 위해서 존재하는 곳이라는 잘못된 편견을 해소하여 입주자를 위해 최상의 서비스를 제공하는 곳으로 인식할 수 있도록 관리소장은 입주자를 위한 관리사무소의 역할을 충분하게 수행하는데 소홀함이 없도록 하여야 할 것이다.

본장에서는 관리사무소의 개소업무와 입주전 시설물 확인점검사항, 안내문게시와 입주시 직원 행동요령, 입주초기 쓰레기 처리요령 등에 대하여 살펴보기로 한다.

2. 관리사무소의 개소업무

보통 주택공사등 공공기관에서 시행한 경우를 제외하고는 초기 입주시기는 대부분 용역계약에 의한 위탁관리가 주류를 이루기 때문에 입주일 일주일을 전후해서 임명되어 발령을 받게 되는 것이 대부분이다.

 1) 준비해야할 사항

 ① 고유번호증 신청

  부가가치세법 제15조에 의거 관리사무소 관할 세무서에 사업자등록신고를 필하고     고유번호증을 교부 받아야 한다.

 ② 사무집기 구입

  사무집기 구입시 관리사무소장 입장에서는 꼼꼼한 점검으로 가격과 질을 살핀후 차    후에 문제의 소지를 없애는 것이 좋을 것이다.

 ③ 인장등록

  관리사무소장은 관리업무에 필요한 인장들을 준비하여, 일정한 양식에 따라 등록부    를 작성하여 관리하여야 한다.

  * 필수 보유인장

    관리사무소장 직인

    관리사무소장 인감 (은행거래 인감)

    문서발송인, 문서접수인

    입주자대표회의장 직인

    입주자대표회의장 인감 (인행거래 인감)

  * 기타 필요 인장

    관리사무소인

    결재인

    소인

    사본인

    원본대조필

    인감대조필

 ④ 전화개설

  관리사무소 관할 전화국에 전화를 신청하여 전화번호를 교부 받은 후 입주안내 등     홍보물을 통해 관리사무소 전화번호를 사전에 충분히 홍보하도록 하여 입주시 불편    이 없도록 하여야 한다.

 ⑤ 거래은행 개설

  거래은행을 결정하기에 앞서 관리사무소와의 거리 등을 검토하여야 하며, 은행구좌    개설시 관리소장과 위탁사대표 공동명의로 하며, 대표회의 구성후에는 관리사무소장    인감과 입주자대표회의장의 인감을 함께 관리하는 공동명의로 변경하도록 한다.

 ⑥ 관리요원 채용

  입주초기에는 위탁사에서 관리요원을 미리 선발하여 배치하는 경우가 대부분이다.     이때 관리사무소장은 구비서류를 잘 챙기고 부족한 부분은 보충하도록 한다.

 ⑦ 공기구비품

  아파트의 특성, 지역난방 또는 중앙집중난방, 개별난방이냐에 따라서 준비해야할 공    기구들이 서로 다를 것이며 이는 공기구 구입에 앞서 최우선 고려되어야 할 문제이다.

 ⑧ 화재보험 가입

  화재보험 협회에 의뢰하여 해당아파트의 감정가격을 의뢰하여 실손 보상되는 범위에 서 보험가액을 결정하고 가재도구 및 특약사항은 아파트 특성에 맞추어 여러 가지를   고려하여 결정한다.

 ⑨ 관리비 선수금(관리비출현금)

  관리선수금은 일종의 출자금이나 다름없으며 이는 우리가 관리비 집행에 있어서 입    주초기에는 예산제를 시행하기가 현실적으로 어렵기 때문에 우선 선수금으로 집행한    뒤 그 금액만큼 다음달에 관리비로 부과하여 회수하는 정산제를 쓰기 때문이다. 선    수관리비금액을 얼마로 정하느냐하는 문제는 대단히 중요하다. 우선, 입주자의 부담    이 적게되는 범위에서 입주자의 30%정도가 미입주 하더라도 충분히 1개월 운용자금    으로 손색없을 정도로 정해야 하는 것이 좋을 것이다. 너무적게 부과하게 되면 전기    료 납부등에 곤란을 겪을 경우도 발생되니 이점 감안하여 인근단지와 비교하여 결정    하는 것이 좋을 것이며, 선수금을 수납시 매일 자금일보를 작성하여 보관하며, 회계    사고가 발생되지 않도록 주의해야 한다.

 ⑩ 입주자카드 작성

  입주세대에 대하여 빠짐없이 입주자카드를 작성하여 보관한다. 거주 세대원 관계, 차    량번호, 응급시 연락처 기재등을 기록하게 하며, 이때 주의할 점은 너무 많은 정보를    기록하게 하여 사생활의 침해가 되지 않도록 한다.

 ⑪ 각종 신고 및 신청

  노동부지방사무소 ……………… 취업규칙신고

                                  감시적․단속적 근로적용제외인가 신청

  근로복지공단   ……………… 산재보험성립신고

                                  고용보험성립신고

  국민연금관리공단 ……………… 국민연금취득(가입)신청

  국민건강보험공단 ……………… 직원건강보험취득 신청

  소   방  서 ……………… 방화관리자 선임신고

  시,군,구청 ……………… 관리사무소장 배치신고 및 업무의 집행에 사용할 직인신고

  한국전력기술인협회 ……………… 전기안전관리자 선임신고

3. 입주전 시설물 확인점검 사항

 1) 급 수

   󰋯지하저수조, 옥상물탱크 점검 및 청소상태확인, 저수량 확인

   󰋯펌프실 청소상태 및 작동상태 점검 확인

   󰋯동절기 입주시 동파예방에 최선을 다할 것

   󰋯동절기시 해빙기 등 장비확보 및 비상급수 대책강구

   󰋯비상용 수도계량기 확보 및 공가세대 동파방지 점검

   󰋯계량기지침 확인(검침하여 기록보관)

 2) 전 기

   󰋯비상발전기 점검 및 작동상태 점검

   󰋯정전을 대비한 한전 담당자를 알아두고 사전 협의해 둔다.

   󰋯정전을 대비한 방송문안 및 비상등 작동상태 점검

   󰋯정전후 수동으로 개방해야되는 스위치 조사 숙지

   󰋯동절기는 수도 및 소화전 스프링클러 열선점검 및 작동실험을 하여 동파를

     방지 해야함.

   󰋯장마철에는 누수될 곳은 없나 사전에 점검 및 예방

   󰋯계량기 지침 확인 (검침하여 기록보관)

 3) 가 스

   󰋯도시가스 회사와 협조하여 공급시기 조정

   󰋯공급회사와 안전관리 책임한계를 명확히 한다.

   󰋯도시가스 지역관리소와 상호 협조하여 도시가스 연결 직원 입주시기에 상주하  

     도록 협조를 구한다.

   󰋯특히 동절기에는 사업주체인 시공사에서 동파 방지를 위해 보일러를 가동시키는

     경우가 많기 때문에 사업주체와의 사용요금 문제도 사전에 명확하게 해두는 것이

     좋을 것이다.

   󰋯만일 시공사와 사용요금 문제가 원활하게 타협되지 않았을시를 대비해서 도시가

     스 연결시 작성하는 공급계약서를 카피해두면 그곳에 입주전 사용량이 기록되므

     로 나중에 유용하게 쓰일 것이다.

   󰋯도시가스 연결시 소요되는 비용을 미리 홍보해두자

   󰋯계량기 지침확인(검침기록보관)

 4) 진입도로 및 토목 조경

   󰋯진입도로의 청소 상태 점검

   󰋯진입도로의 병목 현상파악 및 이사차량 유도 도우미를 관리요원중 미리 선발하여

     교육을 시켜둔다.

   󰋯미포장된 곳이 있다면 응급대책 강구 

   󰋯불법주정차로 혼잡이 예상되는 곳은 미리 예방조치를 취한다.

   󰋯장마철에는 토사나 기타 사고에 대비한다.

   󰋯겨울철에는 폭설에 대비해서 염화칼슘등 제설도구를 준비해 둔다

     (넉가래 각삽등 준비)

 5) 교 통

   󰋯입주자의 대중교통 이용에 편의를 제공하기 위해 노선 안내

   󰋯관할 경찰서와 횡단보고, 일단정지, 정류장위치 등 설치협의

   󰋯단지내 차량 과속방지턱 적정설치 여부 점검

   󰋯지하주차장 이용안내표지판 설치 유도

 6) 통 신

   󰋯MDF실 청소상태 및 준비상태 확인

   󰋯초고속 인터넷망 가동상태 확인 및 가입방법 홍보

   󰋯입주일 3일전까지 공중전화 설치토록 전화국과 협의

   󰋯관리사무소 전화번호 홍보로 입주자불편 최소화

   󰋯동사무소, 시공회사등 입주시 필요한 곳 전화번호 게시

 7) 판매 시설

   󰋯단지내 점포 개점상태 파악

   󰋯단지에서 가까운 판매시설등 숙지후 입주자의 질문에 대비

 8) 승강기(엘리베이터)

   󰋯승강기 관리용역회사와 상호 협의하여 입주기간중 각종 발생될 사고에 대비해서

     현장에 A/S요원 배치

   󰋯승강기 부속 도난방비를 위한 승강기 기계실 시건 장치

   󰋯승강기 내부에 보호대 설치 및 주의사항 홍보

 9) 소화전함

   󰋯입주초기에는 소화전함의 노즐의 도난사고가 빈번하게 발생하며 이에 대한 대책       을 강구하여야 한다.

   󰋯화재발생시 신속한 대응을 위해 소화전 사용 및 기타사항을 충분히 숙지시킨다.

  10) 기 타

   󰋯병원, 약국등 보건∙의료시설, 초∙중고교등 교육시설, 은행, 파출소, 동사무소등

     공공시설을 숙지하여 입주자의 편익에 최선을 다하는 준비가 필요하다.

4. 안내문 게시와 입주시 직원 행동요령

 1) 안내문 게시

   󰋯간선도로 및 진입로에 입주유도판 설치(경찰서협조로 교통경찰 현장배치)

   󰋯관리사무소 위치 안내판 설치

   󰋯관리사무소내 관리계약체결장소 및 하자 접수처 등의 안내 표지판 설치

   󰋯입주환영 현수막 설치

   󰋯입주절차 안내벽보, 입주당일 유의사항 게시

   󰋯입주현황판 및 입주지원팀 임무 및 준비사항 체크

   󰋯공사쓰레기 완전제거확인 및 불법 입주쓰레기 투기에 대한 대책 강구

   󰋯무전기등 입주지원팀과 관리사무소간의 통신 상태 점검

   󰋯자세한 입주안내 및 방송문안을 미리 준비하여 신속하게 대응

   󰋯입주지원팀의 친절교육을 시켜둔다.

   󰋯이삿짐 운반도중 현관이나 계단 유리창이 파손되거나 또는 시설물이 손괴될

     우려가 있으며, 특히 현관문 밖의 전등커버의 파손이 빈번하므로 이를 홍보하

     는 내용을 게시

   󰋯보수공을 가장한 도난사고가 발생할 수 있으니, 방문자 신원확인을 반듯이 할 것

   󰋯보수공이나 각종기기 점검을 가장하여 금품을 요구하는 사례가 발생한 경우 즉시

     신고하여 달라는 내용

   󰋯입주초기 미아 발생시 대처방법 및 신고장소와 명찰부착 권고

 2) 입주시 직원 행동요령

   󰋯입주가 시작되면 관리인원 모두는 입주지원반으로 편성되어 업무를 분담하여

     조직적으로 입주업무를 수행하도록 하여야 한다.

   󰋯입주자의 이삿짐차량이 정문에 도착하면 입주증으로 본인임을 확인한 후 입주

     시키되 확인 과정에서 불쾌한 감정을 느끼지 않도록 친절에 유의하여야 하며,

     신속하게 처리하여 기다리는 시간을 최소화 시켜줘야 한다.

   󰋯입주당일 관리계약 등 수속을 하여야 하는 경우에는 신속 정확하게 사무처리를

     해야 한다.

   󰋯입주시 관리사무소에서는 시공업체 직원과 입주자 입회하에 전기,수도,가스 등

     각종 계량기를 검침하여 비용의 부담 한계를 분명히 하고 관리규정에 맞는 서식

     에 따라 시설물 확인 및 주택 인계인수서에 서명 날인을 받아 보관하여야 한다.

   󰋯입주한 주택의 잔손보기나 하자보수 업무를 신속히 처리하기 위하여 가능한 시공       사와의 창구를 일원화 하여 운영한다. 입주업무로 관리사무소에서는 사실상 하자

     접수와 보수는 불가능하므로 시공업체로 신고창구를 일원화하여야 하며 이때 관

     리소에 신고하는 입주자에게는 접수의 기피나 불친절하게 대하는 사례가 발생치

     않도록 유의해야 한다.

   󰋯신고사항의 즉시처리가 곤란한 사항은 사유, 처리가능일 등을 분명하게 홍보하여

     야 한다.

   󰋯관리사무소는 접수대장을 비치하고 작업지시서에 의한 조치 상태를 일일 점검하

     여 시공사에 협조를 의뢰한다.

   󰋯긴급한 하자는 가능하면 야간에도 처리될 수 있도록 배려한다.

5. 입주초기 쓰레기 처리

  1) 입주시에는 이사짐 운반시 발생되는 쓰레기가 상상외로 그양이 많으며 이 때문에      입주업무의 성공여부가 쓰레기 처리에 달렸다 해도 과언이 아니다.

  2) 이삿짐 포장용 쓰레기 처리 - 이사짐 운반업체직원들에 의해서 쓰레기가 수거되      기란 극히 어려운 실정이다. 이때 발생되는 쓰레기는 박스등 부피가 큰 것이 대부      분이다. 이것들은 대부분 재활용이 가능한 것들이며 이는 사전에 재활용수거 업체      를 선정하여 입주기간내내 매일 수거하여 주변에 미관을 해치는 일이 없어야 될       것이다 (가능하면 쓰레기가 쌓이지 않도록 하는 것이 좋다. 한번 쌓이기 시작하면      감당하기 어려울 정도로 불어나는 것이 쓰레기라는 것을 상기해야 한다.)

  3) 폐가구 및 가전제품 처리 - 버려지는 가전제품 및 가구들은 원칙적으로 동사무소      의 스티커를 교부받아 버리도록 유도하여야 하나 이를 기대하기란 어려운 일이다.      방법은 입주지원팀중 이삿짐이 도착하면 철저히 감시하여 버려진 물건들에 동,호      수를 적어 놓았다 차후 처리하는 방법도 괜찮을 것이다.

  4) 건축폐기물 및 샤시설치시 발생되는 쓰레기 처리

    우선 시공사가 건설현장에 남겨둔 쓰레기가 있어서는 않되므로 구석구석을 잘 확    

    인하여 점검하고 세대내에서 이루어지는 발코니 샤시설치공사 및 인테리어 공사시      에는 동,호수와 시공업자의 전화번호를 파악하여 보관하여두고, 일정액의 쓰레기       예치금을 받는 방법도 병행하면서 입주자에게는 공사 잔금 지급시 반드시 쓰레기      처리여부를 파악한 뒤 잔금을 지급하도록 홍보한다.

  5) 음식물쓰레기

    음식물쓰레기 처리방법 및 분리배출에 대해서 사전에 충분하게 홍보하고, 수거 업      체와의 협의를 통해서 원할한 음식물 수거에 지장이 없도록 준비하여야 한다. 음      식물쓰레기 수거 문제가 심각한 문제로 대두되는 실정에서 초기 입주시 음식물쓰      레기 수거업체 선정 및 방법 선택은 인근단지의 조언을 받는 것이 많은 도움이 될      것이다.

  6) 생활쓰레기

    입주초에는 생활쓰레기량이 많은 시기이므로 입주자의 쾌적한 생활을 위해서 분리      방법 및 수거업체등 사용봉투에 대한 홍보를 철저히 하여 외부 봉투를 사용하여       물의를 일으키는 일이 없도록 한다 (봉투 판매처 게시)

입주시 유의사항 안내문

1. 불법구조 변경금지

   주택법 제42조 2항에 의거 공동주택의 불법개조는 300만원이하 과태료에 처하게      되며 원상복구를 해야 합니다. 아무리 경미한 구조변경 및 용도변경일지라도 사전     에 관리사무소와 문의하시고 구청에 행위허가 신청서를 제출하여 불이익을 받는 일     이 없도록 하십시오.

   또한, 세대내 자체적으로 공사하시면서 나오는 쓰레기는 세대에서 반드시 치워주시기     바랍니다.

2. 쓰레기 분리수거 요령

   가. 생활쓰레기 : 반드시 ○○구 관내 규격봉투(○○판매)넣어서 경비실 옆 쓰레기함에 넣어 주십시오

   나. 재 활 용 품 : 분류수거함이 경비실 옆에 마련되어 있으니 분류하여 넣어주시고,                     

         분류하기 곤란한 것은 경비실에 문의하십시오

   다. 대형폐기물 : 동사무소와 규격봉투판매소에서 대형폐기물처리수수료 기준에 의                     

                           한 스티커 금액을 구입하여 부착한 후 배출하시기 바랍니다.

3. 가스응급조치 요령

   가. 가스 누출 발견즉시 당황하지 말고 침착하게 중간밸브와 가스메타기 밸브를 잠급시다.

   나. 창문과 출입문 등을 열고 환기시키고 방비, 방석 등으로 쓸어냅시다.

   다. 이때 전기기구는 조작(스위치 조작, 플러그 조작 등)하거나 만지면 화재가 발생       

        하게 되니 절대로 만지지 맙시다.

   라. ○○도시가스 : Tel ○○○-○○○

4. 도난방지

  󰋯입주초기에는 도난발생이 염려되므로 각별한 주의가 요망됩니다.

  󰋯특히 입주초기에는 잡상인 및 출입자를 최대한 통제하고 있으나 여러사람의 출입     

     이 빈번하므로 신분을 확인하시기 바랍니다.

○○아파트 관리사무소장

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