[기록] 김성일.기말레포트『조선총독부 기록물 분류체계의 개발, 2002 설문원』

[김성일]

조선총독부 기록물을 위한 기능분류체계 개발연구

                                                                  2002년 설문원

                                                   과    목 : 한국근현대기록사료연구

                                                   담당교수 : 박경하 교수님

                                                   학    과 : 기록관리학과

                                                   학    번 : 2008120572

                                                   성    명 : 김성일

1.조선총독부기록물분류체계의개발

  가. 조선 총독부의 문서 형태

      정부기록보존소가 소장하고 있는 총독부 문서는 부책형태로 편찬 됨.

      문서는 완결일자를 기준으로 1월1일부터 12월말까지 것을 (종)유별로 편찬.

      1년단위로 묶기 어려운 문서는 예외로함. 성책의 두께는 2촌 내지 2촌 5부.  

  나. 조선총독부 기록물 잔존현황 및 분류 대상

      조선총독부 기록물은 조선총독부 및 그 소속기관이 식민통치를 위해 생산한 기록물을 말함.

      현재 잔존하는 기록물은 정부기록보존소, 국립중앙박물관, 국사편찬위원회 등에 분산.

      그중 대다수는 정부기록보존소에 소장중.

      (1) 정부기록보존소 소장 현황

          가) 문서고기록물 : 총독부 문서고에 남아있던 기록물 ex) 경무, 외사, 법무, 학무

                             광무 등 수량은 14,070권 

          나) 행형기록 : 형사판결문, 민사판결문, 약식명령 등 수량은 2,449권

          다) 중앙행정기관 기록물 : 내무부, 법무부, 검찰청, 교육부 등 수량은 10,057권

          라) 지방행정기관 기록물 : 각도, 시군구, 교육청 등으로부터의 이관기록 등 수량은 

                                    4,972권으로 총 31,548권이 정부기록보존소에 소장중이다.

2. 기능분류의 의의와 원칙(기능분류체계의 이론검토)

   가. 분류의 개념

       (1)기록물의 분류는 문헌정보의 분류와는 다른 특성을 갖음.

       (2)기록물의 경우 기록물이 담고 있는 주제보다는 기록물을 생산관리하는

          조직이나 그 조직의 업무 기능에 따라 분류되는 것이 일반적임.

          이는 논리적 질서를 고려 하지 않는 것은 아니지만 정리의 주요 목적을

          편철이나 서가배치 등 물리적인 통제기준을 마련하는 데에 두고 있음을 이해함.

   나. 분류의 역할

       (1)현용기록물 관리에 있어서 분류는 기록물을 선별, 평가하는 중요한 도구임.

   다. 분류가 갖는 의미

       (1) 목록기술의 단위를 정하는 기준이 됨. 기록물 목록기술은 집합적이고

           계층적이라는 특성을 갖음. 집합적 기술이란 기록물을 하나의 문건 이상으로

           논리적으로 묶은 후 이를 집합적으로 기술해 주어야하는 원칙임. (계층화와 범주화가 이뤄짐.)

       (2) 기록물 검색을 위한 유용한 도구가 됨. 기록물은 개별적이 아닌 전체

           기록물 덩어리 속에서 보아야만 그 의미를 파악할수 있음.

       (3) 분류표를 통해 기록물간의 유기적이고 계층적인 관계를 보여줄 수 있음.

       (4) 분류표의용어를 활용하여 시소러스 기능으로 확장할수 있다.

   라. 분류의 원칙

       (1) 기록물 분류체계를 세울때 가장 먼저 고려야 할 사항

       ※원질서의원칙  :  기록물 생산기관이나 수집기관이 수립한 원래의 질서를

                              유지해야 한다는 원칙.

   라. 우리나라 기능분류

       (1) 우리나라 정부기록물에 적용되는 분류기준표는 조직분류와 기능분류가 혼합된 형태로서,

           처리과 아래 대중  소기능이 결합되는 구조를 가지고 있음.

           기호체계는 (처리과)대기능-중기능-소기능-단위업무-(단위사안)으로 구성됨.

3. 분류체계(표) 개발의 일반원칙 (적용해야 할 원칙)

   가. 기능분류법을 채택. 이를 위해 기구변천, 사무분장의 구조를 전체적으로

       구성해내는 작업이 필요함. 또한 계층별로 단위기능을 도출.

       * 기능분류법 : 현용단계에 있는 기록물을 생산, 입수, 유지 , 활용한 조직이나 개인으로 정의함.

                      즉, 기록의 형식과 내용을 규정하고 생산 및 배포절차를 관장하는 것은

                      발원부서가 아니라 업무기능이며, 기능이나 활동이라는 기록의 기원을

                      설명해야 기록물을 제대로 이해할수 있다는 것이며, 이를 기능적출처라는 개념으로 정리.

                      (1) 기능분류법의 적용과 유의점

                          가) 업무기능, 업무활동, 개별업무행위 라는 3단계로 구분하여 가장

                              광범위하고 1차적인 부분은 한 기관의 주요기능에 기초하여 설정하고,

                              2차적으로는 부서별 업무활동에 기초하여 설정하며, 가장 상세한 부분은

                              개인, 조직, 장소, 주제에 관한 개별 업무행위로 설정하여 개별  파일단위 및

                              파일단위의 집합체를 포함한 형태로 호주의 국가기록관리시스템에 적용. 

                          나) 유의점 : 단위 기능을 설정하는 기준에 유의.

                                       즉, 단위 기능을 설정하는 기준이 잘못됨.

   나. 분류표는 조선총독부가 수행하는 모든 업무 기능을 포괄하도록 함.

       중앙관서, 소속관서, 지방관서 등 조선총독부의 각급기관이 생산, 접수, 관리한 어떤

       문서도 이 분류표를 따라 분류될수 있게 함.

   다. 계층별목록기술을 할수 있는토대를 마련하고 검색효과를 높힘.

       즉, 편철이나 서가배열 등 기록물에 대한 물리적 배열을 목적으로 하지 않음   

   라. 분류표는 기능분석에 입각 하향식으로 개발(연역적접근)을 기본으로함.

       잔존 기록물은 1차분류 결과를 토대로 분류표를 보완하여 상향식(귀납적) 접근법을

       결합함.                    

   마. 분류대상은기록물의편철단위로함.분류기호를복수부여함.

       * 여러 편철이 구성하게될 시리즈 및 하위그룹계층을 묶어내는게 과제

   바. 분류표 개발시 개념화, 용어화, 기호화의 측면을 모두 고려.

       (1) 단계별 개발 모형

           - 개발모형 : 개념추출단계, 언어화단계, 기호화 단계

               가) 개념추출단계 : 주제분석후 주제개념을 파악

               나) 언어화단계 : 주제개면을 분류표상의 자연언어(기술용어)로 표현

               다) 기호화단계 : 개념을 표현하는 기호를 분류표 상의 규칙에 따라 생성

      ※상기사항을토대로작성된조선총독부공문서분류표 (그림 3 조선총독부 기능분류표 모형도 참조)

        1단계:분류의일반원칙정립

         2단계 : 계층별 기능 도출 : 대•중•소•세부기능    <-개념화/용어화           

         3단계 : 공통기능 도출   <- 개녕화 / 용어화

         4단계 : 분류표조성 : 연역적 구성원리  <- 기호화

         5단계 : 분류표1차평가 <- 개념화 / 기호화 / 용어화

         6단계 : 분류작업실시

         7단계 : 분류표 재평가

         8단계 : 분류표 수정 : 귀납적 구성원리 <- 개념화 / 기호화 / 용어화

         9단계 : 용어통제 및 용어간 관계 설정 <- 용어화

        10단계 : 분류표 및 기능 시소러스 완성

4. 단계별개발원칙

    가. 단위 기능의 추출 및 계층화

        조직계층별로 단위기능들을 추출하고 단위기능들간의 관계를 밝혀 범주화함

        (1) 조직 및 기능 분석결과를 통해 단위 기능 추출

            가) 단위기능 분석은 특정부서별로 하지 않고 총독부 전체조직을 설정.

                기능분류체계 개발을 위해서는 무엇보다 조직운영과 기능 및 업무에

                대한 정확한 이해가 필요함.

                * 역사기록물 분류에서는 기능분석을 할때 조직형태를 기본으로 함.

                  조선총독부역시 1932-1937년도의 조직도분석이 용이함.

        (2) 계층화 : 개념화할 단위 기능들을 상하위 관계로 계층화함.

                     기능의 계층은 대 • 중 •소•세부기능의4단계로구분함.

                     중앙관서 및 소속관서의 경우 대기능은 국(局)수준의기능,

                     중기능은 과수준의 기능, 소기능은 과의 주요업무로 설정.

                     * 대기능 : 중앙 및 소속관서는 국단위 기능에서 지방관서는

                                도단위로 추출                      

                       중기능 : 중앙 및 소속관서는 과단위 기능에서 지방관서는

                                부단위와 + 군단위로 추출

                       소기능 : 중앙및소속관서는과의분장업무에서,지방관서는

                                부의 주요업무 + 군의 주요업무에서 추출

                       세부기능 : 소기능의 하위에 속하는 기능.    

        (3) 공통기능어추출:조기성및분류효율성을높기위해추출

            - 조선총독부의 모든 기관에 대한 변천사항과 사무분장 내역을 조사후 추출

        (4) 분류표 조성 : 추출된 기능어에 기호를 부여하는 과정. 기호화단계임.

            가) 기호화의 일반원칙  : 고유성, 간결성, 표현성(특정개념2개사용금지)

            나) 동위계층에서의 배열원칙 : 공식문서에 나타난 조직의 서열을 1차로

                기구 및 기능변천을 추적하면서 유사기능 인접시키는 방식으로함.

                * 호주와 인도의 랑가나단과 약간의 차이가 있음.

            다) 대기능 분류기호 : 대기능은 중앙관서, 지방관서, 소속관서를 범주화함

                기호의 조기성을 고려하여 기능의 의미를 유추하게 한글로 한다.(표 5참조)  

                * 중앙관서, 지방관서,소속관서별 구분은 기호화할 필요는 없음.

            라) 중기능 분류기호 : 중기능 불류기호를 위해서는 2자리 숫자를 활용함

                중앙관서 및 소속관서는 과단위 기능을 중심으로 중기능을 추출하여

                00 ~ 99까지의 번호를 부여 (표 6참조)

                * 지방관서의 경우는 조금 복잡해지는데 도의 직할기능은 00~50,

                  소속 부군은 51~99까지 부여

            마) 소기능 분류기호 : 과의 사무분장 기능을 기반으로 소기능을 추출

                2자리 숫자를 부여한다. 지방관서의 경우 부의 업무뿐 아니라 군의           

                주요업무도 같은 계층에 포함시킴. (표 8참조)

                * 공통기능어는 고유기능어 앞에 배열하는 것이 바람직함.

            바) 분류기호조성예

                가)~마)를 통해 조성된 기호들을 조합하면 다음의 예이다.

               A            식산          16           -           11

         (대기능군)    (대기능)    (중기능)   (구분기호)    (소기능)

        (중앙관서기능)      (식산)     (토지개량)              (국유미간지)