6. 계약 완료 및 종결 - 주요정보/ 송장 확인/ 인수 문서화 / 최종대금 지급 / 계약 종결 / 교훈 복습

[향기살이]

1. 개요

- 계약 완료 및 종결은 공공조달 과정의 마지막 단계입니다.
- 계약목적물의 최종 확인부터 교훈 검토까지 체계적인 절차를 거쳐 이루어집니다.

2. 공공조달계획의 5단계

① 최종 공급물 송장 확인

- 조달사업의 실행을 위한 계약 이행이 법적·행정적·관리적 측면에서 요구사항을 충족했는지 여부를 판단합니다.
- 계약목적물에 대한 최종 송장을 확인하며, 체크리스트를 통한 체계적 점검이 필요합니다.

주요 확인사항 (12개 항목)
1. 계약서 및 관련 계약문서상 계약상대자 의무 완료 여부
2. 계약상대자의 송장 제출과 지불 여부
3. 조달대상물 이상 여부 확인을 위한 시험성적서 점검
4. 계약목적물 관련 모든 검사의 완료와 승인 여부
5. 계약상대자에게 지원된 정부 재산 반환 여부
6. 하도급계약 관련 대금지급 등 계약상 의무 이행 여부
7. 기밀자료, 신분증, 열쇠 등의 반환 여부
8. 대금청구, 분쟁 등 미해결 문제 없음에 대한 당사자 동의
9. 계약 완료 시 필수 감사 항목 문제 없음 확인
10. 계약관리팀의 계약업체 성과평가 완료
11. 모든 보증서 또는 기타 최종 결과물 제출
12. 계약 완료 공식적 통지서 서명 확인

② 최종 공급물 인수 문서화

- 계약상대자가 공급한 조달대상물과 관련 성과가 계약 내용과 완전히 일치하며 모든 요구사항이 충족되었음을 공식적으로 인정하는 단계입니다.
- 모든 계약목적물의 배송 및 인수를 확인합니다.
- 모든 청구서의 접수 여부를 점검합니다.
- 계약 완료 사실을 명시하는 서신 또는 통지 방법으로 공식화합니다.

③ 최종대금 지급

- 계약목적물에 대한 최종 인수와 함께 계약 완료 통지지를 공급업체에게 발송합니다.
- 수요기관이 최종 인수한 계약목적물에 대한 대금을 지급합니다.
- 선금, 중도금 지급 방식인 경우 잔금 지급에 해당합니다.
- 계약상 권리와 의무 이행이 완료됩니다.

④ 계약종결

- 조달대상물 종류에 따라 세부 절차가 일부 다를 수 있습니다.
- 일반적 과정: 계약완료일 이전 납품/시공 -> 발주기관 검사 및 검수 -> 인수 결정 -> 대가 지급 순으로 진행됩니다.
- 계약서상 정해진 절차와 기한을 준수하여 신속한 대금 지급 및 조달사업을 완결합니다.

수요기관의 추가 업무
- 조달계획 단계부터의 자료, 정보 및 관련 활동을 종합하여 기록 및 문서화합니다.
- 구매, 계약서류 및 관련 지원활동을 정리하여 기록 및 보관합니다.
- 모든 계약 관련 활동의 적절한 기록 및 문서화를 수행합니다.
- 전자조달시스템 활용 시 디지털 파일 형태로 문서화 및 저장·관리합니다.

⑤ 계약이행/관리 교훈 검토

- 조달계획부터 계약완료까지 전 과정에서 경험하고 학습한 교훈을 검토합니다.
- 동일하거나 유사한 조달사업 진행 시 시행착오를 최소화하고 목표를 효율적으로 달성하기 위함입니다.
- 성공과 개선 영역을 식별하고 향후 계약 관리 개선 방안을 도출합니다.

교훈 검토의 4가지 목적
1. 공급업체의 미래 계약 실행에 적용할 수 있는 학습 기회 식별
2. 고객 계약 문서화 및 프로세스의 개선 영역 식별
3. 수요기관 계약 전반에 걸쳐 개선을 위한 학습 기회 식별
4. 공급업체가 수요기관의 피드백을 제시할 수 있는 기회 제공

교훈 검토 절차
- 조달담당자, 계약관리자, 조달대상물 획득 담당자의 전 과정을 검토합니다.
- 잘 진행된 점과 문제점을 식별하여 개선점을 도출합니다.
- 조달담당자의 조사 결과 보고서 초안을 작성합니다.
- 이해관계자 검토 및 의견을 수렴합니다.
- 최종 보고서를 계약 파일에 포함하여 관리합니다.
- 세미나, 포럼 등을 통한 이해관계자 의견 수렴 및 토론을 진행합니다.



3. 주요 원칙

- 체계적이고 단계적인 접근
- 철저한 문서화 및 기록 관리
- 지속적인 학습과 개선
- 투명성과 책임성 확보
- 미래 조달사업의 효율성 향상

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