우선순위의 최고 이론 - 9분면 매트릭스

[이명원]

우선순위를 관리하기 위한 최고의 이론이 9분면 매트릭스이다. 이것은 저자(이명원)가 1997년부터 정립해 적용해온 것으로 기존의 이론에 충실했던 것들을 현실적인 부분의 해석까지도 가능하게한 실전적 이론이다.

모든 일은 9분면 매트릭스 안에 있다
지금까지 시간관리나 업무기술 등에 대해 다루는 대부분의 책은 다음 페이지에 있는 4분면 매트릭스를 사용했다.

이 시간관리 매트릭스 이전에는 성공하는 사람들이라 불리던 이들이 사용하던 방법에 ‘경중완급’에 의거한 업무처리 방법이 있었다. 그러나 2차원적이고 획일적인 방법이어서 현대사회의 복잡 다양한 일들을 설명하기에는 부족했다. 그 후에 등장한 스티븐 코비의 4분면짜리 매트릭스는 1, 2, 3, 4분면을 중요도와 시급성으로 나누어 설명하는데, 특히 1, 2분면의 중요성을 부각하고 쓸모없는 3, 4분면을 줄이면서 관리하라고 한다.
그런데 이 매트릭스를 통해서는 복잡다단한 우리의 일들을 정확히 적용해서 실질적인 도움을 얻기가 힘들다. 이제 좀 더 정교하고 구체적인 9분면 매트릭스를 적용해보자.

자, 이 매트릭스를 천천히 한번 살펴보자. 지금 당장 내게 걸려 있는 일들이 일목요연하게 구분될 것이다. 우선 기존의 4분면 매트릭스와 다른 점은 가운데 중간 정도를 나타낼 수 있는 항목이 들어감으로써 4분면에서 9분면으로 늘어난 것이다.
이 9분면 매트릭스는, 실제로 가장 중요하거나 중요하지 않는 부분보다 중간 정도의 중요성의 일이 많으며, 또한 시급함도 아주 급한 것이나 전혀 급하지 않은 것보다는 적당히 급한 일들이 우리 주변에 많은 점을 감안해보았을 때 실제 우리 삶의 결정 상황이나 현상을 더욱 구체적으로 나타내준다고 할 수 있다. 가운데 십자가가 우리가 실제 가장 많은 관심과 에너지를 쏟아 부으며 고민하는 영역이라고 보면 된다.
급하지는 않지만 중요한 일이 더 많은 고민과 에너지를 요구하는데도 불구하고 외부 자극이나 상황에 맞게 반응하는 인간 본능의 성향 덕분에 우리는 급한 일에 가장 먼저 반응하게 되어 있다. 이러한 성향이 대부분의 사람들에게 급한 것을 가장 먼저 처리하도록 강요하며, 이러한 현상을 통제하지 못하는 사람들은 급한 일만 처리하다가 시간의 대부분을 보내게 된다. 자신의 인생이 어떤 목표와 방향으로 가야 하는지 등을 모르는, 심지어는 고민조차 해보지 않은 사람들이 자신도 모르는 사이에 나이가 들었음을 한탄하는 것과 크게 다르지 않은 것이다.
시간관리에서 가장 중요한 사항은 급하지는 않지만 중요한 일을 나타내는 일을 어떻게 처리하며 어떤 습관이 들어 있느냐이다. 쉬운 예로 이러한 것들에는 우리가 중요한 항목이고 건강을 위해서 반드시 해야 한다고 생각하며 실천하지 못하는 운동이 들어 있고 가장 가까운 지인들 혹은 가족간의 신뢰 구축이나 관계 형성 등이 그 예가 될 수 있다. 당장은 급하지 않지만 그냥 방치했을 때 치명적인 문제가 발생하며 심지어는 급하지도 않았던 것이 급하고 중요해질 수 있다.
표에서 급하지 않으면서 중요성이 중간 정도 되는 ‘가족과의 대화’를 예로 들어보자. 지인 중 한 분이 아들과의 관계로 인한 고민을 털어놓았다. 문제가 심각하지는 않지만 아들과 대화가 어렵다는 것으로 시작한 고민은 점점 반항의 강도가 세진다는 한탄의 목소리로 바뀌어 가고 있었다. 관계 형성이 잘 되었거나 상호 신뢰하는 상황이라면 이러한 ‘행복한 가족의 대화’는 전혀 급하지 않으며 적당한 중요성을 갖는다고 할 수 있다. 그러나 상황이 조금 바뀌어 아이와 부모의 신뢰가 떨어지며 반항 내지는 커뮤니케이션에서 문제가 발생하기 시작하거나 다툼이 잦은 상황이라면 ‘가족과의 대화 2’(5사분면)로 볼 수 있게 된다. 앞선 ‘행복한 가족의 대화’보다는 조금 더 시급성 면에서 급해지는 상황이 된 것이다. 왜냐하면 ‘호미로 막을 것을 시간을 놓치면서 삽으로도 막을 수 없는 일’이 벌어질 수 있기 때문이다.
그러나 이때도 방관하거나 조치가 미흡하다면 시급함이 최고의 레벨이며 중요도가 유지되는 ‘가족과의 대화 3(4사분면)’ 구분면에 해당되게 된다. 실제로 그 지인의 아들은 오토바이 사고를 당해 심각한 부상을 경험했고, 가족들은 치명적인 고통을 겪었다(4사분면에서 1사분면으로 이동). 주의할 것은 이렇게 중요성의 레벨이 올라가거나 시급함이 더해지면 똑같은 상황을 맞고도 더 많은 고민과 주의력이 필요하다는 점이다. 즉 더 많은 신경과 자원을 투입해야 하는 소위 ‘더 큰 대가’를 치르게 된다고 이해하면 된다.
우리의 습관도 이와 똑 같다. 처음에 크게 습관화되지 않았을 때는 쉽다. 할 수도 있고 적당히 제어도 가능하다. 그러나 좋은 습관을 제외한 대부분의 나쁜 습관은 우리의 삶을 파괴할 수 있으며 다시 돌리기 위해서는 레벨의 수준에 따라 거슬러 올라가는 데 더 큰 고통 극복의 에너지를 써야만 한다.
‘긴급하고 마감에 쫓기는 과제’를 예로 보자. 아무리 마감에 쫓기는 과제라 해도 마감 당일날 알지는 않았을 것이다. 이미 그 전에 알았지만 우리의 선택(업무처리 능력이 있는 사람들과 반대 사람들의 가장 큰 차이점이 이 선택 부분에 있다)에 따라서 더 많은 대가를 치르게 되는 것이다. 마감이 닥쳐오면 우리가 할 수 있는 최선의 선택이 ‘집중력’을 발휘하여 조금 더 시간을 버는 것이다. 아무리 ‘집중력’을 발휘해도 사람마다 임계점이 있기 때문에 가장 좋은 선택은 낮은 에너지를 투입하고도 처리할 수 있는 시점에서 처리하는 것이다. 따라서 급하고 중요한 일들을 처리하는 활동을 줄여나가는 일은 당면 문제 위주가 아니라 미래, 기회 위주의 예방 차원으로 관점을 돌려야 한다.
우리가 대부분 에너지를 쏟거나 시간을 할애하는 것은 2, 4, 5, 6, 8사분면 등의 적당하게 중요하다고 생각하는 영역과 적당히 시급하다고 생각하는 영역이다. 그러나 이러한 상황도 좀 더 자세히 들여다본다면 우리의 나쁜 습관이나 잘못된 업무 형태, 기타 요인을 관리함으로써 보다 효율적이고 성공적인 삶을 살게 할 수 있다.

우선순위 법칙 (저자 이명원) 초고중에서

[바람처럼]

9분면....머리에 그려지지가 않네요...그림이 있었으면 하는 아쉬움이 있어서 인터넷 검색을 해 보았더니, 커리큘럼 설명 말고는 그림이 없는걸로 봐서는 그림 자체가 매우 중요하다는 생각을 해 봅니다.

[이명원]

ㅋㅋ. 조만간 공유하겠습니당....스마트 플래너 중급과정부터 다루는 분야중 하나입니다...

[이명원]

해상도가 이렇게 첨부를 하니까 좋지 않네용....기본과정으로 넣어 보겠습니다.