비용 지출에 대한 수취 증빙서류 배경

[朱黃圭 manager]

비용을 지출하는 법인과 개인 사업자는 2001년 1월 1일 이후부터는 다른 사업자로부터 사업과 관련하여 재화나 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 때에 그 지출증빙서류로 세금계산서나 계산서, 신용카드매출전표 등을 수취하도록 하고 있는데, 이는 사업자에 대한 경비지출내역의 투명성을 확보하고 거래상대방 사업자의 과세표준을 양성화하여 세제 및 세정의 정상화를 도모하고자 하는데 그 목적이 있습니다.

따라서, 건당 거래 금액(부가가치세포함) 3만원을 초과하여 지출한 때에는 계산서나 세금계산서 또는 신용카드(직불카드포함)매출전표를 수취해야 하며, 이러한 정규 증빙서류는 5년(결손 사업연도는 10년) 간 보관해야 합니다.

그렇지 못한 경우에는 지출금액의 합계액에 대해 2.2%(지방소득세포함)의 가산세를 내야합니다. 예를 들어, 직원 회식을 하고 10만원을 지출했을 때 세금계산서 대신 금전등록기 영수증이나 간이 영수증을 받았다면, 비용으로 인정 받기는 하지만 정규증빙 미 수취에 따른 증빙불비가산세 2,200(지방소득세포함)원을 내야 하는 것입니다.

3만원을 초과하는 간이영수증을 여러 장으로 나누어서 처리해도 되나요?

슈퍼마켓 등 소매점에서 사무실에 필요한 직원들 복리후생에 따른 물품(휴지, 커피, 음료, 쓰레기봉투 등)을 구입하다 보면 한 번에 6, 7만 원어치씩 사게 되는 경우가 많습니다. 이 경우 간이영수증을 여러 장으로 나누어서 처리해도 괜찮은지, 또 비용처리가 가능한 간이영수증의 한도는 얼마인지 알아보도록 하겠습니다.

지출증빙수취의무규정은 법인세법에서는 “거래 건당 3만원 이하”로 되어 있고, 소득세법에서는 “거래 건당 3만원 초과”로 되어 있어 내용상의 차이가 있으나, 결국은 3만원까지는 세금계산서나 계산서, 신용카드매출전표를 수취하지 않아도 증빙 불 비가산세를 부과 당하지 않으나 3만 1원부터는 가산세를 부과한다는 말입니다.

다시 말해 공급받은 재화 또는 용역의 건당 거래금액(부가가치세 포함)이 3만원 이하로써 3만원까지를 포함한다는 의미입니다.

여기서 󰡐이상󰡑과 󰡐이하󰡑는 기준 점을 포함하여 그보다 많거나 적음을 표시하므로, 󰡐건당 3만원 이상󰡑이면 3만원을 포함하는 것이고 3만원 이하이면 마찬가지로 3만원도 포함하는 것입니다.

한편, 󰡐초과󰡑와 󰡐미만󰡑은 기준 점을 포함하지 않고 그보다 많거나 적음을 표시하는 말로, 예를 들어 󰡐접대비는 건당 1만원을 초과하면󰡑에서 󰡐1만원 초과󰡑란 1만원은 포함하지 않고 10,001원부터를 의미합니다. 또한 󰡐1만원 미만󰡑으로 되어 있다면 이는 1만원은 포함하지 않는 것입니다.

따라서 간이영수증 한도는 1원부터 30,000원까지를 의미한다는 것에 유의해야 합니다.

이처럼 지출증빙수취의무규정 면제기준금액을 3만원 이하로 하향 조정한 목적은 사업자의 경비 지출 투명성을 확보하고 거래 상대방 사업자의 󰡐과세표준 양성화󰡑를 유도함으로써 공평과세를 실현하려는 데 있습니다.

특히 그동안 과표 현실화에 대한 사회적 요구가 강했던 현금수입 업종과 간이과세자 등에 대하여 거래 상대방에게 거래단위가 3만원을 초과하는 경우, 적격증빙을 수취하도록 함으로써 과표를 현실화하는 제도적 장치를 만들어 놓은 것입니다.

이러한 영수증의 사용내역에 대해서는 식대 또는 기타 비용의 구분이 없으며, 재화 또는 용역을 제공받은 경우에 해당된다면 적격증빙수취의무가 있는 것입니다. 따라서 지출증빙수취의무규정 예외항목이 아닌 경우에는 반드시 적격증빙(세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표)을 수취해야 합니다.

건당 거래금액이 3만원을 초과하는 영수증을 수취한 경우에도 비용인정은 되지만, 건당 거래금액이 3만원을 초과하는 경우로써 세금계산서 등 법정 지출증빙 서류를 수취하지 못한 경우에는 지출증빙 미 수취가산세(증빙 불 비가산세)가 적용됩니다.

참고로 증빙 불 비가산세의 예외규정은 다음과 같습니다.

1) 거래 상대방이 읍․면 지역에 있는 간이과세자이면서 신용카드 가맹점이 아닌 경우

    2) 농어민과 직접 거래한 경우

    3) 금융, 보험 등의 용역을 공급받는 경우

    4) 택시비 등 재정경제부령이 정하는 경우

    5) 국가, 지방자치단체와 거래하는 경우

    6) 비영리법인과의 거래

    7) 입장권 등 전산발매통합관리시스템 가입자의 거래

    8) 연체이자 지급 분

    9) 경비 등 송금명세서 제출대상

       －부동산임대 용역

       －임 가공 용역

       －운송 용역

      －재활용 폐 자원

       －인터넷, PC통신 등

       －우편주문판매

따라서 3만원을 초과하는 물품은 반드시 법인신용카드로 결제하거나 세금계산서를 수취해야 증빙 불 비가산세가 부과되지 않으며, 여러 장의 영수증으로 분할하여 교부받는 경우에는 세무조사 적발 시 동일한 1건으로 간주한다는 데 유념해야 합니다.

3만원 미만의 비용일 경우 거래명세서나 입금표를 받아도 증빙으로 인정되나요?

기업체나 개인과의 거래에서 관련 증빙(영수증) 수취는 크게 “법정 증빙”과 “사적 증빙”으로 구분할 수 있습니다.

법정 증빙은 세법에서 정한 증빙으로 수취 여부에 따라 가산세 등 각종 제재가 뒤따르게 됩니다.

사적 증빙은 세법에서는 인정받을 수 없으나 거래 상대방과의 거래 사실을 객관적으로 입증하고 상거래와 관련한 각종 법적 문제가 발생할 때 거래 사실을 확인하는 주요 증빙으로서, 주로 거래 사실을 확인하는 거래명세서 같은 “거래증빙”과 회사 내부 관리 목적상의 품의 서나 기안서 같은 “내부증빙”으로 구분할 수 있습니다.

입금표는 주로 세금계산서를 발행한 후 그 대금을 수령한 경우 현금거래에 관한 입금 확인을 하는 거래명세서 같은 거래 증빙으로서 사적 증빙과 마찬가지이므로 세금계산서와 계산서, 신용카드매출전표, 영수증처럼 법정 증빙으로는 볼 수 없습니다.

영수증을 분할하여 취득하는 경우 건당 거래금액의 판단기준은?

건당 거래금액의 판단기준은 변칙적인 업무와의 관련성 입증 의무 회피를 방지하기 위해 다음의 경우에는 1건으로 보아 판정하게 됩니다.

1) 동일한 날짜에 동일한 장소에서 동일한 거래처에 대하여 지출된 것으로서 거래의 실질로 보아 하나의 지출 행위로 인정되는 경우

2) 동일한 장소에서 동일한 거래처에 대하여 날짜를 달리하여 지출한 것으로서 1건의 거래금액을 3만원 미만의 소액으로 나누어 결제한 것으로 인정되는 경우

3) 기타 거래 실질 상 1건의 거래임에도 지출증빙 기록․보관 대상에서 제외되기 위하여 3만원 미만의 소액으로 나누어 결제한 것으로 인정되는 경우 등

도대체 증빙불비가산세는 언제 부과되는 것인가요?

경리실무자들은 증빙 불 비가산세가 세무조사 적발 시 부과되는 것인지 아니면 자진 납부하는 것인지 애매할 수 있습니다.

증빙불비가산세는 복식부기 의무자(개인, 법인)가 법인세나 종합소득세를 자진 신고․납부하면서 해당 회사 사업과 관련하여 건당 3만원을 초과하는 비용을 지출할 때 거래 상대방으로부터 세금계산서나 계산서, 신용카드매출전표 등 “적격증빙”을 수취하지 못하고 간이영수증이나 입금표, 금전등록기영수증 등을 관련 증빙으로 수취한 경우에.

거래금액의 2%에 해당하는 가산세를 법인세나 종합소득세에 합산하여 납부하면, 과세관청(국세청)에서 이를 토대로 적격증빙을 교부하지 않고 과세표준액(매출액)을 누락한 거래 상대방에게서 세금을 징수하는 것을 말합니다.

따라서 증빙불비가산세는 결산 확정 후 세무조정 시 적격증빙을 수취하지 못한 거래금액에 대하여 법인세를 납부할 때 발생하며 “자진 신고․납부” 해야 하는 것입니다.

자진 신고․납부는 말 그대로 사업자가 결산 세무조정 시 적격증빙 미 수취 분에 대하여 스스로 가산세를 법인세나 종합소득세에 합산하여 납부하는 것인데, 이를 세무조정 시 누락하여 추후 세무조사에서 적발될 경우에는 가산세가 부과됩니다.

그러나 세무조사에서 적발되더라도 이중으로 가산금을 내야하는 것은 아닙니다. 따라서 경리실무자들은 자진 신고한 뒤내거나, 세무조사에서 적발된 후 가산세를 추징 당하는 것이나 별반 차이가 없기 때문에 복잡하게 자진 신고를 하지 않을 수도 있습니다.

그러나 실제 세무조사시에는 증빙 불 비 가산세 건뿐만 아니라 일반조사(법인세, 종합소득세, 부가세, 원천 세 등), 특별조사, 추적조사 등을 추가로 시행할 수 있기 때문에, 이러한 조사들을 통해 추가로 세무 상 불이익을 당할 수 있습니다. 따라서 경리실무자들은 이러한 점을 유념하여 거래 시 반드시 적격증빙을 수취해야 합니다.

또 창업 초기 회사에서 자산인 비품이나 기계장치 등 고정자산을 구입할 때 관리시스템이 제대로 정착되지 않거나 피치 못할 사정으로 세금계산서나 계산서, 신용카드매출전표처럼 적격증빙을 수취하지 못할 경우가 있습니다.

최근 감사원에서는 결정 문을 통해 “필요경비의 발생이 명백하지만 세금계산서 등 적격증빙을 미수취하여 해당 자산의 취득 가 액을 입증이 불충분하다는 이유로 그 감가상각비를 영(零)으로 보는 것은 불합리하다 “라고 밝힌 바 있습니다.

간이영수증에 又와 비슷한 표시를 하는 이유는?

대부분의 식당이나 도 소매점에서는 영수증의 날짜와 수량, 단가, 금액을 적은 후 그 밑의 여백에 󰡐又󰡑와 비슷한 표시를 하는데 이렇게 표시하는 이유는 무엇인지, 또 이러한 표시를 하지 않은 영수증은 효력이 없는 것인지 여부를 알아보겠습니다.

전표나 금전등록기에서 출력해주는 금전등록기영수증과는 달리 사람이 직접 수기로 작성하는 것이 일반적입니다. 따라서 영수증에 빈칸이 있을 경우 허위로 품목이나 금액을 추가 기재할 수 있으므로 이를 방지하기 위해 남은 여백에 마감표시를 하는 것입니다.

예를 들어 식당에서 식대 40,000원을 지불하고 받은 영수증의 빈칸에 마감표시가 되어 있지 않다면, 해당 빈칸에 추가로 품목과 금액 30,000원을 허위로 기재하여 결국은 70,000원짜리 간이영수증을 조작하여 만들 수 있습니다.

이런 식으로 영수증을 허위로 기재하는 경우 기업에서는 경비를 과대 계 상하는 결과를 초래하여 비자금 조성 및 세금을 탈루 하는 방법으로 사용되며, 직장인들로서는 조작한 영수증을 이용하여 비용을 추가로 결제 받는 일종의 공금횡령의 방법으로 악용될 수 있기 때문에 이를 방지하기 위해 약속으로 마감표시를 하는 것입니다.

또한 영수증의 작성 년 월일 란 옆에 공급대가 총액 란 에 금액을 기재할 때, 반드시 금액 앞에 󰡐￦󰡑 표시를 하고 마감을 표시한 선 밑에도 추가로 ￦ 표시와 금액을 기재해야 합니다. 이런 식으로 작성해야 비로소 정당하게 금액을 지급했다는 증거자료로서 효력이 있는 영수증이라고 할 수 있습니다.

한편, 요즘은 인터넷으로 영수증을 다운로드받는 경우가 있는데, 이런 경우에는 공란에 󰡐이하여백󰡑이나 -끝- 이라고 마감표시를 하는 경우도 있습니다

개인신용카드로 거래처 접대를 하는 경우 1만원을 초과한다면?

종업원 개인 명의 신용카드로 거래처 접대를 하는 경우 건당 1만원을 초과하는 비용에 대해서는 접대비에는 해당하지만 세법의 입장에서 법인세 계산을 위한 비용으로는 인정하지 않는 것입니다.

법인에서 영업상 거래처직원과 식사를 하는 것은 정상적인 법인업무의 일환이라고 보는 것이 타당하지만 그 금액이 1만원을 초과하는 것은 신용카드로 거래사실을 입증하는 것뿐만 아니라 거래상대방의 과세소득으로 확실하게 신고될 수 있을 정도의 거래수단을 사용하여 달라는 세법의 요구인 것입니다.

즉 접대비 자체를 인정하지 않겠다는 것이 아니고 세법에서 접대비라는 것을 적극 권장할 만한 비용은 아니지만 법인세의 세금계산을 위한 비용으로 공제를 하기 위하여서는 그 거래처에서 해당 비용만큼의 세금을 낼 수 있도록 거래수단을 제한한 것입니다.

서면2팀-1090, 2005.07.14.

귀 질의의 경우와 같이 법인의 비용을 신용카드로 결재하는 경우 원칙적으로 당해 법인의 명의로 발급받은 것을 사용하여야 하나,

종업원 개인명의의 신용카드를 사용하고 매출전표를 수취한 경우에도 당해 법인의 업무와 직접 관련하여 사용된 것으로 인정되는 경우에는 접대비 등의 경우와 같이 손금불산입으로 달리 규정된 경우외에는 법인의 비용으로 손금산입되고 정규지출증빙으로 인정되는 것임.

다만, 이 경우 당해 종업원에 대하여 「조세특례제한법」 제126조의 2의 규정에 의한 “신용카드 등 사용금액에 대한 소득공제”를 적용함에 있어 법인의 업무와 관련하여 사용한 금액은 당해 종업원의 신용카드사용금액으로 보지 아니하며, 지출한 복리후생비가 급여성격의 비용으로 보아 원천징수대상에 해당하는지는 별도로 사실판단 하여야 하는 것임.

- 접대비는 1만원(경조금의 경우 20만원)을 초과하는 경우에는 법정증빙서류(신용카드, 현금영수증, 계산서, 세금계산서, 원천징수영수증)

   을 수취하여야 접대비 한도내에서 필요경비로 인정되는 것입니다.

[관련 예규]

소득46011-10078, 2001.02.01.

1. 개인사업자의 업무와 관련하여 지출한 비용을 직원 명의의 신용카드로 결제하는 경우에는 소득세법 제81조 제8항의 증빙불비가산세의

    적용대상에 해당되지 않는 것임.

2. 사업자가 1회의 접대비로 지출된 금액(접대비에 해당하는 경조사비를 포함)이 5만원을 초과하는 경우로서 신용카드를 사용하지 아니

    하거나 계산서 또는 세금계산서를 교부받지 아니하고 지출한 경우에는 소득세법 제35조 제2항 및 같은법시행령 제83조 제6항의 규정에

    의하여 필요경비에 산입하지 아니하는 것임.

소득46011-357, 2000.03.15

종업원이 개인명의로 발급받은 신용카드 등에 의하여 업무와 관련하여 지출한 것이 확인되는 신용카드매출전표는 소득세법 제35조 제2항 제1호(필요경비에 산입하는 신용카드 사용 접대비) 및 같은법 제160조의 2 제2항 제3호(지출증빙서류)에 해당하는 것임.

1) 거래건당 금액(부가가치세 포함)이 3만원을 초과하는 경우 정규증빙(세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증)을 받아야

    하는 것이므로, 신용카드를 사용하여 신용카드매출전표를 받는 경우 정규증빙을 받은 것에 해당하므로 증빙불비가산세가 부과되지

    않습니다.

2) 체크카드를 이용하여 사업관련비용을 지출한 경우에도 신용카드를 사용한 것으로 보는 것이므로 체크카드로 접대비를 지출한 경우

    카드접대비로 처리하시면 됩니다.

    아울러, 체크카드매출전표도 신용카드매출전표와 같이 정규증빙을 받은 것에 해당하여 증빙불비가산세가 부과되지 않습니다.

3) 직원 개인카드로 접대비를 지출하는 경우 해당 비용이 사업관련비용임이 확인되는 경우 회사의 카드접대비로 처리할 수 있는 것이며,

   정규증빙을 받은 것에 해당하여 증빙불비가산세가 부과되지 않습니다.

상품을 구입하여 접대비로 제공하는 경우에도 접대비 지출내역을 작성해야 하나요?

상품권과 달리 현물에 의한 접대의 경우에는 당해 물품을 제공받은 거래처별로 50만원 이상인 경우에만 지출증빙의 기록, 보관대상이 되는 것입니다.

예를 들어 개당 10만 원짜리 선물세트를 A거래처에 5개, B거래처에 3개, C거래처에 1개, D거래처에 1개를 제공한 경우에는 A거래처만 작성 대상인 것입니다.

경리실무자들은 접대 상대방 별로 50만원 미만의 상품을 별도로 구입, 이를 별도로 지급하는 경우에는 지출내역 기재의무가 없다고 판단할 수 있을 것입니다

다만, 건당 50만원미만 접대비라 하더라도 업무와의 관련성은 입증해야 하므로 내부 품의 서, 지출목록 등은 보관하여야 하는 것입니다.

즉, 경리실무자들은 보수적으로 안전하게 지출내역을 기재해야 하는 것이 유리할 것입니다.

단란주점이나 룸살롱 회식비용의 신용카드 영수증은 증빙처리가 가능한가요?

회사에서 생산활동이나 영업활동, 관리활동을 수행하면서 발생되는 비용은 "회사 업무와 관련이 있고 업무와의 관련성을 적정하게 입증해야 하며, 타 직원들과 형평성이 고려가 되어야 하며, 사회적 통념상 인정이 되어야 합니다.

즉, 직원들이 노래방이나 단란주점에서 회식을 한 자체는 업무와 관련이 있고 복리후생적 성격의 비용으로 간주되니 만큼 복리후생비로 비용 처리가 가능하나, 접대비를 변칙으로 복리후생비로 처리하는 경우 그 지출사실을 객관적으로 입증이 불가능하다면 접대비로 처리되거나 해당 직원에게 상여처분이 될 수 있는 것입니다.

따라서, 직원들의 노래방이나 단란주점 회식 비의 경우 실무적으로는 직접적인 증빙뿐만 아니라 회식을 하게 된 경위를 입증할 수 있는 "품의 서"(회식사유, 회식 참가자 등)를 증빙으로 첨부하면 무방할 것입니다.