메일 홍수 속에서 전자우편 자동 정리 하기 파일

메일 홍수 속에서 전자우편 자동 정리 하기 파일 우리가 원하지 않는 광고성메일, 성인정보등의 메일등을 받는 즉시 지운편지함으로 이동을 원하거나 이런 규칙을 만드는 방법은 위의 기사를 통해서 습득하고 이런 연장선상에서 아웃룩을 통해 어떤 기능 까지 가능한지 알아보자. 계속해서 늘어나는 메시지를 수동으로 관리하는 대신 규칙 마법사를 사용하면 자동으로 메시지를 처 리하고 구성할 수 있다. 규칙 마법사를 사용하여 규칙을 만들면 받은 편지함에 메시지가 도착하거나 메시지를 보낼 때 규칙이 적용된다. 규칙이란? Microsoft Outlook에서 규칙은 자동으로 메시지를 구성하고 이벤트가 트리거하는 조건, 동작, 예외 집합이다. 이벤트, 조건, 동작, 예외 간의 관계는 다음과 같다. 이벤트는 규칙을 트리거한다. 예를 들어, 도착 시 메시지 확인을 이벤트로 선택할 수 있다. 조건은 규칙이 적용될 메시지를 지정한다. 예를 들어, 나에게만 보낸 경우나 참조란에 내 이름이 있는 경우를 조건으로 선택할 수 있다. 조건을 선택하지 않으면 모든 조건을 선택한 것과 같다. 동작은 조건을 충족하는 메시지에 수행할 동작을 지정한다. 동작을 하나만 지정하거나 여러 개를 지정할 수도 있고 하나도 지정하지 않을 수 있다. 예를 들어, 제목 줄에 "광고"가 있는 메시지를 읽 지 않으려면 삭제를 선택한다. 예외는 규칙을 적용하지 않을 메시지를 지정한다. 예외를 하나만 지정하거나 여러 개를 지정할 수도 있고 하나도 지정하지 않을 수 있다. 지정한 예외를 충족하지 않으면 메시지에 규칙이 적 용되지 않다. 예를 들어, 친구에게서 온 메시지를 제외한 다른 메시지 중 제목 줄에 "광고"가 있 는 모든 메시지를 삭제할 수 있다. 규칙을 사용하는 이유 규칙을 사용하면 다음 작업을 자동으로 할 수 있다. 보낸 사람에 따라 메시지를 특정 폴더로 이동 부재 중 메시지와 같은 특정 메시지를 다른 폴더로 이동 대화의 메시지 삭제 특정인에게서 온 메시지에 플래그 지정 중요한 메시지가 도착했을 때 메시지나 소리와 같은 알림 설정 개인이나 메일 그룹에 메시지 전달 만들어 둔 메시지를 사용하여 서버에서 특정 유형의 메시지에 자동으로 회신하도록 설정 보낸 메시지의 내용에 따라 메시지에 범주 지정 지정한 시간만큼 메시지 전달 지연 프로그램 시작 규칙을 효과적으로 실행하는 방법 규칙의 실행 순서 정하기 다음 사항을 염두에 두고 규칙의 실행 순서를 정한다. Microsoft Exchange Server와 같은 서버에 서 실행되는 규칙이 항상 먼저 실행되고 사용자의 컴퓨터에 설치된 Outlook에서 실행되는 규칙은 나중에 실행된다. 이 두 범주 내에서 규칙 마법사의 아래 순서대로 규칙 적용 목록에서 규칙을 위로 이동하거나 아래 로 이동하여 규칙의 실행 순서를 변경할 수 있다. 규칙을 사용자의 컴퓨터에 있는 메시지에만 적용하려면 이 시스템에서만을 조건으로 선택한다. 같은 메시지에 여러 규칙이 실행되지 않도록 하고, 특히 여러 규칙을 적용할 때 가장 아래 규칙이 먼저 적용되지 않도록 하려면 더 이상 규칙 수행 중지를 동작으로 선택한다. 규칙을 만들 때 실수로 인한 오류 방지 오타를 방지하려면 메시지를 사용하여 규칙을 만든다. 메시지를 열고 동작 메뉴에서 규칙 만들기 를 클릭한다. 여러 가지 조건 및 예외 항목이 자동으로 채워진다. 새로 만든 규칙을 테스트하려면 "받은 편지함"에 있는 메시지에 이 규칙 실행을 선택한다. 규칙을 .rwz 파일로 내보내 백업하려면 도구 메뉴의 규칙 마법사 명령을 클릭하여 규칙 마법사 대 화 상자에서 옵션을 클릭하고 규칙 내보내기를 클릭한다. 이렇게 하면 이 파일을 다른 컴퓨터나 랩 톱 컴퓨터로 가져올 수 있으므로 규칙을 다시 만드는 과정에서 실수할 염려가 없다. [ 인터넷 파워 유저 ]