서울시, 전산 마비에도 시민 불편 최소화… 수기문서 처리 표준 매뉴얼 수립

[일요서울]

서울시, 전산 마비에도 시민 불편 최소화… 수기문서 처리 표준 매뉴얼 수립

서울시청 전경. [사진=뉴시스]

안녕하세요. 일요서울입니다.

서울시가 전산 마비 상황에서도

행정·민원 서비스가 중단되지 않도록

‘수기문서 처리 표준 매뉴얼’을 마련했답니다. 

2일 서울시에 따르면 이번 매뉴얼은

지난해 9월 대전 국가정보자원관리원 화재로

정부 전산시스템이 중단돼

민원 처리와 내부 행정 전반에

차질이 발생한 사례를 계기로 수립됐답니다. 

시는 1999년 전자문서 유통이 전 부서로 확대된 이후

전자결재 중심 행정환경이 표준으로 정착되면서

수기문서 작성이나 종이 결재를

경험하지 못한 직원이 늘었다고 전했답니다. 

이에 전산 장애 발생 시

일부 담당자의 경험에 의존하지 않고

전 직원이 동일한 기준으로

즉시 대응할 수 있도록

수기문서 처리 절차를 표준 매뉴얼로

제도화했다고 밝혔습니다. 

매뉴얼에는

▲전산 장애 발생 시 문서 작성과 결재,

접수, 발송을 종이 문서로 전환하는 절차

▲수기문서 문서번호 부여와 등록대장 관리 방식

▲관인이 필요한 문서의 예외 처리 기준

▲시스템 복구 이후 전자문서 재등록과

기록물 이관 등 문서 처리 전 과정이 포함됐답니다. 

서울시는 매뉴얼이 현장에서

정상 작동하는지 확인하기 위해

오는 3일부터 5일까지 3일간

전 부서 합동 모의훈련을 실시합니다.

본청과 사업소 등

720여 개 전 부서가 참여해

행정포털과

업무관리시스템이 중단된 상황을 가정하고

전 직원이 동일 매뉴얼을 적용해

업무를 수행할 예정입니다. 

서울시 정보시스템과 관계자는

본지와의 통화에서

“모의훈련 기간에도 시민 불편을 최소화하기 위해

민원 처리는 정상적으로 진행될 예정”이라며

“내부 결재 위주로 모의 훈련을

진행할 계획”이라고 밝혔습니다. 

이어 “전자문서 도입 이전에는

수기문서 처리 방식이 관행적으로 운영돼

제도화된 매뉴얼이 따로 없었다”며

“지난 국가정보자원관리원 화재를 계기로

서울시가 대응책으로 매뉴얼을

새로 마련한 것”이라고 덧붙였답니다. 

서울시는 훈련 결과를 바탕으로

매뉴얼을 지속 보완하고 필요시

자치구와 산하기관까지 단계적으로

확대하는 방안도 검토할 계획입니다. 

강옥현 서울시 디지털도시국장은

“정보시스템이 일시적으로 중단되더라도

시민이 체감하는 행정서비스는

단 한 순간도 멈춰서는 안 된다”며

“이번 매뉴얼은 재난·장애 상황에서도

현장에서 즉시 작동하는

행정 대응 기준을 전국 최초로

제도화한 것”이라고 말했답니다.

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