행사 준비과정에서의 주요 착안사항 (신)

[정현규]

 행사 준비과정에서의 주요 착안사항 (신)

                                          (행사의 종류, 규모 등에 따라 차이가 있음) 

가. 행사기획 단계

‣ 행사규모 : 가장 중요한 사항으로 행사의 성격, 참석 대상, 참석 주빈, 주기, 날씨와 선례 등을 종합

                  적으로 감안해 결정

‣ 행사날짜 : 법정기념일, 기관 창설일 등과 같이 지정된 날짜가 공휴일에 속할 경우 그 전날 또는

                  다음날로 택일

                  * 국경일 경축식 등은 요일에 관계없이 지정된 날에 거행

‣ 행사장소 : 옥내 또는 옥외 여부(우천 시 대안 마련), 수용 가능인원, 기존 단상구조, 대기실, 주차장

                  수용능력, 접근로 등 감안

‣ 참석주빈 : 행사의 성격, 규모 등에 따라 상급 기관장 초청 검토

                  (해당 비서실과 사전소통을 통한 협조 필요)

‣ 초청인원 : 행사장의 수용규모와 불참률을 감안해 적정선에서 초청하되, 행사의 성격과 관련 있는

                  인사를 우선 초청하며, 초청장은 10~15일 전에 도착토록 사전 발송

‣ 편의조치 : 셔틀버스(참석인사의 행사장 이동), 음료수(여름에는 냉수 및 찬 물수건, 겨울에는

                  온수) 제공, 간이화장실(옥외행사인 경우), 동시통역(외국인이 다수일 경우) 등 제공

‣ 부대행사 : 본 행사 외에 다과회(리셉션), 축하공연, 기념식수, 현장 시찰, 발파식, 시승식, 테이프

                  절단 등

‣ 예비행사 : 옥외행사인 경우 눈․비 등 악천후를 대비한 예비행사 공간 확보와 그에 따른 진행 계획

                 수립

‣ 소요예산 : 행사장 임차료 및 시설물 설치, 초청장 제작 및 발송, 팸플릿 제작 등 행사 추진에

                  필요한 예산 대책

나. 행사 준비 단계

‣ 행사 T/F 구성 및 운영

‣ 진행순서, 시간계획, 식사(式辭) 및 축사 작성 

  - 축사 역할자 등 외부인사는 사전 교섭 후 작성 의뢰

    * 축사 역할자 등에 대하여는 신장(키)를 파악한 후, 필요한 경우 연설대에 발 받침대를 사전 비치

‣ 초청인사 초청장 발송 및 안내

  - 초청대상자 선정 후 초청장, 승차증, 입장카드 제작

  - 외국인의 경우 영문초청장, 안내장 별도 제작 송부

  - 초청장은 본인에게 10~15일 전에 도착하도록 우송하되 역할을 맡은 인사에게는 직접 방문 설명

  - 초청대상자의 명부를 작성하되 공식 직위명으로 기재(약칭은 실례가 됨)

  - 단체인 경우 단체별 집단 이동계획 수립

‣ 주요인사 선정 및 좌석배치

 - 행사성격, 지위, 역할 등을 감안해 정하되, 참석여부를 확인 후 최종 좌석 재조정

  - 전날 오후에 주요인사 참석여부 확인 후 배치도 작성

‣ 배포용 ｢행사 팸플릿｣ 제작

  - 행사 개요, 식순, 악보, 수상자, 부대행사 등 필요사항 기재

‣ 주차장 확보 및 배치계획

  - 주차장별 수용대수 판단, 입/퇴장로, 안내입간판 및 안내원 배치

‣ 행사장 시설 설치

  - 단상, 현판(현수막), 국기, 연설대, 사회자 마이크, 무대장식, 주요인사 좌석, 대기실, 화장실,

    화분 등의 설치. 점검

  - 비상전원, 구급차, 소방차 등 비상대책

‣ 악단 및 합창단석 의자, 지휘대 설치

  - 시간대별 연주 및 합창곡목 선정, 사전연습

‣ 기상예보 점검(옥외행사인 경우는 대책수립)

‣ 진행 시나리오 최종 완성

‣ 초청인사 안내요원 선발 및 사전 안내교육

‣ 언론사에 행사계획 통보 등

다. 행사 당일 최종 점검사항

<행사장 집기 및 장식>

‣ 국기 게양 상태 - 게양 위치(단상 중앙, 앞에서 바라보아 왼쪽)

  - 게양상태(규격품 및 색상, 청결 상태 등 확인)

‣ 음향시설 설치

  - 단상의 주빈 연설대, 사회자 마이크 설치 후 성능(음질) 확인

  - 합창단, 주악대 마이크

‣ 단상 의자 및 탁자 배치

  - 주빈용 의자 및 탁자, 식순, 음료수, 메모지, 필기구 등

  - 반드시 필요한 소수 주요인사 의자(주빈, 수상자 등) 이름표 부착, 식순 배부

   * 당일 참석여부 확인 결과, 참석자들 간의 서열, 역할 등을 감안해 좌석 재조정

     (불참자 좌석은 빼냄)

‣ 현판(현수막) 설치 상태

‣ 단상 화분 배치 상태

‣ 실내 온도 및 조명 상태(실내의 경우)

‣ 간이화장실 설치, 음료수 비치, 대형우산(우천시 대비) 등

<행사 준비물>

‣ 기념사, 축사, 경과보고 등 연설문 2부씩 준비

‣ 훈장증 또는 표창장, 부상 등 시상과 관련한 사항

‣ 행사진행 시나리오, 행사 팸플릿, 언론 보도자료

‣ 휴게실(대기실)의 의자 배열 및 음료수 비치

‣ 초청인사 도착 시 안내에 필요한 사항

<행사 진행요원>

‣ 행사주빈에 대한 영접 안내 및 환송에 관련된 사항

‣ 역할 맡은 인사, 수상자, 합창단, 음악연주단 등 필수요원에 대한 행사장 도착 확인

‣ 각 행사요원의 정위치 여부 확인 등

라. 행사 안내요원의 자세

<기본자세>

‣ 안내요원 개개인은 소속 기관을 대표한다는 자세로 참석자들에게 좋은 인상을 남길 수 있도록 노력한다.

‣ 이를 위해 행사의 성격, 진행절차 및 소요시간, 입/퇴장로, 주차장 출입구 등 행사전반을 파악한 후 안내에 임한다.

<옷차림> (날씨, 계절, 장소 등에 따라 적절하게 착용 필요)

‣ 남자

- 상하 흑감색 계통의 단색 정장(흰색 계통의 와이셔츠에 넥타이)

- 단정한 머리와 구두 손질

‣ 여자

- 상의와 하의가 가급적 같은 색 계통의 투피스

- 재킷의 앞여밈을 열지 않은 정장

- 단정하고 수수한 느낌을 주는 화장

<마음씨>

‣ 행사 참여에 대한 높은 긍지와 자부심으로 밝고 정중한 인상을 주도록 노력한다.

‣ 절도 있는 몸가짐, 공손한 말씨로 품위 있는 안내가 되도록 노력한다.

- 행사에 관련된 사항을 질문 받았을 경우 충분히 답변 가능해야

‣ 고령, 장애로 거동이 불편한 인사들에게는 특별히 배려한다.

- 행사장 도착부터 좌석 안내까지, 또한 퇴장 시까지 안내

<말씨>

‣ 명령형이 아닌 설명형, 권유형 어법을 사용한다.

   예) “오른쪽으로 가세요(가십시오)” → “오른쪽으로 가시면 됩니다.”

‣ 다음 안내를 받을 방법까지 반드시 일러주도록 한다.

   예) “출입문을 통과하신 후 오른쪽 2층으로 올라가시면 됩니다.”

‣ 질문을 받았을 경우에는 우물쭈물하지 말고 정확한 사실로 응대한다. 끝

- 출처 : 국가의전으로 다시 보는 대한민국현대사(2018. 현대의전연구소 발행)